征求建议书 (RFP) 帮助许多企业找到高效的采购合作伙伴。但像所有合作一样，它们也伴随着风险，包括供应商控制薄弱、不切实际的时间线或预算，以及隐藏的合规漏洞。每起第三方风险事件可能给企业造成高达 10 亿美元的损失。因此，您必须在定义项目的初期就开始管理征求建议书过程中的风险，并在征求建议书生命周期的每个阶段持续进行风险管理。

有效使用征求建议书的团队会在流程的每一步都纳入供应商风险评估，从而评估风险。下面，我们将说明如何有效管理征求建议书流程中的风险、如何设计征求建议书以降低风险，以及如何从供应商的回复中识别风险。

本文内容

• 如何在征求建议书流程中有效管理风险？
  
• 组织如何构建征求建议书，以尽早识别潜在风险？
  
• 团队如何利用供应商的征求建议书回复来预测风险？
  
• 企业还可以将哪些风险管理策略纳入供应商选择流程？
  
• 哪些做法能帮助组织在整个征求建议书生命周期中控制风险？
  
• Stripe Payments 如何提供帮助
  

如何在征求建议书流程中有效管理风险？

有效管理征求建议书流程中的风险意味着要关注可能破坏业务成果的问题（例如，超出业务预算、供应商不可靠、合规失败），并采取措施避免这些问题。

风险管理从您建立需求开始，随后贯穿供应商如何解读这些需求、您如何评估他们的回复、如何撰写合同以及工作的执行过程。征求建议书决策可能在多年内影响组织的物流、成本及风险暴露。

有效的风险管理包括：

• 确保清晰：以迫使团队明确表达需求及预期工作展开的方式撰写征求建议书。这种结构能在决策锁定前暴露差距和限制。

• 从回复中识别风险：注意供应商回复中涉及的时间线问题、技术挑战及合规义务。在签约前处理这些问题，可防止小问题演变为系统性问题。

• 直接询问：将风险纳入供应商评估的可见部分，以筛选控制薄弱或经验有限的投标人。这也便于仔细审查预算异常低的方案，以发现潜在长期成本。

• 与更高质量供应商合作：寻找具备成熟风险实践、能够证明其控制力强、流程透明且交付记录可靠的供应商。避免选择缺乏这些差异化因素的供应商有助于预防风险。

组织如何构建征求建议书，以尽早识别潜在风险？

可以设计征求建议书，使供应商的回复能够暴露潜在风险。这些风险可能来源于您的假设，或供应商的能力。

可以通过以下方式实现：

• 获取利益相关方意见：将受影响的团队纳入征求建议书设计流程。他们的视角可以揭示潜在漏洞，并帮助您撰写更准确反映工作内容的征求建议书。

• 设定明确的要求：详细说明您的需求，避免供应商误解范围、时间线或期望。但要注意效率，过于繁琐的征求建议书可能会让优秀的供应商望而却步。

• 索取案例研究：询问供应商过去是否有规模和复杂度相当的项目。请提出关于风险缓解的问题，并要求提供具体案例。

• 获取控制措施的证据：收集供应商的安全记录、保险证明、资质认证、质量保证措施，或上述所有内容。如果工作涉及敏感数据（例如，经消费者授权的数据）或受监管区域，应在征求建议书中明确要求并提供绩效证明。

