Adapté aux entreprises traitant un grand nombre de factures, le système EDI est caractérisé par son efficacité, sa rapidité et sa capacité à simplifier les échanges commerciaux. Mais qu’est-ce qu’une facture EDI et en quoi se distingue-t-elle d’une facture électronique ? Comment envoyer une facture EDI à son destinataire ? Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’il faut savoir sur la facture EDI : définition, modalités de transmission, avantages et bien plus encore.

Sommaire

• Qu'est-ce que l'EDI ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture EDI ?
  
• Quelle est la différence entre une facture EDI et une facture électronique classique ?
  
• Comment la facturation EDI fonctionne-t-elle ?
  
• Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture au format EDI ?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients de ce type de facture ?
  

Qu’est-ce que l’EDI ?

L’Échange de données informatisés (EDI) correspond au transfert automatique de documents commerciaux (factures, devis, avoirs, bons de commandes, etc.) entre deux entreprises. L'échange se déroule électroniquement entre les systèmes informatiques des partenaires commerciaux, sans intervention humaine.

L’EDI est principalement utilisé dans certains secteurs : agroalimentaire, automobile et distribution. Il permet aux entreprises de traiter un volume important de documents.

Qu’est-ce qu’une facture EDI ?

La facture EDI est une facture dématérialisée émise sous la forme d’un message structuré, qui transite d’ordinateur à ordinateur via un système EDI. L’emplacement et l’ordre des données sont définis par un format standard, ce qui facilite le traitement automatique des factures, évite les erreurs de saisie et simplifie le processus de facturation de bout en bout.

Pour être conforme, la facture EDI doit garantir :

• l'authenticité et l’identité de l’émetteur,
  
• l'intégrité des données,
  
• la lisibilité des données par ordinateur.
  

La facturation EDI est-elle obligatoire ?

La facturation EDI n’est pas obligatoire, mais elle est souvent privilégiée par les entreprises pour sa capacité à gérer un volume important de factures B2B avec une efficacité maximale. Il est possible qu’un partenaire commercial vous demande d’envoyer vos factures au format EDI.

Quelle est la différence entre une facture EDI et une facture électronique classique ?

La facture EDI se distingue de la facture électronique classique par son format, ses modalités de transmission et son caractère facultatif.

Format

Les formats EDI (dont EDIFACT et Odette) sont adaptés aux besoins des entreprises, mais ils ne répondent pas encore aux exigences de la réforme de facturation électronique. L’administration a donc plutôt retenu d’autres formats, notamment Factur-X, CII et UBL, pour mener à bien cette réforme

Modalités de transmission

À partir de 2026 ou 2027 (selon la taille de l’entreprise), chaque facture électronique devra passer par une plateforme agréée, ou PA (anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire, ou PDP). Les factures EDI, quant à elles, continueront à transiter directement via un réseau privé.

Caractère facultatif

Comme nous l’avons précisé, la facturation EDI n’est pas une obligation légale pour le moment. En revanche, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toute transaction B2B soumise à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

L’application partenaire de Stripe, Billit, vous permet d'émettre des factures électroniques directement depuis Stripe, en toute sécurité et sans avoir à rédiger une seule ligne de code. Vous pouvez accéder à Billit sur la Stripe App Marketplace.

Comment la facturation EDI fonctionne-t-elle ?

La facturation EDI se déroule en plusieurs étapes.

• Consentement mutuel : les deux partenaires commerciaux s'accordent sur l’utilisation d’un système EDI pour le transfert des factures. Ils choisissent ensuite le format et la version de la norme qui leur convient.
  
• Préparation des données : le système extrait les données nécessaires à la création de la facture depuis ses bases internes, et les structure selon la norme choisie par les deux parties.
  
• Transmission sécurisée : une fois édité dans le format standard, le message contenant les données de la facture EDI est transmis via des réseaux sécurisés.
  
• Traitement automatique : le système EDI du destinataire réceptionne la facture, et se charge de traiter et d'intégrer les données automatiquement.
  

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture au format EDI ?

Une facture au format EDI reprend les mentions obligatoires d'une facture classique. Elle contient des informations identifiant les deux partenaires commerciaux (noms, adresses et identifiants fiscaux), ainsi que les détails de la facture : date d’émission, date d’échéance, montant hors taxes (HT), montant de la TVA et montant toutes taxes comprises (TTC). Elle inclut également des références commerciales telles que le numéro de la facture, et les modalités de paiement.

Quels sont les avantages et les inconvénients de ce type de facture ?

La facturation EDI offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment :

• un gain de temps considérable et une optimisation des échanges commerciaux grâce à l’automatisation,
  
• une minimisation des erreurs de saisie,
  
• une réduction des coûts administratifs,
  
• la sécurisation des données.
  

Cependant, le système EDI présente également des inconvénients, surtout pour les startups et les petites et moyennes entreprises (PME) :

• La mise en œuvre du système nécessite un investissement initial significatif (en matière de temps et de capital), rendant la facturation EDI moins accessible aux entreprises dont les ressources sont limitées.
  
• Pour se mettre en conformité avec la réforme de facturation électronique, il reste nécessaire de passer par une plateforme agréée capable de convertir les factures EDI dans un format reconnu par l’administration.