คำขอข้อเสนอโครงการ (RFP) ช่วยให้ธุรกิจจำนวนมากค้นหาพันธมิตรด้านการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ แต่เช่นเดียวกับการทำงานร่วมกันทุกรูปแบบ การทำงานร่วมกันเหล่านี้ก็มาพร้อมกับความเสี่ยงเช่นกัน รวมถึงการควบคุมจากผู้ให้บริการที่อ่อนแอ ลำดับเวลาหรืองบประมาณที่ไม่สมจริง และช่องว่างในการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ซ่อนอยู่ ความเสี่ยงจากบุคคลที่สามอาจทําให้ธุรกิจต้องเสียค่าใช้จ่ายถึง 1 พันล้านดอลลาร์สหรัฐต่อเหตุการณ์ คุณต้องจัดการความเสี่ยงในการดำเนินการ RFP ทันทีที่คุณเริ่มกำหนดโครงการ และต้องทำเช่นนั้นตลอดทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต RFP

ทีมที่ใช้ RFP อย่างมีประสิทธิภาพจะประเมินความเสี่ยงโดยการรวมการประเมินความเสี่ยงของผู้ให้บริการไว้ในทุกขั้นตอนของการดำเนินการ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการจัดการความเสี่ยงในการดำเนินการ RFP อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการจัดโครงสร้าง RFP เพื่อลดความเสี่ยง และวิธีการระบุความเสี่ยงในการตอบสนองของผู้ให้บริการ

เนื้อหาหลักในบทความ

• คุณจะจัดการความเสี่ยงในการดำเนินการ RFP อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  
• องค์กรต่างๆ สามารถจัดโครงสร้าง RFP อย่างไรเพื่อให้สามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
  
• ทีมสามารถใช้การตอบสนอง RFP ของผู้ให้บริการเพื่อคาดการณ์ความเสี่ยงได้อย่างไร
  
• กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงอื่นใดที่ธุรกิจสามารถนํามาใช้ในขั้นตอนการเลือกผู้ให้บริการได้บ้าง
  
• องค์กรต่างๆ มีแนวทางปฏิบัติใดบ้างที่ช่วยให้สามารถควบคุมความเสี่ยงได้ตลอดวงจรชีวิต RFP
  
• Stripe Payments ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
  

คุณจะจัดการความเสี่ยงในการดำเนินการ RFP อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

การจัดการความเสี่ยงในการดำเนินการ RFP อย่างมีประสิทธิภาพ หมายถึงการเฝ้าระวังปัญหาที่อาจทำให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจไม่เป็นไปตามคาด (เช่น งบประมาณทางธุรกิจที่เกินกำหนด ผู้ให้บริการที่ไม่น่าเชื่อถือ การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด) และหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้น

การจัดการความเสี่ยงจะเริ่มต้นขึ้นเมื่อคุณเริ่มกําหนดข้อกําหนด และต่อเนื่องไปจนถึงวิธีที่ผู้ให้บริการตีความข้อกำหนดเหล่านั้น วิธีที่คุณประเมินการตอบสนองของผู้ให้บริการ วิธีการเขียนสัญญา และวิธีการดำเนินงานให้สำเร็จ การตัดสินใจเกี่ยวกับ RFP สามารถส่งผลต่อระบบโลจิสติกส์ ต้นทุน และความเสี่ยงขององค์กรได้เป็นเวลาหลายปี

การจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้

• การสร้างความชัดเจน: เขียน RFP ในลักษณะที่บังคับให้ทีมต่างๆ ต้องสื่อสารอย่างชัดเจนว่าทีมต้องการอะไร และคาดหวังว่างานจะดำเนินไปอย่างไร โครงสร้างนี้จะเผยให้เห็นช่องว่างและข้อจำกัดก่อนที่ตัดสินใจเลือก

• การอ่านการตอบสนองเกี่ยวกับความเสี่ยง: แก้ไขข้อกังวลเกี่ยวกับลําดับเวลา ความท้าทายทางเทคนิค และภาระผูกพันด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ปรากฏในการตอบสนองของผู้ให้บริการ การดำเนินการดังกล่าวก่อนทำสัญญาจะช่วยป้องกันไม่ให้ปัญหาเล็กๆ กลายเป็นปัญหาเชิงโครงสร้างได้

