Unternehmen in Deutschland, die fällige Steuerbeträge zu spät an das Finanzamt überweisen, müssen mit Geldstrafen rechnen. Diese werden als Säumniszuschläge bezeichnet. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau ein Säumniszuschlag ist, wie das Finanzamt ihn berechnet und welche typischen Ursachen zu solchen Zuschlägen führen. Zudem zeigen wir, unter welchen Voraussetzungen ein Säumniszuschlag erlassen werden kann und wie eine automatisierte Buchhaltung Unternehmen in Deutschland hilft, Geldstrafen zu vermeiden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Säumniszuschlag?
  
• Wie berechnen Finanzbehörden den Säumniszuschlag?
  
• Typische Ursachen für Säumniszuschläge
  
• Voraussetzungen für den Erlass eines Säumniszuschlags
  
• So schützen automatisierte Prozesse vor Säumniszuschlägen
  

Was ist ein Säumniszuschlag?

Ein Säumniszuschlag ist eine Geldstrafe, die Unternehmen in Deutschland zahlen müssen, wenn sie ihre steuerlichen Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllen. Er wird erhoben, wenn eine Steuer, eine Gebühr oder ein Beitrag zu den Sozialversicherungen nicht oder nur verspätet gezahlt wurde. Ein Säumniszuschlag kann sowohl bei monatlichen Steuerzahlungen als auch bei einmal jährlich fälligen Zahlungen anfallen. Entscheidend ist, dass das Finanzamt den Zuschlag erst erhebt, wenn eine angemeldete Steuer nicht innerhalb der festgelegten Frist bezahlt wird.

Der Säumniszuschlag dient primär dazu, die administrativen Kosten des Finanzamts zu decken, die durch verspätete Zahlungen entstehen. Zudem stellt er einen Ausgleich für den zeitlichen Verlust dar, den das Finanzamt erleidet, wenn Steuern nicht rechtzeitig eingehen. Der Säumniszuschlag darf ausschließlich von staatlichen Institutionen wie dem Finanzamt erhoben werden, nicht von privaten Institutionen oder Dritten.

Die rechtliche Grundlage des Säumniszuschlags ist § 240 der Abgabenordnung (AO). Dort wird auch die Höhe des Zuschlags festgelegt, die zusätzlich zur ursprünglichen Steuerschuld fällig wird.

Unterschied zwischen Säumniszuschlag und Mahngebühren

Im Gegensatz zum Säumniszuschlag wird eine Mahngebühr von privaten Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen erhoben, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Mahngebühren können für alle Arten von Zahlungen anfallen, nicht nur bei Steuern. Sie decken die Kosten für das Material und den Versand von Mahnungen sowie die Kosten für Rücklastschriften oder eine Adressermittlung ab.

Wie berechnen Finanzbehörden den Säumniszuschlag?

Die Berechnung des Säumniszuschlags erfolgt nach einem gesetzlich festgelegten Verfahren (siehe § 240 Abs. 1 AO). Sobald die Zahlungsfrist überschritten ist, wird für jeden begonnenen Monat der Säumnis ein Zuschlag von 1 % auf den ausstehenden Steuerbetrag berechnet. Diese Regelung stellt sicher, dass der Zuschlag automatisch und ohne zusätzliche Prüfung durch das Finanzamt ermittelt wird.

Beispiel: Säumniszuschlag berechnen

Ein Unternehmen muss 1.200 € Steuern nachzahlen. Die Zahlung war am 5. September fällig, erfolgt aber erst am 10. Oktober – damit fallen für den ersten Verzugsmonat 1 % von 1.200 € als Zuschlag an. Der Säumniszuschlag beträgt in diesem Fall 12 €.

Wichtig ist, dass der Säumniszuschlag nur für angebrochene Monate berechnet wird. Das heißt, wenige Tage Verzug innerhalb eines Monats führen zum gleichen Zuschlag wie zum Beispiel eine zweiwöchige Verspätung – entscheidend ist allein, dass ein neuer Monat begonnen hat. Ist die Zahlung auch im Folgemonat noch nicht eingegangen und erfolgt erst im November, kommt ein weiterer Zuschlag von 1 % hinzu. In diesem Beispiel ergeben sich für zwei Monate Verzug insgesamt 24 € Säumniszuschlag.

