Volgens de Europese Commissie is 7,6% van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) die in 2023 in Spanje had moeten worden geïnd, niet geïnd. Dit is deels te wijten aan administratieve en rekenfouten. Om dit soort dingen te verminderen, is de wet Create and Grow (Crea y Crece) in datzelfde jaar aangenomen. Deze wet heeft een aantal veranderingen en verplichte eisen voor elektronische facturatie ingevoerd.

Elektronische facturatie vermindert handmatige tussenkomst. Daardoor worden ook fouten op facturen verminderd. Het elimineert echter niet volledig onnauwkeurigheden bij het uitgeven van facturen. Het neemt ook niet de noodzaak weg om achteraf wijzigingen aan te brengen in facturen om kortingen toe te passen of retouren te documenteren. Ongeacht de reden voor het wijzigen van een originele factuur, biedt de Spaanse regelgeving een wettelijk mechanisme om dit te doen: de correctiefactuur. In dit artikel leggen we uit wat correctiefacturen zijn, inclusief wanneer en hoe ze moeten worden uitgegeven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een correctiefactuur?
  
• Verschillen tussen correctiefacturen en creditnota's
  
• Wanneer is het verplicht om een correctiefactuur uit te geven in Spanje?
  
• Voorbeeld van een correctiefactuur in Spanje
  
• Hoe maak je een correctiefactuur met Stripe
  
• Veelgestelde vragen over correctiefacturen in Spanje
  

Wat is een correctiefactuur?

Een correctiefactuur verandert een eerdere factuur en laat zien welke correcties zijn gedaan. Je moet er een maken als de wijzigingen invloed hebben op de belastinggrondslag, het belastingbedrag of de identificatiegegevens op een eerder uitgegeven factuur. In Spanje zijn er drie soorten correctiefacturen, namelijk voor verschillen, vervanging en krediet.

• Correctiefacturen voor verschillen: Deze correctiefacturen vullen de originele facturen aan en dienen om specifieke fouten te corrigeren.
  
• Correctiefacturen voor vervangingen: In dit geval annuleert de correctiefactuur de vorige factuur en vervangt deze wettelijk. Deze wordt uitgegeven om verschillende soorten fouten in de verplichte informatie op de originele factuur te corrigeren, zoals een onjuist fiscaal identificatienummer (NIF) in een B2B-transactie.
  
• Correctiefacturen voor kredieten: Dit subtype van correctiefactuur staat bekend als een ‘creditnota’ en geeft een daling van de belastinggrondslag weer als gevolg van retourzendingen of kortingen. Deze factuur wordt uitgegeven om een bedrag terug te betalen of om een bedrag te compenseren dat hoger was dan het verschuldigde bedrag.
  

Verschillen tussen correctiefacturen en creditnota's

Correctiefacturen zijn door regelgeving ingesteld om fouten in eerder uitgegeven facturen te corrigeren. Creditnota's zijn een subcategorie van correctiefacturen. Daarom hebben ze een aantal kenmerken gemeen. Ze worden bijvoorbeeld allebei gebruikt om eerdere facturen te wijzigen en ze moeten vrijwel dezelfde informatie bevatten. Er zijn echter bepaalde verschillen, afhankelijk van het type factuur. Dit zijn de belangrijkste verschillen:

• Identificatie van de vorige factuur
  Op een correctiefactuur is het verplicht om de oorspronkelijke factuur te identificeren. Omgekeerd is het op een creditnota die wordt uitgegeven om de belastinggrondslag te wijzigen bij het toepassen van een aankoopvolumekorting, niet nodig om de eerdere factuur te identificeren. In plaats daarvan volstaat het om de periode te vermelden, zoals bepaald in artikel 15.4 van Koninklijk Besluit 1619/2012.
  
• Soort wijziging
  Correctiefacturen maken opwaartse en neerwaartse wijzigingen en andere correcties mogelijk, zoals het factuurnummer, de datum of de naam van de klant. Kredietnota's daarentegen maken alleen neerwaartse wijzigingen van het bedrag (d.w.z. verminderingen) mogelijk.
  
• Positief of negatief bedrag
  Het bedrag van een correctiefactuur kan positief of negatief zijn, afhankelijk van de aangebrachte correctie. Op een kredietnota is het bedrag echter altijd negatief, omdat deze uitsluitend een saldo ten gunste van de klant weergeeft.
  

Wanneer moet je in Spanje een correctiefactuur maken?

Artikel 15 van Koninklijk Besluit 1619/2012 zegt wanneer je in Spanje een correctiefactuur moet maken. Hier is een overzicht van de drie gevallen:

• Fouten in de inhoud
  Het is verplicht om een correctiefactuur uit te geven als de factuur inhoudelijke fouten bevat, zoals het nummer of de reeks, de datum, identificatiegegevens of de beschrijving van de transacties.
  
• Fouten in de belastinggrondslag
  Als de werkelijke waarde van de transactie niet overeenkomt met de waarde op de oorspronkelijke factuur, is een correctiefactuur verplicht. Als de oorspronkelijke belastinggrondslag wordt verlaagd (bijvoorbeeld door een korting toe te passen of een aankooprestitutie te ontvangen), wordt de uitgegeven factuur beschouwd als een creditnota.
  
• Fouten in het belastingbedrag
  Dit gebeurt wanneer de belastinggrondslag correct is, maar het belastingbedrag een fout bevat. Dit komt vaak voor bij het handmatig berekenen van het btw-percentage of wanneer ten onrechte wordt aangenomen dat een transactie een btw-vrije transactie is.
  

