Le richieste di proposte aiutano molte attività a trovare partner di approvvigionamento efficaci. Tuttavia, come tutte le collaborazioni, comportano dei rischi, tra cui controlli inadeguati sui fornitori, tempistiche o budget irrealistici e lacune nascoste in materia di conformità. I rischi legati a terzi possono costare alle attività fino a $1 miliardo di USD per ogni incidente. È fondamentale gestire i rischi nei processi delle richieste di proposte non appena si inizia a definire il progetto e proseguire a farlo in ogni fase del ciclo di vita della richieste di proposte.

I team che utilizzano le richieste di proposte in modo efficace valutano i rischi integrando l'analisi del rischio del fornitore in ogni fase del processo. Di seguito spiegheremo come gestire efficacemente i rischi nei processi di richiesta di proposte, come strutturare le richieste di proposte per mitigare il rischio e come individuare i rischi nelle risposte dei fornitori.

Contenuto dell'articolo

• Come puoi gestire efficacemente i rischi nel processo di richiesta di proposte?
  
• In che modo le organizzazioni strutturano una richiesta di proposte per identificare precocemente i potenziali rischi?
  
• In che modo i team possono utilizzare le risposte allea richiesta di proposte dei fornitori per prevedere i rischi?
  
• Quali altre strategie di gestione del rischio possono essere integrate dalle attività nei processi di selezione dei fornitori?
  
• Quali prassi aiutano le organizzazioni a controllare i rischi durante l'intero ciclo di vita della richiesta di proposte?
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Come gestire efficacemente i rischi nel processo di richiesta di proposte

Gestire in modo efficace i rischi nel processo di richiesta di proposte significa individuare i fattori che potrebbero compromettere i risultati commerciali (ad esempio, superamento del budget dell'attività, fornitori inaffidabili, mancato rispetto delle norme) ed evitarli.

La gestione del rischio inizia nel momento definisci i requisiti e prosegue durante tutta la fase in cui i fornitori li interpretano, mentre valuti le loro risposte, quando redigi il contratto e durante l'esecuzione del lavoro. Le decisioni su una richiesta di proposte possono influenzare logistica, costi ed esposizione al rischio di un'organizzazione per molti anni.

Una gestione efficace del rischio implica:

• Introdurre chiarezza: redigi la richiesta di proposte in modo tale da obbligare i team a definire con precisione ciò che serve loro e come si aspettano che il lavoro si sviluppi. Questa struttura fa emergere lacune e vincoli prima che le decisioni diventino definitive.

• Leggere le risposte per individuare i rischi: affronta criticità relative a tempistiche, difficoltà tecniche e obblighi di conformità che emergono nelle risposte dei fornitori. Affrontare questi aspetti prima della stipula contrattuale evita che piccoli problemi si trasformino in criticità strutturali.

• Chiedere in modo diretto: rendi il rischio una componente esplicita della valutazione dei fornitori, escludendo chi presenta controlli deboli o scarsa esperienza. Ciò consente anche di analizzare con maggiore attenzione le offerte insolitamente economiche, che potrebbero nascondere costi futuri non evidenti.

• Coinvolgere fornitori di qualità superiore:cerca fornitori con prassi di gestione del rischio consolidate, in grado di dimostrare controlli solidi, processi trasparenti e una comprovata affidabilità operativa. Evitare fornitori privi di tali caratteristiche aiuta a ridurre l'esposizione al rischio.

Modalità con la quale le organizzazioni strutturano una richiesta di proposte per identificare precocemente i potenziali rischi

È possibile elaborare una richiesta di proposte in modo tale che le risposte identifichino i potenziali rischi. Questi potrebbero emergere dalle vostre ipotesi o dalle capacità di un fornitore.

Ecco come fare:

• Raccogli il contributo dalle parti interessate: coinvolgi nei tuoi processi di progettazione i team interessati. I loro punti di vista possono far emergere vulnerabilità e aiutarti a scrivere una richiesta di proposte che rifletta accuratamente il lavoro.

• Definisci requisiti chiari: chiarisci in modo dettagliato ciò che ti serve, così i fornitori non possono interpretare in modo errato ambito, tempistiche o aspettative. Tuttavia, sii efficiente: una richiesta di proposte percepita come eccessivamente onerosa può scoraggiare i fornitori migliori.

• Richiedi casi di studio: chiedi ai fornitori informazioni sui progetti precedenti comparabili per scala e complessità. Includi domande sulla mitigazione del rischio e richiedi esempi specifici.

• Ottieni prove dei controlli: raccogli i registri di sicurezza del fornitore, la verifica delle coperture assicurative, le certificazioni, le pratiche di assicurazione qualità, o tutti questi elementi. Se il lavoro coinvolge dati sensibili (ad esempio, dati autorizzati dal consumatore) o ambiti regolamentati, inserisci tali aspettative nella richiesta di proposte e richiedi prove delle prestazioni.

• Anticipa i termini contrattuali: condividi in anticipo le clausole contrattuali orientate al rischio, come i limiti di responsabilità e le aspettative sui livelli di servizio, prima che inizi la fase di valutazione. I fornitori adeguati accetteranno tali condizioni.

