Die Herausforderung

Jahrelang zog die AFGE die Beiträge ihrer Mitglieder über automatische Gehaltsabzüge aus dem Zahlungssystem der Bundesregierung ein. Als jedoch 2017 die neue Trump-Regierung mögliche Änderungen der Arbeitspolitik auf Bundesebene andeutete, wuchs bei der AFGE die Sorge um die Stabilität dieses Modells. Als Reaktion darauf beschloss die Gewerkschaft, eine unabhängige Plattform für den Beitragseinzug aufzubauen, um ihre finanziellen Abläufe zu sichern.

In jenem Jahr führte die AFGE eine erste Version ihrer E-Dues-Plattform ein, die weitgehend auf einer vorgefertigten Abrechnungslösung basierte – doch schon bald zeigten sich erhebliche Einschränkungen. Da das System kaum Anpassungsmöglichkeiten bot, gestaltete sich die Einrichtung mehrerer Beitragsstrukturen schwierig. Die Einbindung jedes einzelnen Verbands in das System dauerte etwa zwei Wochen, da der Zahlungsdienstleister für diesen Prozess verantwortlich war und auf anfällige APIs zurückgriff, die regelmäßig ausfielen.

Die Umstellung auf die Online-Bezahlung von Mitgliedsbeiträgen stellte ebenfalls eine Herausforderung dar, da es zwischen einer und sechs Wochen dauern konnte, bis das Lohnabrechnungssystem der Regierung die Abzüge der Beiträge einstellte. Infolgedessen kam es vor, dass die AFGE einem Gewerkschaftsmitglied den Beitrag doppelt in Rechnung stellte, wenn wenige Tage vor einer geplanten E-Dues-Transaktion unerwartet ein Abzug vom Gehalt erfolgte.

Zusammengenommen machten diese Probleme deutlich, dass die Plattform nicht in der Lage sein würde, das Volumen und die Komplexität zu bewältigen, die entstehen würden, wenn sich das politische Umfeld rasch ändern und eine große Anzahl von Gewerkschaftsmitgliedern sich eilig anmelden würde. Die AFGE benötigte eine Abrechnungsplattform, die skalierbar war, um die Online-Beitragseinziehung für 100 % ihrer Mitglieder zu unterstützen und gleichzeitig die Transparenz ihrer Finanzen zu verbessern.

„Wir suchten nach einem Anbieter, der komplexe Abonnementstrukturen und wiederkehrende Zahlungen unterstützen kann und dabei eine API-Erfahrung bietet, bei der die Entwickler/innen im Mittelpunkt stehen“, sagte Taylor Higley, Leiter der Abteilung für Informationsdienste bei der AFGE.

Die Lösung

Die Suche der AFGE nach einer skalierbaren Zahlungs- und Abrechnungsplattform führte 2018 zu Stripe. „Stripe hat unsere Vision verstanden, das damals noch winzige Programm zu etwas viel Größerem auszubauen“, sagte Higley.

Die AFGE nutzte die flexible Abrechnungslogik und die Unterstützung für mehrere Preisstrukturen von Stripe Billing, um 35 unterschiedliche Abonnementstufen für die 900 Mitgliedsorganisationen der Gewerkschaft zu definieren. Das Ergebnis war die Erstellung von rund 7.500 Preisplänen innerhalb der gesamten Organisation. Um das Problem der doppelten Abrechnung von Beiträgen zu lösen, nutzte die Gewerkschaft die robusten APIs von Stripe Billing, um Abonnementzahlungen bei Bedarf zu verzögern. Auf diese Weise konnte AFGE, wenn eine Regierungsbehörde, die Daten zur Gehaltsabzugszahlung mit AFGE teilte, eine Mitteilung über eine kürzlich erfolgte Beitragszahlung per Gehaltsabzug übermittelte, die E-Dues-Zahlung über die API automatisch um einen Zahlungszeitraum verzögern.

Mit Billing begann die AFGE, Beitragszahlungen über Stripe Payments abzuwickeln. Die Gewerkschaft nutzte integrierte Optimierungen für die Autorisierung und Tools zur Fehlerbehebung, um Zahlungsausfälle zu reduzieren. Dazu gehörten Netzwerk-Token, die die primäre Kontonummer einer Karte durch eine eindeutige, sichere Kennung ersetzen und so eine nahtlose Zahlungsabwicklung ermöglichen; den Kartenaktualisierer von Stripe, der die Kartendaten für abgelaufene oder ausgetauschte Kundenkarten automatisch aktualisiert; Adaptive Acceptance, das mithilfe von KI falsche Ablehnungen in Echtzeit identifiziert und erneut versucht; sowie Smart Retries, das den optimalen Tag und die optimale Uhrzeit für einen erneuten Zahlungsversuch ermittelt.

AFGE führte zudem Stripe Sigma ein, ein leistungsstarkes Berichtstool, das detaillierte Analysen als Antwort auf KI-gestützte Abfragen liefert. Die Gewerkschaft begann, Stripe Sigma für die Erstellung täglicher Berichte zu nutzen, die automatisch in das CRM-System der AFGE integriert wurden, sowie für Ad-hoc-Abfragen zu Daten über Beitragszahlungen.

Eine weitere Verbesserung, die zum Wachstum von E-Dues beitrug, war die Einführung des Payment Element im Jahr 2018, das Teil der Suite zur Optimierung des Bezahlvorgangs von Stripe ist – einer Sammlung von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, die Konversionsraten und Umsätze bei Online-Zahlungen zu steigern. Mithilfe des „Payment Element“ stellte die AFGE ACH-Lastschriftverfahren und Kreditkarten als Zahlungsoptionen zur Verfügung. Vor kurzem hat die AFGE Apple Pay, Google Pay und Link aktiviert – die Stripe-Lösung für einen beschleunigten Bezahlvorgang, die Zahlungsdaten automatisch ausfüllt und so für einen reibungsloseren Zahlungsablauf und eine höhere Konversionsrate sorgt.

