Enligt Europeiska kommissionen togs 7,6 % av den mervärdesskatt (moms) som skulle ha tagits ut i Spanien 2023 aldrig ut. Detta beror delvis på administrativa fel och beräkningsfel. För att minska dessa incidenter antogs samma år Crea y Crece-lagen. Lagen introducerade flera ändringar och obligatoriska krav på elektronisk fakturering.

Elektronisk fakturering minskar manuella ingrepp och minskar därför också antalet fel på fakturor. Det eliminerar dock inte helt felaktigheter vid utfärdning av fakturor. Det eliminerar inte heller behovet av att göra ändringar i efterhand på fakturor för att tillämpa rabatter eller dokumentreturer. Oavsett orsaken till att en ursprunglig faktura ändras tillhandahåller spanska bestämmelser en juridisk mekanism för att göra det: den korrigerande fakturan. I den här artikeln förklarar vi korrigerande fakturor, inklusive när och hur de ska utfärdas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en korrigerande faktura?
  
• Skillnader mellan korrigerande fakturor och kreditnotor
  
• När är det obligatoriskt att utfärda en korrigerande faktura i Spanien?
  
• Exempel på en korrigerande faktura i Spanien
  
• Hur man skapar en korrigerande faktura med Stripe
  
• Vanliga frågor om korrigerande fakturor i Spanien
  

Vad är en korrigerande faktura?

En korrigerande faktura ändrar en tidigare faktura och registrerar de korrigeringar som tillämpats. Den måste utfärdas när ändringarna påverkar skatteunderlaget, skattebeloppet eller identifierande information på en tidigare utfärdad faktura. I Spanien finns det tre typer av korrigerande fakturor, inklusive de för skillnader, ersättning och kredit.

• Korrigerande fakturor för skillnader: Dessa korrigerande fakturor kompletterar de ursprungliga fakturorna och används för att korrigera specifika fel.
  
• Korrigerande fakturor för ersättningar: I det här fallet annullerar den korrigerande fakturan den tidigare fakturan och ersätter den juridiskt. Den utfärdas för att korrigera olika typer av fel i den obligatoriska informationen på den ursprungliga fakturan, till exempel ett felaktigt skatteregistreringsnummer (NIF) i en B2B-transaktion.
  
• Korrigerande fakturor för krediter: Denna undertyp av korrigerande faktura kallas kreditnota och visar en minskning av skatteunderlaget på grund av returer eller rabatter. Den utfärdas för att returnera ett belopp eller kompensera för en debitering som var högre än vad som skulle ha betalats.
  

Skillnader mellan korrigerande fakturor och kreditnotor

Korrigerande fakturor fastställs genom förordningar för att korrigera fel i tidigare utfärdade fakturor. Kreditnotor är en underkategori till korrigerande fakturor. Därför har de vissa egenskaper. Till exempel används båda för att ändra tidigare fakturor, och båda måste innehålla praktiskt taget samma information. Det finns dock vissa skillnader beroende på typ av faktura. Här är de viktigaste skillnaderna:

• Identifiering av föregående faktura
  På en korrigerande faktura är det obligatoriskt att identifiera den ursprungliga fakturan. Omvänt är det inte nödvändigt att identifiera den tidigare fakturan på en kreditnota som utfärdats för att ändra skatteunderlaget när en inköpsvolymrabatt tillämpas. I stället räcker det att ange perioden i enlighet med artikel 15.4 i kungligt dekret 1619/2012.
  
• Typ av ändring
  Korrigerande fakturor tillåter ändringar uppåt och nedåt och andra korrigeringar, till exempel fakturans nummer, datum eller kundens namn. Å andra sidan tillåter kreditnotor endast ändringar nedåt av beloppet (dvs. minskningar).
  
• Positivt eller negativt belopp
  Beloppet för en korrigerande faktura kan vara positivt eller negativt, beroende på vilken korrigering som tillämpas. På en kreditnota är beloppet dock alltid negativt eftersom det uteslutande återspeglar ett saldo till kundens fördel.
  

När är det obligatoriskt att utfärda en korrigerande faktura i Spanien?

I artikel 15 i kungligt dekret 1619/2012 anges de fall då korrigerande fakturor måste utfärdas i Spanien. Här är en sammanfattning av de tre fallen:

• Felaktigt innehåll
  Det är obligatoriskt att utfärda en korrigerande faktura när fakturan har felaktigt innehåll, t.ex. nummer eller serie, datum, identifierande information eller beskrivning av transaktionerna.
  
• Felaktigt skatteunderlag
  När transaktionens faktiska värde inte motsvarar det värde som anges på den ursprungliga fakturan är en korrigerande faktura obligatorisk. Om det ursprungliga skatteunderlaget minskas (t.ex. genom att tillämpa en rabatt eller få en återbetalning på köp) betraktas den utfärdade fakturan som en kreditnota.
  
• Felaktigt skattebelopp
  Detta inträffar när skatteunderlaget är korrekt, men skattebeloppet har ett fel. Detta är vanligt när man manuellt beräknar procentsatsen för moms eller när man felaktigt tror att en transaktion är en transaktion utan moms.
  

