Die 12. Studie zur elektronischen Rechnungsstellung berichtet, dass zwischen 2012 und 2024 über 2,6 Milliarden elektronische Rechnungen über digitale Abrechnungsplattformen verschickt wurden. Die meisten davon forderten Zahlungen an oder dokumentierten sie. Einige bezogen sich jedoch auf Kundinnen und Kunden geschuldete Beträge. Unter diesen Umständen sprechen wir von Stornorechnungen, die bei Retouren von Online-Bestellungen häufig vorkommen: Im Jahr 2024 wickelten 57 % der spanischen Käuferinnen und Käufer, die Online-Käufe tätigten, mindestens eine Retoure ab.

Retouren sind nur eine von vielen Situationen, in denen ein Unternehmen den Saldo einer bereits ausgestellten Rechnung überarbeiten muss. Es ist daher wichtig zu wissen, wie solche Anpassungen durch Stornorechnungen erfasst werden können. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was darunter zu verstehen ist und wie Sie sie den rechtlichen Anforderungen entsprechend erstellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Stornorechnung?
  
• Unterschiede zwischen Stornorechnungen und Korrekturrechnungen
  
• In diesen Fällen müssen in Spanien Stornorechnungen ausgestellt werden
  
• Anforderungen an Stornorechnungen in Spanien
  
• So vereinfacht Stripe das Verwalten von Stornorechnungen
  

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist eine Art korrigierende Rechnung, die eine Verringerung der Steuerbemessungsgrundlage erfasst. Der Grund kann ein Rabatt, ein Fehler in der ursprünglichen Rechnung oder eine Nichtzahlung sein. Wenn die Stornorechnung die Überzahlung einer Kundin oder eines Kunden widerspiegelt, kann der Aussteller die Summe auf zukünftige Abrechnungen anwenden oder eine Rückerstattung als Einzeltransaktion vornehmen.

Unterschiede zwischen Stornorechnungen und Korrekturrechnungen

Da Stornorechnungen eine Unterkategorie von Korrekturrechnungen sind, haben sie einige Merkmale gemeinsam: Beide werden zum Anpassen früherer Rechnungen verwendet und müssen praktisch dieselben Angaben enthalten. Dennoch gibt es wesentliche Unterschiede:

• Identifizierung der vorherigen Rechnung
  Wenn die Änderung der Steuerbemessungsgrundlage auf einen Rabatt aufgrund des Kaufvolumens zurückzuführen ist, muss die vorherige Rechnung in der Stornorechnung nicht angegeben werden. Die Angabe des Zeitraums reicht aus, wie in Artikel 15 Absatz 4 des Königlichen Dekrets 1619/2012 festgelegt. Korrekturrechnungen müssen dagegen verpflichtend einen Verweis auf das Original enthalten.

• Art der Änderung
  Mit einer Stornorechnung können Sie die Zahl nach unten korrigieren (d. h. reduzieren), während eine Korrekturrechnung auch Korrekturen nach oben sowie zusätzliche Änderungen beispielsweise der Rechnungsnummer, des Datums oder des Namens der Kundin oder des Kunden ermöglicht.

• Positiver oder negativer Betrag
  Da die Stornorechnung einen Saldo zugunsten der Kundin oder des Kunden widerspiegelt, ist die Summe immer negativ. Bei Korrekturrechnungen kann der Betrag jedoch je nach Art der Änderung positiv oder negativ sein.

In diesen Fällen müssen in Spanien Stornorechnungen ausgestellt werden

Es gibt mehrere Situationen, in denen ein Unternehmen in dem Land rechtlich zum Ausstellen einer Stornorechnung verpflichtet ist. Sehen wir uns diese Situationen genauer an:

• Preisänderungen zugunsten der Kundin oder des Kunden
  Sie muss bei einer Preisänderung generiert werden, von der die Kundin oder der Kunde profitiert und die die anfängliche Steuer verringert. Dazu kommt es, sobald Rabatte auf Großbestellungen, andere Rabatte oder allgemeine Boni angewandt werden und wenn der Preis aus unterschiedlichen Gründen aktualisiert wird, z. B. bei Retouren.

