El XII Estudio de Facturación Electrónica informa que entre 2012 y 2024 se trasladaron más de 2,600 millones de facturas electrónicas a través de plataformas de facturación digital. Si bien la mayoría de los pagos solicitados o documentados, algunos confirmaron importes adeudados a clientes. En estas circunstancias, hablamos de notas de crédito, muy habituales en los envíos de pedidos en línea: en 2024, el 57 % de los compradores españoles que realizaron compras por Internet tramitaron al menos una devolución.

La devolución de una compra se encuentra entre muchas situaciones en las que una empresa podría necesitar revisar el saldo de una factura que ya emitió, por lo que es importante saber cómo registrar estos ajustes a través de notas de crédito. En esta guía, veremos cuáles son y cómo prepararlos de acuerdo con los requisitos legales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una nota de crédito?
  
• Diferencias entre notas de crédito y facturas correctivas
  
• Cuándo emitir una nota de crédito en España
  
• Requisitos para las notas de crédito en España
  
• Cómo simplifica Stripe la gestión de las notas de crédito
  

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito es un tipo de factura correctiva que registra una reducción en la base impositiva, ya sea debido a un descuento, un error en la factura inicial o la falta de pago. Si la nota refleja el pago excesivo de un cliente, el emisor puede aplicar la suma a extractos futuros o proporcionar un reembolso como una sola transacción.

Diferencias entre notas de crédito y facturas correctivas

Dado que las notas de crédito son una subcategoría de las facturas correctivas, comparten algunas características: ambas se utilizan para ajustar facturas anteriores y deben contener prácticamente los mismos detalles. Sin embargo, existen las siguientes diferencias clave:

• Identificación de la factura anterior
  Cuando el cambio en la base impositiva se deba a un descuento por volumen de compra, no es necesario identificar la factura anterior en la nota de crédito; basta con especificar el plazo, tal y como establece el Artículo 15(4) del Real Decreto 1619/2012. Por el contrario, en las facturas correctivas, es obligatorio hacer referencia al original.

• Tipo de cambio
  Una nota de crédito te permite ajustar la cifra hacia abajo (es decir, reducirla), mientras que una factura correctiva permite ajustes al alza y modificaciones adicionales, como el número de factura, la fecha o el nombre del cliente.

• Importe positivo o negativo
  Dado que la nota de crédito refleja un saldo a favor del cliente, la suma siempre es negativa. Pero, en las facturas correctivas, el importe puede ser positivo o negativo según la revisión aplicada.

Cuándo emitir una nota de crédito en España

Existen varias situaciones en las que una empresa tiene la obligación legal de emitir una nota de crédito en el país. Veámoslas a continuación:

• Cambios de precio que favorecen al cliente
  Debe generarse cuando se produce un cambio de precio que beneficia al cliente, lo que reduce así la base impositiva inicial, una vez aplicados los descuentos por pedidos masivos, las rebajas o las bonificaciones generales, así como cuando el precio se actualiza por diversos motivos, como las devoluciones de compras.

• Facturas total o parcialmente incobrables
  Si en última instancia una factura enviada por una empresa se considera legalmente incobrable, debe emitirse una nota de crédito a fin de recuperar el impuesto al valor agregado (IVA) que se cobró por esa venta. Estos son los principales requisitos para que una factura se considere irrecuperable:

  • Debe implicar a un cliente profesional, como una firma o un autónomo. Si se trata de un cliente particular, la base impositiva de la factura tiene que ser superior a €50.
    
  • Deben pasar al menos 12 meses desde la fecha de devengo del IVA. Para los clientes profesionales con alto volumen de transacciones, las normas permiten una reducción a seis meses si la facturación del emisor no superó los €6,010,121.04 en el año calendario anterior.
    
  • La falta de pago debe reflejarse en sus registros contables.
    
  • El acreedor debe haber reclamado formalmente la acreditación de fondos por vía judicial o notarial.
    

• Devolución del embalaje
  Si un cliente devuelve artículos de embalaje reutilizables después de su uso (como pallets de una tienda de bricolaje o recipientes de vidrio de un restaurante), el proveedor debe preparar una nota de crédito para documentar el descuento para la devolución.

