EDI-faktureringssystemet är utformat för företag som behandlar stora mängder fakturor. Det är ett snabbt och effektivt system som förenklar affärstransaktioner. Men vad är en EDI-faktura och hur skiljer den sig från en elektronisk faktura? Hur utfärdar man en EDI-faktura? I den här artikeln förklarar vi vad du behöver veta om EDI-fakturor: vad de är, hur du skickar dem, deras fördelar och mycket mer.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är EDI?
  
• Vad är en EDI-faktura?
  
• Vad är skillnaden mellan en EDI-faktura och en vanlig elektronisk faktura?
  
• Så här fungerar EDI-fakturering
  
• Information som krävs på en EDI-faktura
  
• För- och nackdelar med EDI-fakturor
  

Vad är EDI?

EDI – en förkortning av den franska frasen för ”digital datautbyte” (échange de données informatisés) – är den automatiska överföringen av kommersiella dokument (t.ex. fakturor, offerter, kreditnotor och inköpsorder) mellan två företag. Utbytet sker elektroniskt mellan företagens informationssystem, utan mänsklig inblandning.

EDI används främst inom vissa branscher (t.ex. livsmedelsindustrin, fordonsindustrin och distributionssektorn). Det gör det möjligt för företag att hantera stora volymer dokument.

Vad är en EDI-faktura?

En EDI-faktura är en digital faktura som utfärdas i form av ett strukturerat meddelande och skickas från en dator till en annan via ett EDI-system. Placeringen och ordningen av informationen följer ett standardiserat format som gör det möjligt att behandla fakturorna automatiskt, vilket eliminerar mänskliga fel och effektiviserar faktureringsprocessen från början till slut.

För att uppfylla standardformatet måste en EDI-faktura säkerställa:

• Utfärdarens identitet och autenticitet
  
• Informationens korrekthet
  
• Maskinläsbarhet
  

Är EDI-fakturering obligatorisk?

EDI-fakturering är inte obligatorisk, men föredras ofta av företag tack vare dess förmåga att hantera stora volymer B2B-fakturor med maximal effektivitet. En affärspartner kan be dig att skicka dina fakturor i EDI-format.

Vad är skillnaden mellan en EDI-faktura och en vanlig elektronisk faktura?

EDI-fakturor skiljer sig från traditionella elektroniska fakturor i format, överföringsmetoder och valfria karaktär.

Format

EDI-format (såsom EDIFACT och Odette) är anpassade efter företagens behov, men uppfyller ännu inte kraven ireformen för elektronisk fakturering. Istället har regeringen valt andra format, bland annat Factur-X, CII och UBL, för reformen.

Överföringsmetoder

Från och med 2026 eller 2027 (beroende på företagets storlek) måste alla elektroniska fakturor skickas via en godkänd plattform, eller PA (tidigare kallad PDP – partnerplattform för dematerialisering). EDI-fakturor kan dock även i fortsättningen skickas direkt via privata nätverk.

Valfrihet

Som nämnts är EDI-fakturering ännu inte lagstadgad. Däremot kommer elektronisk fakturering successivt att bli obligatorisk för alla B2B-transaktioner som omfattas av mervärdesskatt (moms).

Med Stripes partnerapp, Billit, kan du skicka elektroniska fakturor direkt från Stripe, säkert och utan att behöva skriva en enda rad kod. Du kan ladda ner Billit från Stripe App Marketplace.

Så här fungerar EDI-fakturering

EDI-fakturering sker i flera steg.

• Ömsesidigt samtycke: Båda företagen måste komma överens om att använda ett EDI-system för att skicka fakturor. De måste därefter enas om vilket format och vilken standard som ska användas.
  
• Dataförberedelse: För att skapa en faktura extraherar systemet den nödvändiga informationen från sin interna databas och strukturerar informationen enligt den standard som parterna har valt att använda.
  
• Säker överföring: När en faktura har skapats i standardformatet skickas ett meddelande som innehåller EDI-fakturans data via ett säkert nätverk.
  
• Automatisk behandling: EDI-systemet på mottagarsidan tar emot fakturan och behandlar samt laddar upp data automatiskt.
  

Information som krävs på en EDI-faktura

EDI-fakturor innehåller samma information som krävs på traditionella fakturor. Detta inkluderar identifieringsinformation för båda företag (namn, adresser och skatte-ID) samt fakturauppgifter, inklusive utfärdandedatum, förfallodatum, belopp före skatt, momsbelopp och totalt belopp inklusive skatt. EDI-fakturor innehåller också företagsinformation såsom fakturanumret och betalningsmetod.

För- och nackdelar med EDI-fakturor

EDI-fakturering ger företag många fördelar, bland annat:

• Betydande tidsbesparingar och optimering av affärstransaktioner genom automatisering
  
• Minimering av datainmatningsfel
  
• Minskning av administrativa kostnader
  
• Datasäkerhet
  

Det finns dock också vissa nackdelar med EDI-systemet, särskilt för startups och små och medelstora företag (SME:er):

• Systemet kräver en betydande initial investering (både i tid och pengar) för att sättas upp, vilket gör EDI-fakturering mindre tillgänglig för företag med begränsade resurser.
  
• För att uppfylla kraven i reformen för elektronisk fakturering måste företag ändå använda en godkänd plattform som konverterar EDI-fakturor till ett format som erkänns av myndigheterna.