Le système de facturation EDI est conçu pour les entreprises qui traitent de grandes quantités de factures. Il s’agit d’un système rapide, efficace qui rationalise les transactions commerciales. Mais qu’est-ce qu’une facture EDI et en quoi est-elle différente d’une facture électronique? Comment émettre une facture EDI? Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur les factures EDI : ce qu’elles sont, comment les envoyer, leurs avantages, et bien plus encore.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que l’EDI?
  
• Qu’est-ce qu’une facture EDI?
  
• Quelle est la différence entre une facture EDI et une facture électronique classique?
  
• Comment fonctionne la facturation EDI
  
• Informations requises sur une facture EDI
  
• Avantages et inconvénients des factures EDI
  

Qu’est-ce que l’EDI?

L’EDI (abréviation de l’expression française « échange de données informatisé ») est le transfert automatique de documents commerciaux (par exemple, factures, devis, notes de crédit et bons de commande) entre deux entreprises. L’échange se fait électroniquement entre les systèmes d’information des entreprises, sans intervention humaine.

L’EDI est principalement utilisé dans certains secteurs (par exemple, la transformation alimentaire, l’automobile et la distribution). Il permet aux entreprises de traiter de grands volumes de documents.

Qu’est-ce qu’une facture EDI?

Une facture EDI est une facture numérique émise sous la forme d’un message structuré envoyé d’un ordinateur à un autre à travers un système EDI. La position et l’ordre des informations sont présentés dans un format normalisé qui permet de traiter automatiquement les factures, éliminant ainsi les erreurs humaines, et simplifiant le traitement de la facturation de bout en bout.

Pour respecter le format standard, une facture EDI doit assurer :

• Identité et authenticité de l’émetteur
  
• L’exactitude des informations
  
• Lisibilité par un ordinateur
  

La facturation EDI est-elle obligatoire?

La facturation EDI n’est pas obligatoire, mais il est souvent préférable pour les entreprises du fait de sa capacité à traiter de grands volumes de factures interentreprises avec une efficacité maximale. Une entreprise partenaire peut vous demander d’envoyer vos factures au format EDI.

Quelle est la différence entre une facture EDI et une facture électronique classique?

Les factures EDI diffèrent des factures électroniques traditionnelles par leur format, leurs méthodes de transmission et leur caractère facultatif.

Format

Les formats EDI (tels qu’EDIFACT et Odette) sont adaptés aux besoins des entreprises, mais ne répondent pas encore aux exigences de la réforme de la facturation électronique. Le gouvernement a plutôt choisi d’autres formats, notamment Factur-X, CII et UBL, pour l’application de la réforme.

Méthodes de transmission

À partir de 2026 ou 2027 (selon la taille de l’entreprise), toutes les factures électroniques doivent être envoyées à travers une plateforme agréée, ou PA (anciennement plateforme de dématérialisation partenaire). Cependant, les factures DEI peuvent toujours être envoyées directement par des réseaux privés.

Caractère facultatif

Comme indiqué, la facturation EDI n’est pas encore rendue obligatoire par la loi. Cependant, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les transactions interentreprises soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

L’application partenaire de Stripe, Billit, vous permet d’envoyer des factures électroniques directement depuis Stripe, en toute sécurité et sans écrire une seule ligne de code. Vous pouvez télécharger Billit sur la Stripe App Marketplace.

Comment fonctionne la facturation EDI

La facturation EDI se déroule en plusieurs étapes.

• Consentement mutuel : les deux entreprises doivent accepter d’utiliser un système EDI pour envoyer des factures. Elles doivent ensuite convenir du format et du standard à utiliser.
  
• Préparation des données : pour créer une facture, le système extrait les informations nécessaires de sa base de données interne et structure les données selon le standard que les entreprises ont choisi d’utiliser.
  
• Transmission sécurisée : une fois qu’une facture a été créée au format standard, un message contenant les données de la facture EDI est envoyé à travers un réseau sécurisé.
  
• Traitement automatique : le système EDI côté réception reçoit la facture, la traite et téléverse automatiquement les données.
  

Informations nécessaires sur une facture EDI

Les factures EDI contiennent les mêmes informations requises sur les factures traditionnelles. Il s’agit notamment d’informations d’identification des deux entreprises (noms, adresses et numéro d’identification fiscale) ainsi que les détails de la facture,notamment la date d’émission, la date d’échéance, le montant avant taxe, la TVA débitée et le montant total avec la taxe. Les factures EDI comprennent également des informations sur l’entreprise telles que le numéro de facture et le mode de paiement.

Avantages et inconvénients des factures EDI

La facturation EDI offre aux entreprises de nombreux avantages, notamment :

• Le gain de temps considérable et optimisation des transactions commerciales grâce à l’automatisation
  
• La réduction des erreurs de saisie de données
  
• La réduction des coûts administratifs
  
• La sécurité des données
  

Cependant, le système EDI présente également quelques inconvénients, en particulier pour les jeunes entreprises et les petites et moyennes entreprises (PME) :

• La mise en place du système nécessite un investissement initial important (en temps et en argent), ce qui rend la facturation EDI moins accessible aux entreprises disposant de ressources limitées.
  
• Pour se conformer à la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront toujours utiliser une plateforme approuvée qui convertit les factures EDI dans un format reconnu par le gouvernement.