Somit wächst der Säumniszuschlag mit jedem Monat, den eine Zahlung überfällig bleibt, bis die gesamte Steuerschuld inklusive aller Zuschläge beglichen ist.

Rundung des Steuerbetrags

Beim Berechnen des Säumniszuschlags wird der fällige Steuerbetrag auf den nächsten Betrag abgerundet, der durch 50 teilbar ist. Beispielsweise wird eine Rückzahlung von 1.070 € auf 1.050 € abgerundet, um die Berechnung zu vereinfachen. Der Zuschlag wird dann auf den abgerundeten Betrag berechnet. Im konkreten Fall beträgt der monatliche Säumniszuschlag 10,50 €.

Schonfrist

Vor der Berechnung des Säumniszuschlags gewährt das Finanzamt eine Frist von drei Tagen. Diese Schonfrist wird allen Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern eingeräumt, die eine Zahlung elektronisch, per Banküberweisung oder Lastschrift veranlassen. Bei Zahlung per Scheck besteht hingegen keine Schonfrist (siehe § 240 Abs. 3 AO).

Beispiel: Schonfrist beim Säumniszuschlag

Die Steuerzahlung muss bis zum 10. Mai erfolgen. Das Finanzamt gewährt eine Schonfrist bis zum 13. Mai. Fällt der 13. Mai auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich das Fristende auf den nächsten Werktag. Erst nach Ablauf dieser Frist fällt der Säumniszuschlag an.

Typische Ursachen für Säumniszuschläge

Es gibt verschiedene Gründe, warum das Finanzamt einen Säumniszuschlag einfordern kann. Im Folgenden sind einige typische Fälle aufgeführt.

Verspätete Umsatzsteuererklärungen

Ein häufiger Grund für verspätete Zahlungen ist die nicht rechtzeitig eingereichte Umsatzsteuererklärung. Wenn ein Unternehmen die Erklärung zu spät abgibt, verschiebt sich auch die fällige Zahlung der Umsatzsteuer. Dies führt in der Regel zu einem Säumniszuschlag. Unternehmen, die den Abgabetermin übersehen oder ihre Steuererklärung zu spät einreichen, riskieren nicht nur einen Säumniszuschlag, sondern auch mögliche Verzugszinsen und zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Zahlungsfehler

Zahlungsfehler können Säumniszuschläge auslösen. Typische Fehler sind zum Beispiel falsche Bankdaten, versehentlich zu niedrige Zahlungen oder technische Probleme beim Zahlungsverkehr. Auch wenn das Unternehmen die Zahlungsverpflichtung grundsätzlich erfüllt hat, können solche Fehler dazu führen, dass die Zahlung als verspätet gilt und ein Zuschlag erhoben wird.

Verzögerungen durch Zahlungsmethoden

Manche Zahlungsmethoden bringen systembedingt Verzögerungen mit sich. So erfordern Scheckzahlungen beispielsweise eine längere Bearbeitungszeit, sodass der Betrag unter Umständen nicht rechtzeitig beim Finanzamt eingeht. Das Finanzamt berücksichtigt eine Zahlung erst, wenn das Geld tatsächlich auf dem Konto verbucht ist.

Liquiditätsprobleme

In manchen Fällen möchten Unternehmen ihre Steuerschuld begleichen, können dies aufgrund von Liquiditätsengpässen jedoch nicht fristgerecht tun. In diesen Fällen entsteht der Säumniszuschlag nicht vorsätzlich oder versehentlich, sondern aus der Notwendigkeit, andere Zahlungen vorrangig zu leisten.

