Vanaf 2027 gaan er nieuwe regels in kracht die zijn vastgelegd in de Creëer en groei-wet (Crea y Crece). Deze wet brengt een aantal veranderingen met zich mee op het gebied van facturatie, zoals het gebruik van goedgekeurde software, directe communicatie met de Spaanse belastingdienst en het vermelden van een QR-code op facturen. Hoewel de lijst met veranderingen lang is, blijft één aspect hetzelfde: de verplichte informatie die op facturen moet staan. In deze gids leggen we uit hoe je een factuur kunt maken en versturen volgens de Spaanse regels.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Wanneer moet je een factuur sturen?
  
• Wat zijn de wettelijke vereisten voor facturen in Spanje?
  
• Welke info moet er op facturen in Spanje staan?
  
• Tips voor het maken van facturen in Spanje
  
• Hoe maak je stap voor stap een factuur?
  
• Veelgestelde vragen over het maken van een factuur in Spanje
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een commercieel document dat een bedrijf of zelfstandige maakt om een transactie vast te leggen en het bedrag van de verkochte producten of diensten te specificeren. Meestal wordt een factuur voor de betaling gemaakt, maar het kan ook na de betaling gebeuren als de klant meteen betaalt en om het document vraagt, of als het om een vereenvoudigde factuur gaat (vaak een 'ontvangstbewijs' of gewoon een 'bonnetje' genoemd).

Door zakelijke transacties vast te leggen en alle verkochte goederen te specificeren, fungeren facturen als noodzakelijk juridisch en fiscaal bewijs voor de compliance van boekhoudkundige, administratieve en fiscale verplichtingen. Facturen worden bijvoorbeeld gebruikt als documentatie bij het indienen van kwartaalaangiften voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw).

In welke gevallen moet je een factuur sturen?

In Spanje zijn er verschillende regels, zoals Koninklijk Besluit 1619/2012 en de Creëer en groei-wet, die zeggen dat je een factuur moet maken. Volgens deze regels moet je vooral een factuur maken in de volgende situaties:

• Als de klant een bedrijf of een professional is (dus een B2B-transactie)
  
• Als de klant een particulier is, maar vraagt om of akkoord gaat met het ontvangen van een factuur (dus een B2C-transactie)
  
• Als de klant een overheidsinstantie is (een business-to-government of B2G-transactie) of een niet-professionele juridische entiteit, zoals een vereniging
  
• Bij de verkoop van producten die moeten worden geïnstalleerd of gemonteerd voordat ze aan klanten kunnen worden geleverd, ongeacht of het eindproces door het bedrijf zelf wordt uitgevoerd of wordt uitbesteed
  
• Als je btw-vrije verkopen doet aan klanten in de Europese Unie (EU) – ook wel 'intracommunautaire verkopen' genoemd
  
• Als er btw-vrije verkopen zijn aan klanten buiten de EU, zolang de winkel geen belastingvrije winkel is, zoals winkels in havens en op luchthavens.
  
• Bij verkoop op afstand van producten waar accijnzen op zitten, zoals alcohol en benzine.
  
• Als er verleggingsregeling geldt en de klant in de EU woont
  

Wat zijn de wettelijke vereisten voor facturen in Spanje?

Alle facturen, of ze nu elektronisch of op papier zijn, moeten voldoen aan de facturatieverplichtingen, inclusief de wettelijke vereisten die zijn vastgelegd in Koninklijk Besluit 1619/2012. Bedrijven moeten er dus voor zorgen dat hun facturen:

• Btw in euro's vermelden: het factuurbedrag mag in elke valuta worden vermeld, maar het btw-bedrag moet in euro's worden vermeld. Voor het omrekenen van valuta's moet de officiële wisselkoers worden gebruikt die door de Spaanse centrale bank is gepubliceerd op het moment dat de btw verschuldigd is (meestal de datum waarop de factuur is uitgereikt).

