À partir de 2027, les nouvelles exigences énoncées dans la loi Crea y Crece entreront en vigueur, notamment de nombreux changements dans le domaine de la facturation, tels que l’utilisation de logiciels agréés, la communication directe avec l’administration fiscale espagnole et l’ajout d’un code QR sur les factures. Bien que la liste des changements soit longue, un aspect reste inchangé : les informations obligatoires que doivent contenir les factures. Dans ce guide, nous vous expliquons comment créer et émettre une facture conforme à la réglementation espagnole.

Contenu de l’article

• En quoi consiste une facture?
  
• Dans quels cas est-il nécessaire d’émettre une facture?
  
• Quelles sont les exigences légales relatives aux factures en Espagne?
  
• Quelles informations doivent figurer sur les factures en Espagne?
  
• Conseils pour créer des factures en Espagne
  
• Comment créer une facture étape par étape
  
• FAQ sur la manière d’émettre une facture en Espagne
  

En quoi consiste une facture?

Une facture est un document commercial qu’une entreprise ou un travailleur indépendant établit pour enregistrer une transaction et détailler le montant des produits ou services vendus. En général, une facture est émise avant le paiement, mais elle peut également être émise après si le client paie sur place et demande le document, ou dans le cas d’une facture simplifiée (souvent appelée « ticket de caisse » ou simplement « reçu »).

En enregistrant les transactions commerciales et en détaillant toutes les marchandises vendues, les factures constituent une preuve légale et fiscale nécessaire pour se conformer aux obligations comptables, d’archivage et fiscales. Par exemple, les factures sont utilisées comme pièces justificatives lors du dépôt des déclarations trimestrielles de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Dans quels cas est-il nécessaire d’émettre une facture?

En Espagne, plusieurs réglementations, telles que le décret royal 1619/2012 et la loi Crea y Crece, établissent des obligations en matière de facturation. En vertu de ces réglementations, les principaux cas dans lesquels il est obligatoire d’émettre une facture sont les suivants :

• Lorsque le client est une entreprise ou un professionnel (c’est-à-dire qu’il s’agit d’une transaction interentreprises)
  
• Lorsque le client est un particulier, mais demande ou accepte de recevoir une facture (c’est-à-dire une transaction entreprise-consommateur)
  
• Lorsque le client est un organisme public (c’est-à-dire une transaction entreprise-gouvernement) ou une personne morale non professionnelle, telle qu’une association
  
• Lorsque vous vendez des produits qui nécessitent une installation ou un assemblage avant d’être mis à la disposition des clients, que la procédure final soit effectué par l’entreprise elle-même ou qu’il s’agisse d’un service externalisé
  
• Lorsque des ventes exonérées de TVA à des clients dans l’Union européenne (UE), appelées « ventes intracommunautaires », sont effectuées
  
• Lorsque des ventes exonérées de TVA sont effectuées à des clients situés en dehors de l’UE, à condition que le magasin ne soit pas une boutique hors taxes, comme celles situées dans les ports et les aéroports
  
• Lorsque des ventes à distance sont effectuées pour des produits soumis à des droits d’accise, tels que l’alcool et l’essence
  
• Lorsqu’une taxe au preneur est appliquée, si le client est établi dans l’UE
  

Quelles sont les exigences légales relatives aux factures en Espagne?

Toutes les factures, qu’elles soient au format électronique ou papier, doivent respecter les obligations en matière de facturation, y compris les exigences légales établies par le décret royal 1619/2012. À ce titre, les entreprises doivent s’assurer que leurs factures :

• Affichent la TVA en euros : le montant de la facture peut être indiqué dans n’importe quelle devise, mais le montant de la TVA doit être indiqué en euros. Pour convertir les devises, il faut appliquer le taux de change officiel publié par la Banque d’Espagne au moment où la TVA devient exigible (qui correspond généralement à la date d’émission de la facture).

• Sont juridiquement valables : l’entreprise doit assurer la lisibilité des factures, l’inaltérabilité de leur contenu et l’authenticité de leur origine (c’est-à-dire l’identité de l’émetteur).

• Ne sont émises qu’une seule fois : une seule facture initiale peut être émise. Si une copie doit être émise, par exemple en cas de perte du document original, le terme « duplicata » doit alors s’afficher sur la facture.