Weitere organisatorische und prozessuale Ursachen

Neben diesen häufigen Auslösern können auch interne organisatorische Faktoren zu Säumniszuschlägen führen. Dazu zählen beispielsweise unklare Zuständigkeiten im Rechnungswesen oder fehlende Kontrollen im Zahlungsprozess, sodass Fristen übersehen oder Zahlungsaufträge nicht rechtzeitig freigegeben werden. Zusätzlich können Wechsel in der Buchhaltung oder die Einführung neuer Software vorübergehend zu Verzögerungen führen, wenn Arbeitsabläufe noch nicht eingespielt sind. Ebenso können Abstimmungsfehler zwischen Steuerberatung und Unternehmen dazu beitragen, dass Beträge nicht korrekt übermittelt oder Zahlungen zu spät veranlasst werden. Solche internen Hürden lassen sich häufig durch klar definierte Prozesse und transparente Verantwortlichkeiten vermeiden.

Voraussetzungen für den Erlass eines Säumniszuschlags

In besonderen Fällen kann das Finanzamt Säumniszuschläge ganz oder teilweise erlassen, anrechnen oder zurückerstatten. Grundlage hierfür ist § 227 AO der einen Erlass vorsieht, wenn die Einziehung nach Lage des Einzelfalls unbillig wäre. In der Praxis betrifft dies vor allem Situationen, in denen eine verspätete oder ausbleibende Zahlung auf unvorhersehbare oder außergewöhnliche Umstände zurückgeht, die außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens liegen. Dazu gehören Ereignisse höherer Gewalt wie Naturkatastrophen, Pandemien oder behördlich veranlasste Einschränkungen des Geschäftsbetriebs. Auch gravierende Störungen im Bankverkehr oder unerwartete IT-Ausfälle, die den Zahlungsverkehr blockieren und nicht auf mangelnder Sorgfalt beruhen, können berücksichtigt werden. Ebenso kann ein ernsthafter Krankheitsfall eine Rolle spielen, wenn die betroffene Person allein für die steuerlichen Pflichten verantwortlich war und kurzfristig kein Ersatz organisiert werden konnte.

Ein Erlass muss stets aktiv beantragt werden. Das Unternehmen muss den Antrag schriftlich beim zuständigen Finanzamt einreichen und darin nachvollziehbar begründen, warum die verspätete Zahlung unverschuldet war. Dazu gehören eine genaue Darstellung des Sachverhalts und entsprechende Nachweise. Anschließend prüft das Finanzamt den Antrag und entscheidet im Einzelfall, ob die Voraussetzungen für einen Erlass der Säumniszuschläge erfüllt sind.

So schützen automatisierte Prozesse vor Säumniszuschlägen

Ein effektives Mittel, um Säumniszuschläge zu vermeiden, ist die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen. Gerade bei der Umsatzsteuer entstehen im Alltag viele manuelle Schritte und Abläufe, in denen es schnell zu Verzögerungen oder Unstimmigkeiten kommen kann. Automatisierte Systeme unterstützen Unternehmen dabei, solche komplexen Prozesse stabil zu steuern und die Einhaltung steuerlicher Fristen zuverlässig abzusichern.

Stripe Tax Stripe Tax bietet Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, dieses Risiko deutlich zu minimieren. Tax berechnet, erhebt und meldet die Umsatzsteuer für jeden Betrag automatisch. Diese Automatisierung reduziert manuelle Fehler und hilft Unternehmen, ihre Abgabefristen einzuhalten. Zudem haben Unternehmen mit Tax jederzeit Zugriff auf sämtliche steuerlich relevanten Daten, die sie für Meldungen und Erstattungen benötigen.

Darüber hinaus unterstützen automatisierte Systeme Unternehmen dabei, steuerrelevante Abläufe langfristig stabiler zu gestalten. Sie erfassen und strukturieren Daten zentral, wodurch Informationen jederzeit vollständig abrufbar und intern leichter abzustimmen sind. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen durch Finanzbehörden oder externen Prüfungen und sorgt dafür, dass alle steuerlich relevanten Angaben konsistent dokumentiert werden. Auf diese Weise entsteht eine verlässliche Grundlage, um steuerliche Prozesse vorausschauend zu steuern und Compliance-Anforderungen nachhaltig zu erfüllen.