ในยุคเศรษฐกิจไร้พรมแดน มีธุรกิจในประเทศไทยจำนวนมากที่ดำเนินกิจการข้ามประเทศ รวมทั้งมีฐานลูกค้าและร่วมงานกับคู่ค้าจากหลากหลายตลาด จนเรียกได้ว่าเป็นมาตรฐานปกติของยุคนี้ การออก e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศจึงถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจในระดับสากล ทำให้การดำเนินธุรกิจมีระเบียบแบบแผนและโปร่งใสมากยิ่งขึ้น สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ตลอดจนเพิ่มความสะดวกให้คู่ค้าและลูกค้าจากนานาประเทศ

ในบทความนี้เราจะมาทำความรู้จัก e-invoice หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์, การปรับใช้และความสำคัญของ e-invoice สำหรับธุรกิจยุคใหม่, ข้อกำหนดทางกฎหมายไทยในการใช้ e-invoice, ขั้นตอนการออกและตัวอย่าง e-invoice ในสกุลเงินต่างประเทศ รวมถึงแนะนำโซลูชันที่รองรับการออก e-invoice ในหลากหลายสกุลเงินทั่วโลก ช่วยให้ระบบธุรกรรมการเงินและบัญชีเติบโตได้อย่างราบรื่น ขยายตลาดได้อย่างมั่นใจ และยกระดับรูปแบบการทำงานขององค์กรสู่ระดับสากล

เนื้อหาหลักในบทความ

• E-invoice คืออะไร
  
• ความสำคัญของ e-invoice สำหรับธุรกิจยุคใหม่
  
• ข้อกำหนดทางกฎหมายไทยในการใช้ e-invoice
  
• ขั้นตอนการออก e-invoice ในสกุลเงินต่างประเทศ
  
• ตัวอย่าง e-invoice ในสกุลเงินต่างประเทศ
  
• Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
  

E-invoice คืออะไร

E-invoice หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คือใบแจ้งหนี้ที่มีการออก ส่ง รับ และเก็บในระบบดิจิทัลแทนการใช้กระดาษ ฟังก์ชันหลักคือเพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการจากลูกค้า โดยสามารถออกเอกสารเป็นเงินบาทหรือเงินตราต่างประเทศได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ โดยการออก e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศนั้นต้องมีการยื่นขอและได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อน

ความสำคัญของ e-invoice สำหรับธุรกิจยุคใหม่

การปรับใช้ e-invoice ในประเทศไทยคือก้าวสำคัญของธุรกิจ เพื่ออำนวยความสะดวกให้คู่ค้า/ลูกค้าในการทำธุรกรรม ยกระดับการเงินและบัญชีให้โปร่งใสและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดย e-invoice มีประโยชน์และความสำคัญสำหรับธุรกิจยุคใหม่ดังต่อไปนี้

• ลดต้นทุนและเวลา: ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้มีความสะดวก รวดเร็ว ลดงานเอกสารและลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการพิมพ์ จัดส่ง และสามารถเก็บรักษาข้อมูลในระบบดิจิทัล
  
• ส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดี: ลดการใช้กระดาษและการขนส่งเอกสาร นอกจากการลดต้นทุนยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ธุรกิจที่ทันสมัย ใส่ใจความยั่งยืนและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
  
• เร่งกระแสเงินสด (Cash flow): ใบแจ้งหนี้ที่ส่งได้โดยอัตโนมัติและตรวจสอบสถานะได้แบบเรียลไทม์ทำให้ติดตามการชำระเงินได้แม่นยำ ลด DSO (Days sales outstanding) หรือวันขายค้างชำระ เป็นการเร่งรอบการวางบิลและช่วยเพิ่มสภาพคล่องซึ่งจะส่งผลให้มีกระแสเงินสดที่ดีขึ้น
  
• ข้อมูลแบบเรียลไทม์: ผู้บริหารสามารถเห็นยอดลูกหนี้ค้างชำระ อายุหนี้ และแนวโน้มการรับชำระได้แบบเรียลไทม์ ช่วยบริหารความเสี่ยงเครดิต คาดการณ์กระแสเงินสดในอนาคตได้ชัดเจน และมีข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อวิเคราะห์รายได้ ต้นทุน และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่โปร่งใสและแม่นยำ
  