• Wettelijk geldig zijn: het bedrijf moet ervoor zorgen dat facturen goed leesbaar zijn, dat de inhoud niet veranderd kan worden en dat ze echt zijn (dus dat de identiteit van degene die ze heeft uitgegeven klopt).

• Maar één keer worden uitgegeven: er kan maar één originele factuur worden uitgegeven. Als er een kopie moet worden uitgegeven, bijvoorbeeld als het originele document kwijt is, moet de term 'duplicaat' op de factuur staan.

• De status aangeven: het bedrijf dat de factuur maakt, moet de status (bijvoorbeeld uitgegeven, ontvangen, betaald of achterstallig) via zijn facturatiesysteem doorgeven om traceerbaarheid te garanderen en te late betalingen te voorkomen.

• Goed worden bewaard: de factuur moet vier jaar worden bewaard in fysieke of elektronische vorm. Als de belastingdienst daarom vraagt, moet je die meteen laten zien, of de factuur nu bij het bedrijf of bij iemand anders ligt.

Welke info moet er op facturen in Spanje staan?

Over het algemeen moeten alle facturen bepaalde gegevens bevatten, zoals het nummer of de reeks, het fiscaal adres van het bedrijf en het btw-nummer. De gegevens die volgens de Spaanse wetgeving vereist zijn, variëren echter naargelang het type factuur. Dit kan betekenen dat er aanvullende informatie moet worden vermeld of dat bepaalde gegevens moeten worden weggelaten, afhankelijk van het type factuur. Om alle mogelijkheden te behandelen, kijken we eerst naar de informatie die verplicht is op alle "volledige facturen" (d.w.z. standaard B2B-facturen, in tegenstelling tot vereenvoudigde facturen – of kwitanties – die minder gegevens kunnen bevatten). Vervolgens bespreken we in het volgende deel de informatie die op elk specifiek type factuur moet worden vermeld.

Info die wettelijk verplicht is op alle volledige facturen

Op een paar uitzonderingen na (bijvoorbeeld: op facturen zonder btw hoeft het btw-bedrag niet te staan, maar er moet wel een regel zijn met de reden waarom de transactie vrijgesteld is), moet de volgende info op facturen staan die in Spanje worden uitgegeven:

1. Datum: dit is de datum waarop de factuur wordt uitgegeven (d.w.z. wanneer deze wordt opgesteld en verzonden). Als de uitgiftedatum niet dezelfde is als de transactiedatum, moeten beide worden vermeld.
   
2. Nummer of reeks: dit is de identificatiecode van de factuur, die een nummer of een reeks kan zijn waarmee elke factuur in chronologische volgorde wordt geïdentificeerd. Het nummer is een code die uitsluitend uit cijfers bestaat, terwijl de reeks wordt gebruikt om facturen in groepen te ordenen. Facturen kunnen alleen op reeks worden gesorteerd wanneer dat gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld om verkopen van verschillende aard of transacties die in verschillende fysieke winkels plaatsvinden, te registreren. Zowel nummers als reeksen moeten aan specifieke vereisten voldoen:
   
   • Tekst is links uitgelijnd
     
   • Alleen deze speciale tekens worden gebruikt: koppeltekens, onderstrepingstekens, schuine strepen en punten
     
   • Er zijn nooit twee (of meer) opeenvolgende spaties.
     
3. Gegevens van de uitgever: dit veld moet de identificatiegegevens van de uitgever bevatten. Deze omvatten:
   
   • Volledige naam (als je zelfstandig ondernemer bent) of volledige bedrijfsnaam (als het een bedrijf is, zoals een besloten vennootschap of naamloze vennootschap)
     
   • Fiscaal identificatienummer (NIF)
     
   • Belastingadres voor de belastingdienst (AEAT)
     
4. Klantgegevens: de volledige naam of bedrijfsnaam van de koper, hun NIF en hun fiscaal adres moeten worden vermeld.
   
5. Beschrijving en bedrag: je moet op aparte regels de beschrijving van elk product of elke dienst, het aantal verkochte eenheden, de prijs per eenheid exclusief btw, de korting (indien van toepassing) en de uiteindelijke prijs vermelden.
   
