In de VS heffen 45 staten omzetbelasting. Aftrek van omzetbelasting kan betrekking hebben op minstens drie verschillende mechanismen, afhankelijk van je bedrijfstype, wat je koopt en of je een ondernemings- of persoonlijke belastingaangifte indient. Er kan verwarring ontstaan als je omzetbelasting als één onderwerp behandelt, terwijl de regels per context sterk verschillen.

Hieronder leggen we uit wanneer omzetbelasting kan worden afgetrokken, hoe je bedrijfsstructuur van invloed is op wat je kunt claimen en waar veelvoorkomende fouten worden gemaakt.

** Wat staat er in dit artikel?**

• Wat is een aftrek van omzetbelasting?
  
• Wanneer kan omzetbelasting worden afgetrokken?
  
• Hoe werkt de compliance met de aftrek van omzetbelasting?
  
• Hoe je bedrijfsstructuur van invloed is op de naleving van de regels voor de aftrek van omzetbelasting
  
• Veelvoorkomende problemen bij de compliance met de aftrek van omzetbelasting
  
• Hoe documentatievereisten de compliance met de aftrek van omzetbelasting bepalen
  
• Is compliance met de aftrek van omzetbelasting de moeite waard voor je onderneming?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is een aftrek van omzetbelasting?

Een aftrek van omzetbelasting betekent dat je omzetbelasting legaal mag aftrekken van je verschuldigde federale inkomstenbelasting. Er zijn twee verschillende soorten aftrek van omzetbelasting. De eerste is een aftrek voor uitgaven van de onderneming: als je iets voor je onderneming koopt en daar omzetbelasting over betaalt, is die belasting over het algemeen aftrekbaar als onderdeel van de aankoopprijs volgens IRC Section 162. De tweede is een persoonlijke gespecificeerde aftrek. Hierdoor kunnen particulieren die geen gebruik maken van de standaardaftrek, de betaalde staats- en lokale omzetbelasting aftrekken in plaats van staats- en lokale inkomstenbelasting.

Wanneer kun je omzetbelasting aftrekken?

Hoe de omzetbelasting wordt afgetrokken, hangt af van wie de aftrek doet en wat er wordt gekocht.

Hier zijn de drie situaties voor belastingbetalers:

• Zakelijke aankopen: omzetbelasting die je betaalt over goederen of diensten die je voor je onderneming koopt, kun je aftrekken als onderdeel van je totale kosten. Als je bijvoorbeeld voor $ 10.000 aan apparatuur koopt en $ 800 aan omzetbelasting betaalt, dan zijn je aftrekbare kosten $ 10.800. Je hoeft de belasting niet apart uit te splitsen.

• Ondernemingen die kapitaalgoederen kopen: de omzetbelasting die je betaalt over kapitaalgoederen wordt opgeteld bij de aanschafwaarde van het goed en in de loop van de tijd afgeschreven, in plaats van direct als kosten te worden geboekt. Dus een machine van $ 50.000 met $ 4.000 aan omzetbelasting heeft een afschrijfbare waarde van $ 54.000, maar die $ 4.000 is geen aftrekpost voor het lopende jaar.

• Particulieren die een gespecificeerde aangifte doen: de One Big Beautiful Bill heeft het aftrekplafond voor staats- en lokale belastingen (SALT) verhoogd van $ 10.000 naar $ 40.000 tot en met het jaar 2029.

Bedrijven die omzetbelasting van klanten innen, houden dit namens de staat aan, waardoor het een verplichting is. Ze kunnen die kosten niet aftrekken omdat het niet als bedrijfskosten geldt.

Hoe de compliance van omzetbelastingaftrek werkt

De werking hangt af van je boekhoudmethode en, voor particulieren, van de berekening die je gebruikt. Beide variabelen beïnvloeden de timing en nauwkeurigheid op manieren die van belang zijn bij het indienen van je aangifte.

Dit is waar je rekening mee moet houden:

• Accrual-methode voor ondernemingen: omzetbelasting wordt afgetrokken in het jaar waarin deze is ontstaan, ongeacht wanneer de betaling wordt verwerkt. Een factuur met datum 31 december is een aftrekpost voor het lopende jaar, zelfs als deze in januari van het volgende jaar wordt betaald.

