Na era de uma economia sem fronteiras, muitas empresas na Tailândia operam internacionalmente, com bases de clientes e parceiros em várias regiões. Isso se tornou o padrão atual: a emissão de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras é considerada uma das ferramentas que promovem a expansão global, pois ajuda a tornar os processos operacionais mais organizados e transparentes, permitindo rastreabilidade e conveniência para parceiros e clientes em todo o mundo.

Neste artigo, vamos aprender sobre as faturas eletrônicas, sua implementação, a importância dessas ferramentas para as empresas modernas, os requisitos jurídicos tailandeses para sua utilização, as etapas para criá-las e exemplos delas em outras unidades monetárias. Também apresentaremos uma solução que apoia a emissão de faturas eletrônicas em várias moedas globalmente, ajudando os sistemas financeiros e contábeis a crescer sem problemas, expandir os mercados com confiança e elevar as operações organizacionais a um nível internacional.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• A importância da fatura eletrônica para empresas atuais
  
• Requisitos jurídicos tailandeses para usar uma fatura eletrônica
  
• Procedimento para emissão de faturas eletrônicas em moeda estrangeira
  
• Exemplo de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é preparada, enviada, recebida e armazenada digitalmente em vez de em papel. Sua principal função é recolher fundos de bens ou serviços dos compradores. As empresas podem emitir documentos em baht tailandês ou moedas estrangeiras, dependendo do que melhor se adapte às suas necessidades. A preparação de uma fatura eletrônica em outra moedas requer inscrição e aprovação do diretor-geral do Departamento de receita.

A importância da fatura eletrônica para as empresas atuais

A implementação de faturas eletrônicas na Tailândia é um passo significativo para as empresas. Ela facilita as transações entre parceiros e clientes, ao mesmo tempo em que aumenta a transparência e a eficiência em finanças e contabilidade. Uma fatura eletrônica é benéfica e importante para as empresas contemporâneas, pois:

• Reduz os custos e tempo: a emissão de faturas torna-se mais conveniente e rápida, reduz a burocracia e os gastos no processamento de impressão e entrega e permite que as informações sejam armazenadas digitalmente.
  
• Promove uma imagem positiva: a redução da dependência do papel e do transporte de documentos não só reduz os custos, mas também promove uma imagem positiva de conscientização e respeito ao meio ambiente.
  
• Fluxo de caixa: faturas que podem ser enviadas automaticamente e monitoradas em tempo real permitem o rastreamento preciso dos pagamentos, reduzindo os dias de vendas pendentes (DSO), acelerando o ciclo de faturamento e melhorando a liquidez, o que, por sua vez, resulta em um melhor fluxo de caixa.
  
• Dados atualizados: os executivos podem visualizar recebíveis pendentes, antiguidade da dívida e tendências de cobrança em tempo real, ajudando a gerenciar o risco de crédito, prever fluxos de caixa futuros de forma clara e acessar números atuais para analisar receitas, despesas e imposto sobre valor agregado (IVA) de forma transparente e precisa.
  
• Transparente e verificável: um fluxo de trabalho existente com uma trilha de auditoria permite revisar retrospectivamente. Use os recursos de assinatura eletrônica e carimbo de data e hora para verificar a exatidão das informações e a identidade do vendedor.
  
• Experiência de parceria aprimorada: uma experiência de faturamento mais avançada permite que fornecedores e clientes rastreiem seus status instantaneamente através do sistema (por exemplo, enviado, aprovado, pendente de aprovação ou pagamento agendado) e baixe faturas fiscais, rendimentos ou relatórios de IVA de forma independente.
  
• Processamento automatizado: o faturamento digital agiliza as operações, aumentando o volume de transação sem precisar aumentar a equipe. Processos automatizados facilitam o trabalho com parceiros empresariais e marketplaces nacionais e internacionais.
  
• Redução de erros: a plataforma pode realizar verificações em dados importantes. Ter informações em formatos digitais desde o início garante maior precisão, limita informações ausentes ou aprovações incorretas, minimiza erros por entrada incorreta de dados e evita atrasos causados por perda de documentos.
  
• Conformidade com as leis: aderir ao sistema eletrônico delineado pelo Departamento de Receitas para faturas fiscais e recibos eletrônicos e manter um sistema de armazenamento de documentos de acordo com os critérios da Política da Tailândia 4.0 facilita a transição para uma economia digital.
  

