En la era de una economía sin fronteras, muchas empresas en Tailandia operan a nivel internacional, con bases de clientes y socios en varias regiones. En la actualidad, esto se ha convertido en la norma: la emisión de facturas electrónicas en monedas extranjeras es una de las herramientas que promueven la expansión global. Ayuda a que los procesos operativos sean más organizados y transparentes, permite la trazabilidad y la practicidad para los socios y los clientes de todo el mundo.

En este artículo, aprenderemos sobre las facturas electrónicas, su implementación, la importancia de estas herramientas para las empresas modernas, los requisitos legales de uso en Tailandia, los pasos para crearlas y ejemplos de ellas denominadas en otras unidades monetarias. También presentaremos una solución que admite la emisión de facturas electrónicas en distintas monedas a nivel internacional, lo que favorece el crecimiento de los sistemas financieros y contables sin problemas, la expansión confiable de los mercados y la elevación de las operaciones de organización a un nivel internacional.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• La importancia de las facturas electrónicas para las empresas modernas
  
• Requisitos legales para la emisión de una factura electrónica en Tailandia
  
• El procedimiento de emisión de facturas electrónicas en monedas extranjeras
  
• Ejemplo de facturas electrónicas en monedas extranjeras
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es una factura electrónica?

Las facturas electrónicas son documentos que se preparan, envían, reciben y almacenan de manera digital, no en papel. Su principal función es cobrar el dinero de los bienes o servicios adquiridos por los compradores. Las empresas pueden emitir documentos en baht tailandés o en monedas extranjeras, según lo que mejor se ajuste a sus necesidades. Para poder preparar una factura electrónica en otra moneda, debes tener una aplicación y la aprobación previa del director general del Departamento de Ingresos.

La importancia de las facturas electrónicas para las empresas modernas

La implementación de facturas electrónicas en Tailandia es un paso importante para las empresas. Facilita las transacciones entre socios y clientes, además de mejorar la transparencia y la eficiencia en las finanzas y la contabilidad. Una factura electrónica es beneficiosa e importante para las empresas contemporáneas por los siguientes motivos:

• Reduce costos y tiempo: la emisión de facturas se vuelve más conveniente y rápida, reduce el papeleo y los gatos de impresión y entrega, y permite que la información se almacenada en medios digitales.
  
• Fomenta una imagen positiva: depender menos del soporte en papel y del traslado de documentos no solo reduce los costos, sino que también fomenta una imagen prospectiva de la organización que es sustentable y respetuosa con el medioambiente.
  
• Flujo de caja: las facturas que pueden enviarse automáticamente y monitorearse en tiempo real permiten hacer un seguimiento preciso de los pagos, reducir los días de ventas pendientes (DSO), acelerar el ciclo de facturación y mejorar la liquidez, lo que se traduce en mejoras en el flujo de caja.
  
• Datos actualizados: los ejecutivos pueden ver las tendencias de cuentas por cobrar, antigüedad de la deuda y cobro en tiempo real, lo que les permite gestionar el riesgo crediticio, pronosticar el flujo de caja futuro con claridad y acceder a las cifras actuales para analizar ingresos, gastos y el impuesto al valor agregado (IVA) con transparencia y precisión.
  
• Transparente y verificable: un flujo de trabajo existente con un registro de auditoría admite la revisión retrospectiva. Utiliza las funcionalidades de firma electrónica y marca de tiempo para verificar la precisión de la información y la identidad del vendedor.
  
• Experiencia mejorada de los socios: una experiencia de facturación más avanzada permite que los proveedores y los clientes rastreen el estado al instante a través del sistema (por ejemplo, enviado, aprobado, pendiente de aprobación o pago programado) y descarguen las facturas de impuestos, los recibos o los informes de IVA por separado.
  
• Proceso automatizado: la facturación digital permite que las operaciones se desarrollen más rápido, lo que admite un mayor volumen de transacciones sin necesidad de incorporar más personal. Los procesos automatizados simplifican el trabajo junto con los socios de la empresa y los marketplaces nacionales e internacionales.
  
• Reduce errores: la plataforma puede ejecutar la verificación en los datos clave. Tener información en formatos digitales desde el principio garantiza una mayor precisión, limita la información faltante o las aprobaciones incorrectas, minimiza los errores de entrada incorrecta de datos y evita retrasos causados por los documentos perdidos.
  
• Cumplimiento de las leyes: adhiere al sistema electrónico descrito por el Departamento de Ingresos para la factura de impuestos y recibos electrónicos y mantiene un sistema de almacenamiento de documentos acorde con los criterios de la política 4.0 de Tailandia para facilitar la transición a una economía digital.
  

