Las solicitudes de propuestas (RFP) ayudan a muchas empresas a encontrar socios de adquisición eficaces, pero, como ocurre con todas las colaboraciones, conllevan riesgos, incluidos controles débiles de los proveedores, plazos o presupuestos poco realistas y brechas ocultas en el cumplimiento de la normativa. Los riesgos de terceros pueden costar a las empresas hasta $1,000,000,000 por incidente. Debes gestionar los riesgos en los procesos RFP tan pronto como comiences a definir el proyecto y hacerlo en todas las etapas del ciclo de vida de la RFP.

Los equipos que utilizan RFP evalúan los riesgos de manera eficaz cuando incorporan la evaluación de riesgos de los proveedores en cada paso del proceso. A continuación, te explicaremos cómo gestionar los riesgos en los procesos RFP de manera eficaz, cómo estructurar tus RFP para mitigar el riesgo y cómo identificar los riesgos en las respuestas de los proveedores.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo se pueden gestionar los riesgos en el proceso RFP eficazmente?
  
• ¿Cómo pueden las organizaciones estructurar una RFP para identificar los riesgos potenciales a tiempo?
  
• ¿Cómo pueden los equipos usar las respuestas RFP de los proveedores para predecir riesgos?
  
• ¿Qué otras tácticas de gestión de riesgos pueden incorporar las empresas en los procesos de selección de proveedores?
  
• ¿Qué prácticas ayudan a las organizaciones a controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida de la RFP?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo se pueden gestionar los riesgos en el proceso RFP eficazmente?

Gestionar eficazmente los riesgos que procesan la RFP significa estar atento a los problemas que puedan hacer fracasar los resultados de la empresa (por ejemplo, exceso de presupuestos empresariales, proveedores poco fiables, incumplimiento de la normativa) y evitarlos.

La gestión de riesgos comienza cuando comienzas a establecer requisitos y continúa a través de cómo los proveedores interpretan esos requisitos, cómo evalúas sus respuestas, cómo se redacta el contrato y cómo se realiza el trabajo. Las decisiones de las RFP pueden dar forma a la logística, los costos y la exposición de una organización durante años.

La gestión eficaz de los riesgos implica lo siguiente:

• Construir con claridad: redacta la RFP de manera que obligue a los equipos a articular lo que necesitan y cómo esperan que se desarrolle el trabajo. Esta estructura revela brechas y restricciones antes de que las elecciones se bloqueen.

• Respuestas de lectura sobre riesgos: aborda los problemas del historial, los desafíos técnicos y el cumplimiento de la normativa que aparecen en las respuestas de los proveedores. Hacerlo antes de contratar evita que los pequeños problemas se conviertan en problemas estructurales.

• Pregunta directamente: haz que el riesgo sea una parte visible de la evaluación de proveedores a fin de filtrar a los licitadores con controles débiles o experiencia limitada. Esto facilita el examen de propuestas de presupuesto inusualmente bajo para costos ocultos a largo plazo.

• Involucrar a proveedores de mayor calidad: busca proveedores con prácticas de riesgo maduras que puedan demostrar que tienen controles sólidos, procesos transparentes e historiales de entrega confiables. Evita proveedores, que carezcan de estos diferenciadores, ayuda a prevenir el riesgo.

¿Cómo pueden las organizaciones estructurar una RFP para identificar los riesgos potenciales a tiempo?

Es posible diseñar una RFP para que las respuestas identifiquen los riesgos potenciales. Pueden aparecer en tus suposiciones o en las capacidades de un proveedor.

A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Obtén aportes de las partes interesadas: involucra a los equipos afectados en tu proceso de diseño. Sus perspectivas pueden revelar vulnerabilidades y ayudarte a redactar una RFP que refleje el trabajo con precisión.

• Establece requisitos claros: aclara lo que necesitas en detalle para que los proveedores no puedan malinterpretar el alcance, los historiales o las expectativas. Pero sé eficiente. Una RFP que se ve demasiado engorrosa puede disuadir a los proveedores más fuertes.

• Solicita estudios de casos: pregunta a los proveedores sobre proyectos pasados que sean comparables en crecimiento y complejidad. Incluye preguntas sobre mitigación de riesgos y solicita ejemplos específicos.

• Obtén evidencia de controles: cobra los registros de seguridad de un proveedor, la verificación de seguros, las certificaciones, las prácticas de control de calidad o todo lo anterior. Si el trabajo involucra datos confidenciales (p. ej., datos permitidos por el consumidor) o áreas reguladas, escribe esas expectativas en la RFP y exige una prueba de desempeño.

• Da Condiciones contractuales por adelantado: comparte tus cláusulas contractuales orientadas al riesgo, como los límites de responsabilidad y las expectativas de nivel de servicio, antes de que comience la evaluación. Los proveedores adecuados aceptarán esas Condiciones.

¿Cómo pueden los equipos usar las respuestas RFP de los proveedores para predecir riesgos?