• Ganz oder teilweise uneinbringliche Rechnungen
  Wenn eine von einem Unternehmen versandte Rechnung letztendlich als rechtlich uneinbringlich eingestuft wird, muss das Unternehmen eine Stornorechnung zur Wiedererlangung der bei diesem Verkauf erhobenen Umsatzsteuer (USt.) ausstellen. Nachfolgend sind die wichtigsten Anforderungen aufgeführt, damit eine Rechnung als uneinbringlich betrachtet werden kann:

  • Es muss ein professioneller Kunde oder eine professionelle Kundin beteiligt sein, beispielsweise ein Unternehmen oder eine selbstständig tätige Person. Bei Privatkundinnen und -kunden muss die Steuerbemessungsgrundlage der Rechnung mehr als 50 € betragen.
    
  • Ab dem Datum des Anfallens der Umsatzsteuer müssen mindestens 12 Monate vergehen. Für professionelle Kundinnen und Kunden mit hohem Transaktionsvolumen erlauben die Regeln eine Reduzierung auf sechs Monate, wenn der Umsatz des Ausstellers im vorherigen Kalenderjahr nicht über 6.010.121,04 € lag.
    
  • Die Nichtzahlung muss in den Buchhaltungsunterlagen der Kundin oder des Kunden ausgewiesen werden.
    
  • Der Gläubiger muss die Zahlungsabwicklung über gerichtliche oder notarielle Wege formell beantragt haben.
    

• Rückgabe von Verpackung
  Bringt ein Kunde wiederverwendbare Verpackungsartikel nach Gebrauch zurück (z. B. Paletten aus einem Baumarkt oder Glasbehälter aus einem Restaurant), muss der Lieferant eine Stornorechnung erstellen, um den Rabatt für die Rückgabe zu dokumentieren.

• Insolvenzverfahren
  Wenn eine Kundin oder ein Kunde, der/die eine Rechnung erhalten hat, ein Insolvenzverfahren eröffnet, werden die Schulden uneinbringlich. Dann muss das Unternehmen eine Stornorechnung vorlegen, um die erhobene Umsatzsteuer zurückzufordern. Zwischen Januar und November 2025 stiegen die Insolvenzfälle im Vorjahresvergleich um 5,6 %, was sich direkt auf die 5,8 % im November dieses Zeitraums verzeichneten Unternehmensinsolvenzen ausgewirkt hatte.

Die Fristen für Stornorechnungen im Zusammenhang mit Insolvenzverfahren sind im Insolvenzgesetz festgelegt. Alle sonstigen Stornorechnungen muss der Aussteller erstellen, sobald er Kenntnis von den Umständen erlangt, die sie erforderlich machen. Es dürfen jedoch seit dem Eintreten der folgenden Situationen nicht mehr als vier Jahre vergangen sein:

• Anfallen der Umsatzsteuer auf der Rechnung, womit der Zeitpunkt gemeint ist, zu dem die Meldepflicht entstanden ist
  
• Änderung der Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer aus einem der oben genannten Gründe
  

Wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Stornorechnung nicht ausgestellt wird, kann das Strafen nach sich ziehen. Möglich sind Geldstrafen zwischen 50 % und 100 % des fälschlicherweise gemeldeten Umsatzsteuerbetrags.

Anforderungen an Stornorechnungen in Spanien

Die Schritte zum Erstellen einer Stornorechnung sind mit denen zum Erstellen anderer Arten von Rechnungen in Spanien fast identisch. Bestimmte Nuancen erfordern jedoch Aufmerksamkeit. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Informationen, die Sie angeben müssen, wenn Sie in Ihrem Unternehmen Stornorechnungen ausstellen:

• Ausstellerdaten: Unternehmensname oder vollständiger Name, Anschrift und Steuer-Identifikationsnummer (NIF) des Unternehmens oder der selbständigen Person, das oder die die Rechnung ausstellt.
  
