Im Zeitalter einer grenzenlosen Wirtschaft sind viele Unternehmen in Thailand international tätig und haben Kunden/Kundinnen und Partner in verschiedenen Regionen. Dies ist mittlerweile der Standard: Das Ausstellen von E-Rechnungen in Fremdwährungen gilt als eines der Instrumente zur Förderung der globalen Expansion. So können betriebliche Prozesse organisierter und transparenter gestaltet werden, was die Rückverfolgbarkeit und der Komfort für Partner und Kundinnen und Kunden weltweit ermöglicht.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über E-Rechnungen (elektronische Rechnungen), ihre Einführung sowie die Bedeutung dieser Tools für moderne Unternehmen. Zudem werden die gesetzlichen Anforderungen für ihre Nutzung in Thailand, die Schritte zur Erstellung von E-Rechnungen und Beispiele für E-Rechnungen in anderen Währungen erläutert. Außerdem stellen wir eine Lösung vor, die das Ausstellen von E-Rechnungen in verschiedenen Währungen weltweit unterstützt und damit Finanz- und Buchhaltungssystemen bei einem reibungslosen Wachstum, einer sicheren Marktexpansion und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse auf ein internationales Niveau hilft.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine E-Rechnung?
  
• Bedeutung der E-Rechnung für moderne Unternehmen
  
• Gesetzliche Anforderungen für die Verwendung von E-Rechnungen in Thailand
  
• Ausstellen von E-Rechnungen in Fremdwährungen
  
• Beispiel für E-Rechnungen in Fremdwährungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird digital und nicht auf Papier erstellt, gesendet, empfangen und gespeichert. Ihre Funktion besteht hauptsächlich darin, Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen von Käufern/Käuferinnen einzuziehen. Unternehmen können Dokumente in thailändischem Baht oder einer Fremdwährung ausstellen, je nachdem, was ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Für die Erstellung einer E-Rechnung in einer anderen Währung ist zuvor ein Antrag und die Genehmigung durch den Generaldirektor der Steuerbehörde erforderlich.

Bedeutung der E-Rechnung für moderne Unternehmen

Die Einführung von E-Rechnungen in Thailand ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen. Sie erleichtert Transaktionen zwischen Partnern und Kunden/Kundinnen und erhöht gleichzeitig die Transparenz und Effizienz im Finanz- und Rechnungswesen. Im Folgenden wird erläutert, weshalb eine E-Rechnung für moderne Unternehmen vorteilhaft und wichtig ist:

• Kosten- und Zeitersparnis: Das Ausstellen von Rechnungen wird bequemer und schneller, es fällt weniger Papieraufwand an, die Kosten für den Druck und den Versand werden reduziert und Informationen können digital gespeichert werden.
  
• Förderung eines positiven Images: Die geringere Abhängigkeit von Papier- und Dokumententransporten senkt nicht nur die Kosten, sondern unterstützt auch ein zukunftsorientiertes Image des Unternehmens, das sich für Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit einsetzt.
  
• Cashflow: Bei Rechnungen, die automatisch versendet und in Echtzeit überwacht werden können, ist eine genaue Nachverfolgung von Zahlungen möglich, was die Forderungslaufzeiten (Days Sales Outstanding, DSO) verkürzt, den Abrechnungszyklus beschleunigt und die Liquidität verbessert. Dies führt wiederum zu einem besseren Cashflow.
  
• Aktuelle Daten: Führungskräfte können offene Forderungen, die Altersstruktur von Forderungen und Inkassotrends in Echtzeit einsehen und so das Kreditrisiko steuern, den zukünftigen Cashflow klar prognostizieren und auf aktuelle Zahlen zugreifen, um Umsatz, Ausgaben und Umsatzsteuer (USt.) transparent und genau zu analysieren.
  
• Transparent und überprüfbar: Ein bestehender Workflow mit einem Prüfpfad ermöglicht die nachträgliche Prüfung. Verwenden Sie sowohl die elektronische Signatur (E-Signatur) als auch die Zeitstempelfunktion, um die Richtigkeit der Informationen und die Identität des Verkäufers/der Verkäuferin zu überprüfen.
  