6. Belastinggrondslag: dit is het totale brutobedrag van de verkoop (d.w.z. het bedrag waarop de btw wordt berekend).
   
7. Belastingtarief en verschuldigde belasting: geeft het btw-tarief (dus het belastingpercentage) aan dat wordt gebruikt. Let op: ongeacht het gebruikte tarief moet je altijd het totale bedrag aan btw op de factuur zetten.
   
8. Totaal: dit is het totale bedrag dat de klant moet betalen.
   

Info die wettelijk verplicht is: per factuurtype

In Spanje worden facturen op verschillende manieren ingedeeld: op basis van wie ze maakt (bijvoorbeeld een bedrijf of een zelfstandige), waar ze voor zijn (bijvoorbeeld binnen de EU of buiten de EU) of wat ze doen (bijvoorbeeld pro forma of om iets te corrigeren). Hieronder kijken we naar de verschillende soorten facturen, inclusief wat er volgens de Spaanse wet op moet staan.

Zakelijke facturen

Een zakelijke factuur, ook wel 'gewone factuur' of 'volledige factuur' genoemd, is een document met een gedetailleerd overzicht van de commerciële transacties van een bedrijf. Zakelijke facturen kunnen fysiek of elektronisch zijn, maar het is belangrijk om te onthouden dat wanneer de definitieve regelgeving van de Creëer en groei-wet van kracht wordt – naar verwachting in januari 2027 – het verplicht wordt om ze in digitaal formaat uit te geven. In Spanje zijn zakelijke facturen het meest gebruikelijk en worden ze opgesteld door de hierboven genoemde algemene informatie in te voeren.

Er moet een zakelijke factuur worden opgesteld en uitgegeven voor alle transacties met professionele klanten (B2B) en met overheidsinstanties (B2G), evenals voor transacties met particulieren (B2C) van meer dan € 400 (of € 3.000 in de detailhandel).

Facturen voor zelfstandigen

Een factuur voor zelfstandigen is, zoals de naam al zegt, een factuur die wordt uitgegeven door een zelfstandige (autónomos). Het lijkt erg op een zakelijke factuur, omdat het alle algemene info moet bevatten die op alle volledige facturen moet staan. Er is echter één belangrijk verschil: wanneer de klant een bedrijf of een andere zelfstandige professional in Spanje is, moet de factuur de inhouding van de personenbelasting (IRPF) bevatten, een directe belasting die wordt geheven op het inkomen van professionals in het land.

Het IRPF-tarief dat wordt toegepast op facturen van zelfstandigen is 15%, behalve voor nieuwe zelfstandigen, die tijdelijk facturen kunnen uitreiken met een tarief van 7%. Net als bij de berekening van de btw wordt deze inkomstenbelasting ingehouden op de belastinggrondslag van de factuur, hoewel het in dit geval om een negatief percentage gaat: het bedrag van de ingehouden inkomstenbelasting wordt afgetrokken van het eindbedrag dat door de zelfstandige in rekening wordt gebracht. De klant van de zelfstandige betaalt vervolgens het bedrag aan de belastingdienst met behulp van formulier 111 namens de zelfstandige die de factuur heeft uitgeschreven.

Kijk eens naar dit voorbeeld: een freelancer in Spanje stuurt een bedrijf dat ook in Spanje zit een factuur voor diensten die hij de afgelopen maand heeft geleverd. De belastinggrondslag, oftewel het totale brutobedrag van de verkoop, op de factuur is € 1.000. Dit is het bedrag waarop zowel de btw als de ingehouden inkomstenbelasting worden berekend.