För kreditnotor som utfärdas i konkursförfaranden fastställs tidsfrister i konkurslagen. Korrigerande fakturor måste dock utfärdas så snart ett företag får kännedom om situationen. Detta måste ske inom fyra år efter en av följande situationer:

• Upplupen moms på fakturan (dvs. den tidpunkt då skyldigheten att deklarera momsen uppstod)
  
• Ändring av momsskatteunderlaget av något av de skäl som anges i artikel 80 i momslagen
  

Underlåtenhet att utfärda en korrigerande faktura för dessa obligatoriska scenarier inom de fastställda tidsfristerna kan leda till påföljder. Detta kan inkludera böter på 50–100 % av beloppet för felaktigt deklarerad moms.

Exempel på en korrigerande faktura i Spanien

Korrigerande fakturor varierar beroende på vilken information från den ursprungliga fakturan som behöver korrigeras. För att bättre förstå den här steg-för-steg-processen tar vi upp ett exempel nedan som innehåller två av de vanligaste ändringarna som gjorts av spanska företag: identifierande information och skatteunderlag.

Anta att ett företag i Sevilla säljer en produkt till ett företag i Barcelona för 30 EUR exklusive moms, men dess faktiska värde var 300 EUR. Efter att ha utfärdat den ursprungliga fakturan inser utfärdaren felet och märker att kundens skatteadress också är felaktig.

Tabellen nedan visar hur du tillämpar dessa ändringar på det nya dokumentet för att säkerställa efterlevnad av den spanska skattemyndighetens faktureringsregler:

Så här skapar du en korrigerande faktura med Stripe

Om du använder Stripe Payments för att behandla betalningar för ditt företag kan du erbjuda över 100 betalningsmetoder till kunder i 195 länder. Denna betalningsgateway gör det enklare att behandla köp och gör det möjligt för dig att tillämpa kampanjer, till exempel rabatter på specifika produkter eller kuponger. Oavsett typ av kampanjer utför Stripe processen automatiskt, vilket hjälper till att minimera fel som kräver utfärdning av korrigerande fakturor.

För att underlätta skapandet av korrigerande fakturor och många andra åtgärder har Stripe dessutom Stripe App Marketplace. Det är ett bibliotek med applikationer som enkelt integreras med din betalplattform och anpassas till ditt företags mest specifika behov.

En av applikationerna som finns på App Marketplace är Billit, en banbrytande plattform för elektronisk fakturering i Europa som fokuserar på att säkerställa efterlevnad av de olika kraven på elektronisk fakturering i EU. Billit har automatiseringsfunktioner som gör att du kan länka ditt företags bankkonto och förenkla avstämningen av fakturor.

Invopop är en annan lösning som utvecklats i Spanien och som har specifika funktioner för redigering av korrigerande fakturor och andra kommersiella dokument för att säkerställa efterlevnad av spanska bestämmelser. En av de viktigaste funktionerna är dess fullständiga integration med VERI*FACTU-systemet för att skicka fakturor i realtid till skattemyndigheten. Detta förväntas bli obligatoriskt med start 1 januari, 2027. Dessutom följer Invopop vissa regionala bestämmelser, till exempel TicketBAI i Baskien. Det är listat som certifierad programvara för TicketBAI av de provinsiella skattemyndigheterna i Álava, Vizcaya och Guipúzcoa.

Vanliga frågor om korrigerande fakturor i Spanien

Kan ett företag utfärda en korrigerande faktura för att öka skatteunderlaget?

Skatteunderlaget kan endast ökas med hjälp av en korrigerande faktura för B2B-transaktioner. Detta är till exempel fallet om ett företag gör ett beräkningsfel och tillämpar ett pris utan moms eller ett lägre skattebelopp, och företaget inser det efter fakturans utfärdning. Om kunden däremot är en privatperson (dvs. en B2C-transaktion) och orsaken till prishöjningen inte omfattas av artikel 80 i momslagen, kan företaget inte utfärda en korrigerande faktura för att höja det debiterade momsbeloppet.

Det finns ett undantag: om momsatser höjs kan en korrigerande faktura som återspeglar höjningen utfärdas först före slutet av månaden efter den månad då höjningen trädde i kraft.

Kan ett företag utfärda en korrigerande faktura om originalet inte inkluderar moms?

Ja, enligt gällande bestämmelser kan företag utfärda korrigerande fakturor om moms inte tas ut på de ursprungliga fakturorna i följande två fall:

• Transaktioner befriade från moms: En korrigerande faktura kan utfärdas om den ursprungliga fakturan inte ska innehålla moms (t.ex. vid en gemenskapsintern transaktion) men innehåller fel i annan information, t.ex. kundens identifierande information, vara osv.
  
• Fel vid utelämnande av moms: Detta inträffar när den ursprungliga faktura borde ha inkluderat moms, men momsen inkluderades inte och lades inte till i skatteunderlaget.
  

Hur registreras en korrigerande faktura?

Registrering av en korrigerande faktura i Spanien beror på dess underkategori, inklusive korrigerande fakturor för ersättning, mellanskillnad eller kredit. Om det är en korrigerande faktura för ersättning annullerar den den ursprungliga fakturan. Därför måste det korrekta slutliga beloppet som visas på den korrigerade och slutliga fakturan registreras. För korrigerande fakturor för mellanskillnad eller kredit ska endast mellanskillnadsbeloppet registreras.