Las solicitudes de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) ayudan a muchas empresas a encontrar socios de adquisiciones eficaces, pero, como ocurre con todas las colaboraciones, conllevan riesgos, incluidos controles deficientes de los proveedores, plazos o presupuestos poco realistas y brechas ocultas en el cumplimiento de la normativa. Los riesgos de terceros pueden costar a las empresas hasta 1000 millones de dólares por incidente. Debes gestionar los riesgos en los procesos de las RFP tan pronto como comiences a definir el proyecto y hacerlo en cada etapa del ciclo de vida de las RFP.

Los equipos que utilizan las RFP evalúan los riesgos de manera efectiva incorporando la evaluación de riesgos de los proveedores en cada paso del proceso. A continuación, explicaremos cómo gestionar los riesgos en los procesos RFP de manera efectiva, cómo estructurar tus RFP para reducir el riesgo y cómo identificar los riesgos en las respuestas de los proveedores.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cómo puedes gestionar los riesgos en el proceso de las RFP con eficacia?
  
• ¿Cómo pueden las organizaciones estructurar una RFP para identificar los riesgos potenciales de forma temprana?
  
• ¿Cómo pueden los equipos usar las respuestas a las RFP de los proveedores para predecir los riesgos?
  
• ¿Qué otras tácticas de gestión de riesgos pueden incorporar las empresas a los procesos de selección de proveedores?
  
• ¿Qué prácticas ayudan a las organizaciones a controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida de la RFP?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Payments?
  

¿Cómo puedes gestionar los riesgos en el proceso de las RFP con eficacia?

Gestionar eficazmente los riesgos del proceso RFP implica vigilar los problemas que puedan hacer fracasar los resultados de la empresa (por ejemplo, exceder los presupuestos de la empresa, proveedores poco fiables, incumplimiento de la normativa) y evitarlos.

La gestión de riesgos comienza cuando estableces requisitos y continúa a través de cómo los proveedores interpretan esos requisitos, cómo evalúas sus respuestas, cómo se redacta el contrato y cómo se realiza el trabajo. Las decisiones RFP pueden dar forma a la logística, a los costes y a la exposición de una organización durante años.

La gestión eficaz de los riesgos implica:

• Construye con claridad: redacta la RFP de manera que obligue a los equipos a articular lo que necesitan y cómo esperan que se desarrolle el trabajo. Esta estructura revela brechas y restricciones antes de que las opciones se bloqueen.

• Lee las respuestas ante los riesgos: aborda las preocupaciones de cronograma, los desafíos técnicos y las obligaciones del cumplimiento de la normativa que aparecen en las respuestas de los proveedores. Hacerlo antes de la contratación evita que los pequeños problemas se conviertan en problemas estructurales.

• Pregunta directamente: haz que el riesgo sea una parte visible de la evaluación de los proveedores para filtrar a los candidatos con controles débiles o experiencia limitada. Esto facilita el escrutinio de propuestas con presupuestos inusualmente bajos y costes ocultos a largo plazo.

• Involucra a proveedores de mayor calidad: busca proveedores con prácticas de riesgo maduras que puedan demostrar que tienen controles sólidos, procesos transparentes e historiales de entrega fiables. Evitar proveedores que carezcan de estos elementos diferenciadores ayuda a prevenir el riesgo.

¿Cómo pueden las organizaciones estructurar una RFP para identificar los riesgos potenciales desde el principio?

Es posible diseñar una RFP para que las respuestas identifiquen los riesgos potenciales. Pueden aparecer en tus suposiciones o en las capacidades de un proveedor.

A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Obtén la opinión de las partes interesadas: introduce a los equipos afectados en tu proceso de diseño. Sus perspectivas pueden revelar vulnerabilidades y ayudarte a redactar una RFP que refleje el trabajo con precisión.

• Establece requisitos claros: aclara lo que necesitas en detalle para que los proveedores no puedan malinterpretar el alcance, los plazos o las expectativas. Pero sé eficiente. Una RFP que parezca demasiado complicada puede disuadir a los proveedores más fuertes.

• Peticiones de estudios de casos: pregunta a los proveedores sobre proyectos anteriores que sean comparables en escala y complejidad. Incluye preguntas sobre mitigación de riesgos y pide ejemplos específicos.

• Obtén pruebas de los controles: obtén los registros de seguridad, la verificación de seguros, las certificaciones, las prácticas de garantía de calidad o todo lo anterior de un proveedor. Si el trabajo afecta a datos confidenciales (p. ej., datos autorizados por el consumidor) o áreas reguladas, escribe esas expectativas en la RFP y exige una prueba de desempeño.

• Ofrece condiciones contractuales por adelantado: comparte tus cláusulas contractuales en relación con el riesgo, como los límites de responsabilidad y las expectativas de nivel de servicio, antes de que comience la evaluación. Los proveedores adecuados aceptarán esas condiciones.

¿Cómo pueden los equipos usar las respuestas a las RFP de los proveedores para predecir los riesgos?

Una vez que llegan las propuestas, la tarea pasa de diseñar para obtener una mayor claridad a buscar señales. Cada respuesta del proveedor contiene pistas sobre dónde se encuentran los riesgos.

