O 12º Estudo de Electronic Invoicing informa que mais de 2,6 bilhões de faturas eletrônicas circularam por plataformas digitais de faturamento entre 2012 e 2024. Embora a maioria registrasse ou solicitasse pagamentos, algumas confirmavam valores devidos aos clientes. Nessas circunstâncias, estamos falando de notas de crédito, que são muito comuns em devoluções de pedidos online: em 2024, 57% dos consumidores espanhóis que fizeram compras online efetuaram pelo menos uma devolução.

A devolução de uma compra é uma das diversas situações em que uma empresa pode precisar revisar o saldo de uma fatura já emitida, o que torna importante saber como registrar esses ajustes através de notas de crédito. Neste guia, veremos o que são e como prepará-las de acordo com os requisitos jurídicos.

O que este artigo aborda?

• O que é uma nota de crédito?
  
• Diferenças entre notas de crédito e faturas corretivas
  
• Quando emitir uma nota de crédito na Espanha
  
• Requisitos para notas de crédito na Espanha
  
• Como a Stripe simplifica o gerenciamento de notas de crédito
  

O que é uma nota de crédito?

Uma nota de crédito é um tipo de fatura corretiva que registra uma redução na base de cálculo do imposto, seja devido a um desconto, um erro na fatura original ou ao não pagamento. Se a nota refletir um pagamento em excesso por parte de um cliente, o emissor pode aplicar o valor a faturas futuras ou fornecer um reembolso em uma única transação.

Diferenças entre notas de crédito e faturas corretivas

Como as notas de crédito são uma subcategoria de faturas corretivas, elas apresentam algumas características em comum: ambas são usadas para ajustar faturas anteriores e precisam conter praticamente os mesmos detalhes. No entanto, há diferenças importantes:

• Identificação da fatura anterior
  Quando a alteração da base tributável se deve a um desconto por volume de compras, não é necessário identificar a fatura anterior na nota de crédito; basta especificar o período a que se refere, conforme estabelecido no artigo 15(4) do Real Decreto 1619/2012.

• Tipo de alteração
  Uma nota de crédito permite ajustar o valor para baixo, ou seja, reduzi-lo, enquanto uma fatura corretiva permite ajustes para cima e alterações adicionais, como o número da fatura, a data ou o nome do cliente.

• Valor positivo ou negativo
  Uma vez que a nota de crédito reflete um saldo a favor do cliente, o valor é sempre negativo. Já nas faturas corretivas, o valor pode ser positivo ou negativo, dependendo da revisão aplicada.

Quando emitir uma nota de crédito na Espanha

Existem várias situações em que uma empresa tem a obrigação jurídica de emitir uma nota de crédito no país. Vamos analisá-las:

• Alterações de preço que favorecem o cliente
  Ela deve ser emitida quando houver uma alteração de preço que beneficie o cliente, reduzindo assim a base tributável inicial. Isso ocorre quando são aplicados descontos em pedidos em massa, abatimentos ou bônus gerais, bem como quando o preço é atualizado por motivos variados, como devoluções de compra.

• Faturas totalmente ou parcialmente incobráveis
  Se uma fatura enviada por uma empresa for considerada, ao final, legalmente incobrável, será necessário emitir uma nota de crédito para pedir a recuperação do imposto sobre valor agregado (IVA) cobrado sobre essa venda. Veja os principais requisitos para uma fatura ser considerada incobrável:

  • Precisa envolver um cliente profissional, como uma empresa ou um autônomo; se for um cliente privado, a base tributável da fatura deve ser superior a € 50.
    
  • Deve transcorrer pelo menos 12 meses a partir da data em que o IVA foi apurado. Para clientes profissionais com alto volume de transações, as regras permitem uma redução para seis meses, se o faturamento do emissor não exceder € 6.010.121,04 no ano-calendário anterior.
    
  • A falta de pagamento deve constar nos registros contábeis.
    
  • O credor deve ter formalizado a cobrança do valor devido por via judicial ou notarial.
    

• Devolução da embalagens
  Se um cliente devolver itens de embalagem reutilizáveis após o uso, como paletes de uma loja de materiais de construção ou recipientes de vidro de um restaurante, o fornecedor deverá emitir uma nota de crédito para documentar o desconto referente à devolução.