• Bessere Partnererfahrung: Dank eines fortschrittlicheren Abrechnungssystems können Lieferanten und Kunden/Kundinnen den Status sofort über das System verfolgen – z. B. gesendet, genehmigt, Genehmigung ausstehend oder Zahlung geplant – und Steuerrechnungen, Belege oder Umsatzsteuerberichte selbständig herunterladen.
  
• Automatisierter Prozess: Die digitale Rechnungsstellung beschleunigt die Geschäftsprozesse und ermöglicht höhere Transaktionsvolumina ohne zusätzlichen Personalaufwand. Automatisierte Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Marktplätzen im In- und Ausland.
  
• Fehlerreduzierung: Die Plattform kann die wichtige Daten verifizieren. Wenn die Informationen von Anfang an in digitaler Form vorliegen, wird die Genauigkeit erhöht, fehlende Informationen oder falsche Genehmigungen begrenzt, Fehler aufgrund falscher Dateneingabe verringert und Verzögerungen durch verlorene Dokumente verhindert.
  
• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften: Einhaltung des von der Steuerbehörde für E-Rechnungen mit Steuerausweis und elektronische Zahlungsbelege vorgegebenen elektronischen Systems und Einführung eines Dokumentenspeichersystems gemäß den Kriterien der Strategie Thailand 4.0, um den Übergang zu einer digitalen Wirtschaft zu unterstützen.
  

Gesetzliche Anforderungen für die Verwendung von E-Rechnungen in Thailand

Die Steuerbehörde hat das System für E-Rechnungen mit Steuerausweis und E-Belege entwickelt, um den Komfort zu erhöhen, die Sicherheit zu verbessern und die Schritte bei der Dokumentenerstellung zu reduzieren. Das System dient als zusätzliche Alternative zum papierbasierten Format gemäß dem Electronic Transactions Act B.E. von 2001. Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen, müssen die folgenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen:

Ministerialverordnung Nr. 384

In der Ministerialverordnung Nr. 384 (B.E. 2022) wurden die Kriterien für die Erstellung, Einreichung oder sichere Speicherung elektronischer Steuerdokumente festgelegt – dazu gehören elektronische Signaturen, digitale Bescheinigungen und Zeitstempel.

Antrag auf Genehmigung für die Ausstellung von E-Rechnungen in einer Fremdwährung

Gemäß Mitteilung des Generaldirektors zu Abschnitt 7 des Umsatzsteuergesetzes Nr. 92 muss die Erstellung einer Rechnung mit Steuerausweis oder einer E-Rechnung mit Steuerausweis in einer anderen Währung (oder in einer Fremdsprache) zuvor vom Generaldirektor der Steuerbehörde genehmigt werden.

Abschnitte 86/4 und 86/6

In den Abschnitten 86/4 und 86/6 sind die Angaben aufgeführt, die eine Rechnung mit Steuerausweis enthalten muss, wie z. B. die Worte „Rechnung mit Steuerausweis“, den Namen, die Anschrift und Steueridentifikationsnummer (TIN) des Ausstellers, das Steuerdokument oder den digitalen Zahlungsbeleg, den Namen des Käufers/der Käuferin, die Rechnungsnummer, Angaben zu den Waren oder Dienstleistungen, den Betrag, die Umsatzsteuer, das Ausstellungsdatum usw.

Ein sicheres und zuverlässiges System

Das System muss Nutzungsprotokolle und einen Prüfpfad führen sowie die Richtigkeit und Integrität der Dateidaten gewährleisten. Der Zugriff auf Informationen muss durch Passwörter oder Verschlüsselung geschützt werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen im Falle von Zahlungsanfechtungen Datensätze nachträglich einsehen kann.

Standard-Datenformat

Das Dokument muss im XML-Format (Extensible Markup Language) vorliegen, den ETDA-Standards entsprechen und eine elektronische Signatur enthalten, wie sie von der Steuerbehörde für das System für E-Rechnungen mit Steuerausweis und E-Belege verwendet wird.

Standards für die elektronische Datenspeicherung

Dokumente müssen mindestens fünf Jahre (in einigen Fällen bis zu sieben Jahre) im System gespeichert werden. Sie müssen zugänglich sein und den Inhalt der Dokumente wie im Original anzeigen, einschließlich der Speicherung von Metadaten wie Name, Größe, Typ oder Erstellungsdatum jeder Datei.

Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten

Da E-Rechnungen identifizierbare Informationen wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern enthalten, muss die Erfassung, Verwendung und Weitergabe dieser Informationen in Übereinstimmung mit den Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten berücksichtigt werden.

