L’étude 12e sur la facturation électronique rapporte que plus de 2,6 milliards de factures électroniques ont été traitées via des plateformes de facturation numérique entre 2012 et 2024. Bien que la plupart aient été des paiements demandés ou documentés, certains ont confirmé des montants dus aux clients. Dans ces cas, il s’agit de notes de crédit, très courantes dans les retours de commandes en ligne : en 2024, 57 % des acheteurs espagnols ayant effectué des achats sur le web ont traité au moins un retour.

Le retour d’un achat fait partie des nombreuses situations dans lesquelles une entreprise peut avoir besoin de réviser le solde d’une facture déjà émise, ce qui rend important de savoir comment enregistrer ces réajustements via des notes de crédit. Dans ce guide, nous verrons ce qu’elles sont et comment les préparer conformément aux exigences légales.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une note de crédit?
  
• Différences entre les notes de crédit et les factures correctives
  
• Quand émettre une note de crédit en Espagne
  
• Exigences relatives aux notes de crédit en Espagne
  
• Comment Stripe simplifie la gestion des notes de crédit
  

Qu’est-ce qu’une note de crédit?

Une note de crédit est un type de facture corrective qui enregistre une réduction de la base imposable, que ce soit en raison d’une remise, d’une erreur sur la facture initiale ou d’un non-paiement. Si la note reflète un trop-perçu du client, l’émetteur peut appliquer le montant sur des factures futures ou effectuer un remboursement en une seule transaction.

Différences entre les notes de crédit et les factures correctives

Étant donné que les notes de crédit sont une sous-catégorie des factures correctives, elles partagent certaines caractéristiques : toutes deux servent à ajuster des factures antérieures et doivent contenir pratiquement les mêmes informations. Cependant, il existe des différences clés :

• Identification de la facture précédente
  Lorsqu’une modification de la base imposable résulte d’une remise sur volume d’achat, il n’est pas nécessaire d’identifier la facture précédente dans la note de crédit ; il suffit de préciser la période concernée, comme le prévoit l’article 15(4) du décret royal 1619/2012. En revanche, dans les factures correctives, il est obligatoire de faire référence à la facture originale.

• Type de modification
  Une note de crédit vous permet d’ajuster un montant à la baisse (c’est-à-dire de le réduire), tandis qu’une facture corrective permet des réajustements à la hausse ainsi que d’autres modifications supplémentaires, comme le numéro de facture, la date ou le nom du client.

• Montant positif ou négatif
  Étant donné qu’une note de crédit reflète un solde en faveur du client, le montant est toujours négatif. En revanche, dans les factures correctives, le montant peut être positif ou négatif selon la révision appliquée.

Quand émettre une note de crédit en Espagne

Il existe plusieurs situations où une entreprise a l’obligation juridique d’émettre une note de crédit dans le pays. Jetons-y un coup d’œil :

• Modifications de prix qui favorisent le client
  Elle doit être générée lorsqu’un changement de prix bénéficie au client, réduisant ainsi la base imposable initiale. Cela se produit après l’application de remises sur les commandes en volume, de ristournes ou de primes générales, ainsi que lorsque le prix est mis à jour pour diverses raisons, telles que les retours d’achats.

• Factures totalement ou partiellement irrécouvrables
  Si une facture envoyée par une entreprise est finalement jugée juridiquement irrécouvrable, elle est tenue d’émettre une note de crédit sur commande pour récupérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qu’elle a facturée sur cette vente. Vous trouverez ci-dessous les principales exigences pour qu’une facture soit considérée comme irrécouvrable :

  • Il doit s’agir d’un client professionnel, tel qu’une entreprise ou un travailleur indépendant ; si c’est un client particulier, la base imposable de la facture doit être supérieure à 50 €.
    
  • Au moins 12 mois doivent s’écouler à partir de la date d’acquisition de la TVA. Pour les clients professionnels avec un volume élevé de transactions, les règles permettent une réduction à six mois si le chiffre d’affaires de l’émetteur n’a pas dépassé 6 010 121,04 € au cours de l’année civile précédente.
    
  • Le non-paiement doit figurer dans les registres comptables.
    
  • Le créancier doit avoir officiellement réclamé le règlement par la voie judiciaire ou notariale.
    

• Retour de l’emballage
  Si un client retourne des emballages réutilisables après usage (comme des palettes d’un magasin de bricolage ou des contenants en verre d’un restaurant), le fournisseur doit préparer une note de crédit pour documenter la remise liée au retour.

