Het EDI-facturatiesysteem is ontworpen voor bedrijven die grote aantallen facturen verwerken. Het is een snel, efficiënt systeem dat commerciële transacties stroomlijnt. Maar wat is een EDI-factuur en waarin verschilt deze van een elektronische factuur? Hoe maak je een EDI-factuur op? In dit artikel leggen we uit wat je moet weten over EDI-facturen: wat ze zijn, hoe je ze verzendt, de voordelen ervan en nog veel meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is EDI?
  
• Wat is een EDI-factuur?
  
• Wat is het verschil tussen een EDI-factuur en een standaard elektronische factuur?
  
• Hoe EDI-facturatie werkt
  
• Informatie die is vereist op een EDI-factuur
  
• Voor- en nadelen van EDI-facturen
  

Wat is EDI?

EDI, een afkorting van de Franse uitdrukking voor ‘digitale gegevensuitwisseling’ (échange de données informatisés), is de automatische overdracht van commerciële documenten (zoals facturen, offertes, creditnota's en inkooporders) tussen twee ondernemingen. De uitwisseling vindt elektronisch plaats tussen de informatiesystemen van de bedrijven, zonder menselijke tussenkomst.

EDI wordt voornamelijk gebruikt in bepaalde industrieën (bijvoorbeeld voedselverwerking, automobielindustrie en distributie). Hiermee kunnen ondernemingen grote hoeveelheden documenten verwerken.

Wat is een EDI-factuur?

Een EDI-factuur is een digitale factuur die wordt uitgegeven in de vorm van een gestructureerd bericht dat via een EDI-systeem van de ene computer naar de andere wordt verzonden. De plaatsing en volgorde van de informatie is vastgelegd in een gestandaardiseerd formaat waardoor de facturen automatisch kunnen worden verwerkt, waardoor menselijke fouten worden geëlimineerd en het facturatieproces van begin tot eind wordt gestroomlijnd.

Om te voldoen aan het standaard formaat moet een EDI-factuur het volgende garanderen:

• De identiteit en authenticiteit van de uitgever
  
• De nauwkeurigheid van de informatie
  
• Leesbaarheid door een computer
  

Is EDI-facturatie verplicht?

EDI-facturatie is niet verplicht, maar heeft vaak de voorkeur van bedrijven omdat het grote hoeveelheden B2B-facturen zo efficiënt mogelijk kan verwerken. Een zakenpartner kan je vragen om je facturen in EDI-formaat te versturen.

Wat is het verschil tussen een EDI-factuur en een standaard elektronische factuur?

EDI-facturen verschillen van traditionele elektronische facturen in formaat, verzendmethoden en optioneel karakter.

Formaat

EDI-formaten (zoals EDIFACT en Odette) zijn afgestemd op de behoeften van ondernemingen, maar voldoen nog niet aan de vereisten van de hervorming van de elektronische facturatie. In plaats daarvan heeft de overheid voor de hervorming voor andere formaten gekozen, waaronder Factur-X, CII en UBL.

Transmissiemethoden

Vanaf 2026 of 2027 (afhankelijk van de grootte van het bedrijf) moeten alle elektronische facturen worden verzonden via een goedgekeurd platform of PA (voorheen een PDP – partnerdematerialisatieplatform) genoemd. EDI-facturen kunnen echter nog steeds rechtstreeks via particuliere netwerken worden verzonden.

Optioneel karakter

Zoals gezegd is EDI-facturatie nog niet wettelijk verplicht, maar elektronische facturatie wordt geleidelijk verplicht voor alle B2B-transacties die onderworpen zijn aan belasting toegevoegde waarde (btw).

Met Billit, de partnerapp van Stripe, kun je veilig en zonder code te hoeven schrijven elektronische facturen rechtstreeks vanuit Stripe versturen. Je kunt Billit downloaden in de Stripe App Marketplace.

Hoe EDI-facturatie werkt

EDI-facturatie verloopt in verschillende fasen.

• Wederzijdse toestemming: Beide ondernemingen moeten overeenkomen dat ze een EDI-systeem gebruiken om facturen te versturen. Vervolgens moeten ze overeenkomen welk formaat en welke standaard ze willen gebruiken.
  
• Gegevensvoorbereiding: Om een factuur te maken, haalt het systeem de benodigde informatie uit zijn interne database en structureert het de gegevens volgens de standaard die de partijen hebben gekozen te gebruiken.
  
• Veilige verzending: Zodra een factuur is opgemaakt in het standaard formaat, wordt een bericht met de EDI-factuur gegevens verzonden via een beveiligd netwerk.
  
• Automatische verwerking: Het EDI-systeem aan de ontvangende kant ontvangt de factuur en verwerkt en uploadt de gegevens automatisch.
  

Informatie die is vereist op een EDI-factuur

EDI-facturen bevatten dezelfde informatie die vereist is op traditionele facturen. Dit omvat identificatiegegevens voor beide bedrijven (namen, adressen en belasting-ID's) en factuur-gegevens, waaronder uitgiftedatum, vervaldatum, bedrag vóór belasting, btw-bedrag en totaalbedrag met belasting. EDI-facturen bevatten ook bedrijfsgegevens zoals het factuurnummer en de betaalmethode.

Voor- en nadelen van EDI-facturen

EDI-facturatie biedt ondernemingen veel voordelen, waaronder:

• Aanzienlijke tijdsbesparing en optimalisatie van commerciële transacties door automatisering
  
• Minimalisering van fouten bij het invoeren van gegevens
  
• Verlaging van de administratieve kosten
  
• Beveiliging van gegevens
  

Er zijn echter ook enkele nadelen aan het EDI-systeem, vooral voor start-ups en het klein- en middenbedrijf (mkb):

• Het systeem vereist een aanzienlijke initiële investering (van zowel tijd als geld) om op te zetten, waardoor EDI-facturatie minder toegankelijk wordt voor ondernemingen met beperkte middelen.
  
• Om te voldoen aan de hervorming van elektronische facturatie, moeten ondernemingen nog steeds een goedgekeurd platform gebruiken dat EDI-facturen converteert naar een door de overheid erkend formaat.