• Contante methode voor ondernemingen: omzetbelasting wordt afgetrokken in het jaar waarin je deze daadwerkelijk betaalt. De timing is hier belangrijker, vooral aan het einde van het jaar, wanneer aankoopbeslissingen de aftrek tussen belastingjaren kunnen verschuiven.

• Methode op basis van daadwerkelijke ontvangsten voor particulieren: elke betaling van omzetbelasting gedurende het jaar wordt bijgehouden en vervolgens opgeteld. Het is een nauwkeurige aanpak, maar vereist een consistente administratie van elke in aanmerking komende aankoop.

• Optionele omzetbelastingtabellen van de IRS voor particulieren: de Internal Revenue Service (IRS) publiceert tabellen en een calculator op basis van je aangifte status, de omzetbelasting die je hebt betaald op bepaalde grote aankopen, je inkomen en het aantal personen ten laste.

Hoe je bedrijfsstructuur van invloed is op de naleving van de regels voor de aftrek van omzetbelasting

Je ondernemingstype bepaalt hoe omzetbelastingaftrek naar jou persoonlijk doorstroomt.

Dit is wat je moet weten:

Eenmanszaken en LLC's met één vennoot

Eenmanszaken en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) met slechts één vennoot trekken aankopen van ondernemingen en de daarin verwerkte omzetbelasting af op Schedule C van formulier 1040. Dit verlaagt het inkomen uit zelfstandig ondernemerschap direct, zonder dat je te maken hebt met een aparte vennootschapsbelastinglaag.

Partnerschappen en S Corporations

Officiële partnerschappen en S Corporations nemen de omzetbelasting op in de uitgaven van de onderneming. Dit verlaagt het belastbare inkomen van de entiteit voordat het via Schedule K-1 wordt toegewezen aan vennoten of aandeelhouders. Eigenaren trekken de omzetbelasting niet apart af, omdat deze al is verwerkt in de bedragen die ze ontvangen.

C Corporations

C Corporations trekken de omzetbelasting op bedrijfsniveau af van de bedrijfsinkomsten. Aandeelhouders zien die aftrekposten niet persoonlijk, en eigenaar-werknemers die een salaris ontvangen, kunnen ze niet op hun persoonlijke belastingaangifte opgeven.

Situaties met een nexus in meerdere staten

Na de baanbrekende zaak van het Amerikaanse Hooggerechtshof South Dakota v. Wayfair in 2018 betekenen de regels voor economische nexus dat veel ondernemingen omzetbelasting moeten betalen in staten waar ze geen fysieke aanwezigheid hebben, maar alleen een economische. De kosten van compliance die daarmee gepaard gaan (bijv. boekhoudkosten, softwareabonnementen, werktijd van medewerkers) zijn aftrekbaar als gewone en noodzakelijke bedrijfskosten.

Beslissingen over de structuur van de onderneming

Een eenmanszaak in een staat met hoge omzetbelasting die aanzienlijke apparatuur voor de onderneming koopt, krijgt de volledige aftrek op het inkomen uit zelfstandig ondernemerschap. Een aandeelhouder van een C Corporation in dezelfde situatie krijgt deze aftrek op het niveau van de entiteit, wat al dan niet voordeliger kan zijn, afhankelijk van de marginale tarieven aan beide kanten.

Veelvoorkomende problemen bij de compliance met de regels voor omzetbelastingaftrek

De fouten die ondernemingen maken bij de belastingaftrek kunnen bij een controle aan het licht komen. Weten waar de grenzen liggen, kan het verschil betekenen tussen een foutloze aangifte en een aangepaste aangifte.

Kapitaaluitgaven verkeerd classificeren

Het als kosten opvoeren van omzetbelasting op een kapitaalgoed in plaats van deze toe te voegen aan de kostprijs van het goed is een veelgemaakte fout. De IRS is duidelijk: omzetbelasting op de aankoop van onroerend goed is onderdeel van de kostprijs. Als dit bij een controle wordt opgemerkt, kan dat leiden tot naheffingen, rente of andere boetes.

Afdragen van geïnde omzetbelasting

Sommige ondernemingen, vooral die welke hun boekhouding handmatig doen, trekken per ongeluk de omzetbelasting die ze van klanten innen af als bedrijfskosten. Ingehouden omzetbelasting is een verplichting in je boekhouding. Als je het als een uitgave behandelt, geef je een verkeerd beeld van je inkomsten.

