Das EDI-Rechnungssystem richtet sich an Unternehmen, die hohe Rechnungsvolumina bearbeiten. Es ist ein schnelles und effizientes System, das kommerzielle Transaktionen vereinfacht. Aber was genau ist eine EDI-Rechnung und worin unterscheidet sie sich von einer elektronischen Rechnung? Wie stellt man eine EDI-Rechnung aus? In diesem Artikel erklären wir alles Wichtige zu EDI-Rechnungen: was sie sind, wie man sie versendet, welche Vorteile sie bieten und vieles mehr.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist EDI?
  
• Was ist eine EDI-Rechnung?
  
• Worin liegt der Unterschied zwischen einer EDI-Rechnung und einer herkömmlichen elektronischen Rechnung?
  
• Wie EDI-Rechnungen funktionieren
  
• Angaben, die auf einer EDI-Rechnung erforderlich sind
  
• Vor- und Nachteile von EDI-Rechnungen
  

Was ist EDI?

EDI – eine Abkürzung des französischen Begriffs für „digitaler Datenaustausch“ (échange de données informatisés) – bezeichnet die automatische Übertragung von Geschäftsdokumenten (z. B. Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Bestellungen) zwischen zwei Unternehmen. Der Austausch erfolgt elektronisch zwischen den Informationssystemen der Unternehmen, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.

EDI wird vor allem in bestimmten Branchen eingesetzt, etwa in der Lebensmittelverarbeitung, der Automobilindustrie oder im Großhandel. Es ermöglicht Unternehmen, große Mengen an Dokumenten effizient zu verarbeiten.

Was ist eine EDI-Rechnung?

Eine EDI-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in Form einer strukturierten Nachricht von einem Computer zum anderen über ein EDI-System übermittelt wird. Die Platzierung und Reihenfolge der Informationen erfolgt in einem standardisierten Format, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungen erlaubt, menschliche Fehler eliminiert und den gesamten Rechnungsprozess effizient gestaltet.

Um dem Standardformat zu entsprechen, muss eine EDI-Rechnung Folgendes sicherstellen:

• Die Identität und Authentizität des Ausstellers
  
• Die Genauigkeit der Informationen
  
• Die maschinelle Lesbarkeit
  

Ist EDI-Rechnungsstellung verpflichtend?

EDI-Rechnungen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, werden jedoch von Unternehmen häufig bevorzugt, da sie große Mengen von B2B-Rechnungen besonders effizient verarbeiten können. Ein Geschäftspartner kann Sie daher bitten, Ihre Rechnungen im EDI-Format zu übermitteln.

Worin liegt der Unterschied zwischen einer EDI-Rechnung und einer herkömmlichen elektronischen Rechnung?

EDI-Rechnungen unterscheiden sich von herkömmlichen elektronischen Rechnungen hinsichtlich Format, Übertragungsmethoden und der freiwilligen Nutzung.

Format

EDI-Formate (wie EDIFACT und Odette) sind auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten, erfüllen jedoch noch nicht die Anforderungen der elektronischen Rechnungsreform. Stattdessen hat die Regierung für die Reform andere Formate festgelegt, darunter Factur-X, CII und UBL.

Übertragungsmethoden

Ab 2026 oder 2027 (abhängig von der Unternehmensgröße) müssen alle elektronischen Rechnungen über eine zugelassene Plattform oder PA (früher PDP – Partner-Dematerialisierungsplattform) übermittelt werden. EDI-Rechnungen können jedoch weiterhin direkt über private Netzwerke gesendet werden.

Freiwilliger Charakter

Wie bereits erwähnt, ist die EDI-Rechnung derzeit gesetzlich nicht vorgeschrieben. Elektronische Rechnungen werden jedoch schrittweise für alle B2B-Transaktionen mit Umsatzsteuerpflicht (VAT) verbindlich.

Die Partner-App von Stripe, Billit, ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen direkt aus Stripe heraus sicher zu versenden – ganz ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Sie können Billit im Stripe App Marketplace herunterladen.

Wie EDI-Rechnungsstellung funktioniert

Die EDI-Rechnungsstellung erfolgt in mehreren Schritten:

• Gegenseitiges Einverständnis: Beide Unternehmen müssen sich darauf einigen, ein EDI-System für den Versand von Rechnungen zu nutzen. Anschließend müssen sie sich auf das zu verwendende Format und den Standard verständigen.
  
• Datenaufbereitung: Um eine Rechnung zu erstellen, extrahiert das System die erforderlichen Informationen aus der internen Datenbank und strukturiert die Daten gemäß dem vereinbarten Standard.
  
• Sichere Übertragung: Sobald die Rechnung im Standardformat erstellt wurde, wird eine Nachricht mit den EDI-Rechnungsdaten über ein sicheres Netzwerk gesendet.
  
• Automatische Verarbeitung: Das EDI-System auf der Empfängerseite erhält die Rechnung und verarbeitet die Daten automatisch, wobei sie direkt hochgeladen werden.
  

Informationen, die auf einer EDI-Rechnung erforderlich sind

EDI-Rechnungen enthalten dieselben Informationen wie herkömmliche Rechnungen. Dazu gehören Identifikationsinformationen beider Unternehmen (Namen, Adressen und Steuernummern) sowie Rechnungsdetails wie Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag inklusive Steuern. EDI-Rechnungen enthalten außerdem geschäftsrelevante Informationen wie Rechnungsnummer und Zahlungsmethode.

Vor- und Nachteile von EDI-Rechnungen

EDI-Rechnungen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

• Erhebliche Zeitersparnis und Optimierung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung
  
• Minimierung von Dateneingabefehlern
  
• Reduzierung der Verwaltungskosten
  
• Datensicherheit
  

Es gibt jedoch auch einige Nachteile des EDI-Systems, insbesondere für Start-ups und kleine und mittlere Unternehmen (KMU):

• Das System erfordert eine erhebliche Anfangsinvestition (sowohl zeitlich als auch finanziell), was die EDI-Rechnungsstellung für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen weniger zugänglich macht.
  
• Um den Anforderungen der E-Rechnungsreform zu entsprechen, müssen Unternehmen weiterhin eine zugelassene Plattform nutzen, die EDI-Rechnungen in ein von der Regierung anerkanntes Format konvertiert.