• Précisent le statut : l’entreprise qui émet la facture est tenue de communiquer le statut (c’est-à-dire émise, reçue, payée ou en retard) par son système de facturation pour assurer la traçabilité et d’éviter les retards de paiement.

• Sont conservées correctement : la facture doit être conservée pendant quatre ans au format papier ou électronique. Si l’administration fiscale en fait la demande, elle doit être mise à disposition sans délai, que la facture soit conservée par l’entreprise ou par un tiers.

Quelles informations doivent figurer sur les factures en Espagne?

En règle générale, toutes les factures doivent contenir certaines informations, telles que le numéro ou la référence, l’adresse fiscale de l’entreprise et le numéro de TVA. Cependant, les informations requises par la législation espagnole varient en fonction du type de facture concerné, ce qui peut impliquer d’ajouter des informations supplémentaires ou d’omettre certaines informations selon le type de facture. Pour couvrir toutes les possibilités, nous examinerons d’abord les informations obligatoires sur toutes les « factures complètes » (c’est-à-dire les factures interentreprises standard, par opposition aux factures simplifiées, ou reçus, qui peuvent contenir moins de détails). Ensuite, dans la section suivante, nous passerons en revue les informations qui doivent figurer sur chaque type de facture spécifique.

Informations légalement requises sur toutes les factures complètes

À quelques exceptions près (par exemple, les factures exonérées de TVA ne doivent pas mentionner le montant de la TVA due, mais doivent indiquer la raison de l’exonération), les informations suivantes doivent figurer sur les factures émises en Espagne :

1. Date : il s’agit de la date à laquelle la facture est émise (c’est-à-dire lorsqu’elle est préparée et envoyée). Si la date d’émission n’est pas la même que la date de la transaction, les deux doivent être indiquées.
   
2. Numéro ou référence : il s’agit de l’identifiant de la facture, qui peut être un numéro ou une référence permettant d’identifier chaque facture dans un ordre séquentiel et chronologique. Le numéro est un code composé uniquement de chiffres, tandis que la référence sert à regrouper les factures. Les factures ne peuvent être triées par référence que lorsque cela est justifié, par exemple pour enregistrer des ventes de nature différente ou des transactions effectuées dans différents magasins physiques. Les numéros et les références doivent répondre à des exigences particulières :
   
   • Le texte est aligné à gauche
     
   • Seuls les caractères spéciaux suivants sont utilisés : tirets, traits de soulignement, barres obliques et points
     
   • Il n’y a jamais deux (ou plus) espaces consécutifs
     
3. Coordonnées de l’émetteur : ce champ doit contenir les coordonnées de l’émetteur. Cela comprend :
   
   • Le nom complet (s’il s’agit d’un travailleur indépendant) ou la raison sociale complète (s’il s’agit d’une entreprise, telle qu’une entreprise à responsabilité limitée ou une entreprise ouverte)
     
   • Le numéro d’identification fiscale (NIF)
     
   • L’adresse fiscale aux fins de l’Agence fiscale (AEAT)
     
4. Coordonnées du client : le nom complet ou la raison sociale de l’acheteur, son NIF et son adresse fiscale doivent être indiqués.
   
5. Description et montant : il est obligatoire d’indiquer sur des lignes distinctes la description de chaque produit ou service, les unités vendues, le prix unitaire hors TVA, la remise (le cas échéant) et le prix final.
   
6. Assiette fiscale : montant brut total de la vente (c’est-à-dire le montant sur lequel la TVA est calculée).
   
7. Taux et montant de la taxe : indique le taux de TVA (c’est-à-dire le pourcentage de la taxe) appliqué. Veuillez noter que, quel que soit le taux appliqué, il est obligatoire d’indiquer le montant total de la TVA facturée sur la facture.
   
8. Total : montant total que le client doit payer.
   

Informations légalement requises selon le type de facture

En Espagne, les factures sont classées de plusieurs façons : selon leur émetteur (entreprise ou travailleur indépendant), selon leur domaine d’application (intracommunautaire ou hors UE) ou selon leur objectif (pro forma ou corrective). Nous allons examiner ci-dessous les différents types de factures, y compris les informations qu’elles doivent contenir conformément à la législation espagnole.