De SALT-limiet voor eigenaren van pass-through-ondernemingen

Bedrijfsgerelateerde omzetbelasting op aankopen komt terecht op Schedule C (of het relevante formulier voor jouw situatie) en valt buiten de limiet van $ 40.000. Maar alle persoonlijke omzetbelasting die je probeert af te trekken, valt er wel onder, en belastingbetalers in staten met hoge belastingen kunnen alleen al door onroerendgoedbelasting tegen het plafond aanlopen voordat de omzetbelasting meespeelt.

Problemen met naleving van staatsregels

Staten volgen niet altijd de federale belastingregels. Een aftrekpost die op je federale aangifte prima werkt, kan op staatsniveau anders worden behandeld.

Nalevingslacunes door de complexiteit van nexus

Ondernemingen die hun economische nexus-verplichtingen niet correct bijhouden, hebben mogelijk onbekende verplichtingen. Zorg ervoor dat je op dit gebied compliance boven aftrekposten stelt.

Hoe documentatievereisten de compliance met omzetbelastingaftrek bepalen

Documentatie kan helpen om een aftrek te laten standhouden bij controle. De IRS wil gegevens over het betaalde bedrag, de datum, de leverancier en het zakelijke doel, hoewel de exacte vereisten variëren afhankelijk van de specifieke kenmerken van de aankoop.

• Regelmatige zakelijke aankopen: een bon waarop de totale aankoopprijs staat, is over het algemeen voldoende. Je hoeft de omzetbelasting niet apart te vermelden, zolang het zakelijke doel duidelijk is.

• Grote kapitaalaankopen: bewaar koopovereenkomsten, facturen en alle communicatie waarin de uiteindelijke prijs, inclusief omzetbelasting, is vastgelegd, aangezien dat totaal de afschrijfbare basis bepaalt. Ontbrekende documentatie kan onzekerheid over de basis veroorzaken die zich gedurende de levensduur van het activum opstapelt.

• Aankopen van voertuigen: als je omzetbelasting op een voertuig aftrekt onder de individuele SALT-keuze, staat de IRS je toe om de werkelijke omzetbelasting op het voertuig bij het tabelbedrag op te tellen. Zorg ervoor dat je het verkoopcontract van de dealer bewaart als bewijs.

• Doorverkoop- en vrijstellingscertificaten: als je een vrijstelling van omzetbelasting hebt aangevraagd bij een aankoop voor doorverkoop, moet je dat certificaat op verzoek kunnen overleggen. Als je dat niet kunt, ben je mogelijk de omzetbelasting verschuldigd die je niet hebt betaald.

Ondernemingen die gebruikmaken van verbonden infrastructuur hebben een structureel voordeel. Stripe Tax genereert bijvoorbeeld transactiegegevens die precies laten zien welke belasting er is geïnd of betaald bij elke transactie. Dit soort gedetailleerde documentatie is bij een controle veel makkelijker te overleggen dan achteraf samengestelde spreadsheets.

Is het voor jouw onderneming de moeite waard om aan de regels voor omzetbelastingaftrek te voldoen?

Omzetbelasting op aankopen wordt automatisch meegenomen in je kostenaftrek als je administratie klopt.

Dat gezegd hebbende, zijn er specifieke situaties waar het de moeite waard is om extra op te letten:

• Aankopen van kapitaalgoederen: zorg ervoor dat je accountant de omzetbelasting bij de kostprijs optelt in plaats van deze apart als kosten op te voeren. Dit is een veelgemaakte fout die het waard is om expliciet te controleren.

• Pass-through-eigenaren met grote aankopen van apparatuur: als je een eenmanszaak hebt of aandeelhouder bent van een S Corporation in een staat met hoge omzetbelasting, controleer dan of die kosten op Schedule C terechtkomen in plaats van verloren te gaan in het SALT-plafond op Schedule A.

• Ondernemingen die in meerdere staten actief zijn: kosten van compliance in meerdere regio’s (bijv. software, boekhouding, indieningskosten) zijn volledig aftrekbaar en het loont de moeite om deze expliciet bij te houden in plaats van ze te laten verdwijnen in de algemene overheadkosten.

• Particulieren die moeten kiezen tussen SALT-opties: bereken beide bedragen. De tabellen van de IRS maken het eenvoudig om de schattingen van de omzetbelasting te vergelijken.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.