In dit geval moet het bedrijf € 1.060 aan de zelfstandige betalen en vervolgens € 150 aan de belastingdienst als inkomstenbelasting op deze factuur. De zelfstandige moet op zijn beurt de € 210 aan btw die hij op de factuur in rekening heeft gebracht, terugbetalen aan de belastingdienst. Dit doet hij via zijn driemaandelijkse btw-aangifte, met behulp van formulier 303.

Intracommunautaire facturen

Volgens Richtlijn 2006/112/EG en de btw-wet staat er geen btw op een intracommunautaire factuur, dat is een factuur tussen twee partijen die in verschillende EU-landen zitten. Er moet wel een specifieke vermelding op staan dat het tarief 0% is of dat er een vrijstelling geldt. Bovendien moet in de vermelding worden aangegeven waarom er geen btw wordt toegepast. De vermelding zou bijvoorbeeld kunnen luiden: "Intracommunautaire levering vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 25 van wet 37/1992 inzake btw."

Om de btw-vrijstelling toe te passen bij een B2B-transactie, moeten zowel de koper als de verkoper een geldig intracommunautair btw-nummer hebben, ook wel bekend als een "EU-btw-nummer" of onder de Spaanse afkorting "NIF-IVA", en moeten de nummers van beide partijen op de factuur staan.

Facturen voor geëxporteerde producten

Export vanuit Spanje is niet onderworpen aan btw, maar elke factuur voor geëxporteerde producten moet een verklaring bevatten waarin staat dat je het tarief van 0% toepast op basis van artikel 21 van Wet 37/1992. Daarnaast moet je de volgende informatie vermelden:

• Harmonized System (HS)-code: op de factuur moet de internationale handelscode staan die de voorwaarden van de overeenkomst aangeeft, zoals wie de risico's draagt en wanneer, en hoe de kosten worden verdeeld, op basis van de International Commercial Terms (Incoterms).
  
• Herkomst van de goederen: op de factuur moet duidelijk staan dat de goederen vanuit Spanje naar een land buiten de EU worden verzonden.
  
• Valuta waarin de transactie wordt uitgevoerd: bij export kan een andere valuta dan euro's (EUR) worden gebruikt, zoals Amerikaanse dollars (USD), en daarom moet de valuta op de factuur worden vermeld.
  
• Vrachtkosten: de kosten voor het vervoer van de goederen moeten worden vermeld, evenals de manier waarop ze worden vervoerd.
  
• Verzekeringsbedrag: als je een aansprakelijkheidsverzekering afsluit voor het bezorgen van de spullen, moet het bedrag op de factuur staan.
  

Facturen voor geëxporteerde diensten

Net als bij de export van producten zijn diensten die vanuit Spanje aan klanten buiten de EU worden geleverd, vrijgesteld van btw, volgens artikel 69 van wet 37/1992 inzake btw.

Het is niet nodig om de velden met betrekking tot de export van goederen op facturen voor diensten buiten de EU te vermelden, waardoor deze veel eenvoudiger zijn en lijken op intracommunautaire facturen. Het is ook niet nodig om het EU-btw-nummer te vermelden, maar het is wel verplicht om de btw-vrijstelling te rechtvaardigen door expliciet te vermelden dat de transactie niet onderworpen is aan btw. Je kunt bijvoorbeeld aan het einde van de factuur een verklaring opnemen die luidt: "Niet-EU-dienstverlening die niet onderworpen is aan btw overeenkomstig artikel 69 van wet 37/1992 inzake btw."

Proformafacturen

Een pro forma factuur is een document dat de klant laat weten wat er komt aan een transactie die nog niet is gebeurd. Het lijkt op een offerte, maar het heeft het standaard factuurformaat en het bedrag dat erop staat, verandert bijna nooit.

Bij het maken van een proforma-factuur hoef je geen nummering in te voeren. Het is echter wel handig om een vervaldatum te vermelden, zodat de klant duidelijk weet hoe lang het commerciële aanbod van het bedrijf geldig is.