Requisitos jurídicos tailandeses para usar uma fatura eletrônica

O Departamento de Receita desenvolveu o sistema de faturas fiscais eletrônicas e recibos eletrônicos para proporcionar conveniência, aumentar a segurança e reduzir as etapas envolvidas na preparação de documentos. Isso serve como uma opção adicional ao formato em papel, de acordo com a Lei sobre Transações Eletrônicas B.E. de 2001. As empresas que emitem faturas eletrônicas devem cumprir os seguintes requisitos jurídicos:

Regulamento ministerial n.º 384

O Regulamento Ministerial n.º 384 (B.E. 2022) estabeleceu critérios para a criação, apresentação ou armazenamento seguro de documentos fiscais eletrônicos, incluindo assinaturas eletrônicas, certificados digitais e carimbos de data e hora.

Solicitar a emissão de uma fatura eletrônica em moedas estrangeiras

De acordo com o anúncio do diretor geral, relativo ao artigo 7 da Lei IVA n.º 92, a elaboração de uma fatura fiscal ou de fatura fiscal eletrônica em outra moedas (ou em uma língua estrangeira) precisa de aprovação prévia do diretor geral do Departamento de Receita.

Seções 86/4 e 86/6

As seções 86/4 e 86/6 estabelecem as informações que uma fatura fiscal deve incluir, como as palavras "fatura fiscal"; nome, endereço e número de identificação do contribuinte (TIN) do emissor; documento fiscal ou recibo digital; nome do comprador; número da fatura; dados dos bens ou serviços; valor; IVA; data de emissão; etc.

Usar um sistema seguro e confiável

O sistema precisa manter logs de uso e uma trilha de auditoria, além de verificar a exatidão e integridade dos dados de arquivo. O acesso às informações deve ser controlado com senhas ou criptografia, garantindo que a empresa possa revisar registros retrospectivamente em caso de contestações.

Padrão de formato de dados

O documento deve estar no formato Linguagem de Margem Extensível (XML), alinhado com as normas da ETDA e incluir uma assinatura eletrônica, conforme usado pelo Departamento de Receita para o sistema de faturas fiscais e recibos eletrônicos.

Padrões para armazenamento eletrônico de dados

Os documentos devem estar armazenados no sistema por pelo menos cinco anos (em alguns casos até sete anos), devendo estar acessíveis e exibir o conteúdo dos documentos como no original, incluindo armazenar metadados como nome, tamanho, tipo ou data de criação de cada arquivo.

Lei de proteção de dados pessoais

Como as faturas eletrônicas contêm informações identificáveis, como nomes, endereços, e-mail e números de telefone, é necessário considerar a cobrança, o uso e a divulgação dessas informações de acordo com as leis de proteção de dados pessoais.

Procedimento para emissão de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras

As empresas na Tailândia podem emitir faturas eletrônicas em moedas estrangeiras seguindo os procedimentos abaixo:

• Especifique requisitos: defina metas para a adoção de faturas eletrônicas, incluindo países participantes e tipos de dinheiro, impostos aplicáveis e documentos de exportação necessários. Paralelamente, avalie o processo de faturamento atual para identificar atrasos, imprecisões ou ineficiências e determine as necessidades e soluções necessárias para resolver essas lacunas.

• Inscreva-se no sistema de faturas eletrônicas (Formulário Bor.Or.01): se sua empresa ainda não concluiu o cadastro no sistema de faturas eletrônicas da Receita Federal, você pode se registrar para o uso de faturas eletrônicas enviando o Formulário Bor.Or.01 através do serviço online. Prepare um certificado eletrônico de um provedor registrado na NRCA da Tailândia e instale o programa Ultimate Sign & Viewer (pule esta etapa se você já puder emitir faturas eletrônicas).

• Solicite a aprovação de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras: a emissão de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras deve ser aprovada antecipadamente pelo diretor geral do Departamento de Receita, nos termos do artigo 7 da Lei IVA n.º 92:

  • Entre no site do Departamento da Receita
    
  • Selecione a opção “Enviar solicitação de aprovação” para acessar o serviço de envio de faturas fiscais eletrônicas
    
  • Insira o código TIN de 13 dígitos da empresa
    
  • Siga as etapas na tela para enviar uma solicitação de aprovação para uma unidade monetária estrangeira
    

Uma petição por escrito pode ser apresentada ao diretor geral por meio de um escritório local da Receita Federal (para aqueles em Bangkok) ou do escritório provincial/filial, juntamente com os motivos e comprovantes comprobatórios, conforme apropriado para a entidade.

