Dans l’économie sans frontières d’aujourd’hui, de nombreuses entreprises thaïlandaises opèrent à l’international, avec des clients et partenaires répartis dans plusieurs régions. Émettre des factures électroniques en devises étrangères est désormais un outil clé pour soutenir l’expansion mondiale. Cela permet d’organiser et de rendre transparents les processus opérationnels, tout en offrant traçabilité et facilité d’utilisation pour les partenaires et clients partout dans le monde.

Dans cet article, nous abordons les factures électroniques, leur mise en œuvre, l’importance de ces outils pour les entreprises modernes, les exigences juridiques thaïlandaises applicables à leur utilisation, les étapes de leur création ainsi que des exemples libellés dans d’autres unités monétaires. Nous présentons également une solution prenant en charge l’émission de factures électroniques dans plusieurs devises à l’échelle mondiale, afin d’accompagner la croissance des systèmes financiers et comptables, de soutenir l’expansion sur de nouveaux marchés en toute confiance et de porter les opérations des organisations à un niveau international.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
  
• Pourquoi la facturation électronique est essentielle pour les entreprises d’aujourd’hui
  
• Exigences juridiques thaïlandaises pour l’utilisation d’une facture électronique
  
• Étapes à suivre pour émettre des factures électroniques en devises étrangères
  
• Exemple de facture électronique dans une devise étrangère
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider ?
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est entièrement préparée, envoyée, reçue et sauvegardée au format numérique, éliminant ainsi le papier. Elle sert principalement à collecter les paiements pour des biens ou des services auprès des clients. Les entreprises peuvent choisir d’émettre leurs documents en baht thaïlandais ou en devise étrangère, selon leurs besoins. Pour émettre une facture électronique dans une devise différente, une demande préalable et l’approbation du directeur général du département des recettes sont nécessaires.

Pourquoi la facturation électronique est essentielle pour les entreprises d’aujourd’hui

L’adoption des factures électroniques en Thaïlande représente un progrès majeur pour les entreprises. Elle simplifie les transactions avec les partenaires et les clients, tout en renforçant la transparence et l’efficacité des opérations financières et comptables. La facture électronique s’avère ainsi incontournable pour les entreprises modernes, comme détaillé ci-dessous :

• Réduire les coûts et les délais : émettre des factures devient plus rapide et pratique, tout en diminuant la paperasse et les coûts d’impression et d’envoi, avec la possibilité de stocker toutes les informations de façon numérique.
  
• Promouvoir une image positive : limiter l’usage du papier et le transport de documents permet de baisser les coûts tout en projetant une image moderne et engagée en faveur du développement durable et de l’écologie.
  
• Flux de trésorerie : l’envoi automatique des factures et leur suivi en temps réel permettent de suivre les paiements avec précision, de réduire le DSO (délai de recouvrement des créances), d’accélérer le cycle de facturation et d’améliorer la liquidité, générant ainsi un flux de trésorerie plus performant.
  
• Données actualisées : les dirigeants ont une visibilité en temps réel sur les créances impayées, l’ancienneté des dettes et les tendances de recouvrement, ce qui facilite la gestion du risque de crédit, la prévision claire des flux de trésorerie et l’accès aux données actuelles pour analyser les revenus, les dépenses et la TVA de façon précise et transparente.
  
• Transparence et vérifiabilité : un flux opérationnel avec piste d’audit facilite les vérifications a posteriori. L’usage combiné de la signature électronique et de l’horodatage assure la précision des informations et confirme l’identité du commerçant.
  
• Amélioration de l’expérience partenaire : une facturation plus avancée offre aux fournisseurs et clients la possibilité de suivre en temps réel le statut dans le système, par exemple, envoyé, approuvé, en attente d’approbation ou paiement planifié, et de télécharger eux-mêmes les factures fiscales, reçus ou rapports de TVA.
  
• Automatisation des processus : la facturation digitale accélère les opérations et permet de gérer un volume croissant de transactions sans recruter de personnel supplémentaire. Elle simplifie aussi le travail avec les partenaires commerciaux et les marketplaces, tant au niveau local qu’international.
  
• Réduire les erreurs : la plateforme peut vérifier les données essentielles. La disponibilité des informations en format numérique dès le départ assure une plus grande précision, réduit les omissions ou validations erronées, minimise les erreurs de saisie et évite les retards causés par des documents perdus.
  
• Conformité légale : appliquez le système électronique mis en place par le département des recettes pour les factures fiscales et reçus électroniques et assurez un stockage des documents conforme aux exigences de la politique Thailand 4.0, pour accompagner la transition vers une économie digitale.
  

