Le attività tedesche che pagano le imposte in ritardo possono aspettarsi delle sanzioni da parte dell'ufficio tributario. Queste sanzioni sono dette sanzioni per ritardato pagamento. Questo articolo spiega esattamente cos'è una sanzione per ritardato pagamento, come viene calcolata dall'ufficio tributario e i motivi più comuni per cui viene applicata. Mostreremo anche in quali circostanze è possibile che una sanzione per ritardato pagamento non venga applicata, e come la contabilità automatizzata possa aiutare le attività tedesche a evitare sanzioni.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una sanzione per ritardato pagamento
  
• In che modo le autorità fiscali calcolano le sanzioni per ritardato pagamento
  
• Motivi comuni delle sanzioni per ritardato pagamento
  
• Quando è possibile la deroga a una sanzione per ritardato pagamento
  
• In che modo i processi automatizzati possono salvaguardare dalle sanzioni per ritardato pagamento
  

Che cos'è una sanzione per ritardato pagamento

Una sanzione per ritardato pagamento è una sanzione che le attività tedesche sono tenute a pagare se non pagano quanto dovuto alle autorità fiscali. Viene applicata quando una tassa, una commissione o un contributo previdenziale non vengono pagati, o vengono pagati in ritardo. Una sanzione per ritardato pagamento può essere applicata sia ai pagamenti fiscali mensili, sia a quelli annuali. Ciò che conta è che l'ufficio tributario emetterà una sanzione solo se un'imposta dichiarata non viene pagata entro la scadenza specificata.

Lo scopo principale della sanzione per ritardato pagamento è di coprire i costi amministrativi sostenuti dall'ufficio tributario in caso di ritardato pagamento. Compensa inoltre l'ufficio tributario per il tempo perso in seguito alla mancata riscossione puntuale delle imposte. Una sanzione per ritardato pagamento può essere applicata solo dagli enti governativi federali, come l'ufficio tributario, non da organizzazioni private o terze parti.

La base legale della sanzione per ritardato pagamento è l'Articolo 240 del codice fiscale tedesco (Abgabenordnung, o AO). Questa sezione stabilisce anche l'importo della sanzione, che deve essere pagata in aggiunta all'imposta originariamente dovuta.

Sanzioni per ritardato pagamento e penali per ritardato pagamento

A differenza della sanzione per ritardato pagamento, le attività private o le istituzioni pubbliche possono addebitare una commissione per ritardato pagamento (a volte detta anche come commissione di sollecito) quando una fattura non viene pagata per tempo. Le commissioni per ritardato pagamento possono essere addebitate per qualsiasi tipo di pagamento, non solo per le imposte. Coprono i costi dei materiali e dell'invio dei solleciti di pagamento, nonché i costi degli addebiti insoluti (o storni), o del tracciamento dell'indirizzo.

In che modo le autorità fiscali calcolano le sanzioni per ritardato pagamento

Il processo di calcolo delle sanzioni per ritardato pagamento è definito per legge nella Sezione 240.1 dell'AO. Non appena viene saltata una scadenza di pagamento, viene addebitata una sanzione pari all'1% dell'imposta scaduta per ogni mese di ritardo. Questa regola garantisce che la sanzione venga calcolata automaticamente, senza che l'ufficio tributario debba condurre un'ulteriore esame.

Esempio: calcolo di una sanzione per ritardato pagamento

Un'azienda deve pagare 1.200 € di imposte arretrate. Inizialmente, questa somma doveva essere pagata il 5 settembre, ma non è stata pagata fino al 10 ottobre, il che significa che viene addebitata una sanzione dell'1% di 1.200 € per il primo mese di insolvenza. In questo caso, la sanzione per ritardato pagamento è di 12 €.

