Las empresas en Alemania que pagan sus impuestos con retraso pueden prever que la agencia fiscal les imponga una multa. Estas multas se llaman sanciones por pago atrasado. En este artículo, podrás ver exactamente qué es una sanción por pago atrasado, cómo la calcula la agencia fiscal y los motivos comunes por los que se recibe una sanción. También te explicaremos en qué circunstancias se puede eximir el pago de una sanción por pago atrasado y cómo la contabilidad automatizada puede ayudar a las empresas en Alemania a evitar multas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una sanción por pago atrasado?
  
• ¿Cómo calculan las autoridades fiscales las sanciones por pago atrasado?
  
• Motivos comunes de las sanciones por pago atrasado
  
• ¿Cuándo se puede eximir el pago de una sanción por pago atrasado?
  
• Cómo los procesos automatizados pueden protegerte de las sanciones por pago atrasado
  

¿Qué es una sanción por pago atrasado?

Una sanción por pago atrasado es una multa que las empresas alemanas están obligadas a pagar si no pagan a las autoridades fiscales lo que deben. Se aplica cuando no se paga un impuesto, comisión o contribución a la seguridad social o se paga tarde. Se puede aplicar una sanción por pago atrasado tanto a los pagos mensuales como a los anuales. Lo importante es que la agencia fiscal solo impondrá una sanción si la cantidad declarada no se paga antes de la fecha límite especificada.

El propósito principal de la sanción por pago atrasado es cubrir los costos administrativos en los que incurre la agencia fiscal cuando un pago se atrasa. También compensa a la agencia fiscal por el tiempo que pierde persiguiendo los impuestos que no se reciben a tiempo. Las sanciones por pago atrasado solo pueden ser impuestas por organismos gubernamentales federales, como la agencia fiscal, y no por organizaciones privadas o terceros.

La base legal de la sanción por pago atrasado es el artículo 240 del Código Fiscal alemán (Abgabenordnung o AO). En este también se establece el importe de la sanción, que se pagará además del impuesto pendiente original.

Sanciones por pago atrasado vs. comisiones por pago atrasado

A diferencia de las sanciones por pago atrasado, las empresas privadas o las instituciones públicas pueden cobrar una comisión por pago atrasado (a veces también denominada comisión por reclamación de pagos) cuando una factura no se paga a tiempo. Las comisiones por pago atrasado pueden cobrarse por cualquier tipo de pago, no solo impuestos. Estas cubren los gastos de los materiales y el envío de recordatorios de pago, así como los gastos de débitos por rechazo de operación (también conocidos como contracargos) o de la localización de direcciones.

¿Cómo calculan las autoridades fiscales las sanciones por pago atrasado?

El proceso para calcular las sanciones por pago atrasado se define legalmente en el artículo 240.1 de la AO. En cuanto se incumple el plazo de pago, se cobra una sanción del 1 % del importe del impuesto pendiente de pago por cada mes de retraso. Esta regla garantiza que la sanción se calcule de forma automática, sin necesidad de que la agencia fiscal realice una revisión adicional.

Ejemplo: Cálculo de una sanción por pago atrasado

Una empresa debe €1200 en impuestos atrasados. Esta suma vencía inicialmente el 5 de septiembre, pero no se pagó hasta el 10 de octubre, lo que significa que se cobra una sanción del 1 % de €1200 por el primer mes de morosidad. En este caso, el importe de la sanción por pago atrasado es de €12.

Es importante tener en cuenta que la sanción por pago atrasado se calcula solo para los meses que comenzaron. Esto significa que, si el pago se retrasa solo unos días dentro de un mes, se aplicará la misma sanción que, por ejemplo, si el pago se retrasa dos semanas en ese mes. El único factor decisivo es si comenzó un nuevo mes. Si el pago aún no se recibió antes del mes siguiente, se cobrará una sanción adicional del 1 %. En el ejemplo anterior, pagar con dos meses de retraso, en noviembre, daría lugar a una sanción por pago atrasado de €24.

Por lo tanto, la sanción por pago atrasado aumenta cada mes que el pago permanece vencido, hasta que se haya liquidado el importe total del impuesto pendiente, incluidas todas las sanciones.

Redondeo del impuesto

Cuando se calcula una sanción por pago atrasado, el impuesto adeudado se redondea a la siguiente cantidad divisible por 50. Por ejemplo, una devolución de €1070 se redondea a €1050 para simplificar el cálculo. Luego, la sanción se aplica al importe redondeado. En este caso, la sanción mensual por pago atrasado sería de €10.50.

Período de gracia

La agencia fiscal concede a los contribuyentes un período de gracia de tres días antes de aplicarles una sanción por pago atrasado, que se concede a todos aquellos que utilizan pagos electrónicos, transferencias electrónicas o débito directo para pagar sus impuestos. Por el contrario, los contribuyentes que pagan con cheque no tienen un período de gracia (véase al artículo 240.3 de la AO).

Ejemplo: Período de gracia sobre una sanción por pago atrasado

Los impuestos deben pagarse antes del 10 de mayo. La agencia fiscal otorga un período de gracia hasta el 13 de mayo. Si ese día cae en fin de semana o día festivo, el final del período de gracia finalizará el siguiente día hábil. La sanción por pago atrasado solo se cobrará una vez finalizado este plazo.

Motivos comunes de las sanciones por pago atrasado

Hay una serie de razones por las que la agencia fiscal podría emitir una sanción por pago atrasado. A continuación, se muestran algunos ejemplos típicos.