Exigences juridiques thaïlandaises pour l’utilisation d’une facture électronique

Le département des recettes a mis en place le système de factures fiscales et reçus électroniques pour simplifier les procédures, sécuriser les transactions et réduire les étapes de préparation des documents. Il s’ajoute au format papier prévu par la [loi sur les transactions électroniques B.E. 2544](https://www.etda.or.th/th/Useful-Resource/%E0%B8%81%E0%B8%8F%E0%B8%AB%E0%B8%A1%E0%B8%B2%E0%B8%A2-HTML/%E0%B8%9E%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%8A%E0%B8%9A%E0%B8%8D%E0%B8%8D%E0%B8%95%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%94%E0%B8%A7%E0%B8%A2%E0%B8%98%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B8%97%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%AD%E0%B9%80%E0%B8%A5%E0%B8%81%E0%B8%97%E0%B8%A3%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8%AA/%E0%B8%9E%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%8A%E0%B8%9A%E0%B8%8D%E0%B8%8D%E0%B8%95%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%94%E0%B8%A7%E0%B8%A2%E0%B8%98%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B8%97%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%AD%E0%B9%80%E0%B8%A5%E0%B8%81%E0%B8%97%E0%B8%A3%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8%AA-%E0%B8%9E-%E0%B8%A8-2544-(%E0%B8%89%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B9%81%E0%B8%81%E0%B9%84%E0%B8%82%E0%B9%80%E0%B8%9E%E0%B8%A1%E0%B9%80%E0%B8%95%E0%B8%A1) (2001). Les entreprises qui émettent des factures électroniques doivent se conformer aux exigences juridiques suivantes :

Règlement ministériel n° 384

Le Règlement ministériel n° 384 (B.E. 2022) définit les exigences pour créer, soumettre et stocker en toute sécurité les documents fiscaux électroniques, en intégrant la signature électronique, le certificat numérique et l’horodatage.

Effectuer une demande pour émettre une facture électronique dans une devise étrangère

Conformément à l’avis du directeur général sur l’article 7 de la loi TVA n° 92, toute facture fiscale ou facture électronique émise dans une devise ou une langue étrangère nécessite l’approbation préalable du directeur général du département des recettes.

Sections 86/4 et 86/6

Les articles 86/4 et 86/6 indiquent les informations obligatoires d’une facture fiscale, notamment les mentions « Facture fiscale », le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale (TIN) de l’émetteur, le document fiscal ou le reçu numérique, le nom du client, le numéro de facture, les détails des biens ou services, le montant, la TVA, la date d’émission, et autres éléments requis.

Utiliser un système sécurisé et fiable

Le système doit enregistrer les logs d’utilisation et l’historique des vérifications, tout en garantissant l’exactitude et l’intégrité des données des fichiers. L’accès aux informations doit être protégé par mot de passe ou chiffrement, permettant à l’entreprise de vérifier les enregistrements en cas de litige.

Norme de format de données

Le document doit être au format XML, conforme aux standards de l’ETDA, et comporter une signature électronique, conformément à l’usage du département des recettes pour le système de facture fiscale et reçus électroniques.

Normes pour le stockage électronique des données

Les documents doivent être sauvegardés dans le système pendant au moins cinq ans (dans certains cas jusqu’à sept ans). Ils doivent rester accessibles et présenter le contenu tel que dans l’original, en conservant les métadonnées comme le nom, la taille, le type ou la date de création de chaque fichier.

Loi sur la protection des données personnelles

Les factures électroniques contiennent des informations permettant d’identifier les personnes, comme le nom, l’adresse, l’e-mail et le numéro de téléphone, et nécessitent donc une gestion conforme à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation prévues par les lois sur la protection des données personnelles.

Étapes à suivre pour émettre des factures électroniques en devises étrangères

En Thaïlande, les entreprises ont la possibilité d’émettre des factures électroniques en devises étrangères en respectant les procédures suivantes :

• Préciser les exigences : définissez les objectifs pour l’adoption des factures électroniques : les pays concernés, les devises à utiliser, les taxes applicables et les documents d’exportation requis. Parallèlement, analysez le processus de facturation actuel pour détecter retards, erreurs ou inefficacités, et identifiez les besoins et solutions pour y remédier efficacement.

• Inscription au système de factures fiscales et reçus électroniques (Formulaire Bor.Or.01) : si votre entreprise n’est pas encore enregistrée dans le système e-Tax du département des recettes, vous pouvez activer l’émission de factures électroniques en soumettant le formulaire Bor.Or.01 via le service en ligne. Il est nécessaire de préparer un certificat électronique auprès d’un prestataire agréé par la NRCA thaïlandaise et d’installer le programme Ultimate Sign & Viewer (cette étape peut être ignorée si vous êtes déjà en mesure d’émettre des factures électroniques).

• Demander l’approbation pour une facture électronique en devise étrangère : toute facture électronique émise dans une devise étrangère nécessite une autorisation préalable du directeur général du département des recettes, conformément à l’article 7 de la loi sur la TVA n° 92 :

  • Accéder au site Web du département des recettes
    
  • Accédez au service de soumission de factures fiscales électroniques en sélectionnant le menu « Soumettre une demande d’approbation ».
    