• Processos de insolvência
  Quando um cliente que recebeu uma fatura entra em processo de insolvência, a dívida torna-se incobrável e a empresa é obrigada a apresentar uma nota de crédito para recuperar o IVA cobrado. Entre janeiro e novembro de 2025, os casos de insolvência aumentaram 5,6% em relação ao ano anterior, o que afetou diretamente os 5,8% dos casos de insolvência da empresa registrados em novembro daquele período.

Exceto para notas de crédito relacionadas a processos de insolvência, cujos prazos são estabelecidos pela Lei da Insolvência, o emissor deve emitir a nota assim que tiver conhecimento das circunstâncias que a exigem, desde que não tenham passado mais de quatro anos desde que ocorreram as seguintes situações:

• A apuração do IVA na fatura, ou seja, o momento em que surgiu a obrigação de declará-lo
  
• A alteração da base tributável do IVA por quaisquer razões acima indicadas
  

A não emissão de uma nota de crédito quando exigida por lei pode resultar em penalidades, incluindo multas que variam de 50% a 100% do valor do IVA declarado incorretamente.

Requisitos para notas de crédito na Espanha

As etapas para criar uma nota seguem de perto as de emissão de qualquer outro tipo de fatura na Espanha , embora certos detalhes exijam atenção. A seguir, um resumo das informações que devem ser incluídas na emissão de notas de crédito em sua empresa:

• Dados do emissor: nome da empresa ou nome completo, endereço e Número de Identificação Fiscal (NIF) da empresa ou profissional autônomo que emite a fatura.
  
• Dados do cliente: forneça o nome completo, endereço e o NIF.
  
• Número de série sequencial e independente: para refletir que se trata de uma fatura corretiva, é atribuído um número de série específico com numeração sequencial independente da fatura objeto de alteração.
  
• Data de emissão: insira a data em que a nota de crédito foi emitida.
  
• Dados da fatura original: para facilitar a identificação da fatura original, inclua seu número e a data de emissão.
  
• Motivo da correção: breve descrição do motivo que justifica o ajuste com redução de valor.
  
• Base tributável: insira o valor negativo usado para calcular o IVA.
  
• Alíquota: porcentagem de IVA aplicada às transações documentadas na nota de crédito.
  
• Imposto devido: valor negativo de IVA proporcional à base tributável retificada, conforme a alíquota aplicada ou conforme a aplicabilidade de retenção do imposto de renda de pessoa física (IRPF).
  
• Valor total: soma da base tributável e do imposto devido.
  

Após preparar a nota de crédito, o último passo é entregá-la ao cliente. Também é importante manter uma cópia para cumprir as obrigações de declaração, pois será necessário incluí-la no formulário 303 da declaração trimestral de IVA para justificar o valor reduzido cobrado.

Como a Stripe simplifica o gerenciamento de notas de crédito

Gerenciar notas de crédito geralmente envolve o reembolso de valores devidos aos clientes, o que pode ser feito entrando em contato com seu banco ou processador de pagamentos, caso você trabalhe em ambientes digitais. A Stripe é uma solução moderna de pagamento que permite unificar todas as transações – online e presenciais – em um único local e emitir reembolsos com apenas alguns cliques. Além disso, os clientes desfrutam de uma experiência de compra simplificada e podem escolher o método de checkout preferido entre mais de 100 opções aceitos pela Stripe.

Independentemente do motivo para reembolsar, a Stripe captura com precisão essas transações e as concilia com os registros internos da organização. Para simplificar ainda mais esse processo, o Stripe App Marketplace é uma biblioteca de aplicativos que se integram perfeitamente ao seu sistema de pagamentos e se adaptam às necessidades mais específicas da sua empresa.

Um dos aplicativos disponíveis no Stripe App Marketplace é o Invopop, uma solução desenvolvida na Espanha projetada para ajudar a editar faturas e notas de crédito (ou documentos equivalentes a notas de crédito espanhol em diferentes países, como a França). Por outro lado, o Billit é uma plataforma de faturamento eletrônico pioneira na Europa que automatiza a vinculação da conta bancária da sua empresa e simplifica a reconciliação de faturas.

Perguntas frequentes sobre notas de crédito na Espanha