Företag i Tyskland som betalar sin skatt för sent kan förvänta sig att få böter av skattekontoret. Dessa böter kallas straffavgifter för sen betalning. I den här artikeln förklarar vi exakt vad en straffavgift för sen betalning är, hur skattekontoret beräknar den och de vanligaste orsakerna till att man får en straffavgift. Vi går också igenom under vilka omständigheter en straffavgift kan slopas och hur automatiserad bokföring kan hjälpa företag i Tyskland att undvika böter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är straffavgifter för sena betalningar?
  
• Hur beräknar skattemyndigheter straffavgifter för sena betalningar?
  
• Vanliga orsaker till straffavgifter för sena betalningar
  
• När kan straffavgifter för sena betalningar slopas?
  
• Så kan automatiserade processer skydda dig mot straffavgifter för sena betalningar
  

Vad är straffavgifter för sena betalningar?

Straffavgifter för sena betalningar är en bot som företag i Tyskland måste betala om de inte betalar vad de är skyldiga skattemyndigheterna. Straffavgiften tas ut när en skatt, avgift eller socialförsäkringsavgift inte betalas in eller är försenad. Straffavgiften för sen betalning kan tillämpas på både månatliga och årliga skattebetalningar. Det viktiga är att skattekontoret endast utfärdar en straffavgift om det deklarerade skattebeloppet inte betalas inom den angivna tidsfristen.

Det primära syftet med straffavgiften för sen betalning är att täcka de administrativa kostnader som skattekontoret ådrar sig när en betalning är försenad. Den kompenserar också skattekontoret för den tid man förlorar på att jaga skatter som inte tas emot i tid. En straffavgift för sen betalning kan endast tas ut av federala myndigheter, t.ex. skattekontoret, inte privata organisationer eller tredje part.

Den juridiska grunden för straffavgiften för sen betalning är avsnitt 240 i den tyska skattelagen (Abgabenordnung, AO). I detta avsnitt fastställs också straffavgiftens storlek, som ska betalas utöver den ursprungliga utestående skatten.

Straffavgifter för sena betalningar kontra avgifter för sena betalningar

Till skillnad från en straffavgift för sen betalning kan en avgift för sen betalning (ibland även kallad dunning-avgift) tas ut av privata företag eller offentliga institutioner när en faktura inte betalas i tid. Avgifter för sen betalning kan tas ut för alla typer av betalningar, inte bara skatter. De täcker kostnader för material och utskick av betalningspåminnelser samt kostnader för returdebiteringar (återkrediteringar) eller adresspårning.

Hur beräknar skattemyndigheter straffavgifter för sena betalningar?

Processen för att beräkna straffavgifter för sena betalning definieras juridiskt i avsnitt 240.1 i AO. Så snart en betalning missas debiteras en straffavgift på 1 % av det utestående skattebeloppet för varje månads försening. Denna regel säkerställer att straffavgiften beräknas automatiskt, utan att skattekontor behöver göra en ytterligare granskning.

Exempel: Beräkna en straffavgift för sen betalning

Ett företag är skyldigt 1 200 EUR i restskatt. Det här beloppet skulle ursprungligen ha betalats den 5 september, men betalades inte förrän den 10 oktober, vilket innebär att en straffavgift på 1 % av 1 200 EUR tas ut för den första betalningsmånaden. I det här fallet är straffavgiften för sen betalning 12 EUR.

Det är viktigt att notera att straffavgiften för sen betalning endast beräknas för månader som har påbörjats. Det innebär att om du är försenad med en betalning några dagar inom en månad blir det samma straffavgift som om du var försenad två veckor i den månaden – den enda avgörande faktorn är om en ny månad har påbörjats. Om betalning fortfarande inte har kommit in följande månad debiteras en extra straffavgift på 1 %. I exemplet ovan leder betalning två månader för sent – i november – till en straffavgift på totalt 24 EUR för sen betalning.

Straffavgiften för sen betalning växer därför med varje månad som betalningen förblir utestående, tills det totala utestående skattebeloppet, inklusive alla straffavgifter, har avräknats.

Skatt avrundas nedåt

När straffavgiften för sen betalning beräknas avrundas den utestående skatten nedåt till nästa belopp som är delbart med 50. En betalning på 1 070 EUR avrundas till exempel nedåt för att göra beräkningen enklare. Straffavgiften tillämpas sedan på det avrundade beloppet. I detta fall blir straffavgiften för sen betalning 10,50 EUR per månad.

Anståndsperiod

Skattekontoret beviljar skattebetalare en anståndsperiod på tre dagar innan de tar ut en straffavgift för sen betalning. Denna anståndsperiod beviljas alla skattebetalare som använder elektroniska betalningar, banköverföringar eller autogiro för att betala sin skatt. Skattebetalare som betalar med check får däremot ingen anståndsperiod (se avsnitt 240.3 i AO).

Exempel: Anståndsperiod på straffavgiften för sen betalning

Skatt måste betalas senast den 10 maj. Skattekontoret beviljar en anståndsperiod till den 13 maj. Om den 13 maj infaller på en helg eller helgdag är anståndsperiodens slut nästa arbetsdag. Straffavgiften för sen betalning debiteras först efter periodens slut.

Vanliga orsaker till straffavgifter för sena betalningar

Det finns flera anledningar till att skattekontoret kan utfärda en straffavgift för sen betalning. Nedan följer några typiska exempel.