• ** Procédures collectives**
  Lorsqu’un client ayant reçu une facture entre en procédures de faillite, la dette devient irrécouvrable, et l’entreprise est tenue de produire une note de crédit pour récupérer la TVA facturée. Entre janvier et novembre 2025, les cas d’insolvabilité ont augmenté de 5,6 % en glissement annuel, ce qui a eu un impact direct sur les 5,8 % d’insolvabilités d’entreprises enregistrées en novembre de cette période.

À l’exception des notes de crédit liées aux procédures d’insolvabilité, dont les délais sont fixés par la Loi sur l’insolvabilité, l’émetteur doit en créer une dès qu’il prend connaissance des circonstances qui l’exigent, à condition que quatre ans au maximum ne se soient pas écoulés depuis la survenue des situations suivantes :

• L’accumulation de TVA sur la facture, c’est-à-dire le moment où l’obligation de la déclarer est née
  
• La modification de l’assiette taxée TVA pour l’une des raisons indiquées ci-dessus
  

Le défaut d’émettre une note lorsque la loi l’exige peut entraîner des pénalités, notamment des amendes allant de 50 % à 100 % du montant de TVA incorrectement déclaré.

Exigences relatives aux notes de crédit en Espagne

Les étapes pour créer une note de crédit suivent de près celles de la création de toute autre facture en Espagne, bien que certaines nuances nécessitent une attention particulière. Ci-dessous, un résumé des informations à inclure lors de l’émission de notes de crédit dans votre entreprise :

• Informations sur l’émetteur : nom de l'entreprise ou nom complet, adresse et numéro d’identification fiscale (NIF) de l’entreprise ou du travailleur indépendant émetteur de la facture.
  
• Coordonnées du client : indiquez son nom complet, son adresse et son NIF.
  
• Numéro de série séquentiel et indépendant : pour refléter qu’il s’agit d’une facture corrective, un numéro de série spécifique est attribué avec une numérotation séquentielle indépendante de la facture susceptible d’être modifiée.
  
• Date d’émission : saisissez la date de création de la note de crédit.
  
• Détails de la facture originale : pour vous aider à identifier la facture originale, indiquez son numéro et sa date d’émission.
  
• Motif de la correction : brève description du motif qui justifie le réajustement du montant à la baisse.
  
• Base imposable : indiquez la valeur négative utilisée pour calculer la TVA.
  
• Taux de taxe : pourcentage du taux de TVA appliqué aux transactions documentées dans la note de crédit.
  
• TVA à payer : montant négatif de la TVA proportionnel à la base imposable rectifiée, en fonction du taux appliqué ou de l’éventuelle retenue d’impôt sur le revenu (IRPF).
  
• Montant total : somme de la base imposable et des obligations.
  

Une fois que vous avez préparé la note de crédit, la dernière étape consiste à la remettre au client. Il est également important d’en conserver une copie pour respecter les obligations de déclaration, car vous devrez l’inclure dans le formulaire de déclaration trimestrielle TVA 303 pour justifier la somme réduite facturée.

Comment Stripe simplifie la gestion des notes de crédit

La gestion des notes de crédit implique généralement de rembourser les soldes dus aux clients, ce qui est possible en contactant votre banque ou votre prestataire de services de paiement si vous travaillez dans des environnements numériques. Stripe est une solution de paiement moderne qui vous permet de centraliser toutes les transactions, en ligne et en personne, dans un seul endroit et d’émettre des remboursements en quelques clics. De plus, les clients bénéficient d’une expérience d’achat simplifiée et peuvent choisir leur mode de paiement préféré parmi plus de 100 options prises en charge par Stripe.

Quel que soit le motif des remboursements, Stripe capture et rapproche avec précision ces opérations avec les enregistrements internes de l’organisation. Pour simplifier davantage ce processus, le Stripe App Marketplace est une bibliothèque d’applications qui s’intègrent sans effort à votre système de paiement et s’adaptent aux besoins précis de votre entreprise.

Une des applications disponibles sur le Stripe App Marketplace est Invopop, une solution développée en Espagne conçue pour aider à modifier les factures et notes de crédit (ou des documents équivalents aux notes de crédit espagnoles dans différents pays, comme la France). Billit, quant à elle, est une plateforme pionnière de facturation électronique en Europe qui automatise la liaison avec le compte bancaire de votre entreprise et simplifie le rapprochement des factures.

FAQ sur les notes de crédit en Espagne