Factures commerciales

Également appelée « facture ordinaire » ou « facture complète », une facture commerciale est un document qui fournit un détail complet des transactions commerciales d’une entreprise. Les factures commerciales peuvent être au format papier ou électronique, mais il est important de noter que lorsque les dispositions finales de la loi Crea y Crece entreront en vigueur, probablement en janvier 2027, elles devront obligatoirement être émises au format numérique. En Espagne, les factures commerciales sont le type de facture le plus courant et sont établies en saisissant les informations générales mentionnées ci-dessus.

Une facture commerciale doit être établie et émise pour toutes les transactions avec des clients professionnels (interentreprises) et des organismes publics (entreprise-gouvernement) ainsi que pour les transactions avec des particuliers (entreprise-consommateur) d’un montant supérieur à 400 € (ou 3 000 € dans le commerce de détail).

Factures des travailleurs indépendants

Une facture d’indépendant est, comme son nom l’indique, une facture émise par un travailleur indépendant (autónomos). Elle est très similaire à une facture commerciale dans la mesure où elle doit inclure les informations générales requises sur toutes les factures complètes. Il existe toutefois une différence importante : lorsque le client est une entreprise ou un autre travailleur indépendant basé en Espagne, la facture doit inclure la retenue à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF), un impôt direct prélevé sur les revenus perçus par les professionnels dans le pays.

Le taux de l’IRPF appliqué aux factures des travailleurs indépendants est de 15 %, sauf dans le cas des nouveaux travailleurs indépendants, qui peuvent temporairement émettre des factures avec un taux de 7 %. Comme pour le calcul de la TVA, cette retenue à la source est appliquée à l’assiette fiscale de la facture, bien qu’il s’agisse dans ce cas d’un pourcentage négatif : le montant de l’impôt sur le revenu retenu est déduit du montant final facturé par le travailleur indépendant. Le client effectue ensuite le paiement à l’administration fiscale à l’aide du formulaire 111 au nom du travailleur indépendant qui a émis la facture.

Prenons l’exemple suivant : un travailleur indépendant en Espagne facture à une entreprise également basée dans le pays des services rendus au cours du mois écoulé. L’assiette fiscale, c’est-à-dire le montant brut total de la vente, sur la facture est de 1 000 €. C’est sur ce montant que seront calculés la TVA et le prélèvement à la source sur le revenu.

Dans ce cas, l’entreprise doit verser 1 060 € au travailleur indépendant, puis 150 € à l’administration fiscale au titre de la retenue à la source sur cette facture. De son côté, le travailleur indépendant doit reverser à l’administration fiscale les 210 € de TVA qu’il a facturés. Il le fait par sa déclaration trimestrielle de TVA, à l’aide du formulaire 303.

Factures intracommunautaires

Conformément à la directive 2006/112/CE et à la loi sur la TVA, une facture intracommunautaire, c’est-à-dire une facture émise entre deux parties situées dans des pays différents de l’UE, ne comprend pas la TVA. Elle doit toutefois comporter une mention spécifique indiquant que le taux appliqué est de 0 % ou qu’il s’agit d’une exonération. En outre, la mention doit inclure la raison pour laquelle la TVA n’est pas appliquée. Par exemple, la mention pourrait être libellée comme suit : « Livraison intracommunautaire exonérée de TVA conformément à l’article 25 de la loi 37/1992 sur la TVA ».

Pour pouvoir bénéficier de l’exonération de TVA dans une transaction interentreprises, l’acheteur et le vendeur doivent chacun disposer d’un numéro de TVA intracommunautaire valide, également appelé « numéro de TVA européen » ou « NIF-IVA » selon son acronyme espagnol, et les numéros des deux parties doivent figurer sur la facture.

Factures pour les produits exportés

Les exportations depuis l’Espagne ne sont pas soumises à la TVA, mais toute facture relative à des produits exportés doit inclure une mention indiquant que vous appliquez le taux de 0 % conformément à l’article 21 de la loi 37/1992. En outre, vous devez inclure les informations suivantes :

• Code du système harmonisé (SH) : la facture doit inclure le code commercial international qui précise les conditions de l’accord, notamment qui assume les risques et à quel moment, et comment les coûts sont répartis, sur la base des règles commerciales internationales (Incoterms).
  
