Empresas na Alemanha que pagam seus impostos com atraso podem esperar receber uma multa aplicada pelo órgão tributário. Essas multas são chamadas de penalidades por atraso de pagamento. Este artigo explica exatamente o que é uma multa por atraso, como o órgão tributário a calcula e os motivos mais comuns para sua cobrança. Também mostramos em quais circunstâncias uma multa por atraso pode ser cancelada e como a automação da contabilidade pode ajudar as empresas na Alemanha a evitar essas penalidades.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma multa por pagamento atrasado?
  
• Como as autoridades tributárias calculam as penalidades por atraso no pagamento?
  
• Motivos comuns para multas por atraso no pagamento
  
• Quando uma multa por pagamento atrasado pode ser cancelada?
  
• Como processos automatizados podem proteger você contra multas por pagamento atrasado
  

O que é uma multa por pagamento atrasado?

A multa por atraso é uma penalidade que empresas na Alemanha devem pagar quando não quitam, dentro do prazo, os valores devidos ao órgão tributário. Ela é aplicada quando um imposto, tarifa ou contribuição para a seguridade social não é pago ou é pago com atraso. A multa por atraso pode incidir tanto sobre pagamentos mensais quanto anuais. O ponto central é que o órgão tributário só aplicará a penalidade se o valor declarado não for pago até o prazo estabelecido.

O objetivo principal da multa por atraso é cobrir os custos administrativos que o órgão tributário assume quando um pagamento não é realizado no prazo. Ela também compensa o órgão pelo tempo gasto cobrando tributos que não foram recebidos pontualmente. A multa por atraso só pode ser aplicada por entidades do governo federal, como o órgão tributário, e não por organizações privadas ou por terceiros.

A base jurídica para a multa por atraso é o § 240 do Código Fiscal Alemão (Abgabenordnung, ou AO). Esse dispositivo também define o valor da penalidade, que deve ser paga além do imposto original em atraso.

Penalidades por pagamento atrasado X tarifas por pagamento atrasado

Ao contrário da multa por atraso, a tarifa por atraso de pagamento (às vezes chamada também de taxa de cobrança) pode ser cobrada por empresas privadas ou instituições públicas quando uma fatura não é paga no prazo. As tarifas por atraso podem ser aplicadas a qualquer tipo de pagamento, não apenas a impostos. Elas servem para cobrir custos de materiais e envio de lembretes de pagamento, além de despesas com devolução de débitos (estornos) ou serviços de rastreamento de endereço.

Como as autoridades tributárias calculam as penalidades por atraso no pagamento?

O processo de cálculo das multas por atraso é definido legalmente no § 240.1 da AO. Assim que um prazo de pagamento é ultrapasso, aplica-se uma penalidade de 1% do valor do imposto pendente para cada mês de atraso. Essa regra garante que a multa seja calculada automaticamente, sem que o órgão tributário precise realizar uma análise adicional.

Exemplo: cálculo de uma multa por pagamento atrasado

Uma empresa deve € 1.200 em impostos atrasados. Esse valor era inicialmente devido em 5 de setembro, mas só foi pago em 10 de outubro, o que significa que uma multa de 1% de € 1.200 é cobrada no primeiro mês de inadimplência. Nesse caso, a multa por pagamento atrasado é de € 12.

É importante observar que a multa por atraso é calculada apenas para meses que já tenham começado. Isso significa que estar alguns dias atrasado dentro de um mês resulta na mesma penalidade que, por exemplo, estar duas semanas atrasado naquele mês, o único fator decisivo é se um novo mês teve início. Se o pagamento ainda não tiver sido recebido no mês seguinte, será aplicada uma penalidade adicional de 1%. No exemplo acima, pagar com dois meses de atraso, em novembro, resultaria em uma multa total de € 24.

A multa por atraso, portanto, aumenta a cada mês em que o pagamento permanece vencido, até que o valor total devido, incluindo todas as penalidades, seja liquidado.

Arredondando o imposto para baixo

Quando uma multa por pagamento atrasado está sendo calculada, o tributo devido é arredondado para baixo para o próximo valor divisível por 50'. Um pagamento de € 1.070, por exemplo, é arredondado para baixo para € 1.050 para facilitar o cálculo. A penalidade é então aplicada ao valor arredondado. Nesse caso, a multa mensal por atraso no pagamento seria de € 10,50.

Período de carência

O órgão tributário concede aos contribuintes um período de carência de três dias antes de cobrar uma multa por pagamento atrasado. Esse período de carência é concedido a todos os contribuintes que usam pagamentos eletrônicos, wire transfers, ou débito automático para pagar seus impostos. Já contribuintes que pagam com cheque não têm o período de carência (veja o § 240.3 da AO).

Exemplo: período de carência por multa por pagamento atrasado

Os impostos devem ser pagos até 10 de maio. O órgão tributário concede um período de carência até 13 de maio. Se o dia 13 de maio cair em um fim de semana ou feriado público, o fim do período de carência é o próximo dia útil. A multa por pagamento atrasado só será cobrada após o fim desse período.

Motivos comuns para multas por atraso no pagamento

Existem várias razões pelas quais o órgão tributário pode aplicar uma multa por atraso no pagamento. Abaixo estão alguns exemplos típicos.