• โปร่งใสและตรวจสอบได้: กระบวนการทำงานที่มีหลักฐานบันทึกการใช้งาน (Audit trail) สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยควรใช้ทั้งฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) และการประทับรับรองเวลา (Timestamp) เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลและตัวตนของผู้ขาย
  
• ประสบการณ์คู่ค้าที่ดีขึ้น: ประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยยิ่งขึ้น ซัพพลายเออร์และลูกค้าสามารถติดตามสถานะเองได้แบบเรียลไทม์ผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็น ส่งแล้ว/ผ่านตรวจ/รออนุมัติ/กำหนดจ่าย และยังดาวน์โหลดใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือรายงาน VAT ได้เอง
  
• กระบวนงานอัตโนมัติ (Automated workflow): การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ช่วยให้ดำเนินงานได้เร็วขึ้น รองรับปริมาณธุรกรรมที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน กระบวนงานอัตโนมัติช่วยให้การทำงานกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจ/มาร์เก็ตเพลสง่ายขึ้นทั้งในและต่างประเทศ
  
• ลดความผิดพลาด: ระบบตรวจสอบข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ การมีข้อมูลที่เป็นไฟล์ดิจิทัลตั้งแต่ต้นทางทำให้มีความแม่นยำสูงกว่า ช่วยปิดช่องข้อมูลตกหล่นหรืออนุมัติผิดรายการ ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลผิด และป้องกันการล่าช้าจากกรณีเอกสารสูญหาย
  
• สอดคล้องกับกฎหมาย: สอดคล้องกับระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ทางกรมสรรพากรกำหนดสำหรับ e-Tax Invoice & e-Receipt และมีระบบจัดเก็บเอกสารตามข้อกำหนดของนโยบาย Thailand 4.0 เพื่อการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่เศรษฐกิจดิจิทัลในภาพรวม
  

ข้อกำหนดทางกฎหมายไทยในการออก e-invoice

กรมสรรพากรได้พัฒนาระบบการออก e-Tax Invoice & e-Receipt เพื่ออำนวยความสะดวก เพิ่มความปลอดภัย และลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร โดยเป็นทางเลือกเพิ่มเติมจากรูปแบบกระดาษภายใต้พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ซึ่งธุรกิจที่จะสามารถออก e-invoice ได้ จำเป็นต้องดำเนินการตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ดังนี้

กฎกระทรวง ฉบับที่ 384

กฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) กำหนดเกณฑ์เรื่องการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาเอกสารภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างปลอดภัย โดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) การใช้ใบรับรองดิจิทัล (Digital certificate) หรือการประทับเวลา (Timestamp)

ยื่นขอออก e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศ

ตามประกาศอธิบดีฯ เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 92 ข้อ 7 การออกใบกำกับภาษี หรือ e-Tax invoice เป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศ (หรือภาษาต่างประเทศ) ต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรล่วงหน้า

มาตรา 86/4 และมาตรา 86/6

มาตรานี้กำหนดรายการข้อมูลที่ต้องมีบนใบกำกับภาษี เช่น คำว่า ใบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของผู้ออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ชื่อผู้ซื้อ เลขที่ใบกำกับ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ มูลค่า ภาษีมูลค่าเพิ่ม วันที่ออก เป็นต้น

ใช้ระบบที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้

ระบบควรมีบันทึกการใช้งาน ร่องรอยการแก้ไข (Audit trail) และตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลไฟล์ได้ ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลด้วยรหัสผ่านหรือการเข้ารหัส (Encryption) ช่วยให้ธุรกิจมั่นใจในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังหากเกิดข้อพิพาท

มาตรฐานรูปแบบข้อมูล

เอกสารต้องอยู่ในรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้าง XML ตามมาตรฐาน ETDA และมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) ซึ่งเป็นมาตรฐานที่กรมสรรพากรใช้สำหรับระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

มาตรฐานการเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ต้องมีการเก็บรักษาเอกสารในระบบอย่างน้อย 5 ปี (บางกรณีอาจถึง 7 ปี) สามารถเข้าถึงและแสดงข้อความในเอกสารได้เหมือนต้นฉบับ รวมถึงเก็บข้อมูลเมตา เช่น ชื่อไฟล์ ขนาดไฟล์ ชนิดไฟล์ หรือวันสร้างไฟล์