È importante notare che la sanzione per ritardato pagamento viene calcolata solo per i mesi già iniziati. Questo significa che ritardare il pagamento di pochi giorni in un mese comporterà la stessa sanzione, ad esempio, di un ritardo di due settimane nello stesso mese. L'unico fattore per la decisione è l'inizio di un nuovo mese. Se il pagamento non è ancora stato ricevuto entro il mese successivo, verrà addebitata una sanzione aggiuntiva dell'1%. Nell'esempio sopra riportato, pagare con due mesi di ritardo, a novembre, comporta una sanzione totale di 24 euro per il ritardato pagamento.

La sanzione per ritardato pagamento aumenta quindi con ogni mese in cui il pagamento rimane insoluto, fino al saldo dell'imposta totale scaduta, sanzioni incluse.

Arrotondamento dell'imposta per difetto

Quando viene calcolata una sanzione per ritardato pagamento, l'imposta viene arrotondata per difetto al primo importo divisibile per 50. Un pagamento di 1.070 €, ad esempio, viene arrotondato per difetto a 1.050 € per semplificare il calcolo. La sanzione viene quindi applicata all'importo arrotondato. In questo caso, la sanzione mensile per ritardato pagamento sarebbe di 10,50 €.

Periodo di tolleranza

Prima di addebitare una sanzione per ritardato pagamento, l'ufficio tributario concede ai contribuenti un periodo di tolleranza di tre giorni. Il periodo di tolleranza viene concesso a tutti i contribuenti che utilizzano pagamenti elettronici, bonifici bancari o addebiti diretti per pagare le imposte. Per i contribuenti che pagano con assegno, invece, non viene concesso alcun periodo di tolleranza (cfr. Articolo 240.3 dell'AO).

Esempio: periodo di tolleranza di una sanzione per ritardato pagamento

Le imposte devono essere pagate entro il 10 maggio. L'ufficio tributario ne tollera il pagamento in ritardo fino al 13 maggio. Se il 13 maggio cade in un fine settimana o in un giorno festivo, il periodo di tolleranza termina il giorno lavorativo successivo. La sanzione per ritardato pagamento verrà addebitata solo al termine di quel periodo.

Motivi comuni delle sanzioni per ritardato pagamento

Esistono diversi motivi per cui l'ufficio tributario potrebbe emettere una sanzione per ritardato pagamento. Di seguito sono riportati alcuni esempi tipici.

Dichiarazioni IVA tardive

Un motivo comune delle sanzioni per ritardo pagamento è la mancata presentazione puntuale della dichiarazione IVA. Se un'azienda presenta la dichiarazione troppo tardi, anche l'IVA dovuta sarà pagata in ritardo. Di solito questo comporta una sanzione per ritardato pagamento. Le attività che non rispettano la scadenza della dichiarazione o presentano la dichiarazione in ritardo rischiano non solo una sanzione per ritardato pagamento, ma anche potenziali interessi di mora e ulteriori costi amministrativi.

Errori nel pagamento

Gli errori nei pagamenti possono anch'essi far scattare le sanzioni per ritardato pagamento. In genere, gli errori includono l'inserimento di dati bancari errati, il pagamento accidentale di importi inferiori a quelli dovuti o l'insorgere di problemi tecnici nel processo di pagamento. Anche se, in linea di principio, l'azienda ha pagato quanto dovuto, questo tipo di errori può comportare la classificazione di un pagamento come ritardato e la conseguente applicazione di una penale.

Ritardi causati dai metodi di pagamento

Alcuni metodi di pagamento sono intrinsecamente soggette a ritardi. I pagamenti con assegno, ad esempio, richiedono più tempo per l'elaborazione, quindi gli importi dovuti non sempre arrivano in tempo all'ufficio tributario. L'ufficio tributario considera effettuato un pagamento solo quando il denaro è stato effettivamente accreditato sul proprio conto.

Problemi di liquidità

In alcuni casi, le attività intendono pagare le imposte dovute, ma non sono in grado di farlo entro la scadenza a causa della mancanza di liquidità. In questo caso, l'attività incorre nella sanzione per ritardato pagamento perché deve dare priorità ad altri pagamenti, non per circostanze accidentali.