Sena momsdeklarationer

En vanlig orsak till sena betalningar är att man inte lämnar in sin momsdeklaration i tid. Om ett företag lämnar in sin deklaration för sent kommer den moms man är skyldig också att betalas in för sent. Detta leder vanligtvis till en straffavgift. Företag som missar tidsfristen för deklaration eller lämnar in sin deklaration för sent riskerar inte bara en straffavgift för sen betalning, utan också potentiella dröjsmålsräntor och ytterligare administrativa kostnader.

Betalningsfel

Betalningsfel kan också utlösa straffavgifter för sena betalningar. Typiska fel är att man anger fel bankuppgifter, råkar betala mindre än vad man är skyldig eller stöter på tekniska problem när betalningen behandlas. Även om företaget i princip har betalat vad det är skyldigt kan denna typ av fel leda till att en betalning klassificeras som försenad, vilket leder till att en straffavgift tas ut.

Förseningar orsakade av betalningsmetoder

Vissa betalningsmetoder är i sig benägna att drabbas av förseningar. Checkbetalningar tar till exempel längre tid att behandla, vilket innebär att de utestående beloppen inte alltid når skattekontoret i tid. Skattekontoret betraktar en betalning som genomförd först när pengarna faktiskt har krediterats till dess konto.

Likviditetsproblem

I vissa fall vill företag betala den utestående skatten, men kan inte göra det innan tidsfristen löper ut på grund av likviditetsbrist. När detta händer drar företag på sig straffavgifter för sen betalning eftersom de måste prioritera andra betalningar, snarare än att man göra det av misstag.

Organisatoriska och processbaserade orsaker

Utöver de vanliga utlösande faktorerna ovan kan straffavgifter för sena betalningar också bero på interna organisatoriska faktorer. Dessa inkluderar tvetydigheter om vilket ansvar bokföringsteamet har eller bristande kontroller när betalningar behandlas, vilket innebär att tidsfrister förbises eller att betalningar inte godkänns i tid. Ändringar i bokföringssystem eller införandet av ny programvara kan också orsaka tillfälliga förseningar om arbetsflöden ännu inte har blivit etablerade. På samma sätt kan misstag i kommunikationen mellan ett företag och dess skatterådgivare leda till att felaktiga belopp lämnas in eller att betalningar skickas för sent. Denna typ av interna hinder kan ofta undvikas genom att använda tydligt definierade processer och transparent ansvarsfördelning.

När kan straffavgifter för sena betalningar slopas?

I vissa särskilda fall kan skattekontoret avstå från, kompensera för eller återbetala straffavgifter för sena betalningar, helt eller delvis. I avsnitt 227 i AO föreskrivs att straffavgifter ska ”avskrivas” när inkasseringen av dem skulle vara orimlig med hänsyn till omständigheterna. I praktiken gäller detta främst situationer där en sen eller utestående betalning är resultatet av oförutsedda eller extraordinära omständigheter utanför företagets kontroll. Dessa inkluderar force majeure-händelser, t.ex. naturkatastrofer, pandemier eller myndighetsbegränsningar som påverkar företagets verksamhet. Stora störningar i bankväsendet eller oväntade IT-avbrott som blockerar betalningar och inte beror på försumlighet kan också räknas in. På samma sätt kan en allvarlig sjukdom räknas in om personen i fråga ensam var ansvarig för skatteskyldigheter och ingen omedelbar ersättare kunde ordnas.

Man måste ansöka om befrielse från påföljder. Företaget i fråga måste lämna in en skriftlig ansökan till det berörda skattekontoret och på ett tydligt sätt motivera varför förseningen av betalningen inte var deras fel. Detta inkluderar att ge en exakt beskrivning av omständigheterna, tillsammans med styrkande bevis. Skattekontoret granskar sedan ansökan och beslutar från fall till fall om det finns skäl att avstå från straffavgift för sen betalning.

Så kan automatiserade processer skydda dig mot straffavgifter för sena betalningar

Ett effektivt sätt att undvika straffavgifter för sena betalning är att automatisera dina bokföringsprocesser. Det finns många manuella steg och processer som måste göras varje dag, särskilt för moms, och förseningar eller inkonsekvenser kan snabbt bli ett problem. Automatiserade system ger företag ett stabilt verktyg för att hantera den här typen av komplexa processer och se till att de uppfyller alla sina deadlines för skatt utan att missa något.

Stripe Tax erbjuder företag ett effektivt sätt att avsevärt minimera denna risk. Stripe Tax beräknar, debiterar och rapporterar moms för varje belopp automatiskt. Denna automatisering minskar manuella fel och hjälper företag att uppfylla sina tidsfrister för inlämning. Med Stripe Tax har företag dessutom alltid tillgång till alla skattedata de behöver för att deklarera och återbetala.

Automatiserade system hjälper också företag att göra skatteflöden mer stabila på lång sikt. De registrerar och strukturerar data på en central plats, vilket innebär att informationen kan nås när som helst, vilket gör intern avstämning enklare. Detta förbättrar din möjlighet att spåra betalningar och transaktioner om finansmyndigheterna har frågor eller under externa revisioner, och det säkerställer att alla dina skatteuppgifter dokumenteras konsekvent. Allt detta ger dig en solid grund för att hantera dina skatteprocesser proaktivt och uppfylla dina efterlevnadskrav på ett konsekvent sätt.