Ausstellen von E-Rechnungen in Fremdwährungen

Zum Ausstellen von E-Rechnungen in Fremdwährungen müssen Unternehmen in Thailand die folgenden Verfahren befolgen:

• Anforderungen festlegen: Definieren Sie die Ziele für die Einführung von E-Rechnungen, einschließlich der teilnehmenden Länder und Währungen, der anfallenden Steuern und der erforderlichen Exportdokumente. Analysieren Sie parallel den aktuellen Abrechnungsprozess, um Verzögerungen, Ungenauigkeiten oder Ineffizienzen zu erkennen, und ermitteln Sie die Bedürfnisse und Lösungen, die erforderlich sind, um diese Lücken zu schließen.

• Anmeldung zum E-Steuersystem (Formular Bor.Or.01): Wenn Ihr Unternehmen die Registrierung für das System für E-Rechnungen mit Steuerausweis der Steuerbehörde noch nicht abgeschlossen hat, können Sie sich für die Nutzung von E-Rechnungen registrieren, indem Sie online das Formular Bor.Or.01 einreichen. Erstellen Sie ein elektronisches Zertifikat eines Anbieters, der der thailändischen NRCA unterliegt und installieren Sie das Programm Ultimate Sign & Viewer (diesen Schritt können Sie überspringen, wenn Sie bereits E-Rechnungen ausstellen können).

• Beantragung einer Genehmigung für die Ausstellung von E-Rechnungen in Fremdwährungen: Für die Ausstellung von E-Rechnungen in Fremdwährungen muss gemäß Abschnitt 7 des Umsatzsteuergesetzes Nr. 92 vorab eine Genehmigung vom Generaldirektor der Steuerbehörde eingeholt werden:

  • Besuchen Sie die Website der Steuerbehörde
    
  • Navigieren Sie zum Menü „Genehmigungsanfrage einreichen“, um auf den Service zur Einreichung von E-Rechnungen mit Steuerausweis zuzugreifen
    
  • Geben Sie die 13-stellige TIN des Unternehmens ein
    
  • Befolgen Sie die Schritte auf dem Bildschirm, um eine Genehmigungsanfrage für die Ausstellung von E-Rechnungen in Fremdwährungen einzureichen
    

Ein schriftlicher Antrag kann, zusammen mit der Begründung und gegebenenfalls Belegen für das jeweilige Unternehmen, bei einem lokalen Finanzamt (für diejenigen, die sich in Bangkok befinden) oder über die Provinz-/Zweigstelle eingereicht werden.

• Lösung für E-Rechnungen auswählen: Wählen Sie eine Lösung aus, die Dateidaten in einem XML-strukturierten Format gemäß EDTA aufzeichnen kann und verschiedene Währungsoptionen bietet. Sie muss Funktionen wie elektronische Signaturen und Prüfpfade sowie Programmierschnittstellen (APIs) umfassen, die sich leicht in Buchhaltungssoftware und Bestandsplattformen integrieren lassen.
  
• Ausstellen einer E-Rechnung: Erstellen Sie eine XML-Datei gemäß den ETDA-Standards, wählen Sie die Währung aus, geben Sie den Wechselkurs an. Überprüfen Sie anschließend alle erforderlichen Informationen und geben Sie diese an – Name, E-Mail-Adresse und Wert der Waren und Dienstleistungen gemäß Bestellung Po.71/2541. Alternativ können Sie Stripe Invoicing verwenden, um automatisch E-Rechnungen auszustellen. Dadurch werden Fehler reduziert und die manuelle Dateneingabe oder -verarbeitung überflüssig. Verwenden Sie für die Authentifizierung eine elektronische Signatur und ein elektronisches Zertifikat.
  

• E-Rechnungen exportieren und Daten an die Steuerbehörde übermitteln: Exportieren Sie PDF/A-3-/XML-Dateien an Kunden/Kundinnen bzw. Partner/innen und übermitteln Sie die XML-Dateien über den gewählten Kanal (Web/Dienstleister oder via Upload über das System der Steuerbehörde) an die Plattform für E-Rechnungen mit Steuerausweis und E-Belege. Wenn Sie E-Rechnungen mit Steuerausweis mit Zeitstempel verwenden, senden Sie diese bitte von der registrierten E-Mail-Adresse an die Empfänger/innen und setzen Sie csemail@etax.teda.th in CC.