El comité de evaluación de la RFP debe estar atento a elementos preocupantes en las respuestas de los proveedores, como los siguientes:

• Coste sospechosamente bajo: una propuesta con un precio sorprendentemente bajo puede ocultar atajos o una comprensión incompleta del trabajo. Seleccionar un proveedor solo por el coste suele dar lugar a problemas de calidad, incumplimiento de plazos o gastos que acaban con el ahorro inicial.

• Inconsistencia en toda la propuesta: cuando las promesas suenan absolutas o pasan por alto áreas complicadas sin explicación, eso sugiere un perfil de riesgo más alto. Compara las afirmaciones, los números y las descripciones.

• Experiencia escasa o incompatible: ¿Este proveedor ha ejecutado proyectos similares al nivel que necesitas? Una propuesta pulida no puede compensar la falta de experiencia.

• Vaguedad o insuficiencia: cuando una propuesta se apoya en un lenguaje vago o evita detalles, eso a menudo apunta a una brecha en funcionalidad o preparación. Busca respuestas directas y específicas que aborden tus requisitos.

• Falta de credenciales: las credenciales significan que un proveedor se ha sometido a una verificación de antecedentes legítima. Busca certificaciones actuales, auditorías independientes, cobertura de seguros, documentación sobre cumplimiento de la normativa e indicadores de análisis financiero y estabilidad.

• Planes de ejecución poco realistas: un calendario agresivo o un plan demasiado simplificado pueden indicar una subestimación, lo que se convierte en un riesgo en la fase de entrega para ti. Examina el cronograma, las dependencias y las suposiciones de cada proveedor.

¿Qué otras tácticas de gestión de riesgos pueden incorporar las empresas a los procesos de selección de proveedores?

Más allá del diseño RFP y de las respuestas de los proveedores, puedes gestionar los riesgos en el proceso de toma de decisiones. Estas son algunas formas más de detectar y comparar posibles puntos débiles:

• Define los criterios de evaluación: si tu equipo no está de acuerdo sobre cómo deben juzgarse las propuestas, el proceso se vuelve desigual y más difícil de defender. Criterios ambiguos pueden llevar a los proveedores a adivinar qué es lo que importa, lo que conduce a respuestas incoherentes y comparaciones desiguales.

• Comunícate bien con los proveedores: la comunicación lenta o dispersa crea confusión para los proveedores y evaluadores. Sé coherente con las actualizaciones y las respuestas de la fase de preguntas y respuestas y aclara los plazos de decisión.

• Sopesa el riesgo en tu sistema de puntuación: utiliza un sistema de evaluación de propuestas que evalúe las funcionalidades y la exposición. Ten en cuenta el nivel de experiencia, los controles, planes de mitigación de riesgos y la salud financiera. Un método de puntuación coherente te da un resumen comparativo de riesgos para todos los posibles proveedores.

• Diligencia debida: en la etapa final, pero antes del onboarding del proveedor, valida cada propuesta haciendo llamadas de referencia, comprobando los registros públicos y confirmando cualquier certificación. Este paso a menudo revela fortalezas o vulnerabilidades que las propuestas por sí solas no pueden mostrar.

¿Qué prácticas ayudan a las organizaciones a controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida de la RFP?

Debes gestionar los riesgos al procesar la RFP durante la planificación, la selección de proveedores y la colaboración posterior. Mantenerte alerta durante todo el ciclo de vida puede minimizar las sorpresas.

Así es como puedes controlar los riesgos:

• Prepárate adecuadamente: reúne a las personas adecuadas desde el principio para describir las necesidades, limitaciones y consideraciones de riesgo. El liderazgo en adquisiciones estratégicas y RFP es clave.

• Comunícate bien: utiliza etapas de preguntas y respuestas, reuniones informativas con los proveedores y reuniones internas de calibración para garantizar que todos trabajen con la misma información durante el proceso de la RFP.

• Negocia de manera efectiva: una vez que hayas elegido un proveedor, utiliza las discusiones contractuales para cerrar las brechas que detectaste durante la revisión. Aclara las funciones, solicita protecciones específicas y asegúrate de que las condiciones relacionadas con el riesgo se ajusten al proyecto.

• Mantén la supervisión: trata la entrega como una continuación de la RFP. Haz chequeos y revisiones de rendimiento periódicas y mantén un registro de riesgos actualizado.

• Haz ajustes a medida que cambian las condiciones: supervisa las nuevas regulaciones, el desarrollo de estándares o los cambios en el entorno del proveedor y revisa el plan cuando sea necesario.

• Evalúa después: cuando el proyecto esté terminado, examina lo que ha funcionado y lo que no. Aplica esa información a las futuras RFP para fortalecer tu capacidad de detectar riesgos desde el principio.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments proporciona una solución de pagos unificada e internacional que ayuda a cualquier empresa, desde startups en expansión hasta empresas internacionales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimizar la experiencia de tu proceso de compra: crea una experiencia de cliente sin fricciones y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario (IU) de pago preconstruidas, acceso a más de 125 métodos de pago y Link, un monedero creado por Stripe.

• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones de pago internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales online y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas de pagos configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Muévete más rápido con una plataforma flexible y fiable para el crecimiento: construye sobre una plataforma diseñada para escalar contigo, con un tiempo de actividad del 99,999 % y una fiabilidad líder en el sector.

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede ayudarte a aceptar pagos por Internet y en persona o crea una cuenta hoy mismo.