Motivi organizzativi e procedurali

Oltre alle cause più comuni elencate in precedenza, le sanzioni per ritardato pagamento possono anche risultare da fattori organizzativi interni, tra cui ambiguità sulle responsabilità del team contabile o mancanza di controlli nell'elaborazione del pagamento, cioè mancato rispetto delle scadenze o mancata approvazione tempestiva degli ordini di pagamento. Anche le modifiche ei sistemi contabili o l'introduzione di nuovi software possono causare ritardi temporanei se i flussi di lavoro non si sono ancora consolidati. Anche gli errori nelle comunicazioni tra un'attività e i suoi consulenti fiscali possono comportare la presentazione di importi errati o ritardi nei pagamenti. Spesso, ostacoli interni di questo tipo possono essere evitati seguendo procedure chiaramente definite e indicando le responsabilità in modo trasparente.

Quando è possibile la deroga a una sanzione per ritardato pagamento

In alcuni casi particolari, l'ufficio tributario può derogare, ritardare o rimborsare, in tutto o in parte, le penali per ritardato pagamento: l'articolo 227 dell'AO prevede che le sanzioni siano "rimesse" (derogate) quando le circostanze rendono irragionevole la loro riscossione. In pratica, questo si applica prevalentemente alle situazioni in cui un pagamento in ritardo o in sospeso è stato causato da circostanze impreviste o straordinarie che sfuggono al controllo dell'azienda, inclusi gli eventi di forza maggiore come calamità naturali, pandemie o restrizioni imposte dal governo alle operazioni dell'attività. Possono essere presi in considerazione anche gravi interruzioni dei servizi bancari o guasti informatici imprevisti, non causati da negligenza, in grado di bloccare i pagamenti. Analogamente, può essere presa in considerazione una malattia grave qualora la persona in questione fosse l'unica responsabile degli obblighi fiscali e non fosse stato possibile organizzare una sostituzione immediata.

Per questo è necessario richiedere una deroga alle sanzioni. L'attività in questione deve presentare una richiesta scritta all'ufficio tributario competente, giustificando in termini chiari il motivo per cui il ritardo nel pagamento non è imputabile a una sua colpa. Questa deve includere una descrizione precisa delle circostanze, insieme a prove giustificative. L'ufficio tributario esaminerà quindi la richiesta de deciderà caso per caso se vi siano i motivi per rinunciare alla sanzione per ritardato pagamento.

In che modo i processi automatizzati possono salvaguardare dalle sanzioni per ritardato pagamento

Un modo efficace per evitare le sanzioni per ritardato pagamento consiste nell'automatizzare i processi contabili. Ogni giorno ci sono molti passaggi e processi manuali che devono essere eseguiti, soprattutto per l'IVA, e ritardi o incoerenze possono diventare rapidamente un problema. I sistemi automatizzati offrono alle attività uno strumento stabile per gestire questi processi complicati e garantire che rispettino senza problemi tutte le scadenze fiscali.

Stripe Tax offre alle attività un modo efficiente per ridurre significativamente questo rischio. Stripe Tax calcola, addebita e dichiara automaticamente l'IVA su ogni importo. L'automazione riduce gli errori manuali e aiuta le attività a rispettare le scadenze delle dichiarazioni. Inoltre, con Stripe Tax le attività hanno accesso in qualsiasi momento a tutti i dati fiscali per dichiarazioni e rimborsi.

I sistemi automatizzati aiutano anche le attività a rendere più stabili a lungo termine i flussi di lavoro fiscali. Acquisiscono e strutturano i dati in un'unica posizione, quindi è possibile accedere alle informazioni in qualsiasi momento, semplificando la riconciliazione interna. Questo migliora la capacità di tracciare pagamenti e transazioni in caso di richieste delle autorità finanziarie o durante le revisioni contabili esterne, e garantisce che tutte le informazioni fiscali siano documentate in modo coerente. Tutto questo offre una solida base per gestire i processi fiscali in modo proattivo e soddisfare in modo coerente i requisiti di conformità.