• Daten speichern und sichern: Speichern Sie XML-/PDF-Dateien für den festgelegten Zeitraum (mindestens fünf Jahre) im System und testen Sie regelmäßig die Datenwiederherstellung. Bewahren Sie stets Nachweise über die Zustellung/Annahme von Dokumenten durch Partner auf, einschließlich der Prüfergebnisse.

Sonstige Praktiken für die Ausstellung von E-Rechnungen in Fremdwährung

Für die Ausstellung einer E-Rechnung in einer Fremdwährung sind oft zusätzliche Details zu beachten, wie steuerliche, gesetzliche und buchhalterische Aspekte.

• Quelle des Wechselkurses festlegen: Geben Sie die Quelle des Wechselkurses eindeutig an, z. B. ob die Daten von der Bank von Thailand oder einem anderen Finanzinstitut stammen. Geben Sie den genauen Zeitpunkt an, zu dem dieser Wechselkurs wirksam wird, um das Risiko von Wechselkursschwankungen zu verringern.
  
• Richtigen Code und korrektes Format verwenden: Verwenden Sie die Währungscodes gemäß dem Standard ISO 4217 (z. B. USD, EUR, JPY) und verwenden Sie Ländercodes, Datums- und Zeitformate, Symbole oder Dezimalstellen einheitlich, um Verwirrung beim Lesen von Beträgen in verschiedenen Dokumenten, Bestellungen und Buchhaltungsplattformen zu vermeiden.
  
• Verwenden Sie ein System, das mehrere Währungen unterstützt: Wählen Sie eine Lösung, die ein umfassendes Spektrum an Währungseinheiten weltweit verarbeiten und Wechselkurse automatisch aktualisieren kann, wie z. B. Stripe Invoicing. Stripe Invoicing unterstützt die Ausstellung von E-Rechnungen in mehr als 135 Währungen weltweit und verfügt über Tools für die Kursumrechnung und den automatischen Zahlungseinzug.
  
• Überprüfen Sie grenzüberschreitende Steuern oder Gebühren: Machen Sie sich mit den Gesetzen und Vorschriften vertraut, die im Land des Verkäufers/der Verkäuferin für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten. So können Sie feststellen, ob grenzüberschreitende Steuern oder Gebühren anfallen oder ob es möglich ist, eine Lösung eines Anbieters mit einem globalen Netzwerk von Rechtsexpertinnen und -experten, wie z. B. Stripe, zu implementieren.
  
• Umwandlung von Beträgen in Baht für Buchhaltungszwecke: Die Währungsumrechnung umfasst Verkäufe, Stückpreise oder die Umsatzsteuer in Baht zu dem im Dokument angegebenen Wechselkurs. Wechselkursdifferenzen sind in der Gewinn- und Verlustrechnung zu erfassen und auf Übereinstimmung mit den Jahresabschlüssen und den periodischen Steuerberichten zu prüfen.
  
• Angabe von Zahlungsbedingungen: Obwohl die Angabe von Zahlungsbedingungen gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist es aus Gründen der geschäftlichen Klarheit und Konsistenz empfehlenswert, Zahlungsdetails anzugeben, z. B. Zahlungsmethode, Währungen, Empfängerbank, Bankgebühren, Verzugszinsen, verantwortliche Partei, Quellensteuer oder Doppelbesteuerung (falls zutreffend).
  

Beispiel für eine E-Rechnung in einer Fremdwährung

Eine in Fremdwährung ausgestellte E-Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• E-Rechnungsnummer

• Datum des Verkaufs

• Fälligkeitsdatum

• Verkäufer/in

• Referenznummer

• Währung

• Wechselkurs

• Name, Anschrift und Telefonnummer des Unternehmens

• TIN

• Name und Telefonnummer des Kunden/der Kundin

• E-Mail-Adresse

• Produkte/Dienstleistungen

• Verkaufte Menge

• Preis pro Einheit

• Rabatt (falls zutreffend)

• Steuer und Steuerbemessungsgrundlage

• Gesamtbetrag

Verwenden Sie außerdem elektronische Signaturen oder Zeitstempel, die eine nachträgliche Verifizierung ermöglichen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung für über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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