El sistema de facturación EDI está diseñado para empresas que procesan grandes cantidades de facturas. Es un sistema rápido y eficiente que agiliza las transacciones comerciales. Pero, ¿qué es una factura EDI y en qué se diferencia de una factura electrónica? ¿Cómo se emite una factura EDI? En este artículo, explicamos lo que necesitas saber sobre las facturas EDI: qué son, cómo enviarlas, sus ventajas y mucho más.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el EDI?
  
• ¿Qué es una factura EDI?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una factura EDI y una factura electrónica estándar?
  
• Cómo funciona la facturación EDI
  
• Información requerida en una factura EDI
  
• Pros y contras de las facturas EDI
  

¿Qué es el EDI?

EDI, abreviatura de la expresión francesa «intercambio electrónico de datos» (échange de données informatisés), es la transferencia automática de documentos comerciales (por ejemplo, facturas, presupuestos, notas de crédito y órdenes de compra) entre dos empresas. El intercambio se realiza electrónicamente entre los sistemas de información de las empresas, sin intervención humana.

El EDI se utiliza principalmente en determinados sectores (por ejemplo, el procesamiento de alimentos, la automoción y la distribución). Permite a las empresas procesar grandes volúmenes de documentos.

¿Qué es una factura EDI?

Una factura EDI es una factura digital emitida en forma de mensaje estructurado enviado de un ordenador a otro a través de un sistema EDI. La ubicación y el orden de la información se establecen en un formato estandarizado que permite procesar las facturas automáticamente, lo que elimina los errores humanos y agiliza el proceso de facturación de principio a fin.

Para cumplir con el formato estándar, una factura EDI debe garantizar:

• Identidad y autenticidad del emisor
  
• La exactitud de la información
  
• Legibilidad por un ordenador
  

¿Es obligatoria la facturación EDI?

La facturación EDI no es obligatoria, pero a menudo es la preferida por las empresas debido a su capacidad para gestionar grandes volúmenes de facturas B2B con la máxima eficiencia. Es posible que un socio comercial te pida que envíes tus facturas en formato EDI.

¿Cuál es la diferencia entre una factura EDI y una factura electrónica estándar?

Las facturas EDI difieren de las facturas electrónicas tradicionales en cuanto a formato, métodos de transmisión y carácter opcional.

Formato

Los formatos EDI (como EDIFACT y Odette) se adaptan a las necesidades de las empresas, pero aún no cumplen los requisitos de la reforma de la facturación electrónica. En su lugar, el gobierno ha elegido otros formatos, como Factur-X, CII y UBL, para la reforma.

Métodos de transmisión

A partir de 2026 o 2027 (dependiendo del tamaño de la empresa), todas las facturas electrónicas deberán enviarse a través de una plataforma autorizada, o PA (antes denominada PDP, plataforma de desmaterialización de socios). Sin embargo, las facturas EDI podrán seguir enviándose directamente a través de redes privadas.

Naturaleza opcional

Como se ha mencionado, la facturación EDI aún no es obligatoria por ley. Sin embargo, la facturación electrónica se convertirá gradualmente en obligatoria para todas las transacciones B2B sujetas al impuesto sobre el valor añadido (IVA).

La aplicación asociada de Stripe, Billit, te permite enviar facturas electrónicas directamente desde Stripe, de forma segura y sin escribir una sola línea de código. Puedes descargar Billit desde el Stripe App Marketplace.

Cómo funciona la facturación EDI

La facturación EDI se lleva a cabo en varias etapas.

• Consentimiento mutuo: ambas empresas deben acordar el uso de un sistema EDI para enviar facturas. A continuación, deben ponerse de acuerdo sobre el formato y el estándar que se utilizará.
  
• Preparación de datos: para crear una factura, el sistema extrae la información necesaria de su base de datos interna y estructura los datos según el estándar que las partes hayan decidido utilizar.
  
• Transmisión segura: una vez creada la factura en el formato estándar, se envía un mensaje con los datos de la factura EDI a través de una red segura.
  
• Procesamiento automático: el sistema EDI del extremo receptor recibe la factura y procesa y carga automáticamente los datos.
  

Información requerida en una factura EDI

Las facturas EDI contienen la misma información que se requiere en las facturas tradicionales. Esto incluye información identificativa de ambas empresas (nombres, direcciones y ID fiscales), así como los detalles de la factura, incluyendo la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, el importe antes de impuestos, el IVA y el importe total con impuestos. Las facturas EDI también incluyen información de la empresa, como el número de factura y la forma de pago.

Pros y contras de las facturas EDI

La facturación EDI ofrece muchas ventajas a las empresas, entre ellas:

• Ahorro considerable de tiempo y optimización de transacciones comerciales a través de la automatización
  
• Minimización de errores en la introducción de datos
  
• Reducción de costes administrativos
  
• Seguridad de los datos
  

Sin embargo, también hay algunas desventajas en el sistema EDI, especialmente para las startups y las pequeñas y medianas empresas (pymes):

• El sistema requiere una inversión inicial significativa (tanto en tiempo como en dinero) para su puesta en marcha, lo que hace que la facturación EDI sea menos accesible para las empresas con recursos limitados.
  
• Para cumplir con la reforma de la facturación electrónica, las empresas seguirán necesitando utilizar una plataforma homologada que convierta las facturas EDI a un formato reconocido por el gobierno.