• Origine des marchandises : la facture doit clairement indiquer que les marchandises sont expédiées depuis l’Espagne vers un pays qui ne fait pas partie de l’UE.
  
• Devise dans laquelle la transaction est effectuée : dans le cas des exportations, une devise autre que l’euro (EUR) peut être utilisée, comme le dollar américain (USD), et doit donc être précisée sur la facture.
  
• Frais de transport : le coût du transport des marchandises doit être indiqué, ainsi que le mode de transport utilisé.
  
• Montant de l’assurance : si une assurance responsabilité civile est souscrite pour la livraison des marchandises, le montant doit être indiqué sur la facture.
  

Factures pour les services exportés

Comme pour les exportations de produits, les services fournis depuis l’Espagne à des clients situés en dehors de l’UE sont exonérés de TVA, conformément à l’article 69 de la loi 37/1992 relative à la TVA.

Il n’est pas nécessaire d’inclure les champs relatifs à l’exportation de marchandises sur les factures de services hors UE, ce qui les rend beaucoup plus simples et similaires aux factures intracommunautaires. Il n’est pas non plus nécessaire d’inclure le numéro de TVA intracommunautaire; toutefois, il est obligatoire de justifier l’exonération de TVA en indiquant explicitement que la transaction n’est pas soumise à la TVA. Par exemple, vous pouvez inclure une mention à la fin de la facture indiquant « Prestation de services hors UE non soumise à la TVA conformément à l’article 69 de la loi 37/1992 sur la TVA ».

Facture pro forma

Une facture pro forma est un document qui informe le client sur les aspects liés à une transaction qui n’a pas encore eu lieu. Bien qu’elle soit similaire à un devis, elle suit le format type d’une facture et le montant qu’elle indique n’est presque jamais modifié.

Lors de la création d’une facture pro forma, il n’est pas nécessaire d’entrer une numérotation. Cependant, il est conseillé d’inclure une date d’expiration qui indique clairement au client la durée de validité de l’offre commerciale qu’il reçoit de la part de l’entreprise.

Les factures pro forma sont uniquement fournies à titre informatif et ne peuvent être utilisées comme preuve de vente ou pour exiger le paiement d’un montant quelconque. En bref, elles sont nulles et non avenues à des fins fiscales ou comptables. Elles peuvent donc être établies avec beaucoup plus de liberté et sans crainte de commettre des erreurs pouvant entraîner des pénalités.

Factures correctives

Une facture corrective est une facture qui corrige une facture précédente et qui doit être émise chaque fois que la base fiscale est modifiée. Une facture corrective doit contenir les informations suivantes :

• La série avec numérotation séquentielle, indépendante de la facture ordinaire, indiquant qu’il s’agit d’une facture corrective
  
• Les informations permettant d’identifier la facture initiale
  
• Le montant positif ou négatif, selon que le prix initial a augmenté ou diminué
  
• Le montant positif ou négatif de la TVA proportionnel à la base taxable corrigée
  
• Une description justifiant la nécessité de la facture corrective
  

Il n’est pas obligatoire d’indiquer le motif de la correction, mais cela est recommandé afin que l’administration fiscale en soit informée lorsque vous soumettez le document.

Il est important de noter que, si la plupart des factures correctives doivent contenir des informations permettant d’identifier la facture d’origine, il existe une exception importante. Conformément à l’article 15.4 du décret royal 1619/2012, si votre entreprise émet une facture corrective pour modifier la base taxable en appliquant une remise pour achats importants, il suffit d’indiquer la date de la transaction d’origine ou la période pendant laquelle la remise pour achats importants s’applique.

Factures de crédit

Les factures correctives utilisées pour enregistrer les retours d’achat sont spécifiquement appelées factures de crédit et ne servent qu’à documenter une réduction du montant de la facture d’origine.

Ce type de facture est établi de la même manière qu’une facture corrective et doit contenir les mêmes informations que celle-ci; cela dit, lorsqu’il s’agit de documenter un retour qui réduit le montant de la facture initiale, le montant de la TVA sera toujours négatif. La taxe négative due peut être appliquée à la facture initiale en totalité ou en partie, par exemple lors de l’émission d’un remboursement partiel en raison d’une remise appliquée de manière incorrecte.