Ecco in che modo i team possono utilizzare le risposte alla richiesta di proposte dei fornitori per prevedere i rischi

Una volta ricevute le proposte, l'obiettivo passa dalla progettazione chiara alla ricerca di indicazioni. Ogni risposta dei fornitori contiene indizi sui potenziali rischi.

Il comitato per la valutazione della richiesta di proposte deve prestare attenzione agli elementi preoccupanti delle risposte dei fornitori, come:

• Costi sospettosamente bassi: una proposta con un prezzo sorprendentemente basso può mascherare scorciatoie o una comprensione incompleta del lavoro. Selezionare un fornitore solo in base al costo porta spesso a problemi di qualità, ritardi o spese che annullano i risparmi iniziali.

• Incoerenza nella proposta: quando le promesse sembrano assolute o sorvolano su aree complesse senza spiegazione, ciò indica un profilo di rischio più elevato. Verifica affermazioni, numeri e descrizioni.

• Esperienza scarsa o non adeguata: questo fornitore ha realizzato progetti simili per dimensioni a quelli che ti servono? Una proposta ben curata non può compensare la mancanza di esperienza.

• Vaghezza o incompletezza: quando una proposta si basa su linguaggio vago o evita i dettagli, ciò spesso segnala una lacuna nelle capacità o nella preparazione. Cerca risposte dirette e specifiche che soddisfino i tuoi requisiti.

• Assenza di credenziali: le credenziali indicano che un fornitore è stato sottoposto a una verifica legittima. Verifica certificazioni aggiornate, revisioni indipendenti, coperture assicurative, documentazione di conformità e indicatori di analisi e stabilità finanziaria.

• Piani di esecuzione irrealistici: una pianificazione troppo aggressiva o eccessivamente semplificata può segnalare una sottovalutazione del lavoro, che diventa un rischio nella fase di esecuzione. Esamina la tempistica di ogni fornitore, le dipendenze e le ipotesi.

Altre strategie di gestione del rischio che le attività possono integrare nei processi di selezione dei fornitori

Oltre alla struttura della richiesta di proposte e all'analisi delle risposte dei fornitori, puoi gestire i rischi anche nella fase decisionale. Ecco alcuni ulteriori modi per individuare e confrontare potenziali punti deboli:

• Definisci i criteri di valutazione: se il team non concorda sui parametri con cui giudicare le proposte, il processo diventa disomogeneo e difficile da giustificare. Criteri vaghi costringono i fornitori a intuire che cosa sia importante, generando risposte incoerenti e confronti poco affidabili.

• Mantieni una comunicazione chiara con i fornitori: comunicazioni lente, disordinate o frammentarie generano confusione sia per chi presenta la proposta sia per chi la valuta. Fornisci aggiornamenti puntuali, risposte coerenti alle domande e chiarisci le tempistiche della decisione.

• Dai peso al rischio nella tua scheda di valutazione: utilizza una scheda di valutazione delle proposte che consideri capacità operative e livello di esposizione. Valuta esperienza, controlli interni, piani di mitigazione e solidità finanziaria. Un metodo di punteggio coerente offre una sintesi comparativa dei rischi tra tutti i fornitori esaminati.

• Svolgi la due diligence: nella fase finale, ma prima di avviare l'attivazione del fornitore, valida ogni proposta tramite contatti di riferimento, controlli su registri pubblici e verifica delle certificazioni dichiarate. Questo passaggio rivela spesso punti di forza o criticità che non emergono dalla proposta scritta.

Prassi che aiutano le organizzazioni a controllare i rischi durante l'intero ciclo di vita della richiesta di proposte

Devi gestire i rischi nel processo di richiesta di proposte durante la fase di pianificazione, la selezione dei fornitori e la collaborazione successiva. Mantenere un livello di attenzione costante lungo l'intero ciclo di vita può ridurre al minimo le sorprese.

Ecco come puoi controllare i rischi:

• Preparati adeguatamente: coinvolgi fin da subito le persone giuste per definire esigenze, vincoli e considerazioni sui rischi. Il ruolo della leadership nell'approvvigionamento strategico e nelle richieste di proposte è fondamentale.

• Comunica in modo efficace: utilizza i passaggi con domande e risposte, i briefing con i fornitori e le riunioni interne di allineamento per garantire che tutti dispongano delle medesime informazioni nel corso dell'intero processo di richiesta di proposte.

• Negozia efficacemente: una volta scelto il fornitore, utilizza le discussioni contrattuali per colmare le lacune individuate durante la revisione. Chiarisci i ruoli, richiedi tutele specifiche e assicurati che le clausole legate ai rischi siano adeguate al progetto.

• Mantieni il controllo:considera la fase di esecuzione come una prosecuzione della richiesta di proposte. Effettua verifiche periodiche e revisioni delle prestazioni, mantenendo un registro dei rischi aggiornato.

• Adatta il piano quando cambiano le condizioni: monitora nuove normative, standard emergenti o cambiamenti nel contesto del fornitore e aggiorna il piano quando necessario.

• Valuta a progetto concluso: quando il progetto è terminato, analizza gli aspetti che hanno funzionato e quelli che non hanno prodotto gli esiti attesi. Applica queste informazioni alle richieste di proposte future per rafforzare la capacità di individuare i rischi in anticipo.

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