• Procedimientos de insolvencia
  Cuando un cliente que recibe una factura entra en un procedimiento de quiebra, la deuda se vuelve incobrable y la empresa debe presentar una nota de crédito para recuperar el IVA cobrado. Entre enero y noviembre de 2025, los casos de insolvencia aumentaron un 5.6 % interanual, lo que había afectado directamente al 5.8 % de insolvencias de empresas registradas en noviembre de ese período.

Salvo en el caso de las notas de crédito relacionadas con procedimientos de insolvencia, cuyos plazos establece el Derecho Concursal, el emisor tiene que crear una en cuanto tenga conocimiento de las circunstancias que lo exigen, siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde que se produjeron las siguientes situaciones:

• El devengo del IVA en la factura, es decir, el momento en que surgió la obligación de declararlo
  
• La modificación de la base impositiva del IVA por cualquiera de las causas indicadas anteriormente
  

La falta de emisión de una nota cuando así lo exija la ley podría dar lugar a sanciones, incluidas multas que oscilan entre el 50 % y el 100 % del importe del IVA declarado incorrectamente.

Requisitos para las notas de crédito en España

Los pasos para crear una nota son muy similares a los que se siguen para crear cualquier otro tipo de factura en España, aunque hay que prestar atención a ciertos matices. A continuación, se presenta un resumen de la información que debes incluir en el momento de emisión de notas de crédito en tu empresa:

• Datos del emisor: nombre o razón social, domicilio y Número de Identificación Fiscal (NIF) de la empresa o del trabajador autónomo que emite la factura.
  
• Datos del cliente: proporciona el nombre completo, la dirección y su NIF.
  
• Número de serie secuencial e independiente: para indicar que se trata de una factura correctiva, se asigna un número de serie específico con numeración secuencial independiente de la factura sujeta a modificación.
  
• Fecha de emisión: introduce la fecha en que creas la nota de crédito.
  
• Datos de la factura original: para ayudar a identificar la factura original, incluye su número y fecha de emisión.
  
• Motivo de la corrección: breve descripción del motivo que justifica el ajuste a la baja del importe.
  
• Base impositiva: introduce el negativo utilizado para calcular el IVA.
  
• Tasa impositiva: porcentaje de la tasa del IVA aplicado a las operaciones documentadas en la nota de crédito.
  
• Responsabilidad fiscal: cifra negativa del IVA proporcional a la base impositiva rectificada, según la tasa aplicada o si es aplicable la retención del impuesto a las ganancias de las personas físicas (IRPF).
  
• Importe total: suma de la base impositiva y la responsabilidad.
  

Una vez que hayas preparado la nota de crédito, el último paso es entregársela al cliente y también es importante conservar una copia para cumplir con las obligaciones de declaración fiscal, ya que deberás incluirla en el modelo 303 de la declaración trimestral del IVA para justificar la reducción de la suma cobrada.

Cómo Stripe simplifica la gestión de las notas de crédito

La gestión de las notas de crédito suele implicar el reembolso de los saldos adeudados a los clientes, lo cual es posible si te pones en contacto con tu banco o con tu procesador de pagos si trabajas en entornos digitales. Stripe es una solución de pago moderna que te permite unificar todas las transacciones, en línea y en persona, en un solo lugar y emitir reembolsos con solo unos clics. Además, los clientes disfrutarán de una experiencia de compra simplificada y podrán elegir su método de confirmación de compra preferido entre los más de 100 que admite Stripe.

Independientemente del motivo de los rembolsos, Stripe los captura y los empareja con precisión con los registros internos de la organización. Para simplificar aún más este procesado, Stripe App Marketplace es una biblioteca de aplicaciones que se integran perfectamente en tu sistema de pagos y se adaptan a las necesidades más precisas de tu empresa.

Una de las aplicaciones disponibles en Stripe App Marketplace es Invopop, una solución desarrollada en España para ayudar a editar facturas y notas de crédito (o documentos equivalentes a notas de crédito españolas en diferentes países, como Francia), pero Billit, por su parte, es una plataforma pionera de facturación electrónica en Europa que automatiza la vinculación de la cuenta bancaria y simplifica la conciliación.

FAQs about credit notes in Spain