Proformafacturen zijn alleen voor informatieve doeleinden en kunnen niet worden gebruikt als bewijs van verkoop of om betaling van een bedrag af te dwingen. Kortom, ze zijn ongeldig voor belasting- of boekhoudkundige doeleinden. Daardoor kunnen ze met veel meer vrijheid worden opgesteld, zonder dat je bang hoeft te zijn voor fouten die tot boetes kunnen leiden.

Corrigerende facturen

Een correctiefactuur is een factuur die een eerdere factuur aanpast en die moet worden uitgegeven als de belastinggrondslag verandert. Een correctiefactuur moet de volgende info bevatten:

• De reeks met opeenvolgende nummering, onafhankelijk van de gewone factuur, waaruit blijkt dat het om een correctiefactuur gaat
  
• Info die de originele factuur identificeert.
  
• Het positieve of negatieve bedrag, afhankelijk van of de oorspronkelijke prijs is gestegen of gedaald
  
• Het positieve of negatieve btw-bedrag dat evenredig is aan de gecorrigeerde belastinggrondslag
  
• Een beschrijving die uitlegt waarom de correctiefactuur nodig is
  

Het is niet verplicht om de reden voor de correctie te vermelden, maar het is wel handig om dit te doen, zodat de belastingdienst hiervan op de hoogte is wanneer je het document indient.

Het is belangrijk om te weten dat, hoewel de meeste correctiefacturen gegevens moeten bevatten om de oorspronkelijke factuur te kunnen identificeren, er één belangrijke uitzondering is. Volgens artikel 15.4 van Koninklijk Besluit 1619/2012 is het voldoende om de datum van de oorspronkelijke transactie of de periode voor de korting op het aankoopvolume te vermelden als je bedrijf een correctiefactuur uitgeeft om de belastinggrondslag te wijzigen door een korting voor grote aankoopvolumes toe te passen.

Creditfacturen

Correctiefacturen die worden gebruikt om retourzendingen te registreren, worden specifiek kredietfacturen genoemd en worden alleen gebruikt om een vermindering van het oorspronkelijke factuurbedrag te documenteren.

Dit type factuur wordt op dezelfde manier opgesteld als een correctiefactuur en moet dezelfde informatie bevatten; dat gezegd hebbende, zal bij het documenteren van een retourzending die het oorspronkelijke factuurbedrag verlaagt, het btw-bedrag altijd negatief zijn. De negatieve verschuldigde belasting kan geheel of gedeeltelijk worden toegepast op de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld bij het uitgeven van een gedeeltelijke terugbetaling als gevolg van een onjuist toegepaste korting.

Vereenvoudigde facturen

Een ontvangstbewijs of kassabon – die juridisch gezien een 'vereenvoudigde factuur' wordt genoemd – bevat minder informatie en er zijn minder vereisten aan verbonden dan bij een volledige factuur. Het belangrijkste doel van vereenvoudigde facturen is om het proces van het documenteren van transacties met een lage waarde voor belastingdoeleinden te stroomlijnen.

Vereenvoudigde facturen kunnen in specifieke gevallen worden uitgegeven, zoals bij verkopen tot € 400. De limiet wordt verhoogd tot € 3.000 voor de volgende transacties:

• Detailhandel
  
• Verkoop of diensten geleverd aan het huis van de klant
  
• Persoonlijke diensten (zoals kappers, schoonheidsbehandelingen, foto's ontwikkelen, stomerij en wasserij)
  
• Vrijetijdsdiensten (zoals danszalen, nachtclubs en filmverhuur)
  
• Horecadiensten
  
• Diensten voor voertuigen (zoals tolwegen, parkeerplaatsen en parkeergarages)
  
• Ambulancediensten
  
• Telefooncellen en prepaid simkaarten
  

In tegenstelling tot volledige facturen hoef je bij vereenvoudigde facturen geen klantgegevens of opeenvolgende nummers binnen elke reeks te vermelden. Je moet wel elk artikel gedetailleerd genoeg beschrijven om het aan de klant in rekening gebrachte bedrag te rechtvaardigen.