Requisitos legales para la emisión de una factura electrónica en Tailandia

El Departamento de Ingresos ha desarrollado el sistema de factura de impuestos y recibos electrónicos para ofrecer practicidad, mejorar la seguridad y reducir los pasos necesarios en la preparación de documentos. Esto sirve como una opción adicional al formato impreso en virtud de la Ley de Transacciones Electrónicas B.E. de 2001. Las empresas que emiten facturas electrónicas tienen que cumplir con los siguientes requisitos legales:

Regulación Ministerial n.º 384

En la Regulación Ministerial n.º 384 (B.E. 2022), se establecieron los criterios de creación, presentación o almacenamiento seguro de documentos fiscales electrónicos, incluidas las firmas electrónicas, los certificados digitales y las marcas de tiempo.

Solicitud de emisión de una factura electrónica en moneda extranjera

En virtud del anuncio del director general relativo al artículo 7 de la Ley del IVA n.º 92, la preparación de una factura de impuestos y recibos electrónicos en otra moneda (o en una lengua extranjera) debe tener la aprobación previa del director general del Departamento de Ingresos.

Artículos 86/4 y 86/6

En los artículos 86/4 y 86/6, se establece la información que debe incluir una factura de impuestos, como las palabras «factura de impuestos»; el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (TIN) del emisor; el documento fiscal o recibo digital; el nombre del comprador; el número de factura; los detalles de los bienes o servicios; el importe; el IVA; la fecha de emisión; etc.

Uso de un sistema seguro y confiable

El sistema debe mantener registros de consumo y un registro de auditoría, además de verificar la exactitud y la integridad de los datos de los archivos. El acceso a la información debe controlarse con contraseñas o cifrado, lo que garantiza que la empresa pueda revisar los registros en retrospectiva en caso de disputa.

Estándar de formato de los datos

El documento debe estar en formato de lenguaje de marcado extensible (XML), alineado con las normas de la ETDA, e incluir una firma electrónica, como la que utiliza el Departamento de Ingresos para el sistema de factura de impuestos y recibos electrónicos.

Estándares para el almacenamiento electrónico de datos

Los documentos deben almacenarse en el sistema durante un mínimo de cinco años (en algunos casos hasta siete años). Deben ser accesibles y mostrar el contenido de los documentos como en el original, incluidos los metadatos de almacenado, como el nombre, el tamaño, el tipo o la fecha de creación de cada archivo.

Ley de protección de datos personales

Dado que las facturas electrónicas contienen información identificable, como nombres, direcciones, correos electrónicos y números de teléfono, es necesario considerar la recopilación, el uso y la divulgación de esta información de conformidad con las leyes de protección de datos personales.

El procedimiento de emisión de facturas electrónicas en monedas extranjeras

Las empresas de Tailandia deben seguir el procedimiento que se explica a continuación para poder emitir facturas electrónicas en monedas extranjeras:

• Especificar los requisitos: definir objetivos para la adopción de facturas electrónicas, incluidos los países participantes y los tipos de dinero, los impuestos aplicables y los documentos de exportación necesarios. En paralelo, evaluar el proceso de facturación actual para identificar retrasos, imprecisiones o ineficiencias, y determinar las necesidades y soluciones requeridas para abordar esas brechas.

• Enviar solicitud al sistema de impuestos electrónico (Formulario Bor.Or.01): si tu empresa aún no completó el registro en el sistema de impuestos electrónico del Departamento de Ingresos, puedes registrarte para usar facturas electrónicas enviando el Formulario Bor.Or.01 a través del servicio en línea. Prepara un certificado electrónico de un proveedor en virtud de la NRCA de Tailandia e instala el programa Ultimate Sign & Viewer (omite este paso si ya puedes emitir facturas electrónicas).

• Solicitar la aprobación de factura electrónica en moneda extranjera: el director general del Departamento de Ingresos debe aprobar con anticipación la emisión de facturas electrónicas en monedas extranjeras, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley del IVA n.º 92:

  • Ve al sitio web del Departamento de Ingresos
    
  • Selecciona el menú «Enviar solicitud de aprobación» para acceder al servicio de presentación de facturas de impuestos electrónicas
    
  • Ingresa el TIN de 13 dígitos de la empresa
    
  • Sigue los pasos que aparecen en pantalla para enviar una solicitud de aprobación de una unidad monetaria extranjera
    

Se puede presentar una petición por escrito al director general a través de una oficina local del Departamento de Ingresos (en el caso de las oficinas de Bangkok) o de la oficina provincial o sucursal, junto con los motivos y la evidencia que respaldan a la entidad.