Una vez que llegan las propuestas, la tarea pasa de diseñar para mayor claridad a buscar señales. Cada respuesta del proveedor contiene pistas sobre dónde residen los riesgos.

El comité de evaluación RFP debe prestar atención a los elementos preocupantes de las respuestas de los proveedores, como los siguientes:

• Costo sospechosamente bajo: una propuesta con un precio demasiado bajo puede enmascarar atajos o una comprensión incompleta del trabajo. Seleccionar un proveedor solo por el costo suele dar lugar a problemas de calidad, plazos incumplidos o gastos que borran el ahorro inicial.

• Incoherencia en toda la propuesta: cuando las promesas suenan absolutas o pasan por alto áreas complicadas sin explicación, eso sugiere un perfil de riesgo más alto. Compara reclamos, números y descripciones.

• Experiencia fina o desigual: ¿este proveedor ha ejecutado proyectos similares para crecer? Una propuesta pulida no puede compensar la falta de experiencia.

• Imprecisión o insuficiencia: si una propuesta se apoya en un lenguaje impreciso o evita detalles, eso a menudo apunta a una brecha en funcionalidad o preparación. Busca respuestas directas y específicas que aborden tus requisitos.

• Falta de credenciales: las credenciales significan que un proveedor se sometió a una verificación legítima. Busca certificaciones actuales, auditorías independientes, cobertura de seguros, documentación sobre cumplimiento de la normativa e indicadores de análisis financieros y estabilidad.

• Planes de ejecución poco realistas: un calendario agresivo o un plan demasiado simplificado pueden indicar una subestimación, lo que se convierte en un riesgo en la fase de entrega para ti. Examina el historial, las dependencias y las suposiciones de cada proveedor.

¿Qué otras tácticas de gestión de riesgos pueden incorporar las empresas en los procesos de selección de proveedores?

Más allá del diseño RFP y las respuestas de los proveedores, puedes gestionar los riesgos si procesas la toma de decisiones. A continuación, te mostramos algunas formas más de detectar y comparar posibles debilidades:

• Define criterios de evaluación: si tu equipo no está de acuerdo sobre cómo deben juzgarse las propuestas, el proceso se vuelve desigual y más difícil de defender. Los criterios ambiguos alejan a los proveedores de adivinar qué es lo que importa, lo que conduce a respuestas inconsistentes y comparaciones desiguales.

• Comunícate bien con los proveedores: la comunicación lenta o dispersa crea confusión para los proveedores y evaluadores. Sé coherente con las actualizaciones y las respuestas de preguntas y respuestas, además, aclara los plazos de decisión.

• Evalúa el riesgo en tu cuadro de mando integral: utiliza un cuadro de mando integral de evaluación de propuestas que evalúe las capacidades y la exposición. Ten en cuenta el nivel de experiencia, los controles, Planes de mitigación de riesgos y la salud financiera. Un método de puntuación coherente te da un resumen comparativo de riesgos en todos los proveedores posibles.

• Haz tu diligencia debida: en la etapa final, pero antes del onboarding del proveedor, valida cada propuesta con llamadas de referencia, verificaciones de los registros públicos y confirmaciones de cualquier certificación. Este paso a menudo revela fortalezas o vulnerabilidades que las propuestas por sí solas no pueden mostrar.

¿Qué prácticas ayudan a las organizaciones a controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida de la RFP?

Debes gestionar los riesgos en el proceso RFP durante la planificación, la selección de proveedores y la colaboración que sigue. Mantenerte alerta durante todo el ciclo de vida puede minimizar las sorpresas.

A continuación, te explicamos cómo puedes controlar los riesgos:

• Prepárate adecuadamente: reúne a las personas apropiadas desde el principio para describir las necesidades, las limitaciones y las consideraciones de riesgo. El liderazgo en adquisiciones estratégicas y RFP es clave.

• Comunícate bien: utiliza etapas de preguntas y respuestas, sesiones informativas para los proveedores y reuniones de calibración interna a fin de asegurarte de que todos trabajen con la misma información durante el proceso RFP.

• Negocia con eficacia: una vez que hayas elegido un proveedor, usa las discusiones contractuales para cerrar las brechas que detectaste mientras revisabas. Aclara las funciones, requiere protecciones específicas y asegúrate de que las Condiciones relacionadas con el riesgo se ajusten al proyecto.

• Mantén la supervisión: trata la entrega como una continuación de la RFP. Haz chequeos periódicos y revisiones de rendimiento, también mantén un registro de riesgos actualizado.

• Ajustar a medida que cambian las condiciones: supervisa las nuevas regulaciones, el desarrollo de estándares o los cambios en el entorno del proveedor y revisa el plan cuando sea necesario.

• Evalúa después: si el proyecto esté terminado, examina qué funcionó y qué no. Aplica esa información a futuras RFP para fortalecer tu capacidad de detectar riesgos a tiempo.

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