Les appels d’offres aident de nombreuses entreprises à trouver des partenaires d’approvisionnement efficaces. Mais comme toute collaboration, ils comportent des risques, notamment un contrôle insuffisant des fournisseurs, des délais ou des budgets irréalistes et des lacunes cachées en matière de conformité. Les risques liés aux tiers peuvent coûter aux entreprises jusqu’à 1 milliard de dollars par incident. Vous devez gérer les risques liés aux processus d’appel d’offres dès que vous commencez à définir le projet et ce, à chaque étape du cycle de vie de l’appel d’offres.

Les équipes qui utilisent efficacement les appels d’offres évaluent les risques en intégrant l’évaluation des risques liés aux fournisseurs à chaque étape du processus. Vous trouverez ci-dessous des explications sur la manière de gérer efficacement les risques dans les processus d’appel d’offres, de structurer vos appels d’offres pour atténuer les risques et d’identifier les risques dans les réponses des fournisseurs.

Contenu de cet article

• Comment gérer efficacement les risques dans le processus d’appel d’offres?
  
• Comment les organisations peuvent-elles structurer un appel d’offres pour identifier rapidement les risques potentiels?
  
• Comment les équipes peuvent-elles utiliser les réponses des fournisseurs aux appels d’offres pour prévoir les risques?
  
• Quelles autres stratégies de gestion des risques les entreprises peuvent-elles intégrer dans leurs processus de sélection des fournisseurs?
  
• Quelles pratiques aident les organisations à contrôler les risques tout au long du cycle de vie d’un appel d’offres?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Comment gérer efficacement les risques dans le processus d’appel d’offres?

Pour gérer efficacement les risques dans le processus d’appel d’offres, il faut surveiller les problèmes susceptibles de compromettre les résultats commerciaux (par exemple, dépassement des budgets commerciaux, fournisseurs peu fiables, manquements à la conformité) et les éviter.

La gestion des risques commence dès que vous définissez vos exigences et se poursuit à travers la manière dont les fournisseurs interprètent ces exigences, la manière dont vous évaluez leurs réponses, la manière dont le contrat est rédigé et la manière dont le travail est effectué. Les décisions prises dans le cadre d’un appel d’offres peuvent influencer la logistique, les coûts et l’exposition d’une organisation pendant des années.

Une gestion efficace des risques implique de :

• Clarifier les choses : rédigez l’appel d’offres de manière à obliger les équipes à exprimer clairement leurs besoins et leurs attentes quant au déroulement des travaux. Cette structure permet de mettre en évidence les lacunes et les contraintes avant que les choix ne soient définitifs.

• Analyser des réponses relatives aux risques : traitez les préoccupations liées au calendrier, aux défis techniques et aux obligations de conformité qui s’affichent dans les réponses des fournisseurs. En procédant ainsi avant la signature du contrat, vous éviterez que de petits problèmes ne se transforment en problèmes structurels.

• Demander directement : intégrez le risque dans l’évaluation des fournisseurs pour écarter ceux dont les contrôles sont insuffisants ou l’expérience limitée. Cela permet d’examiner plus facilement les propositions dont le budget est anormalement bas afin de détecter d’éventuels coûts cachés à long terme.

• Faire appel à des fournisseurs de meilleure qualité : recherchez des fournisseurs ayant des pratiques matures en matière de gestion des risques, capables de prouver qu’ils disposent de contrôles rigoureux, de processus transparents et d’un historique de livraison fiable. Éviter les fournisseurs qui ne présentent pas ces caractéristiques distinctives permet de prévenir les risques.

Comment les organisations peuvent-elles structurer un appel d’offres pour identifier rapidement les risques potentiels?

Il est possible de concevoir un appel d’offres de manière à ce que les réponses identifient les risques potentiels. Ceux-ci peuvent s’afficher dans vos hypothèses ou dans les capacités d’un fournisseur.

Voici comment procéder :

• Recueillir les commentaires des parties prenantes : impliquez les équipes concernées dans votre processus de conception. Leurs points de vue peuvent révéler des vulnérabilités et vous aider à rédiger un appel d’offres qui reflète fidèlement le travail à accomplir.

• Définir des exigences claires : précisez en détail ce dont vous avez besoin afin que les fournisseurs ne puissent pas mal interpréter la portée, les délais ou les attentes. Mais soyez efficace. Un appel d’offres trop contraignant peut dissuader les meilleurs fournisseurs.

• Demander des études de cas : interrogez les fournisseurs sur leurs projets passés comparables en termes d’échelle et de complexité. Posez des questions sur l’atténuation des risques et demandez des exemples précis.

• Obtenir des preuves des contrôles effectués : recueillez les dossiers de sécurité, les attestations d’assurance, les certifications, les pratiques d’assurance qualité ou tous ces éléments à la fois du fournisseur. Si le travail concerne des données sensibles (par exemple, les données autorisées par les consommateurs) ou des domaines réglementés, inscrivez ces attentes dans l’appel d’offres et exigez des preuves de performance.

• Communiquer les conditions contractuelles dès le départ : partagez vos clauses contractuelles axées sur les risques, telles que les limites de responsabilité et les attentes en matière de niveau de service, avant le début de l’évaluation. Les bons fournisseurs accepteront ces conditions.

