รายงานเกี่ยวกับการศึกษาด้านการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ครั้งที่ 12 ระบุว่าตั้งแต่ปี 2012 ถึง 2024 มีการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 2,600 ล้านฉบับผ่านแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินดิจิทัล ส่วนใหญ่เป็นการร้องขอหรือบันทึกการชำระเงิน แต่บางส่วนเป็นการยืนยันจำนวนเงินที่ค้างชำระแก่ลูกค้า ในกรณีเหล่านั้น เรากำลังพูดถึงใบลดหนี้ ซึ่งพบได้บ่อยมากในการส่งคืนสินค้าที่สั่งซื้อทางออนไลน์ โดยในปี 2024 นักช้อปชาวสเปน 57% ที่ซื้อสินค้าผ่านทางเว็บได้ดำเนินการส่งคืนสินค้าอย่างน้อยหนึ่งครั้ง

การคืนสินค้าเป็นหนึ่งในหลายสถานการณ์ที่บริษัทอาจจำเป็นต้องแก้ไขยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรู้วิธีบันทึกข้อมูลการปรับยอดเหล่านี้ผ่านใบลดหนี้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าใบลดหนี้คืออะไร และการจัดทำใบลดหนี้ให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายนั้นมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบลดหนี้คืออะไร
  
• ความแตกต่างระหว่างใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข
  
• เมื่อใดที่ควรออกใบลดหนี้ในสเปน
  
• ข้อกำหนดสำหรับใบลดหนี้ในสเปน
  
• Stripe ลดความซับซ้อนในการจัดการใบลดหนี้ได้อย่างไร
  

ใบลดหนี้คืออะไร

ใบลดหนี้คือใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับปรับปรุงยอด โดยจะบันทึกการลดลงของฐานภาษี ไม่ว่าจะเป็นผลมาจากส่วนลด ข้อผิดพลาดในใบเรียกเก็บเงินฉบับแรก หรือการค้างชำระ หากใบลดหนี้นั้นแสดงยอดเงินที่ลูกค้าชำระเกินมา ผู้ออกเอกสารสามารถนำยอดเงินดังกล่าวไปหักลบกับใบแจ้งหนี้ในอนาคตหรือคืนเงินเต็มจำนวนในธุรกรรมเดียวก็ได้

ความแตกต่างระหว่างใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข

เนื่องจากใบลดหนี้เป็นหมวดหมู่ย่อยของใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข จึงมีลักษณะร่วมกันบางประการ ได้แก่ ทั้งสองประเภทใช้เพื่อปรับปรุงใบเรียกเก็บเงินก่อนหน้าและต้องระบุรายละเอียดที่สำคัญแทบจะเหมือนกันทุกประการ อย่างไรก็ตาม ทั้งสองสิ่งนี้ยังมีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการอยู่ดังนี้

• การระบุใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า
  เมื่อการเปลี่ยนแปลงฐานภาษีเกิดจากส่วนลดปริมาณการซื้อ จึงไม่จำเป็นต้องระบุใบเรียกเก็บเงินฉบับก่อนหน้าในใบลดหนี้ เพียงระบุช่วงเวลาตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 15(4) ของพระราชกฤษฎีกา 1619/2012 ก็เพียงพอแล้ว แต่จะต้องอ้างอิงถึงต้นฉบับในใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข

• ประเภทของการเปลี่ยนแปลง
  ใบลดหนี้ช่วยให้คุณปรับลดตัวเลขลงได้ (เช่น ลดจำนวนลง) ส่วนที่ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขอนุญาตให้มีการปรับยอดเพิ่มและแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมได้ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ หรือชื่อลูกค้า

• ยอดเงินเป็นบวกหรือติดลบ
  เนื่องจากใบลดหนี้แสดงยอดคงเหลือที่เอื้อประโยชน์ต่อลูกค้า ดังนั้นยอดรวมจึงเป็นลบเสมอ แต่ในใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข ยอดรวมอาจเป็นบวกหรือลบก็ได้ ขึ้นอยู่กับการแก้ไขที่นำมาใช้

เมื่อใดที่ควรออกใบลดหนี้ในสเปน

มีหลายสถานการณ์ที่บริษัทมีภาระผูกพันทางกฎหมายที่จะต้องออกใบลดหนี้ในประเทศนั้นๆ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