• Kundendaten: Geben Sie den vollständigen Namen, die Adresse und die NIF an.
  
• Fortlaufende und unabhängige Seriennummer: Um widerzuspiegeln, dass es sich um eine korrigierende Rechnung handelt, wird eine bestimmte Seriennummer mit fortlaufender Nummerierung unabhängig von der zu ändernden Rechnung zugewiesen.
  
• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem Sie die Stornorechnung erstellen.
  
• Angaben zur ursprünglichen Rechnung: Um die Identifizierung der ursprünglichen Rechnung zu erleichtern, geben Sie deren Nummer und Ausstellungsdatum an.
  
• Grund der Berichtigung: Kurze Beschreibung des Grundes, der die Anpassung des Betrags nach unten rechtfertigt.
  
• Steuerbemessungsgrundlage: Geben Sie den negativen Betrag ein, der zur Umsatzsteuerberechnung verwendet wird.
  
• Steuersatz: Umsatzsteuersatz, der auf die in der Stornorechnung dokumentierten Transaktionen angewandt wird.
  
• Steuerschuld: Negativer Umsatzsteuerbetrag, proportional zur berichtigten Steuerbemessungsgrundlage. Abhängig vom angewandten Satz bzw. davon, ob der Einbehalt der persönlichen Einkommensteuer (IRPF) zur Anwendung kommt.
  
• Gesamtbetrag: Summe aus Steuerbemessungsgrundlage und Steuerschuld.
  

Sobald Sie die Stornorechnung erstellt haben, müssen Sie sie der Kundin oder dem Kunden aushändigen. Bewahren Sie zur Einhaltung Ihrer Einreichungsverpflichtungen unbedingt eine Kopie auf. Sie müssen die Stornorechnung nämlich in Formular 303 für die vierteljährliche Umsatzsteuererklärung aufnehmen, um die Verringerung des erhobenen Betrags zu begründen.

So vereinfacht Stripe das Verwalten von Stornorechnungen

Beim Verwalten von Stornorechnungen geht es in der Regel um die Rückerstattung geschuldeter Salden an Kundinnen und Kunden. Wenn Sie in digitalem Umfeld arbeiten, können Sie sich dazu an Ihre Bank oder Ihren Zahlungsabwickler wenden. Stripe ist eine moderne Zahlungslösung, mit der Sie alle Transaktionen – online und vor Ort – an einem Ort zusammenführen und Rückerstattungen mit nur wenigen Klicks ausstellen können. Darüber hinaus profitieren Kundinnen und Kunden von einer vereinfachten Einkaufserfahrung und können aus mehr als 100 von Stripe unterstützten Zahlungsmethoden ihre bevorzugte auswählen.

Unabhängig von ihrem Grund erfasst Stripe Rückerstattungen genau und gleicht sie mit den internen Aufzeichnungen des Unternehmens ab. Um diesen Prozess weiter zu vereinfachen, stellen wir den Stripe App Marketplace bereit. Das ist eine Bibliothek von Anwendungen, die sich reibungslos in Ihr Zahlungssystem integrieren und bis ins Detail an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen.

Eine der im Stripe App Marketplace verfügbaren Anwendungen ist Invopop. Diese in Spanien entwickelte Lösung soll zum Bearbeiten von Rechnungen und Stornorechnungen (oder Dokumenten, die spanischen Stornorechnungen in verschiedenen Ländern wie Frankreich entsprechen) beitragen. Billit hingegen ist eine wegweisende Plattform für elektronische Abrechnung in Europa, die das Verknüpfen des Bankkontos Ihres Unternehmens automatisiert und den Rechnungsabgleich vereinfacht.

FAQs about credit notes in Spain