• 提前提供合同条款：在评估开始前，提前分享您以风险为导向的合同条款，如责任上限和服务水平期望。合适的供应商会接受这些条款。

团队如何利用供应商的征求建议书回复来预测风险？

收到建议书后，任务就从确保清晰转向寻找风险信号。每份供应商回复都包含潜在风险线索。

征求建议书评估委员会应关注供应商回复中可能存在风险的元素，例如：

• 异常低成本：价格异常低的方案可能掩盖了取巧行为或对工作理解不完整。单纯以价格选择供应商往往会导致质量问题、错过截止日期，或产生消耗初始节省的额外开支。

• 建议书内容不一致：当承诺听起来绝对，或对复杂问题一带而过、缺乏解释时，往往意味着风险更高。应交叉核对相关主张、数据和描述是否一致。

• 经验不足或不匹配：这家供应商是否在您所需的规模下执行过类似项目？精心设计的建议书无法弥补经验的不足。

• 模糊或不完整：当建议书依赖模糊的语言或回避细节时，通常表明能力或准备不足。应重点关注是否有直接、具体、且切实回应您需求的答案。

• 缺乏资质：资质意味着供应商经过了合法的审查。应关注其是否具备有效的认证、独立审计报告、保险保障、合规文件，以及财务分析与稳定性指标。

• 不切实际的执行方案：过于激进的时间线或过于简化的方案，往往意味着对难度估计不足，并会在交付阶段转化为您的风险。应仔细审查各供应商的时间线、依赖关系和关键假设。

企业还可以将哪些风险管理策略纳入供应商选择流程？

除了征求建议书 (RFP) 设计和供应商回复外，您还可以在决策过程中管理风险。以下是一些识别和比较潜在薄弱环节的方法：

• 定义评估标准：如果您的团队对建议书的评判方式不一致，流程就会变得不顺畅，也更难以说明合理性。模糊的标准会迫使供应商猜测重点，从而导致回复不一致、对比失衡。

• 与供应商保持良好沟通：缓慢或零散的沟通会给供应商和评估人员带来困惑。应保持更新和问答回复的一致性，并明确决策时间线。

• 在评分表中衡量风险：使用建议书评估评分表来评估能力和风险暴露。考虑经验水平、控制措施、风险缓解方案以及财务状况。一致的评分方法可以为所有潜在供应商提供可比较的风险概览。

• 开展尽职调查：在入围供应商阶段，但在供应商入驻前，应通过致电核实、查阅公开记录以及确认相关资质证书，对每份建议书进行验证。此步骤通常能够揭示仅凭建议书难以看出的优势或潜在风险。

哪些做法能帮助组织在整个征求建议书生命周期中控制风险？

您必须在规划、供应商选择以及随后的协作过程中管理征求建议书中的风险。在整个生命周期中保持警惕可以最大限度地减少意外。

控制风险的方法如下：

• 充分准备：尽早召集合适的人，明确需求、限制和风险考虑。战略采购和征求建议书中的领导力至关重要。

• 良好沟通：利用问答阶段、供应商简报和内部校准会议，确保每个人在征求建议书流程中基于相同信息开展工作。

• 有效谈判：选定供应商后，利用合同讨论弥补评审中发现的漏洞。明确责任分工，规定具体保障，并确保风险相关条款符合项目需求。

• 持续监督：将交付视为征求建议书的延续。定期进行检查和绩效评估，并及时更新风险登记。

• 根据情况变化进行调整：关注新法规、正在制定的标准或供应商环境的变化，并在必要时重新审视计划。

• 事后评估：项目完成后，审视哪些方面有效，哪些不足。将这些洞察应用于未来的征求建议书，以增强您及早发现风险的能力。

Stripe Payments 如何提供帮助

Stripe Payments 提供一体化的全球支付解决方案，能够助力各类企业——从成长型初创公司到全球性企业——在全球范围内接受线上和线下付款。

Stripe Payments 可帮您：

• 优化结账体验：通过预构建的支付用户界面 (UI)、超过 125 种支付方式以及 Stripe 构建的数字钱包 Link，营造顺畅的客户体验，并节省数千个小时的工程时间。

• 更快拓展新市场：覆盖全球客户，并通过跨境支付选项降低多币种管理的复杂性和成本，服务覆盖 195 个国家/地区、支持 135 种以上货币。

• 统一线下与线上付款：整合线上与线下渠道，打造一体化商务体验，实现个性化互动、回馈忠实客户并增加收入。

• 优化支付性能：通过一系列可定制、易于配置的支付工具提升收入，包括无代码的欺诈保护功能与提高授权率的高级功能。

• 利用灵活、可靠的平台加速业务增长：选择一个专为随业务扩展而设计的平台，历史正常运行时间达 99.999%，可靠性在行业内首屈一指。

了解更多关于 Stripe Payments 如何为您的线上与线下付款提供支持的信息，或立即开始使用。