Voor creditnota's die worden uitgegeven in faillissementsprocedures, worden de termijnen bepaald door de faillissementswet. Correctiefacturen moeten echter worden uitgegeven zodra een bedrijf zich bewust wordt van de situatie. Dit moet binnen vier jaar gebeuren vanaf een van de volgende situaties:

• Het ontstaan van btw op de factuur (dat is het moment waarop de verplichting om deze aan te geven ontstond)
  
• Een verandering in de btw-grondslag om een van de redenen die staan in artikel 80 van de btw-wet
  

Als je binnen de vastgestelde termijnen geen correctiefactuur uitgeeft voor deze verplichte scenario's, kan dat leiden tot boetes. Dit kunnen boetes zijn van 50% tot 100% van het bedrag aan onjuist aangegeven btw.

Voorbeeld van een correctiefactuur in Spanje

Correctiefacturen kunnen verschillen, afhankelijk van de info op de originele factuur die moet worden aangepast. Om dit stap-voor-stap proces beter te begrijpen, geven we hieronder een voorbeeld met twee van de meest voorkomende aanpassingen die Spaanse bedrijven doen: identificatiegegevens en belastinggrondslag.

Stel dat een bedrijf in Sevilla een product verkoopt aan een bedrijf in Barcelona voor € 30,00 exclusief btw, maar dat de werkelijke waarde € 300,00 was. Na het versturen van de eerste factuur merkt de uitgever die fout op en ziet hij dat het belastingadres van de klant ook niet klopt.

In de onderstaande tabel zie je hoe je deze wijzigingen aanbrengt in het nieuwe document om te voldoen aan de facturatieregels van de Spaanse belastingdienst:

Hoe maak je een correctiefactuur met Stripe

Als je Stripe Payments gebruikt om betalingen voor je bedrijf te verwerken, kun je meer dan 100 betaalmethoden aanbieden aan klanten in 195 landen. Deze betaalgateway maakt het aankoopproces makkelijker en laat je toe om promoties toe te passen, zoals kortingen op bepaalde producten of kortingsbonnen. Ongeacht het type promotie voert Stripe het proces automatisch uit, waardoor fouten die het versturen van correctiefacturen vereisen tot een minimum worden beperkt.

Om het aanmaken van correctiefacturen en vele andere handelingen te vergemakkelijken, heeft Stripe bovendien de Stripe App Marketplace. Dit is een bibliotheek met applicaties die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd in je betalingsplatform en kunnen worden aangepast aan de meest specifieke behoeften van je bedrijf.

Een van de apps die beschikbaar is in de App Marketplace is Billit, een toonaangevend platform voor elektronische facturatie in Europa dat zich richt op het voldoen aan verschillende vereisten voor elektronische facturatie in de EU. Billit heeft automatische functies waarmee je de bankrekening van je bedrijf kunt koppelen en factuurverificatie kunt vereenvoudigen.

Aan de andere kant is Invopop een oplossing die in Spanje is ontwikkeld en specifieke functies heeft voor het bewerken van correctiefacturen en andere commerciële documenten om te voldoen aan de Spaanse regelgeving. Een van de belangrijkste functies is de volledige integratie met het Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU) om facturen in realtime naar de belastingdienst te sturen. Dit wordt naar verwachting verplicht vanaf 1 januari 2027. Bovendien voldoet Invopop aan bepaalde regionale regelgeving, zoals TicketBAI in Baskenland. Het staat zelfs vermeld als gecertificeerde software voor TicketBAI door de provinciale belastingdiensten van Álava, Vizcaya en Guipúzcoa.

Veelgestelde vragen over correctiefacturen in Spanje

Kan een bedrijf een correctiefactuur maken om de belastinggrondslag te verhogen?

De belastinggrondslag kan alleen worden verhoogd met een correctiefactuur voor B2B-transacties. Dit is bijvoorbeeld het geval als een bedrijf een rekenfout maakt en een prijs zonder btw of een lager belastingbedrag toepast, en het bedrijf dit realiseert nadat de factuur is uitgegeven. Omgekeerd, als de klant een particulier is (d.w.z. een B2C-transactie) en de reden voor de prijsverhoging niet onder artikel 80 van de btw-wet valt, kan het bedrijf geen correctiefactuur uitgeven om het in rekening gebrachte btw-bedrag te verhogen.

Er is één uitzondering: in het geval van een verhoging van de btw-tarieven kan een correctiefactuur waarin de verhoging is verwerkt, alleen worden uitgegeven vóór het einde van de maand volgend op de maand waarin de verhoging van kracht is geworden.

Kan een bedrijf een correctiefactuur uitreiken als de oorspronkelijke factuur geen btw bevat?

Ja, volgens de regelgeving kunnen bedrijven correctiefacturen maken als op de originele facturen geen btw in rekening is gebracht in de volgende twee gevallen:

• Btw-vrijgestelde transacties: Er kan een correctiefactuur worden gemaakt als de originele factuur geen btw zou moeten bevatten (bijvoorbeeld in het geval van een intracommunautaire transactie), maar fouten bevat in andere informatie, zoals de identificatie van de klant, het artikel, enz.
  
• Fouten door weglating van btw: Dit gebeurt wanneer de oorspronkelijke factuur btw had moeten bevatten, maar deze niet is opgenomen of toegevoegd aan de belastinggrondslag.
  

Hoe wordt een correctiefactuur geregistreerd?

Het registreren van een correctiefactuur in Spanje hangt af van de subcategorie, waaronder correctiefacturen voor vervanging, verschillen of krediet. Als het een correctiefactuur voor vervanging betreft, wordt de oorspronkelijke factuur geannuleerd. Daarom moet het juiste eindbedrag dat op de gecorrigeerde en definitieve factuur staat, worden geregistreerd. Voor correctiefacturen voor verschillen of krediet moet alleen het bedrag van het verschil worden geregistreerd.