• การสอบถามโดยตรง: ทําให้ความเสี่ยงเป็นส่วนที่มองเห็นได้ชัดเจนในการประเมินผู้ให้บริการ เพื่อคัดกรองผู้ประมูลที่มีระดับการควบคุมต่ำหรือมีประสบการณ์จํากัด วิธีนี้จะช่วยให้ตรวจสอบข้อเสนอที่มีงบประมาณต่ำผิดปกติเพื่อหาค่าใช้จ่ายแอบแฝงในระยะยาวได้ง่ายขึ้น

• การดึงดูดผู้ให้บริการที่มีคุณภาพสูงขึ้น: มองหาผู้ให้บริการที่มีแนวทางการจัดการความเสี่ยงที่สมบูรณ์แบบซึ่งสามารถพิสูจน์ได้ว่าตนมีมาตรการควบคุมที่รัดกุม การดำเนินการที่โปร่งใส และประวัติการส่งมอบที่เชื่อถือได้ การหลีกเลี่ยงผู้ให้บริการที่ไม่มีความแตกต่างเหล่านี้จะช่วยป้องกันความเสี่ยงได้

องค์กรต่างๆ สามารถจัดโครงสร้าง RFP อย่างไรเพื่อให้สามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

คุณสามารถออกแบบ RFP ให้การตอบสนองที่ระบุถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งอาจปรากฏในสมมติฐานของคุณหรือฟังก์ชันของผู้ให้บริการ

ขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

• รับข้อมูลจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง: นําทีมที่ได้รับผลกระทบเข้าสู่ขั้นตอนการออกแบบของคุณ มุมมองของทีมเหล่านั้นสามารถเปิดเผยช่องโหว่และช่วยให้คุณเขียน RFP ที่สะท้อนถึงงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

• กําหนดข้อกําหนดที่ชัดเจน: อธิบายสิ่งที่คุณต้องการอย่างละเอียด เพื่อไม่ให้ผู้ให้บริการตีความขอบเขต ลำดับเวลา หรือความคาดหวังผิดพลาด แต่ต้องมีประสิทธิภาพ RFP ที่ดูยุ่งยากเกินไปอาจทำให้ผู้ให้บริการที่มีศักยภาพสูงที่สุดถอยหนีได้

• ขอตัวอย่างกรณีศึกษา: สอบถามผู้ให้บริการเกี่ยวกับโครงการที่ผ่านมาซึ่งมีขนาดและความซับซ้อนเทียบเคียงกันได้ รวมถึงคำถามเกี่ยวกับการลดความเสี่ยง และขอตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง

• ขอรับหลักฐานการควบคุม: เก็บรวบรวมบันทึกด้านความปลอดภัยของผู้ให้บริการ การตรวจสอบประกันภัย ใบรับรอง แนวทางการประกันคุณภาพ หรือเอกสารทั้งหมดข้างต้น หากงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน (เช่น ข้อมูลที่ผู้บริโภคอนุญาต) หรือพื้นที่ที่มีการควบคุม ให้บันทึกความคาดหวังเหล่านั้นลงใน RFP และขอหลักฐานการดําเนินงาน

• ระบุข้อกําหนดของสัญญาล่วงหน้า: แจ้งข้อกําหนดของสัญญาที่เน้นความเสี่ยง เช่น วงเงินความรับผิดและความคาดหวังด้านระดับการบริการ ก่อนที่จะเริ่มการประเมิน ผู้ให้บริการที่เหมาะสมจะยอมรับข้อกําหนดเหล่านั้น

ทีมสามารถใช้การตอบสนอง RFP ของผู้ให้บริการเพื่อคาดการณ์ความเสี่ยงได้อย่างไร

เมื่อได้รับข้อเสนอแล้ว งานจะเปลี่ยนจากการออกแบบเพื่อความชัดเจนไปสู่การค้นหาสัญญาณ ทุกการตอบสนองของผู้ให้บริการล้วนมีเบาะแสที่บ่งชี้ถึงความเสี่ยง