• Escolha uma solução de fatura eletrônica: selecione uma solução que possa registrar dados de arquivo em formato estruturado XML alinhado com o ETDA, oferecendo uma variedade de opções de moedas. Ela precisa incluir assinaturas eletrônicas e trilhas de auditoria, juntamente com interfaces de programação de aplicativos (APIs) que se integram facilmente a softwares de contabilidade e plataformas de inventário.
  
• Emita uma fatura eletrônica: crie um arquivo XML em conformidade com as normas ETDA standards, selecione a moeda, especifique a taxa de câmbio e verifique e preencha todas as informações necessárias, como nome, e-mail e valor dos bens e serviços, de acordo com o Pedido Po.71/2541. Você também pode usar o Stripe Invoicing para emitir faturas eletrônicas automaticamente, reduzindo erros e eliminando a necessidade de inserir ou processar dados manualmente. Solicite uma assinatura eletrônica e use um certificado eletrônico para autenticação.
  

• Exporte uma fatura eletrônica e envie os dados à Receita Federal: exporte arquivos PDF/A-3/XML para clientes/parceiros e envie arquivos XML para a plataforma de faturas fiscais eletrônicas e recibos eletrônicos através do canal escolhido (web/provedor de serviços, ou envie por meio do sistema da Receita Federal). Quando usar a Fatura Fiscal Eletrônica por carimbo, envie-a aos destinatários a partir do endereço de e-mail registrado e do CC email@xeta.pt.

• Armazene e faça backup de dados: armazene arquivos XML/PDF no sistema pelo período definido (pelo menos cinco anos) e teste periodicamente a recuperação de dados. Mantenha sempre comprovantes de entrega/aceitação de documentos de parceiros, incluindo resultados de verificação.

Outras práticas para emissão de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras

A emissão de uma fatura eletrônica em moedas estrangeiras geralmente envolve detalhes adicionais que exigem atenção, incluindo questões fiscais, jurídicas e contábeis.

• Estabeleça a fonte de taxa de câmbio: identifique claramente a fonte da taxa de câmbio, se ela usa dados do Banco da Tailândia ou de qualquer instituição financeira. Indique o momento exato em que essa taxa entra em vigor para reduzir o risco de flutuações da taxa de câmbio.
  
• Use o código e o formato corretos: siga os códigos de moeda de acordo com a norma ISO 4217 (por exemplo, USD, EUR, JPY) e aplique códigos de país, formatos de data e hora, símbolos ou pontos decimais de forma consistente para evitar confusão ao ler valores em documentos, ordens de compra e plataformas contábeis.
  
• Use um sistema que aceite várias moedas: escolha uma solução que possa lidar com uma grande variedade de unidades monetárias em todo o mundo e atualizar automaticamente as taxas de câmbio, como o Stripe Invoicing, que aceita a emissão de faturas eletrônicas em mais de 135 moedas em todo o mundo, juntamente com ferramentas para conversão de taxas e cobrança automática de pagamento.
  
• Verifique impostos ou taxas internacionais: examine as leis e regulamentos para emissão de faturas eletrônicas no país do vendedor/comprador para ver se há quaisquer impostos ou taxas internacionais, ou se é possível implementar uma solução de um fornecedor com uma rede global de especialistas jurídicos, como a Stripe.
  
• Converta valores em baht para fins contábeis: a conversão de moedas abrange vendas, preço unitário ou IVA em baht, usando a mesma taxa indicada no documento. Gerencie as diferenças de câmbio na conta de lucros/perdas e verifique se as demonstrações financeiras e relatórios fiscais periódicos são consistentes.
  
• Indique termos de pagamento: embora a especificação de termos de pagamento não seja obrigatória por lei, é uma boa prática para a clareza e consistência profissional indicar detalhes da remessa, como o método de pagamento, moedas, banco receptor, taxas bancárias, juros atrasados, parte responsável, imposto retido na fonte ou dupla tributação (se houver).
  

Exemplo de uma fatura eletrônica em moedas estrangeiras

Uma fatura eletrônica emitida em moeda estrangeira deve incluir as seguintes informações:

• Número da fatura eletrônica

• Data da venda

• Data de vencimento

• Vendedor

• Número de referência

• Moeda

• Taxa de câmbio

• Nome da empresa, endereço e telefone

• TIN

• Nome do cliente e número de telefone

• E-mail

• Produtos/serviços

• Quantidade vendida

• Preço unitário

• Desconto (se houver)

• Imposto e base tributária

• Valor total

Além disso, use assinaturas eletrônicas ou carimbos de data e hora que permitam a verificação retrospectiva.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
  
• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
  

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