• การเปลี่ยนแปลงราคาที่เอื้ออำนวยต่อลูกค้า
  เอกสารนี้จะต้องออกเมื่อมีการปรับเปลี่ยนราคาเพื่อประโยชน์ของลูกค้า ซึ่งส่งผลให้ฐานภาษีเดิมลดลง โดยจะเกิดขึ้นเมื่อมีการใช้ส่วนลดการสั่งซื้อจำนวนมาก ส่วนลดเงินคืน หรือโบนัสทั่วไป รวมถึงกรณีที่ราคาเปลี่ยนไปด้วยเหตุผลอื่นๆ เช่น การคืนสินค้า

• ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ทั้งหมดหรือบางส่วน
  หากใบแจ้งหนี้ที่บริษัทส่งไปได้รับการพิจารณาในทางกฎหมายว่าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ในที่สุด บริษัทจำเป็นต้องออกใบลดหนี้เพื่อขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ชำระไปแล้วจากการขายนั้น โดยด้านล่างนี้คือข้อกำหนดหลักที่ใช้พิจารณาว่าใบแจ้งหนี้ดังกล่าวกลายเป็นหนี้สูญ

  • ต้องเป็นลูกค้ากลุ่มธุรกิจ เช่น บริษัทหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระ แต่หากเป็นลูกค้าบุคคลทั่วไป ฐานภาษีของใบแจ้งหนี้ต้องมากกว่า 50 ยูโร
    
  • ต้องผ่านพ้นไปแล้วอย่างน้อย 12 เดือนนับจากวันที่ภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น สำหรับลูกค้าธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูง กฎระเบียบอนุญาตให้ลดระยะเวลาเหลือหกเดือนได้ หากผลประกอบการของผู้ออกเอกสารในปีปฏิทินก่อนหน้าไม่เกิน 6,010,121.04 ยูโร
    
  • การค้างชำระดังกล่าวจะต้องได้รับการระบุไว้ในบันทึกการทำบัญชี
    
  • เจ้าหนี้ต้องมีการทวงถามการชำระเงินอย่างเป็นทางการผ่านกระบวนการทางศาลหรือผ่านพนักงานจดทะเบียน
    

• การคืนบรรจุภัณฑ์
  หากลูกค้าส่งคืนบรรจุภัณฑ์แบบใช้ซ้ำได้หลังการใช้งาน (เช่น พาเลทสินค้าจากร้าน DIY หรือภาชนะแก้วจากร้านอาหาร) ซัพพลายเออร์ต้องจัดทำใบลดหนี้เพื่อเป็นหลักฐานการคืนเงินหรือส่วนลดสำหรับการคืนนั้น

• กระบวนการล้มละลาย
  เมื่อลูกค้าที่ได้รับใบแจ้งหนี้เข้าสู่กระบวนการล้มละลาย หนี้ดังกล่าวจะกลายเป็นหนี้สูญ โดยบริษัทจำเป็นต้องออกใบลดหนี้เพื่อขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บไปแล้ว ทั้งนี้ ตั้งแต่เดือนมกราคมถึงพฤศจิกายน 2025 มีกรณีการผิดนัดชำระหนี้เพิ่มขึ้น 5.6% เมื่อเทียบแบบปีต่อปี ซึ่งส่งผลโดยตรงต่ออัตราการล้มละลายของธุรกิจที่บันทึกไว้ 5.8% ในเดือนพฤศจิกายนของช่วงเวลาดังกล่าว

ยกเว้นใบลดหนี้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการล้มละลายซึ่งกำหนดระยะเวลาโดยกฎหมายว่าด้วยการล้มละลาย ผู้ออกเอกสารจะต้องจัดทำใบลดหนี้ทันทีที่ทราบถึงสถานการณ์ที่จำเป็น โดยมีเงื่อนไขว่าต้องไม่เกินสี่ปีนับตั้งแต่เกิดสถานการณ์ต่อไปนี้

• การคงค้างของภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ กล่าวคือ ช่วงเวลาที่เกิดภาระผูกพันในการสำแดงว่ามีภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น
  
• การเปลี่ยนแปลงฐานภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเหตุผลใดๆ ที่ระบุไว้ข้างต้น
  

การไม่ออกใบแจ้งหนี้ตามที่กฎหมายกำหนดอาจนำไปสู่บทลงโทษ รวมถึงค่าปรับในอัตรา 50% ถึง 100% ของจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่สำแดงไม่ถูกต้อง

ข้อกำหนดสำหรับใบลดหนี้ในสเปน

ขั้นตอนการสร้างใบลดหนี้นั้นมีความคล้ายคลึงกับการออกใบแจ้งหนี้ในสเปนประเภทอื่นๆ แต่ยังมีรายละเอียดเฉพาะบางประการที่ควรระมัดระวัง โดยข้อมูลสำคัญที่คุณต้องระบุในการออกใบลดหนี้สำหรับธุรกิจ มีดังต่อไปนี้