Um Mitgliedern, die per Lastschrift bezahlen möchten, entgegenzukommen, hat die AFGE Stripe Financial Connections integriert, was eine nahtlose Anbindung an Bankkonten und eine Verifizierung über den Bank-Login ermöglicht. Dadurch müssen Mitglieder Routingnummern und Kontonummern nicht mehr manuell eingeben und es wird im Voraus überprüft, ob ausreichend Guthaben vorhanden ist, um Zahlungsrückläufer zu vermeiden.

Diese einheitliche, auf Stripe basierende Plattform erwies sich im Jahr 2025 als entscheidend, als neuer politischer Druck die Dringlichkeit der Bemühungen der Gewerkschaft erhöhte, Mitglieder von Lohnabzügen wegzuführen und es zu einem Anstieg der Anmeldungen von Gewerkschaftsmitgliedern kam. In den ersten fünf Monaten des Jahres 2025 stieg der Anteil der AFGE-Mitglieder, die E-Dues nutzten, von 11 % auf 47 %.

Die Ergebnisse

Die Dauer für das Onboarding lokaler Ortsverbände wurde von Wochen auf Minuten verkürzt

Nach der Umstellung auf Billing konnten die Entwickler/innen der AFGE die Ortsverbände extrem schnell onboarden; statt zwei Wochen dauerte der Vorgang für jeden einzelnen Ortsverband nur noch wenige Minuten. Infolgedessen betrug die Gesamtzeit für die Einrichtung aller 900 Gewerkschaftsverbände bei Stripe lediglich zwei Wochen.

Die AFGE vermeidet Doppelbuchungen und reduziert den Bedarf an Rückerstattungen

Durch die Einführung von verzögerten Zahlungen über das Abrechnungssystem durch die AFGE konnten Doppelabrechnungen für jene 60 % der Mitglieder, deren Behörden ihre Daten an die AFGE übermitteln, nahezu vollständig vermieden werden, wodurch Tausende von Rückerstattungen pro Zahlungsperiode entfallen.

„Die Möglichkeit, die Geldströme programmgesteuert zu beeinflussen, hat dies zu einer Erfolgsgeschichte gemacht“, sagte Higley. „Diese Flexibilität und der Grad an Kontrolle über die Abonnements haben es uns ermöglicht, uns schnell anzupassen – was entscheidend dafür war, dass die AFGE in diesem Umfeld stark bleiben konnte.“

Umsatzsteigerung um 5,63 % durch Optimierungen bei der Autorisierung und „Smart Retries“

Die AFGE verzeichnete eine Umsatzsteigerung um 5,63 % dank der Genehmigungsautorisierungs- und der Wiederherstellungs-Tools von Stripe, die dazu beitragen, Zahlungsausfälle zu reduzieren. Diese Funktionen haben zudem die Verwaltung von Abonnements auf Ebene der Ortsverbände vereinfacht, sodass ehrenamtliche Mitarbeiter/innen mit geringen oder gar keinen technischen Kenntnissen problemlos auf zahlungsbezogene Anfragen von Mitgliedern reagieren können.

Stripe Sigma spart Zeit bei Finanzaufgaben und verbessert den Überblick über die Daten zur Beitragszahlung

Das Informationsdienstteam der AFGE nutzt die Datenanalysefunktionen von Stripe Sigma, um praktische Erkenntnisse in verschiedenen Bereichen seiner Geschäftstätigkeit zu gewinnen, darunter die Verwaltung der komplexen Struktur des Beitragsmanagements und die Datenintegration zwischen Backend-Systemen. Der Einsatz von Stripe Sigma zur Synchronisierung der Daten mit dem CRM sparte der Gewerkschaft Zeit, da dadurch ein Download-über-API-Ansatz entfiel, der sich mit steigendem Volumen an E-Dues-Transaktionen nur schwer skalieren ließ.

„Da ich kein Vollzeit-Entwickler bin, schätze ich die neue generative KI in [Stripe] Sigma sehr, die gemeinsam mit einem Abfragen erstellt“, sagte Higley. „Das gibt mir die Möglichkeit, Probleme aufzudecken, die ich beispielsweise an das Entwicklerteam weiterleiten kann, oder Fragen vorwegzunehmen, die auf der geschäftlichen Seite aufkommen könnten.“

Die Entwickler/innen von AFGE aktivieren mit dem Payment Element ganz einfach sechs neue Zahlungsmethoden

Wie einfach es ist, über das Payment Element neue Zahlungsarten hinzuzufügen, zeigte sich, als die AFGE im November 2024 beschloss, Apple Pay zu aktivieren, um ihren Mitgliedern einen besseren Service bieten zu können. „Die Möglichkeit, Apple Pay innerhalb eines Tages zu aktivieren, hat für uns einen großen Unterschied gemacht“, sagte Karim Ruiz, stellvertretender Leiter der Softwareentwicklung bei der AFGE. „Wir sind von den APIs begeistert – sie sind so leicht zu verstehen und zu verwalten.“

Die monatlichen wiederkehrenden Einnahmen steigen zwischen Januar und Juli 2025 um das Siebenfache

Das von Stripe unterstützte Abrechnungs- und Zahlungssystem der AFGE hat sich bewährt, als sich Anfang 2025 eine große Zahl von Mitgliedern für E-Dues anmeldete. In weniger als sechs Monaten stiegen die über E-Dues erzielten monatlichen Einnahmen von 1 Million USD auf knapp 7 Millionen USD.