Factures simplifiées

Un reçu ou un ticket de caisse, appelé légalement « facture simplifiée », contient moins d’informations et implique moins d’exigences qu’une facture complète. L’objectif principal des factures simplifiées est de rationaliser la procédure de documentation des transactions de faible valeur à des fins fiscales.

Des factures simplifiées peuvent être émises dans certains cas particuliers, tels que les ventes d’un montant inférieur ou égal à 400 €. La limite est portée à 3 000 € pour les transactions suivantes :

• Ventes au détail
  
• Ventes ou services fournis au domicile du client
  
• Services personnels (coiffure, soins de beauté, développement photo, nettoyage à sec et blanchisserie)
  
• Services de loisirs (salles de danse, boîtes de nuit et location de films)
  
• Services d’hôtellerie
  
• Services liés aux véhicules (autoroutes à péage et parkings)
  
• Services ambulanciers
  
• Cabines téléphoniques et cartes SIM prépayées
  

Contrairement aux factures complètes, les factures simplifiées ne nécessitent pas l’identification du client ni une numérotation séquentielle au sein de chaque série. Cependant, il est obligatoire de décrire chaque article de manière suffisamment détaillée pour justifier le montant facturé au client.

De plus, si le client demande une facture complète au lieu d’une facture simplifiée, l’entreprise est tenue de la lui fournir.

Factures récapitulatives

Une facture récapitulative regroupe plusieurs transactions effectuées avec le même client au cours d’une période maximale d’un mois civil. Ces factures sont régies par l’article 13 du règlement régissant les obligations en matière de facturation, qui fixe les délais d’émission suivants :

• Transactions entreprise-consommateur : dernier jour du mois civil au cours duquel les ventes ont lieu
  
• Transactions interentreprises : au plus tard le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel les ventes ont été réalisées.
  

Certaines entreprises espagnoles qui utilisent des modèles de facturation périodique ont recours à des factures récapitulatives lorsqu’elles fournissent des services tels que des cours en ligne ou des réparations techniques. Dans ces cas, les clients qui souscrivent aux services ou effectuent des achats récurrents reçoivent une seule facture récapitulative, ce qui leur évite d’avoir à gérer plusieurs factures et réduit leur charge administrative.

La facture récapitulative doit inclure les détails des factures ou des bons de livraison correspondant aux transactions que vous souhaitez regrouper, en gardant à l’esprit qu’elles doivent avoir été effectuées au cours d’un même mois civil et avec le même client. Chaque transaction récapitulée doit s’afficher sur une ligne distincte, accompagnée des informations nécessaires à son identification et au calcul de la taxe due (celle-ci est obtenue en additionnant les bases taxables de chaque facture ou bon de livraison).

Factures anticipées

Les factures anticipées, également appelées « factures de prépaiement », servent de preuve d’un paiement effectué par le client avant la réception du produit ou du service. Elles sont très courantes dans des secteurs tels que les agences de voyage ou les entreprises de rénovation immobilière.

Il est obligatoire d’émettre une facture anticipée lorsqu’un paiement anticipé est effectué, en raison des implications fiscales particulières des paiements anticipés : comme le précise la législation sur la TVA, si un client paie un produit ou un service soumis à la TVA avant de le recevoir, la taxe indirecte est comptabilisée (c’est-à-dire que l’obligation fiscale de déclarer la TVA naît) au moment où le paiement anticipé est reçu. Lorsque le montant restant est facturé, une autre facture doit être émise pour refléter le montant restant de la TVA.

Quant au contenu, la seule différence par rapport aux factures complètes réside dans le fait que vous devez indiquer la date de réception du paiement anticipé, si celle-ci diffère de la date d’émission de la facture. N’oubliez pas que vous devez émettre une facture pour chaque paiement et préciser la base taxable et le montant de la TVA associés au montant payé par le client dans chaque cas.