• รายละเอียดผู้ออกใบลดหนี้: ชื่อบริษัทหรือชื่อและนามสกุล ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (NIF) ของบริษัทหรือบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• รายละเอียดของลูกค้า: ระบุชื่อและนามสกุล ที่อยู่ และ NIF ของลูกค้า
  
• หมายเลขตามลำดับที่แยกเป็นอิสระ: เพื่อแสดงว่าเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข จึงมีการกำหนดหมายเลขลำดับเฉพาะที่มีหมายเลขเรียงลำดับแยกต่างหากจากใบแจ้งหนี้ที่อยู่ระหว่างการแก้ไข
  
• วันที่ออก: ป้อนวันที่สร้างใบลดหนี้
  
• รายละเอียดใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ: เพื่อช่วยระบุใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ให้ระบุหมายเลขและวันที่ออกใบแจ้งหนี้ฉบับดังกล่าว
  
• เหตุผลในการแก้ไข: คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับเหตุผลที่ทำให้ต้องปรับลดจำนวนเงินลง
  
• ฐานภาษี: ป้อนค่าลบที่ใช้ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• อัตราภาษี: เปอร์เซ็นต์ของอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับธุรกรรมที่บันทึกไว้ในใบลดหนี้
  
• ภาระภาษี: ตัวเลขภาษีมูลค่าเพิ่มติดลบตามสัดส่วนของฐานภาษีที่แก้ไขแล้ว ขึ้นอยู่กับอัตราที่ใช้หรือมีการหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (IRPF) หรือไม่
  
• จำนวนเงินทั้งหมด: ผลรวมของฐานภาษีและหนี้สิน
  

เมื่อคุณจัดทำใบลดหนี้เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการส่งมอบให้แก่ลูกค้า นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อปฏิบัติตามข้อผูกพันในการยื่นเอกสาร เนื่องจากคุณจะต้องใช้ประกอบการยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มรายไตรมาส (แบบฟอร์ม 303) เพื่อยืนยันหลักฐานการลดจำนวนเงินที่เรียกเก็บ

Stripe ลดความซับซ้อนในการจัดการใบลดหนี้ได้อย่างไร

การจัดการใบลดหนี้โดยทั่วไปมักเกี่ยวข้องกับการคืนเงินส่วนเกินที่ค้างชำระให้กับลูกค้า ซึ่งสามารถทำได้โดยการติดต่อธนาคารหรือผู้ประมวลผลการชำระเงินหากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมดิจิทัล Stripe เป็นโซลูชันการชำระเงินที่ทันสมัย ​​ช่วยให้คุณรวมธุรกรรมทั้งหมด ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ไว้ในที่เดียว และคืนเงินได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง นอกจากนี้ ลูกค้าจะได้รับประสบการณ์การช้อปปิ้งที่ง่ายขึ้น และสามารถเลือกวิธีการชำระเงินที่ต้องการจากกว่า 100 วิธีที่ Stripe รองรับได้อีกด้วย

ไม่ว่าเหตุผลในการคืนเงินจะเป็นอย่างไร Stripe จะบันทึกและตรวจสอบความถูกต้องกับบันทึกภายในขององค์กรได้อย่างแม่นยำ เพื่อทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายยิ่งขึ้น Stripe App Marketplace คือคลังแอปพลิเคชันที่ผสานการทำงานกับระบบการชำระเงินของคุณได้อย่างราบรื่นและปรับให้เข้ากับความต้องการที่แม่นยำที่สุดของธุรกิจคุณ

หนึ่งในแอปพลิเคชันที่มีให้ใช้งานใน Stripe App Marketplace คือ Invopop ซึ่งเป็นโซลูชันที่พัฒนาขึ้นในสเปนที่ออกแบบมาเพื่อช่วยแก้ไขใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ (หรือเอกสารที่เทียบเท่ากับใบลดหนี้ของสเปนในประเทศต่างๆ เช่น ฝรั่งเศส) ในทางกลับกัน Billit เป็นแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่บุกเบิกในยุโรปที่ช่วยที่ลิงก์บัญชีธนาคารของบริษัทคุณเข้ากับระบบโดยอัตโนมัติ และทำให้การกระทบยอดตามใบแจ้งหนี้กลายเป็นเรื่องง่าย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบลดหนี้ในสเปน