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เนื่องจาก e-invoice มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ดังนั้นจึงต้องคำนึงถึงการเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลให้สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้วย

ขั้นตอนการออก e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศ

ธุรกิจในไทยสามารถออก e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศได้ตามขั้นตอนดังนี้

• ระบุข้อกำหนด: กำหนดเป้าหมายการใช้งาน e-invoice, ประเทศและสกุลเงินที่จะใช้งาน (เช่น USD, EUR, JPY, CNY, GBP), ประเภทภาษีที่ครอบคลุม และเอกสารประกอบการส่งออก นอกจากนี้ควรมีการประเมินกระบวนการออกบิลปัจจุบันและระบุจุดที่ช้า ผิดพลาด หรือสิ้นเปลือง เพื่อมองหาโซลูชันที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานและแก้ไขจุดบกพร่อง

• ยื่นคำขอเข้าระบบ e-Tax (ยื่นแบบ บ.อ.01): หากบริษัทของคุณยังไม่อยู่ในระบบ e-Tax ของกรมสรรพากร สามารถยื่นแบบ บ.อ.01 เพื่อให้บริษัทขึ้นทะเบียนใช้ e-invoice ได้อย่างถูกต้องผ่านระบบ โดยเตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการที่อยู่ภายใต้ Thailand NRCA และติดตั้งโปรแกรม Ultimate sign & viewer (ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณออก e-invoice ได้แล้ว)

• ยื่นขออนุมัติ e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศ: การออก e-invoice เป็นสกุลเงินต่างประเทศต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรล่วงหน้าตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 92 ข้อ 7

  • เข้าสู่เว็บไซต์กรมสรรพากร
    
  • เลือกเมนู "ยื่นคำขออนุมัติ" เพื่อเข้าสู่ระบบยื่นคำขอ e-Tax Invoice
    
  • ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของกิจการ
    
  • ดำเนินการตามขั้นตอน ของระบบเพื่อยื่นคำขออนุมัติเป็นสกุลเงินต่างประเทศ
    

สามารถยื่นคำร้องเป็นหนังสือต่ออธิบดีฯ ผ่านสรรพากรพื้นที่เขต (กรณีอยู่ในกรุงเทพ) หรือสรรพากรพื้นที่จังหวัด/สาขา พร้อมเหตุผลและหลักฐานประกอบตามความเหมาะสมของกิจการ

• เลือกโซลูชัน e-invoice: เลือกโซลูชันที่สามารถบันทึกข้อมูลไฟล์ในรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้าง XML ตามมาตรฐาน ETDA พร้อมตัวเลือกสกุลเงินต่างประเทศที่หลากหลาย มีฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) และหลักฐานการตรวจสอบ (Audit trail) พร้อมด้วย API ที่เชื่อมกับโปรแกรมบัญชีและระบบคลังสินค้าได้อย่างง่ายดาย
  
• ออก e-invoice: สร้างไฟล์ XML ตามมาตรฐาน ETDA เลือกสกุลเงิน ระบุอัตราแลกเปลี่ยน ตรวจสอบและกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน เช่น ชื่อ อีเมล มูลค่าสินค้า/บริการ ตามคำสั่ง ป.71/2541 หรือใช้ Stripe Invoicing ในการออก e-invoice อัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาด ไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลหรือประมวลผลด้วยตนเอง จากนั้นลง e-signature และใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อยืนยันความถูกต้อง
  

• ส่งออก e-invoice และนำส่งข้อมูลให้สรรพากร: ส่งออกไฟล์ PDF/A-3/XML ให้ลูกค้า/คู่ค้า และนำส่งไฟล์ XML เข้าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่านช่องทางที่เลือก (เว็บ/ผู้ให้บริการ/หรืออัปโหลดผ่านระบบของกรมสรรพากร) หากเลือกใช้ e-Tax Invoice by Time Stamp ตอนส่งให้ลูกค้า/คู่ค้า ต้องใช้อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ และ cc ไปที่อีเมล csemail@etax.teda.th

• จัดเก็บและสำรองข้อมูล: เก็บไฟล์ XML/PDF ไว้ในระบบตามระยะเวลาที่กำหนด (อย่างน้อย 5 ปี) และทดสอบการกู้คืนข้อมูลเป็นระยะ เก็บหลักฐานการส่งมอบ/ยอมรับเอกสารของคู่ค้า รวมถึงผลการตรวจสอบลายเซ็นไว้ทุกครั้ง