Comment les équipes peuvent-elles utiliser les réponses des fournisseurs aux appels d’offres pour prévoir les risques?

Une fois les propositions reçues, la tâche passe de la conception pour plus de clarté à la recherche d’indices. Chaque réponse des fournisseurs contient des indices sur l’emplacement des risques.

Le comité d’évaluation des appels d’offres doit être attentif aux éléments préoccupants dans les réponses des fournisseurs, tels que :

• Coût étrangement bas : une proposition dont le prix est particulièrement bas peut masquer des raccourcis ou une compréhension incomplète du travail. Le choix d’un fournisseur uniquement sur la base du coût entraîne souvent des problèmes de qualité, des délais non respectés ou des dépenses qui annulent les économies initiales.

• Incohérence dans la proposition : lorsque les promesses semblent absolues ou passent sous silence des aspects complexes sans fournir d’explications, cela suggère un profil de risque plus élevé. Vérifiez les affirmations, les chiffres et les descriptions.

• Expérience insuffisante ou inadaptée : ce fournisseur a-t-il déjà réalisé des projets similaires à l’échelle dont vous avez besoin? Une proposition soignée ne peut compenser un manque d’expérience.

• Imprécision ou incomplétude : lorsqu’une proposition utilise un langage vague ou évite les détails, cela indique souvent un manque de compétences ou de préparation. Recherchez des réponses directes et particulières qui répondent à vos exigences.

• Absence de références : les références signifient qu’un fournisseur a fait l’objet d’une vérification légitime. Recherchez les certifications en cours de validité, les audits indépendants, la couverture d’assurance, les documents de conformité, ainsi que les analyses financières et les indicateurs de stabilité.

• Plans d’exécution irréalistes : un calendrier trop ambitieux ou un plan trop simplifié peut être le signe d’une sous-estimation, ce qui représente un risque pour vous lors de la phase de livraison. Examinez le calendrier, les dépendances et les hypothèses de chaque fournisseur.

Quelles autres stratégies de gestion des risques les entreprises peuvent-elles intégrer dans leurs processus de sélection des fournisseurs?

Au-delà de la conception de l’appel d’offres et des réponses des fournisseurs, vous pouvez gérer les risques dans le processus décisionnel. Voici quelques autres moyens de repérer et de comparer les faiblesses potentielles :

• Définir les critères d’évaluation : si votre équipe ne s’accorde pas sur la manière dont les propositions doivent être évaluées, le processus devient inégal et plus difficile à défendre. Des critères ambigus poussent les fournisseurs à deviner ce qui importe, ce qui conduit à des réponses incohérentes et à des comparaisons inégales.

• Communiquer efficacement avec les fournisseurs : une communication lente ou dispersée crée de la confusion chez les fournisseurs et les évaluateurs. Soyez cohérent dans vos mises à jour et vos réponses aux questions, et clarifiez les délais de décision.

• Évaluer les risques dans votre tableau de bord : utilisez un tableau de bord d’évaluation des propositions qui évalue les capacités et l’exposition. Tenez compte du niveau d’expérience, des contrôles, des plans d’atténuation des risques et de la santé financière. Une méthode de notation cohérente vous permet d’obtenir un résumé comparatif des risques pour tous les fournisseurs potentiels.

• Faire la vérification préalable : au stade de la sélection finale, mais avant l’inscription du fournisseur, validez chaque proposition en effectuant des appels de référence, en vérifiant les registres publics et en confirmant les certifications. Cette étape révèle souvent des points forts ou des vulnérabilités que les propositions seules ne peuvent pas montrer.

Quelles pratiques aident les organisations à contrôler les risques tout au long du cycle de vie d’un appel d’offres?

Vous devez gérer les risques liés au processus d’appel d’offres pendant la planification, la sélection des fournisseurs et la collaboration qui s’ensuit. En restant vigilant tout au long du cycle de vie, vous pouvez minimiser les surprises.

Voici comment vous pouvez contrôler les risques :

• Se préparer correctement : rassemblez dès le début les bonnes personnes afin de définir les besoins, les contraintes et les risques à prendre en compte. Le leadership en matière d’approvisionnement stratégique et d’appels d’offres est essentiel.

• Communiquer efficacement : utilisez les phases de questions-réponses, les réunions d’information des fournisseurs et les réunions d’harmonisation internes pour vous assurer que tout le monde travaille à partir des mêmes informations pendant le processus d’appel d’offres.

• Négocier efficacement : une fois que vous avez choisi un fournisseur, profitez des discussions contractuelles pour combler les lacunes que vous avez repérées lors de la vérification. Clarifiez les rôles, exigez des protections particulières et assurez-vous que les conditions liées aux risques sont adaptées au projet.

• Maintenir la supervision : considérez la livraison comme une continuation de l’appel d’offres. Effectuez régulièrement des vérifications et des évaluations de performance, et tenez à jour un registre des risques.

• S’adapter aux changements de conditions : surveillez les nouvelles réglementations, l’évolution des normes ou les changements dans l’environnement du fournisseur, et revoyez le plan si nécessaire.

• Évaluer après : une fois le projet terminé, examinez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Appliquez ces enseignements aux futurs appels d’offres afin de renforcer votre capacité à détecter les risques à un stade précoce.

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