  • Saisissez le TIN à 13 chiffres de l’entreprise
    
  • Suivez les instructions à l’écran pour effectuer une demande d’approbation concernant une devise étrangère
    

Il est possible de soumettre une requête écrite au directeur général par l’intermédiaire d’un bureau local du département des recettes (pour les résidents de Bangkok), ou via le bureau provincial ou de la succursale, en incluant les raisons et les documents justificatifs pertinents pour l’entité.

• Choisir une solution de facture électronique : optez pour une solution qui enregistre les données des fichiers au format XML structuré selon l’ETDA et propose un choix de devises varié. Elle doit inclure la signature électronique et des pistes d’audit, tout en offrant des API permettant une intégration simple avec les logiciels de comptabilité et les plateformes de gestion des stocks.
  
• Émettre une facture électronique : créez un fichier XML conforme aux normes ETDA, sélectionnez la devise, précisez le taux de change, et vérifiez et complétez toutes les informations requises, telles que le nom, l’e-mail et la valeur des biens et services conformément à l’Instruction Po.71/2541. Vous pouvez également utiliser Stripe Invoicing pour émettre automatiquement des factures électroniques, ce qui réduit les erreurs et supprime le besoin de saisie ou de traitement manuel des données. Appliquez une signature électronique et utilisez un certificat électronique pour l’authentification.
  

• Exporter une facture électronique et transmettre les données au département des recettes : exportez les fichiers PDF/A-3/XML vers vos clients ou partenaires, et soumettez les fichiers XML à la plateforme de factures fiscales et reçus électroniques via le canal de votre choix (Web/fournisseur de services, ou téléversement via le système du département des recettes). Si vous utilisez la facture fiscale électronique par horodatage, envoyez-la depuis l’adresse e-mail enregistrée et mettez en copie csemail@etax.teda.th.

• Stocker et sauvegarder les données : conservez les fichiers XML/PDF dans le système pendant la durée légale (au moins cinq ans) et vérifiez régulièrement la récupération des données. Conservez systématiquement les preuves de livraison ou d’acceptation par les partenaires, ainsi que les résultats des vérifications.

Bonnes pratiques supplémentaires pour émettre des factures électroniques en devises étrangères

Émettre une facture électronique en devises étrangères requiert souvent de prendre en compte des éléments supplémentaires, notamment les aspects fiscaux, juridiques et comptables.

• Définir la source du taux de change : identifiez clairement la source du taux de change, qu’il s’agisse de la Banque de Thaïlande ou d’une autre institution financière, et indiquez l’heure précise à laquelle ce taux entre en vigueur pour limiter les risques liés aux variations de change.
  
• Utiliser le bon code et le bon format : suivez les codes de devise selon la norme ISO 4217 (USD, EUR, JPY, etc.) et appliquez de façon cohérente les codes pays, les formats de date et d’heure, les symboles et les points décimaux pour éviter toute confusion lors de la lecture des montants dans les documents, bons de commande et plateformes comptables.
  
• Opter pour un système prenant en charge plusieurs devises : sélectionnez une solution qui gère de nombreuses devises à l’international et met à jour automatiquement les taux de change, telle que Stripe Invoicing, permettant d’émettre des factures électroniques dans plus de 135 devises dans le monde, avec des outils de conversion des taux et de collecte automatique des paiements.
  
• Vérifier les taxes ou les frais transfrontaliers : examinez les lois et réglementations sur l’émission de factures électroniques dans le pays du vendeur ou du client pour identifier d’éventuelles taxes ou frais transfrontaliers, ou optez pour une solution d’un prestataire doté d’un réseau mondial d’experts juridiques, tel que Stripe.
  
• Conversion des montants en baht à des fins comptables : la conversion de devises doit inclure les ventes, le prix unitaire et la TVA en baht, en appliquant le taux indiqué sur le document. Les écarts de change doivent être enregistrés dans le compte de profits et pertes et vérifiés pour assurer la cohérence avec les états financiers et les rapports fiscaux périodiques.
  
• Indiquer les conditions de paiement : même si la loi n’exige pas de mentionner les conditions de paiement, il est conseillé, pour assurer clarté et cohérence, de fournir les informations sur le règlement, notamment le moyen de paiement, la devise, la banque destinataire, les frais bancaires, les intérêts en cas de retard, le responsable, la retenue à la source ou la double imposition le cas échéant.
  

Exemple de facture électronique dans une devise étrangère

Pour qu’une facture électronique émise en devises étrangères soit conforme, elle doit comporter les informations suivantes :

• Numéro de facture électronique

• Date de vente

• Date d’échéance

• Marchand

• Numéro de référence

• Devise

• Taux de change

• Nom de l’entreprise, adresse et numéro de téléphone

• TIN

• Nom et numéro de téléphone du client

• Adresse e-mail

• Produits/services

• Quantité vendue

• Prix unitaire

• Réduction (le cas échéant)

• Taxe et assiette fiscale

• Montant total

Pensez également à utiliser des signatures électroniques ou des horodatages qui facilitent la vérification a posteriori.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux recouvrements grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

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