Declaraciones tardías del IVA

Un motivo común para los pagos atrasados es no presentar la declaración del IVA a tiempo. Si una empresa presenta su declaración demasiado tarde, el importe del IVA adeudado también se pagará tarde. Esto suele dar lugar a una sanción por pago atrasado. Las empresas que no cumplan con el plazo de declaración fiscal o presenten su declaración demasiado tarde corren el riesgo no solo de incurrir en una sanción por pago atrasado, sino también en posibles cargos por intereses de demora y costos administrativos adicionales.

Errores de pago

Los errores en los pagos también pueden dar lugar a sanciones por pago atrasado. Los errores típicos incluyen ingresar los datos bancarios incorrectos, pagar de forma accidental menos de lo que se debe o tener problemas técnicos en el proceso de pago. Aunque la empresa, en principio, haya pagado lo que debe, este tipo de errores pueden dar lugar a que un pago se clasifique como atrasado y a que se cobre una sanción en consecuencia.

Demoras causadas por los métodos de pago

Algunos métodos de pago son propensos a sufrir retrasos de forma inherente. Los pagos con cheque, por ejemplo, tardan más en procesarse, lo que significa que los importes adeudados no siempre llegan a tiempo a la agencia fiscal. La agencia fiscal considera que un pago se realizó solo cuando el dinero se acreditó efectivamente en su cuenta.

Problemas de liquidez

En algunos casos, las empresas quieren pagar los impuestos que deben, pero no pueden hacerlo antes de la fecha límite debido a la falta de liquidez. Cuando esto sucede, la empresa incurre en la sanción por pago atrasado porque debe priorizar otros pagos, en lugar de hacerlo de forma accidental.

Causas organizativas y procedimentales

Además de los factores desencadenantes comunes que se mencionaron anteriormente, las sanciones por pago atrasado también pueden ser el resultado de factores organizativos internos. Entre ellos se incluyen ambigüedades sobre las responsabilidades del equipo contable o la falta de controles en el proceso de pago, lo que significa que se pasan por alto los plazos o que las órdenes de pago no se aprueban a tiempo. Los cambios en los sistemas de contabilidad o la introducción de nuevo software también pueden causar retrasos temporales si los flujos de trabajo aún no se convirtieron en una práctica establecida. Del mismo modo, los errores en la comunicación entre una empresa y sus asesores fiscales pueden dar lugar a que se presenten importes incorrectos o se realicen pagos con retraso. Este tipo de obstáculos internos a menudo se pueden evitar con el uso de procesos definidos de forma clara y responsabilidades transparentes.

¿Cuándo se puede eximir el pago de una sanción por pago atrasado?

En ciertos casos especiales, la agencia fiscal puede eximir, compensar o reembolsar de forma parcial o total las sanciones por pago atrasado: el artículo 227 del AO establece que las sanciones se «condonarán» (eximirán) cuando su recaudación resulte irrazonable dadas las circunstancias. En la práctica, esto se aplica principalmente a situaciones en las que un pago atrasado o pendiente es el resultado de circunstancias imprevistas o extraordinarias que escapan al control de la empresa. Entre ellas se incluyen casos de fuerza mayor, como desastres naturales, pandemias o restricciones impuestas por el Gobierno a las operaciones comerciales. También se pueden tener en cuenta las interrupciones importantes de los servicios bancarios o las interrupciones inesperadas de los sistemas informáticos que bloquean los pagos y no son consecuencia de una negligencia. Del mismo modo, se puede tener en cuenta una enfermedad grave si la persona en cuestión era la única responsable de las obligaciones fiscales y no se pudo encontrar un sustituto inmediato.

Se debe solicitar una exención de las sanciones. La empresa en cuestión debe presentar una solicitud escrita ante la agencia fiscal correspondiente, en la que se justifique de forma clara por qué el retraso en el pago no fue culpa suya. Esto incluye proporcionar una descripción precisa de las circunstancias, junto con evidencia de respaldo. Luego, la agencia fiscal revisará la solicitud y decidirá, según cada caso, si hay motivos para eximir del pago de la sanción por pago atrasado.

Cómo los procesos automatizados pueden protegerte de las sanciones por pago atrasado

Una forma eficaz de evitar las sanciones por pago atrasado es automatizar los procesos contables. Hay muchos pasos y procesos manuales que se deben realizar todos los días, en especial en el caso del IVA, y los retrasos o las inconsistencias pueden convertirse rápidamente en un problema. Los sistemas automatizados ofrecen a las empresas una herramienta estable para gestionar este tipo de procesos complejos y garantizar que cumplan con todos sus plazos fiscales sin falta.

Stripe Tax ofrece a las empresas una forma eficiente de minimizar de forma significativa este riesgo. Stripe Tax calcula, cobra y declara el IVA de cada importe automáticamente. Esta automatización reduce los errores manuales y ayuda a las empresas a cumplir con los plazos de declaración fiscal. Además, con Stripe Tax, las empresas tienen acceso en todo momento a todos los datos fiscales que necesitan para las declaraciones y los reembolsos.

Los sistemas automatizados también ayudan a las empresas a estabilizar sus procesos fiscales a largo plazo. Capturan y estructuran los datos en una ubicación central, lo que significa que se puede acceder a toda la información en cualquier momento; esto facilita la conciliación interna. Estas cuestiones mejoran tu capacidad para rastrear pagos y transacciones si las autoridades financieras tienen preguntas o durante auditorías externas, y garantiza que toda tu información fiscal esté documentada de manera coherente. Todo esto te brinda una base sólida para gestionar los procesos fiscales de forma proactiva y cumplir con los requisitos de cumplimiento de la normativa de manera coherente.