Als de klant een volledige factuur vraagt in plaats van een vereenvoudigde factuur, moet het bedrijf die ook geven.

Overzichtsfacturen

Een samenvattende factuur bevat meerdere transacties met dezelfde klant gedurende een periode van maximaal één kalendermaand. Deze facturen worden geregeld door artikel 13 van de verordening inzake facturatieverplichtingen, waarin de volgende termijnen voor de uitgifte zijn vastgelegd:

• B2C-transacties: laatste dag van de kalendermaand waarin de verkoop plaatsvindt
  
• B2B-transacties: uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de verkoop plaatsvond
  

Sommige Spaanse bedrijven die periodieke facturatie gebruiken, maken gebruik van samenvattende facturen bij het leveren van diensten zoals online lessen of technische reparaties. In deze gevallen krijgen klanten die de diensten afnemen of terugkerende aankopen doen, één samenvattende factuur. Dit bespaart hen het beheer van meerdere facturen en vermindert hun administratieve lasten.

De samenvattende factuur moet de details bevatten van de facturen of leveringsbonnen voor de transacties die je wilt groeperen, waarbij je er rekening mee moet houden dat deze binnen één kalendermaand en met dezelfde klant moeten zijn uitgevoerd. Elke samengevatte transactie moet op een aparte regel worden vermeld, samen met de informatie die nodig is om deze te identificeren en de verschuldigde belasting te berekenen (deze wordt verkregen door de belastinggrondslagen van elke factuur of leveringsbon bij elkaar op te tellen).

Vooruitbetaalfacturen

Voorschotfacturen, ook wel 'vooruitbetaalfacturen' genoemd, zijn een bewijs dat de klant al betaald heeft voordat hij het product of de dienst heeft gekregen. Ze komen vaak voor bij bedrijven zoals reisbureaus of bedrijven die huizen renoveren.

Het is verplicht om een vooruitbetaalfactuur uit te geven wanneer een vooruitbetaling wordt gedaan, vanwege de specifieke fiscale gevolgen van vooruitbetalingen: zoals bepaald in de btw-wetgeving, wordt de indirecte belasting verschuldigd (d.w.z. de belastingverplichting om btw aan te geven ontstaat) op het moment dat de vooruitbetaling wordt ontvangen, als een klant voor een product of dienst die onderworpen is aan btw betaalt voordat hij deze ontvangt. Wanneer het resterende bedrag in rekening wordt gebracht, moet er nog een factuur worden uitgegeven waarop het resterende btw-bedrag staat vermeld.

Qua inhoud is het enige verschil met volledige facturen dat je de datum moet invullen waarop de aanbetaling is ontvangen, als die anders is dan de datum waarop de factuur is uitgegeven. Vergeet niet dat je voor elke betaling een factuur moet maken en de belastinggrondslag en het btw-bedrag moet vermelden die bij het door de klant betaalde bedrag horen.

Volgens de regels van de belastingdienst hoef je voor vooruitbetalingen geen speciale vermelding te doen. Het is dus niet nodig om op de factuur te vermelden dat het om een vooruitbetaling gaat, hoewel dit wel wordt aanbevolen om fiscale duidelijkheid voor je bedrijf te garanderen. Houd er rekening mee dat er op regionaal niveau andere vereisten kunnen gelden. Bedrijven die belasting betalen in Baskenland en vooruitbetalingen ontvangen, moeten bijvoorbeeld het woord "vooruitbetaling" vermelden in de omschrijving van de factuur voordat ze deze versturen via het TicketBAI e-facturatiesysteem.