Declarações atrasadas do IVA

Um motivo comum para atrasos no pagamento é não enviar a declaração de IVA dentro do prazo. Se uma empresa envia sua declaração tarde demais, o valor de IVA devido também será pago com atraso. Isso normalmente resulta em uma multa por atraso. Empresas que perdem o prazo de entrega ou enviam a declaração tarde demais correm o risco não apenas de receber uma multa por atraso, mas também de incorrer em possíveis juros de mora padrão e custos administrativos adicionais.

Erros de pagamento

Erros nos pagamentos também podem gerar multas por atraso. Entre os erros mais comuns estão inserir dados bancários incorretos, pagar acidentalmente um valor menor do que o devido ou enfrentar problemas técnicos durante o processo de pagamento. Mesmo que a empresa, em princípio, tenha tentado pagar o que deve, esse tipo de falha pode fazer com que o pagamento seja classificado como atrasado e que a multa seja aplicada da mesma forma.

Atrasos causados por formas de pagamento

Algumas formas de pagamento estão, por natureza, mais sujeitas a atrasos. Pagamentos por cheque, por exemplo, levam mais tempo para serem processados, o que significa que os valores devidos nem sempre chegam ao órgão tributário dentro do prazo. O órgão tributário só considera que um pagamento foi realizado quando o dinheiro é efetivamente creditado em sua conta.

Problemas de liquidez

Em alguns casos, as empresas querem pagar os impostos devidos, mas não conseguem fazê-lo antes do prazo por falta de liquidez. Quando isso ocorre, a empresa acaba incorrendo na multa por atraso porque precisa priorizar outros pagamentos, e não por ter cometido um erro acidental.

Causas organizacionais e processuais

Além dos motivos comuns mencionados acima, multas por atraso também podem ser resultado de fatores organizacionais internos. Isso inclui indefinições sobre responsabilidades dentro da equipe financeira ou da falta de controles no processo de pagamento, o que faz com que prazos sejam ignorados ou ordens de pagamento não sejam aprovadas a tempo. Mudanças em sistemas de contabilidade ou a adoção de novos softwares também podem causar atrasos temporários, especialmente quando os fluxos de trabalho ainda não estão totalmente definidos. Da mesma forma, falhas de comunicação entre a empresa e seus assessores fiscais podem levar ao envio de valores incorretos ou a pagamentos realizados com atraso. Esses tipos de obstáculos internos podem, em muitos casos, ser evitados com processos bem definidos e responsabilidades transparentes.

Quando uma multa por pagamento atrasado pode ser cancelada?

Em determinados casos especiais, o órgão tributário pode cancelar, compensar ou reembolsar multas por atraso, total ou parcialmente. O § 227 da AO estabelece que as penalidades devem ser “repassadas” (canceladas) quando a sua cobrança for considerada irrazoável diante das circunstâncias. Na prática, isso se aplica principalmente a situações em que um pagamento atrasado ou pendente resulta de circunstâncias imprevistas ou extraordinárias, fora do controle da empresa. Isso inclui eventos de força maior, como desastres naturais, pandemias ou restrições impostas pelo governo às operações comerciais. Grandes interrupções bancárias ou falhas inesperadas de TI que impeçam a realização de pagamentos, e que não decorram de negligência, também podem ser consideradas. Da mesma forma, uma doença grave pode ser levada em conta quando a pessoa responsável pelas obrigações fiscais era a única encarregada dessa função e não foi possível providenciar um substituto imediato.

A empresa deve solicitar o cancelamento da multa por atraso. Para isso, precisa apresentar um pedido por escrito ao órgão tributário competente, justificando de forma clara por que o atraso no pagamento não foi causado por sua própria conduta. Isso inclui fornecer uma descrição precisa das circunstâncias, acompanhada de comprovantes. O órgão tributário analisará o pedido e decidirá, caso a caso, se existem motivos para cancelar a multa por atraso.

Como processos automatizados podem proteger você contra multas por pagamento atrasado

Uma forma eficaz de evitar multas por atraso é automatizar os seus processos de contabilidade. Há muitas etapas e tarefas manuais que precisam ser realizadas diariamente, especialmente no caso do IVA, e atrasos ou inconsistências podem rapidamente se tornar um problema. Sistemas automatizados oferecem às empresas uma ferramenta estável para gerenciar esse tipo de processo complexo e garantir que todos os prazos tributários sejam cumpridos sem falhas.

O Stripe Tax oferece às empresas uma forma eficiente de reduzir significativamente esse risco. O Stripe Tax calcula, cobra e reporta automaticamente o IVA sobre cada valor devido. Essa automação diminui erros manuais e ajuda as empresas a cumprir os prazos de entrega das declarações. Além disso, com o Stripe Tax, as empresas têm acesso, a qualquer momento, a todos os dados fiscais necessários para declarações e reembolsos.

Sistemas automatizados também ajudam as empresas a tornar seus fluxos de trabalho fiscais mais estáveis a longo prazo. Eles capturam e estruturam dados em um local centralizado, permitindo que as informações sejam acessadas integralmente a qualquer momento, facilitando a reconciliação interna. Isso melhora a capacidade de rastrear pagamentos e transações caso as autoridades financeiras façam questionamentos ou durante auditorias externas, e garante que todas as suas informações fiscais sejam documentadas de forma consistente. Tudo isso cria uma base sólida para gerenciar seus processos fiscais de maneira proativa e sempre estar em dia com suas obrigações.