Las empresas de Alemania que pagan sus impuestos con retraso pueden contar con que la oficina fiscal les imponga una multa. Estas multas se denominan sanciones por retrasos en los pagos. Este artículo te explicará exactamente qué es una sanción por retrasos en los pagos, cómo la calcula la oficina fiscal y los motivos comunes por los que se aplica. También te explicaremos las circunstancias en las que se puede eximir de una sanción por retrasos en los pagos y cómo puede la contabilidad automatizada ayudar a las empresas de Alemania a evitar multas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una sanción por retrasos en los pagos?
  
• ¿Cómo calculan las autoridades fiscales las sanciones por los retrasos en los pagos?
  
• Motivos habituales de las sanciones por retrasos en los pagos
  
• ¿Cuándo se puede renunciar a una sanción por retrasos en los pagos?
  
• Cómo los procesos automatizados pueden protegerte contra las sanciones por retrasos en los pagos
  

¿Qué es una sanción por retrasos en los pagos?

Una sanción por retrasos en los pagos es una multa que las empresas alemanas están obligadas a pagar si no pagan a las autoridades fiscales lo que deben. Se cobra cuando no se paga un impuesto, una comisión o una contribución a la seguridad social, o se paga tarde. Se puede aplicar una sanción por retrasos en los pagos tanto en los pagos de impuestos mensuales como anuales. Lo que importa es que la oficina fiscal solo impondrá una multa si no se paga una suma de impuestos declarada antes del plazo especificado.

El objetivo principal de la sanción por retrasos en los pagos es cubrir los costes administrativos que sufre la oficina fiscal cuando un pago se retrasa. También compensa a la oficina fiscal por el tiempo que pierde persiguiendo impuestos que no se reciben a tiempo. Una sanción por retrasos en los pagos solo pueden cobrarla organismos del gobierno federal, como la oficina fiscal, no empresas privadas ni terceros.

La base jurídica de la sanción por retrasos en los pagos es el artículo 240 del Código Fiscal alemán (Abgabenordnung o AO), en el que también se estipula el importe de la sanción, que se pagará además del impuesto original pendiente.

Sanciones por retrasos en los pagos frente a comisiones por retrasos en los pagos

A diferencia de las sanción por retrasos en los pagos, las empresas privadas o las instituciones públicas pueden cobrar una comisión por retrasos en los pagos (a veces también denominada comisión por reclamación del pago) cuando una factura no se paga a tiempo. Las comisiones por retrasos en los pagos pueden cobrarse por cualquier tipo de pago, no solo por impuestos, sino también por los gastos de materiales y el envío por correo de recordatorios de pago, así como por adeudos de devolución (también conocidos como contracargos) o seguimiento de la dirección.

¿Cómo calculan las autoridades fiscales las sanciones por los retrasos en los pagos?

El proceso para calcular las sanciones por retrasos en los pagos se define legalmente en el artículo 240.1 del AO. En cuanto se incumple el plazo de pago, se cobra una sanción del 1 % del importe fiscal pendiente por cada mes de retraso. Esta regla garantiza que la sanción se calcule automáticamente, sin necesidad de que la oficina fiscal realice una revisión adicional.

Ejemplo: cálculo de una sanción por retrasos en los pagos

Una empresa debe 1200 € en impuestos atrasados. Esta suma vencía inicialmente el 5 de septiembre, pero no se pagó hasta el 10 de octubre, lo que significa que se cobra una sanción del 1 % de 1.200 € por el primer mes de impago. En este caso, la sanción por retraso en el pago es de 12 €.

Es importante tener en cuenta que la sanción por retrasos en los pagos se calcula solo para los meses que han comenzado. Esto significa que retrasar el pago durante unos días en el transcurso de un mes dará lugar a la misma sanción que, por ejemplo, retrasarse dos semanas en ese mes; el único factor decisivo es si ha comenzado un nuevo mes. Si el pago aún no se ha recibido antes del mes siguiente, se cobrará una sanción adicional del 1 %. En el ejemplo anterior, pagar con dos meses de retraso (en noviembre) da lugar a una sanción total por retraso en el pago de 24 €.

Por lo tanto, la sanción por retraso en los pagos aumenta con cada mes que el pago está vencido, hasta que se liquide el importe fiscal total pendiente, incluidas todas las sanciones.

Redondear a la baja los impuestos

Cuando se calcula una sanción por retrasos en los pagos, el impuestos adeudado se redondea a la siguiente cantidad divisible por 50. Por ejemplo, un devolución de 1.070 € se redondea a 1.050 € para simplificar el cálculo. A continuación, la sanción se aplica al importe redondeado. En este caso, la sanción mensual por retrasos en los pagos sería de 10,50 €.

Periodo de carencia

La oficina fiscal concede a los contribuyentes un período de carencia de tres días antes de aplicar una sanción por retrasos en los pagos. Este período de carencia se concede a todos los contribuyentes que utilizan pagos electrónicos, transferencias electrónicas o adeudos directos para pagar sus impuestos. Por otro lado, los contribuyentes que pagan con cheque no obtienen un período de carencia (véase el artículo 240.3 del AO).

Ejemplo: período de carencia en una sanción por retrasos en los pagos

Los impuestos deben pagarse antes del 10\ de mayo. La oficina fiscal otorga un período de carencia hasta el 13\ de mayo. Si el 13 de mayo cae en un fin de semana o en un día festivo, el final del período de carencia es el siguiente día laborable. La sanción por retrasos en los pagos solo se cobrará después del final de este período.

Motivos habituales de las sanciones por retrasos en los pagos

Hay una serie de motivos por los que la oficina fiscal podría emitir una sanción por retrasos en los pagos. A continuación se muestran algunos ejemplos típicos.