• Elegir una solución de factura electrónica: selecciona una solución que te permita registrar los datos de los archivos en formato estructurado XML alineado con la ETDA y que ofrezca una variedad de opciones de monedas. Debe tener funcionalidades de firma electrónica y registros de auditoría, además de interfaces de programación de solicitudes (API) que se integren fácilmente con el software de contabilidad y las plataformas de inventario.
  
• Emitir una factura electrónica: crea un archivo XML conforme a las normas de ETDA; selecciona la moneda; especifica la tasa de cambio; verifica y completa toda la información requerida, como el nombre, el correo electrónico y el valor de los bienes y servicios conforme el pedido Po.71/2541. Como alternativa, usa Stripe Invoicing para emitir facturas electrónicas de forma automática, lo que reduce los errores y elimina la necesidad de ingresar o procesar datos de forma manual. Aplica una firma electrónica y usa un certificado electrónico para la autenticación.
  

• Exportar una factura electrónica y enviar datos al Departamento de Ingresos: exporta archivos PDF/A-3/XML para los clientes/socios y envía archivos XML a la plataforma de facturas de impuestos y recibos electrónicos a través del canal elegido (web/proveedor de servicios o carga desde el sistema del Departamento de Ingresos). Cuando uses facturas de impuestos electrónicas por marca de tiempo, envíalas a los destinatarios desde la dirección de correo electrónico registrada y con copia (CC) a csemail@etax.teda.th.

• Almacenar y respaldar datos: almacena archivos XML/PDF en el sistema durante el período definido (mínimo de cinco años) y prueba la recuperación de datos con regularidad. Guarda siempre evidencia de entrega/aceptación de documentos de los socios, incluidos los resultados de la verificación.

Otras prácticas de emisión de facturas electrónicas en monedas extranjeras

La emisión de una factura electrónica en moneda extranjera suele implicar más detalles que requieren atención, como asuntos fiscales, legales y contables.

• Establecer la fuente de la tasa de cambio: identifica claramente la fuente de la tasa de cambio, ya sea que utilices datos del Banco de Tailandia o de alguna institución financiera. Indica el momento exacto en que esa tasa entra en vigor para reducir el riesgo de fluctuaciones de la tasa de cambio.
  
• Utilizar el código y el formato correctos: sigue los códigos de monedas de la norma ISO 4217 (p. ej., USD, EUR, JPY) y aplica los códigos de país, los formatos de fecha y hora, los símbolos o los decimales de forma coherente para evitar confusiones al leer los importes en todos los documentos, las órdenes de compra y las plataformas contables.
  
• Utilizar un sistema que admita varias monedas: elige una solución que te permita manejar una amplia gama de unidades monetarias en todo el mundo y actualizar los tipos de cambio de forma automática, como Stripe Invoicing, que admite la emisión de facturas electrónicas en más de 135 monedas de todo el mundo, junto con herramientas de conversión de tasas y cobro automático de pagos.
  
• Verificar los impuestos o las comisiones transfronterizos: examina las leyes y las normativas de emisión de facturas electrónicas en el país del vendedor o del comprador para saber si hay impuestos o comisiones transfronterizos, o si es posible implementar una solución de un proveedor con una red global de expertos legales, como Stripe.
  
• Convertir importes en baht a efectos contables: la conversión de monedas abarca las ventas, el precio unitario o el IVA en baht, utilizando la misma tasa indicada en el documento. Gestiona las diferencias en la tasa de cambio en la cuenta de pérdidas/ganancias y verifica la integridad con los estados financieros y los informes fiscales periódicos.
  
• Indicar las condiciones de pago: si bien no existe la obligación legal de especificar condiciones de pago, es una buena práctica hacerlo para dar claridad y coherencia a la empresa e indicar detalles de las remesas, como el método de pago, la moneda, el banco receptor, las comisiones bancarias, los intereses por mora, la parte responsable, la retención fiscal a cuenta o la doble tributación (si la hubiera).
  

Ejemplo de factura electrónica en moneda extranjera

Una factura electrónica emitida en moneda extranjera debe incluir la siguiente información:

• Número de factura electrónica

• Fecha de venta

• Fecha de vencimiento

• Vendedor

• Número de referencia

• Moneda

• Tasa de cambio

• Nombre de la empresa, dirección y número de teléfono

• TIN

• Nombre del cliente y número de teléfono

• Correo electrónico

• Productos/servicios

• Cantidad vendida

• Precio unitario

• Descuento (si lo hubiera)

• Impuestos y base imponible

• Importe total

Además, utiliza firmas electrónicas o marcas de tiempo que permiten verificar en retrospectiva.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.
  
• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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