Selon la réglementation de l’administration fiscale, aucune mention spécifique n’est requise pour les paiements anticipés. Il n’est donc pas nécessaire de préciser sur la facture qu’il s’agit d’un paiement anticipé, bien que cela soit recommandé pour assurer la clarté fiscale de votre entreprise. Il convient de noter que d’autres exigences peuvent s’appliquer au niveau régional. Par exemple, les entreprises qui paient des impôts au Pays basque et reçoivent des paiements anticipés sont tenues d’inclure le mot « acompte » dans la description de la facture avant de l’émettre par le système de facturation électronique TicketBAI.

Factures en ligne avec Stripe

La procédure de facturation ne se limite pas à l’émission des factures, mais comprend également d’autres étapes, telles que la remise des factures aux clients et le recouvrement des paiements par une passerelle de paiement. Il est courant que les entreprises utilisent des logiciels spécialisés pour émettre leurs factures, mais si des systèmes déconnectés sont utilisés pour effectuer le reste de la procédure, des difficultés telles que des erreurs de saisie ou des retards dans la remise et le recouvrement des factures sont inévitables.

En travaillant avec une plateforme de paiement complète, telle que Stripe Payments, chacune de ces étapes est intégrée dans une solution complète qui automatise tous les procédure d’émission des factures, de recouvrement et de rapprochement des paiements. Il en résulte une accélération des recouvrements : 87 % des factures Stripe sont payées dans les 24 heures.

Avec Stripe, vous pouvez simplifier la collecte des données clients (par exemple, en leur permettant d’indiquer que leur adresse de facturation est la même que leur adresse de livraison). De plus, vous pouvez accepter des paiements dans plus de 195 pays en utilisant les modes de paiement préférés de vos clients pour le commerce en ligne, tels que les cartes de crédit et de débit, les portefeuilles numériques et même les paiements échelonnés.

Pour simplifier davantage les opérations de votre entreprise, Stripe dispose de sa propre App Marketplace, une bibliothèque d’applications qui s’intègrent en toute simplicité à votre plateforme de paiement et s’adaptent aux besoins particuliers de votre entreprise.

L’une des applications disponibles sur Stripe App Marketplace est Billit, une plateforme de facturation électronique pionnière en Europe qui veille au respect des différentes exigences en matière de facturation électronique dans l’Union européenne. Billit dispose de fonctionnalités d’automatisation qui vous permettent d’associer le compte bancaire de votre entreprise et de simplifier le rapprochement de vos factures.

D’autre part, Invopop est une solution développée en Espagne qui dispose de fonctions très particulières pour se conformer à la réglementation espagnole. L’une des fonctions les plus importantes est son intégration complète avec le système VERI*FACTU. Après l’entrée en vigueur de la réglementation définitive, prévue en janvier 2027, ce système devra être utilisé pour envoyer les factures en temps réel à l’administration fiscale. De plus, Invopop est conforme à certaines réglementations régionales, telles que TicketBAI au Pays basque; en effet, il est répertorié comme logiciel certifié pour TicketBAI par les autorités fiscales provinciales d’Álava, Vizcaya et Guipúzcoa.

Conseils pour créer des factures en Espagne

Au-delà des exigences, certaines pratiques exemplaires doivent être appliquées lors de l’émission de factures en Espagne. Tenez compte des éléments suivants :

• Clarté
  Tous les éléments qui composent une facture doivent être faciles à comprendre. Les ambiguïtés entraînent souvent des retards de paiement de la part des clients et d’autres entreprises. En effet, le manque de clarté des factures interentreprises est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises espagnoles ont en moyenne 14,67 jours de retard dans leurs paiements.

• Convivialité
  La convivialité a souvent une influence positive sur les clients et permet parfois d’accélérer les paiements. En Espagne, les messages de remerciement peuvent être rédigés dans le courriel accompagnant la facture et sur la facture elle-même, car il est légal d’inclure ce type de contenu sur les factures.

• Format professionnel
  Que votre facture soit adressée à un client ou à une entreprise, il est important qu’elle soit présentée dans un format professionnel qui renforce la crédibilité de votre entreprise. Pour ce faire, veillez à ce que toutes les informations soient bien organisées et que leur présentation reflète l’identité visuelle de votre marque.

• Conditions de paiement
  Précisez les conditions de paiement, telles que la date d’échéance (qui n’est pas une obligation légale en Espagne) et les modes de paiement de la facture, tels que les virements bancaires, les portefeuilles électroniques et les cartes.

