As solicitações de propostas (RFPs) ajudam muitas empresas a encontrar parceiros de compras eficazes. Mas, como em toda colaboração, elas apresentam riscos, incluindo controles fracos do fornecedor, cronogramas ou orçamentos irreais e lacunas de conformidade ocultas. Riscos de terceiros podem custar às empresas até $1 bilhão por incidente. É necessário gerenciar os riscos nos processos de RFP assim que o projeto começar a ser definido e fazê-lo em todas as etapas do ciclo de vida da RFP.

Equipes que utilizam RFPs de forma eficaz avaliam os riscos ao incorporar a avaliação de risco do fornecedor em cada etapa do processo. A seguir, explicaremos como gerenciar riscos nos processos de RFP de maneira eficaz, como estruturar suas RFPs para mitigar riscos e como identificar riscos nas respostas dos fornecedores.

O que vamos abordar neste artigo?

• Como gerenciar riscos no processo de RFP de maneira eficaz?
  
• Como as organizações podem estruturar uma RFP para identificar riscos potenciais desde o início?
  
• Como as equipes podem usar as respostas dos fornecedores em RFPs para prever riscos?
  
• Quais outras táticas de gestão de riscos as empresas podem incorporar aos processos de seleção de fornecedores?
  
• Quais práticas ajudam as organizações a controlar os riscos ao longo de todo o ciclo de vida da RFP?
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

Como gerenciar riscos no processo de RFP de maneira eficaz?

Gerenciar riscos no processo de RFP de forma eficaz significa estar atento a problemas que possam comprometer os resultados do negócio (por exemplo, orçamentos empresariais excedidos, fornecedores pouco confiáveis, falhas de conformidade) e evitá-los.

A gestão de riscos inicia quando você começa a definir os requisitos e continua durante a interpretação desses requisitos pelos fornecedores, na avaliação de suas respostas, na elaboração do contrato e na execução do trabalho. As decisões de RFP podem moldar a logística, os custos e a exposição de uma organização por anos.

A gestão eficaz de riscos envolve:

• Incorporar clareza: Redija a RFP de forma que obrigue as equipes a articular o que precisam e como esperam que o trabalho se desenrole. Essa estrutura revela lacunas e restrições antes que as decisões sejam definitivas.

• Analisar respostas em busca de riscos: Aborde preocupações com cronograma, desafios técnicos e obrigações de conformidade que surgirem nas respostas dos fornecedores. Fazer isso antes da contratação evita que pequenos problemas se tornem problemas estruturais.

• Perguntar diretamente: Torne o risco uma parte visível da avaliação dos fornecedores para filtrar concorrentes com controles fracos ou experiência limitada. Isso facilita a análise de propostas com orçamento excepcionalmente baixo em busca de custos ocultos de longo prazo.

• Engajar fornecedores de maior qualidade: Busque fornecedores com práticas maduras de gestão de riscos, capazes de comprovar que possuem controles sólidos, processos transparentes e histórico confiável de entrega. Evitar fornecedores que não possuem esses diferenciais ajuda a prevenir riscos.

Como as organizações podem estruturar uma RFP para identificar riscos potenciais desde o início?

É possível elaborar uma RFP de forma que as respostas identifiquem riscos potenciais. Eles podem surgir em suas premissas ou nas capacidades de um fornecedor.

Veja como fazer isso:

• Obtenha a contribuição das partes interessadas: Inclua as equipes impactadas no seu processo de elaboração. Suas perspectivas podem revelar vulnerabilidades e ajudar a redigir uma RFP que reflita o trabalho de forma precisa.

• Estabeleça requisitos claros: Esclareça suas necessidades em detalhes para que os fornecedores não interpretem incorretamente o escopo, os cronogramas ou as expectativas. Mas seja eficiente. Uma RFP que pareça excessivamente onerosa pode afastar os fornecedores mais qualificados.

• Solicite estudos de caso: Pergunte aos fornecedores sobre projetos anteriores comparáveis em escala e complexidade. Inclua perguntas sobre mitigação de riscos e solicite exemplos específicos.

• Obtenha comprovantes de controles: Colete registros de segurança do fornecedor, verificação de seguros, certificações, práticas de garantia de qualidade ou todos os itens acima. Se o trabalho envolver dados sensíveis (por exemplo, dados com permissão do consumidor) ou áreas regulamentadas, inclua essas expectativas na RFP e exija comprovação de desempenho.

• Forneça os termos do contrato antecipadamente: Compartilhe suas cláusulas contratuais voltadas para riscos, como limites de responsabilidade e expectativas de nível de serviço, antes do início da avaliação. Os fornecedores adequados aceitarão esses termos.

Como as equipes podem usar as respostas dos fornecedores em RFPs para prever riscos?

Quando as propostas chegam, a tarefa muda de projetar para clareza para identificar sinais. Cada resposta de fornecedor contém pistas sobre onde os riscos estão.

O comitê de avaliação de RFP deve observar elementos preocupantes nas respostas dos fornecedores, tais como:

• Custo suspeitosamente baixo: Uma proposta com preço extremamente baixo pode ocultar atalhos ou uma compreensão incompleta do trabalho. Selecionar um fornecedor apenas pelo custo frequentemente leva a problemas de qualidade, prazos não cumpridos ou gastos que anulam a economia inicial.

• Inconsistência na proposta: Quando promessas soam absolutas ou ignoram áreas complexas sem explicação, isso sugere um perfil de risco mais alto. Verifique cuidadosamente declarações, números e descrições.