คณะกรรมการการประเมิน RFP ควรเฝ้าดูองค์ประกอบที่น่าเป็นห่วงในการตอบสนองของผู้ให้บริการ เช่น:

• ค่าใช้จ่ายต่ำอย่างน่าสงสัย: ข้อเสนอที่มีราคาต่ำอย่างโดดเด่นอาจซ่อนทางลัดหรือการทําความเข้าใจงานที่ไม่ครบถ้วน การคัดเลือกผู้ให้บริการโดยใช้ค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวมักจะนําไปสู่ปัญหาด้านคุณภาพ การพลาดวันครบกําหนด หรือการใช้จ่ายที่ลบการประหยัดในตอนแรก

• ความไม่สอดคล้องกันในข้อเสนอ: เมื่อสัญญาฟังดูสมบูรณ์แบบหรือคลุมเครือในด้านที่ซับซ้อนโดยไม่มีคําอธิบาย นั่นบ่งบอกถึงโปรไฟล์ความเสี่ยงที่สูงขึ้น ให้ตรวจสอบการเคลม ตัวเลข และคําอธิบาย

• ประสบการณ์ที่น้อยหรือไม่ตรงกัน: ผู้ให้บริการรายนี้ได้ดำเนินโครงการที่คล้ายคลึงกันในขนาดที่คุณต้องการมาก่อนหรือไม่ ข้อเสนอที่ดูดีเพียงอย่างเดียวไม่สามารถชดเชยการขาดประสบการณ์ได้

• ความคลุมเครือหรือความไม่ครบถ้วน: เมื่อข้อเสนอใช้ภาษาคลุมเครือหรือหลีกเลี่ยงรายละเอียด นั่นมักจะบ่งชี้ถึงช่องว่างในฟังก์ชันหรือการเตรียมการ ให้มองหาคำตอบที่ตรงไปตรงมาและเฉพาะเจาะจงซึ่งตอบสนองกับความต้องการของคุณ

• ไม่มีข้อมูลประจําตัว: ข้อมูลประจําตัวหมายความว่าผู้ให้บริการผ่านการตรวจสอบอย่างถูกต้องตามกฎหมายแล้ว ค้นหาใบรับรองปัจจุบัน การตรวจสอบโดยอิสระ ความคุ้มครองประกันภัย เอกสารประกอบการปฏิบัติตามข้อกําหนด รวมถึงการวิเคราะห์ทางการเงิน และตัวบ่งชี้ด้านความมั่นคง

• แพ็กเกจการดําเนินการที่ไม่สมจริง: กําหนดการที่เข้มงวดหรือแผนที่เรียบง่ายเกินไปอาจส่งสัญญาณถึงการประเมินต่ำเกินไป ซึ่งจะกลายเป็นความเสี่ยงในขั้นตอนการส่งมอบสำหรับคุณ ให้ตรวจสอบลำดับเวลา การพึ่งพา และสมมติฐานของแต่ละผู้ให้บริการอย่างละเอียด

กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงอื่นใดที่ธุรกิจสามารถนํามาใช้ในขั้นตอนการเลือกผู้ให้บริการได้บ้าง

นอกเหนือจากการออกแบบ RFP และการตอบสนองจากผู้ให้บริการแล้ว คุณยังสามารถจัดการความเสี่ยงในขั้นตอนการตัดสินใจได้อีกด้วย ต่อไปนี้เป็นอีกหลายวิธีในการระบุและเปรียบเทียบจุดอ่อนที่อาจเกิดขึ้น:

• กําหนดเกณฑ์การประเมิน: หากทีมของคุณไม่เห็นด้วยกันเกี่ยวกับวิธีการพิจารณาข้อเสนอ การดำเนินการก็จะขาดความเป็นธรรมและยากต่อการชี้แจงแก้ตัวมากขึ้น เกณฑ์ที่ไม่ชัดเจนส่งผลให้ผู้ให้บริการต้องคาดเดาว่าสิ่งใดสำคัญ ซึ่งนำไปสู่การตอบสนองที่ไม่สอดคล้องกันและการเปรียบเทียบที่ไม่เท่าเทียมกัน