ข้อควรปฏิบัติอื่นๆ ในการออก e-invoice ในสกุลเงินต่างประเทศ

การออก e-invoice (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) ในสกุลเงินต่างประเทศ มักมีรายละเอียดอื่นๆ ที่ควรให้ความสำคัญเพราะเกี่ยวข้องกับทั้งภาษี กฎหมาย และระบบบัญชี ดังนี้

• กำหนดแหล่งอัตราแลกเปลี่ยน: กำหนดแหล่งอัตราแลกเปลี่ยนให้ชัดเจนว่าใช้ข้อมูลจากธนาคารแห่งประเทศไทยหรือสถาบันการเงินใด ระบุว่าจะยึดตามอัตราแลกเปลี่ยนในเวลาใดเพื่อลดความเสี่ยงจากความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน
  
• ใช้รหัสและรูปแบบให้ถูกต้อง: ควรใช้รหัสสกุลเงินให้ตรงตามมาตรฐาน ISO 4217 (เช่น USD, EUR, JPY) รวมถึงใช้รหัสประเทศ รูปแบบวันเวลา สัญลักษณ์ หรือจุดทศนิยมให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งหมดเพื่อลดความสับสนในการอ่านยอด ไม่ว่าจะเป็นการใช้ในเอกสาร ใบสั่งซื้อ หรือระบบบัญชี
  
• ใช้ระบบที่รองรับได้หลายสกุลเงิน: เลือกใช้ระบบที่สามารถรองรับได้หลากหลายสกุลเงินทั่วโลกและอัปเดตอัตราแลกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ เช่น โซลูชันอย่าง Stripe Invoicing ที่รองรับการออก e-invoice ได้มากกว่า 135 สกุลเงินทั่วโลก พร้อมระบบแปลงอัตราแลกเปลี่ยนและรับชำระอัตโนมัติ
  
• ตรวจสอบภาษีหรือค่าธรรมเนียมข้ามประเทศ: ตรวจสอบกฎหมายและข้อบังคับในการออก e-invoice ของประเทศผู้ขาย/ผู้ซื้อว่ามีภาษีหรือค่าธรรมเนียมข้ามประเทศอะไรบ้าง หรือสามารถใช้โซลูชันจากผู้ให้บริการที่มีเครือข่ายผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายจากทั่วโลกอย่าง Stripe
  
• การแปลงยอดเป็นบาทเพื่อบันทึกบัญชี: การแปลงสกุลเงิน เช่น ยอดขาย ราคาต่อหน่วย หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เป็นบาท โดยใช้อัตราเดียวกันกับที่ระบุบนเอกสาร จัดการส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยนเข้าบัญชีกำไร/ขาดทุน ตรวจความสอดคล้องกับงบการเงินและรายงานภาษีประจำงวด
  
• แนบเงื่อนไขการชำระเงิน: แม้ว่ากฎหมายจะไม่ได้กำหนดว่าต้องระบุเงื่อนไขการชำระเงิน แต่ก็เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีเพื่อความชัดเจนและความรัดกุมทางธุรกิจ เช่น วิธีชำระเงิน สกุลเงินชำระ ธนาคารผู้รับ ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ยล่าช้า ผู้รับผิดชอบภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือภาษีซ้อน (ถ้ามี) เป็นต้น
  

ตัวอย่าง e-invoice ในสกุลเงินต่างประเทศ

E-invoice ที่ออกในสกุลเงินต่างประเทศควรมีรายการข้อมูล ดังนี้

• เลขที่ e-invoice

• วันที่ (ขาย)

• วันที่ครบกำหนด

• ผู้ขาย

• หมายเลขอ้างอิง

• สกุลเงิน

• อัตราแลกเปลี่ยน

• ชื่อบริษัท, ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

• ชื่อลูกค้าและเบอร์โทรศัพท์

• อีเมล

• รายการสินค้า/บริการ

• จำนวน (ที่ขาย)

• ราคาต่อหน่วย

• ส่วนลด (ถ้ามี)

• ภาษีและฐานภาษี

• จำนวนเงินรวม

นอกจากนี้ควรใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) หรือตราประทับเวลา (Timestamp) ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้