Presentar declaraciones del IVA tardías

Un motivo habitual de retraso en los pagos es no presentar tu declaración del IVA a tiempo. Si una empresa presenta su declaración demasiado tarde, el importe del IVA adeudado también se pagará tarde, lo que suele dar lugar a una sanción por retraso en el pago. Las empresas que no cumplen el plazo de presentación o presentan su declaración demasiado tarde corren el riesgo no solo de sufrir una sanción por retraso en el pago, sino también de tener que pagar intereses de demora y costes administrativos adicionales.

Errores de pago

Los errores en los pagos también pueden desencadenar sanciones por retrasos en los pagos. Los errores típicos incluyen introducir datos bancarios incorrectos, pagar accidentalmente menos de lo que se debe o encontrar problemas técnicos para procesar el pago. Aunque la empresa, en principio, haya pagado lo que debe, este tipo de errores pueden dar lugar a que un pago se clasifique como atrasado y se imponga una sanción en consecuencia.

Retrasos causados por los métodos de pago

Algunos métodos de pago son inherentemente propensos a los retrasos. Los pagos con cheques, por ejemplo, tardan más en procesarse, lo que supone que los importes adeudados no siempre llegan a tiempo a la oficina fiscal. La oficina fiscal considera que un pago se cumple solo cuando el dinero se ha acreditado efectivamente en su cuenta.

Problemas de liquidez

En algunos casos, las empresas quieren pagar los impuestos que deben, pero no pueden hacerlo antes de la fecha límite debido a la escasez de liquidez. Cuando esto sucede, la empresa incurrirá en una sanción por retrasos en los pagos porque necesita priorizar otros pagos, en lugar de hacerlo accidentalmente.

Causas organizativas y de procedimiento

Además de los desencadenantes comunes enumerados anteriormente, las sanciones por retrasos en los pagos también pueden ser el resultado de factores organizativos internos, como ambigüedades sobre las responsabilidades del equipo de contabilidad o falta de controles en el proceso de pago, lo que significa que se pasan por alto los plazos o que las órdenes de pago no se aprueban a tiempo. Los cambios en los sistemas contables o la introducción de nuevo software también pueden causar retrasos temporales si los flujos de trabajo aún no son una práctica bien establecida. Del mismo modo, los errores en la comunicación entre una empresa y sus asesores fiscales pueden dar lugar a que se envíen importes incorrectos o a que los pagos se realicen con retraso. Este tipo de obstáculos internos a menudo se pueden evitar utilizando procesos claramente definidos y con transparencia en cuanto a las responsabilidades.

¿Cuándo se puede renunciar a una sanción por retrasos en los pagos?

En determinados casos especiales, la oficina fiscal puede eximir, compensar o reembolsar las sanciones por los retrasos en los pagos, parcial o totalmente: el artículo 227 del AO estipula que las sanciones se «remitirán» (no se aplicarán) cuando su cobro no sea razonable dadas las circunstancias. En la práctica, esto se aplica predominantemente a situaciones en las que un retraso en un pago o un pago pendiente es el resultado de circunstancias imprevistas o extraordinarias fuera del control de la empresa, como casos de fuerza mayor tipo catástrofes naturales, pandemias o restricciones impuestas por el gobierno a las operaciones de la empresa. También se pueden tener en cuenta grandes interrupciones bancarias o interrupciones inesperadas de la tecnología de la información que bloqueen los pagos y no sean el resultado de alguna negligencia. Del mismo modo, se puede tener en cuenta una enfermedad grave si la persona en cuestión tenía la responsabilidad exclusiva de las obligaciones fiscales y no se pudo organizar una sustitución inmediata.

Se debe solicitar una exención de sanciones. La empresa en cuestión debe presentar una solicitud por escrito ante la oficina fiscal correspondiente, justificando en condiciones claras por qué no es culpable del retraso en el pago. Esto incluye proporcionar una descripción precisa de las circunstancias, junto con pruebas justificativas. A continuación, la oficina fiscal revisará la solicitud y decidirá caso por caso si existen motivos para renunciar a la sanción por retrasos en los pagos.

Cómo los procesos automatizados pueden protegerte contra las sanciones por retrasos en los pagos

Una forma eficaz de evitar las sanciones por retrasos en los pagos es automatizar tus procesos contables. Hay muchos pasos y procesos manuales que hay que hacer todos los días, especialmente en el caso del IVA, y los retrasos o incoherencias pueden convertirse rápidamente en un problema. Los sistemas automatizados ofrecen a las empresas una herramienta estable para gestionar este tipo de procesos complejos y garantizar que cumplan sin problemas con todos sus plazos tributarios.

Stripe Tax ofrece a las empresas una forma eficiente de minimizar significativamente este riesgo. Stripe Tax calcula, cobra y declara automáticamente el IVA de cada importe. Esta automatización reduce los errores manuales y ayuda a las empresas a cumplir con los plazos de presentación. Además, con Stripe Tax, las empresas tienen acceso en todo momento a todos los datos tributarios que necesitan para las presentaciones de documentos y la solicitud de reembolsos.

Los sistemas automatizados también ayudan a las empresas a hacer que sus flujos fiscales sean más estables a largo plazo. Capturan y estructuran los datos en una ubicación central, lo que significa que se puede acceder a la información completa en cualquier momento, lo que facilita la conciliación interna. Esto mejora tu capacidad para rastrear los pagos y las transacciones si las autoridades financieras tienen preguntas o durante auditorías externas, y garantiza que toda tu información fiscal se documente de manera consistente. Todo esto te da una base sólida para gestionar tus procesos fiscales proactivamente y cumplir con tus requisitos de cumplimiento de la normativa.