Comment créer une facture étape par étape

Bien que chaque type de facture présente des caractéristiques particuliers, les étapes de création d’une facture sont très similaires dans tous les cas. Cette liste de contrôle peut vous aider à vérifier que vous avez bien suivi toutes les étapes clés :

• Entrez les informations d’identification de l’émetteur.
  
• Entrez les informations d’identification du client.
  
• Attribuez le numéro de facture séquentiel (et la référence, le cas échéant).
  
• Ajoutez la date d’émission de la facture.
  
• Précisez tous les produits ou services inclus dans la facture, avec leur prix unitaire hors TVA, le nombre d’unités et le prix final.
  
• Additionnez le prix de chaque produit ou service pour calculer l’assiette fiscale.
  
• Indiquez le taux de TVA et calculez le montant.
  
• Ajoutez le montant de la TVA à l’assiette fiscale et indiquez le montant total de la facture.
  
• Émettez la facture, remettez-la au client et conservez-en une copie pour vos propres archives.
  

FAQ sur la manière d’émettre une facture en Espagne

Est-il possible d’émettre une facture sans être enregistré en tant que travailleur indépendant?

En règle générale, non, vous ne pouvez pas émettre de facture sans être travailleur indépendant. En effet, lorsque vous émettez des factures, vous agissez en tant que collecteur de TVA et, pour ce faire, vous devez disposer d’un certificat de statut de contribuable assujetti à la TVA délivré par l’administration fiscale, soit en tant que travailleur indépendant, soit en tant qu’entreprise. Il existe toutefois quelques exceptions très particulières dans lesquelles vous pouvez vendre sans être enregistré en tant que travailleur indépendant, comme dans le cas d’une mission ponctuelle en tant que pigiste.

Si l’une des exceptions s’applique à vous, vous pouvez émettre une facture sans être inscrit en tant que travailleur indépendant, mais vous devez respecter plusieurs obligations, notamment vous inscrire au recensement de la retenue à la source à l’aide du formulaire 036, indiquer votre numéro d’identification fiscale (NIF) sur les factures et inclure la TVA.

Une facture peut-elle être établie au nom de deux personnes?

Oui, conformément à l’article 14 du décret royal 1619/2012, une facture peut inclure plusieurs destinataires. L’aspect essentiel est que la facture doit indiquer la proportion de l’assiette fiscale et le montant de la TVA correspondant à chaque personne impliquée dans la transaction.

Une facture peut-elle être émise sans TVA?

Oui, vous pouvez émettre une facture sans TVA à condition que les ventes documentées sur la facture soient exonérées, comme les services de santé et les événements culturels, ou qu’elles ne soient pas soumises à la taxe, par exemple les transactions intracommunautaires. Dans tous les cas, si vous émettez une facture sans TVA, vous devez inclure une mention précisant la raison pour laquelle vous ne facturez pas cette taxe indirecte.

Que se passe-t-il si vous faites une erreur lors de l’émission d’une facture?

Si vous commettez une erreur lors de l’émission d’une facture, par exemple en facturant un montant de TVA incorrect, vous devez émettre une facture corrective dès que vous constatez l’erreur. Si vous ne respectez pas cette obligation, la loi prévoit des pénalités, telles que des amendes allant de 50 % à 100 % du montant de la TVA qui n’a pas été correctement déclaré.

Est-il légal de rédiger des factures à la main?

Oui, les factures manuscrites sont légales en Espagne si elles contiennent toutes les informations nécessaires de manière claire et lisible, et si elles répondent aux exigences applicables à toutes les factures, telles que le respect d’un système de numérotation séquentielle. En fait, de nombreuses petites entreprises en Espagne continuent d’émettre des factures à la main, en particulier dans les magasins très traditionnels et les entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration.

Il est important de noter que les factures manuscrites ne sont légales que tant que l’entreprise n’utilise pas de système de facturation informatisé : dès lors qu’une entreprise commence à émettre des factures électroniques, elle ne peut plus créer de factures manuellement. Malgré les obligations en matière de facturation électronique qui devraient être introduites en 2027, les factures peuvent continuer à être émises à la main, comme l’indique la décision contraignante n° V0058-25.