• สื่อสารกับผู้ให้บริการได้ดี: การสื่อสารที่ล่าช้าหรือไม่เป็นระบบจะสร้างความสับสนให้กับผู้ให้บริการและผู้ประเมิน อัปเดตข้อมูลและตอบคำถามอย่างสม่ำเสมอ และชี้แจงลำดับเวลาในการตัดสินใจให้ชัดเจน

• ชั่งน้ำหนักความเสี่ยงในบัตรบันทึกคะแนนของคุณ: ใช้บัตรบันทึกคะแนนการประเมินข้อเสนอที่จะประเมินฟังก์ชันและความเสี่ยง พิจารณาระดับประสบการณ์ การควบคุม แพ็กเกจการลดความเสี่ยง และสถานะทางการเงิน วิธีการให้คะแนนที่สอดคล้องกันจะให้คุณได้ข้อมูลสรุปความเสี่ยงเชิงเปรียบเทียบจากผู้ให้บริการทุกรายที่เป็นไปได้

• ดําเนินการตรวจสอบข้อมูล: ในขั้นตอนการคัดเลือกขั้นสุดท้าย แต่ก่อนกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้ให้บริการ ให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อเสนอแต่ละรายการโดยการเรียกใช้ข้อมูลอ้างอิง ตรวจสอบบันทึกสาธารณะ และยืนยันใบรับรองต่างๆ ขั้นตอนนี้มักจะเผยให้เห็นจุดแข็งหรือช่องโหว่ที่ข้อเสนอเพียงอย่างเดียวไม่สามารถแสดงให้เห็นได้

องค์กรต่างๆ มีแนวทางปฏิบัติใดบ้างที่ช่วยให้สามารถควบคุมความเสี่ยงได้ตลอดวงจรชีวิต RFP

คุณต้องจัดการความเสี่ยงในการดำเนินการ RFP ระหว่างการวางแผน การคัดเลือกผู้ให้บริการ และการทํางานร่วมกันที่ตามมา การเฝ้าระวังตลอดวงจรชีวิตสามารถลดความเหตุการณ์ไม่คาดฝันได้

วิธีที่คุณสามารถควบคุมความเสี่ยงได้มีดังนี้

• เตรียมความพร้อมอย่างเหมาะสม: รวบรวมบุคลากรที่เหมาะสมไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อระบุความต้องการ ข้อจํากัด และข้อควรพิจารณาด้านความเสี่ยง ความเป็นผู้นําด้านการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์และ RFP เป็นกุญแจสําคัญ

• สื่อสารได้ดี: ใช้ขั้นตอนการถามตอบ การบรรยายสรุปจากผู้ให้บริการ และการประชุมปรับเทียบภายใน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานจากข้อมูลเดียวกันระหว่างการดำเนินการ RFP

• เจรจาต่อรองอย่างมีประสิทธิภาพ: เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการแล้ว ให้ใช้การหารือเกี่ยวกับสัญญาเพื่อปิดช่องว่างที่คุณพบในระหว่างการตรวจสอบ ชี้แจงบทบาท กําหนดการป้องกันเฉพาะ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงสอดคล้องกับโครงการ

• รักษาการกำกับดูแล: ให้ถือว่าการส่งมอบเป็นความต่อเนื่องจาก RFP ทำการตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงจัดทำทะเบียนความเสี่ยงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

• ปรับตามการเปลี่ยนแปลงของเงื่อนไข: ติดตามระเบียบข้อบังคับใหม่ มาตรฐานที่กำลังพัฒนา หรือการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมของผู้ให้บริการ และทบทวนแผนเมื่อจำเป็น

• ประเมินผลภายหลัง: เมื่อโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ให้ตรวจสอบสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล นำข้อมูลเชิงลึกนั้นมาประยุกต์ใช้กับ RFP ในอนาคต เพื่อเสริมสร้างความสามารถของคุณในการตรวจจับความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ

Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลก สามารถรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• ** เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ:** สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วยอินเตอร์เฟซผู้ใช้ (UI) การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบให้ตรงกลุ่ม ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายได้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและฟังก์ชันขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีประวัติระยะเวลาให้บริการสูง โดยแทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือสูงเป็นระดับแนวหน้าของอุตสาหกรรม

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถขับเคลื่อนการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้