• Experiência limitada ou incompatível: Este fornecedor já executou projetos semelhantes na escala que você precisa? Uma proposta bem elaborada não compensa a falta de experiência.

• Imprecisão ou incompletude: Quando uma proposta se apoia em linguagem vaga ou evita detalhes, isso frequentemente indica uma lacuna na capacidade ou no preparo. Procure respostas diretas e específicas que atendam aos seus requisitos.

• Falta de credenciais: Credenciais indicam que o fornecedor passou por uma verificação legítima. Procure por certificações atualizadas, auditorias independentes, cobertura de seguros, documentação de conformidade e análises financeiras e indicadores de estabilidade.

• Planos de execução irreais: Um cronograma agressivo ou um plano simplificado demais pode indicar subestimação, o que se torna um risco na fase de entrega para você. Analise o cronograma, as dependências e as premissas de cada fornecedor.

Quais outras táticas de gestão de riscos as empresas podem incorporar aos processos de seleção de fornecedores?

Além do design do RFP e das respostas dos fornecedores, você pode gerenciar riscos no processo de tomada de decisão. Aqui estão mais algumas maneiras de identificar e comparar possíveis fraquezas:

• Defina critérios de avaliação: Se sua equipe não concordar sobre como as propostas devem ser avaliadas, o processo se torna desigual e mais difícil de defender. Critérios ambíguos fazem com que os fornecedores tentem adivinhar o que é importante, o que leva a respostas inconsistentes e comparações desiguais.

• Comunicar-se bem com fornecedores: Comunicação lenta ou dispersa gera confusão para fornecedores e avaliadores. Seja consistente nas atualizações e nas respostas de perguntas e respostas, e esclareça os cronogramas de decisão.

• Avalie o risco na sua ficha de avaliação: Use uma ficha de avaliação de propostas que avalie capacidades e exposição. Considere nível de experiência, controles, planos de mitigação de riscos e saúde financeira. Um método de pontuação consistente fornece um resumo comparativo de risco entre todos os fornecedores possíveis.

• Faça sua due diligence: Na fase de finalistas, mas antes da onboarding do fornecedor, valide cada proposta fazendo ligações de referência, verificando registros públicos e confirmando quaisquer certificações. Esta etapa frequentemente revela pontos fortes ou vulnerabilidades que as propostas sozinhas não conseguem mostrar.

Quais práticas ajudam as organizações a controlar os riscos ao longo de todo o ciclo de vida da RFP?

É necessário gerenciar os riscos no processo de RFP durante o planejamento, a seleção de fornecedores e a colaboração subsequente. Manter-se atento ao longo de todo o ciclo de vida pode minimizar surpresas.

Veja como você pode controlar os riscos:

• Prepare-se adequadamente: Reúna as pessoas certas desde o início para delinear necessidades, restrições e considerações de risco. A liderança em compras estratégicas e RFPs é fundamental.

• Comunique-se bem: Use etapas de perguntas e respostas, sessões de apresentação aos fornecedores e reuniões internas de alinhamento para garantir que todos trabalhem com as mesmas informações durante o processo de RFP.

• Negocie de forma eficaz: Depois de escolher um fornecedor, use as discussões contratuais para fechar lacunas que você identificou durante a revisão. Esclareça as funções, exija proteções específicas e garanta que termos relacionados ao risco se encaixem no projeto.

• Mantenha a supervisão: Trate a entrega como uma continuação da RFP. Faça verificações regulares e avaliações de desempenho, e mantenha um registro de riscos sempre atualizado.

• Ajuste conforme as condições mudam: Monitore novas regulamentações, desenvolvendo padrões ou mudanças no ambiente do fornecedor e revise o plano quando necessário.

• Avalie posteriormente: Quando o projeto for concluído, analise o que funcionou e o que não funcionou. Aplique esses aprendizados em futuras RFPs para fortalecer sua capacidade de identificar riscos precocemente.

Como o Stripe Payments pode ajudar

O Stripe Payments oferece uma solução global e unificada de pagamentos que ajuda qualquer empresa — desde Startups em expansão até grandes corporações — a aceitar pagamentos online, presenciais e em qualquer parte do mundo.

O Stripe Payments pode ajudar sua empresa a:

• Otimizar sua experiência de checkout: crie uma experiência do cliente sem atritos e economize milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento (UIs) prontas, acesso a mais de 125 formas de pagamento e o Link, uma carteira desenvolvida pela Stripe.

• Expandir para novos mercados com mais agilidade: alcance clientes em todo o mundo e simplifique a gestão de múltiplas moedas, reduzindo custos e complexidade com opções de pagamento internacionais disponíveis em 195 países e mais de 135 moedas.

• Unifique os pagamentos presenciais e online: crie uma experiência de unified commerce entre os canais online e presenciais para personalizar interações, recompensar a fidelidade e impulsionar a receita.

• Melhore o desempenho dos pagamentos: aumente a receita com uma variedade de ferramentas de pagamento personalizáveis e fáceis de configurar, incluindo proteção antifraude no-code e recursos avançados para melhorar as taxas de autorização.

• Avance mais rápido com uma plataforma flexível e confiável para crescer: construa sobre uma plataforma projetada para escalar junto com o seu negócio, com 99,999% de disponibilidade histórica e confiabilidade líder do setor.

Saiba mais sobre como o Stripe Payments pode impulsionar seus pagamentos online e presenciais ou comece já.