Online facturen met Stripe

Het facturatieproces gaat verder dan alleen het maken van facturen, maar omvat ook andere stappen, zoals het bezorgen van facturen aan klanten en het innen van betalingen via een betaalgateway. Bedrijven gebruiken vaak speciale software om hun facturen te maken, maar als er losstaande systemen worden gebruikt om de rest van het proces af te handelen, zijn problemen zoals fouten bij het invoeren van gegevens of vertragingen bij het bezorgen en innen van facturen onvermijdelijk.

Door te werken met een compleet betaalplatform, zoals Stripe Payments, worden al deze stappen geïntegreerd in een complete oplossing die alle processen van facturatie, incasso en betaalreconciliatie automatiseert. Hierdoor wordt de incasso versneld: 87% van de Stripe-facturen wordt binnen 24 uur betaald.

Met Stripe kun je het verzamelen van klantgegevens makkelijker maken (bijvoorbeeld door klanten te laten aangeven dat hun factuuradres hetzelfde is als hun verzendadres). Bovendien kun je betalingen ontvangen in meer dan 195 landen met de voorkeursbetaalmethoden voor e-commerce van je klanten, zoals creditcards en debitcards, digitale wallets en zelfs termijnbetalingen.

Om de activiteiten van je bedrijf nog verder te vergemakkelijken, heeft Stripe een eigen App Marketplace, een bibliotheek met applicaties die naadloos integreren met je betaalplatform en zich aanpassen aan de meest specifieke behoeften van je bedrijf.

Een van de apps die beschikbaar is in de Stripe App Marketplace is Billit, een toonaangevend platform voor elektronische facturatie in Europa dat zich richt op het voldoen aan de verschillende eisen voor elektronische facturatie in de EU. Billit heeft geautomatiseerde functies waarmee je de bankrekening van je bedrijf kunt koppelen en de reconciliatie van je facturen kunt vereenvoudigen.

Aan de andere kant is Invopop een oplossing die in Spanje is ontwikkeld en die heel specifieke functies heeft om te voldoen aan de Spaanse regels. Een van de belangrijkste functies is de volledige integratie met het VERI*FACTU-systeem. Nadat de definitieve regels van kracht worden – wat naar verwachting in januari 2027 zal zijn – moet dit systeem worden gebruikt om facturen in realtime naar de belastingdienst te sturen. Bovendien voldoet Invopop aan bepaalde regionale regelgeving, zoals TicketBAI in Baskenland; het staat zelfs vermeld als gecertificeerde software voor TicketBAI door de provinciale belastingdiensten van Álava, Vizcaya en Guipúzcoa.

Tips voor het maken van facturen in Spanje

Naast de vereisten zijn er een paar goede manieren om facturen te maken in Spanje. Denk aan het volgende:

• Duidelijkheid
  Alle zaken die op een factuur staan, moeten makkelijk te begrijpen zijn. Als er zaken niet duidelijk zijn, kan dat vaak leiden tot vertragingen bij betalingen van klanten en andere bedrijven. Het is zelfs zo dat onduidelijkheid in B2B-facturen een van de redenen is waarom Spaanse bedrijven gemiddeld 14,67 dagen te laat betalen.

• Vriendelijkheid
  Vriendelijkheid heeft vaak een positieve invloed op klanten en helpt soms om betalingen te versnellen. In Spanje kunnen bedankjes in de e-mail bij de factuur en op de factuur zelf worden gezet, omdat het legaal is om dit soort zaken op facturen te zetten.

• Professioneel formaat
  Of je factuur nu naar een klant of een bedrijf gaat, het is belangrijk dat deze een professioneel formaat heeft dat je bedrijf geloofwaardig maakt. Zorg er daarom voor dat alle informatie goed is georganiseerd en dat het ontwerp de visuele identiteit van je merk weerspiegelt.

• Betaalvoorwaarden
  Zet de betaalvoorwaarden op een rijtje, zoals de vervaldatum (wat in Spanje niet wettelijk verplicht is) en de manieren om de factuur te betalen, zoals bankoverschrijvingen, e-wallets en kaarten.

Hoe maak je stap voor stap een factuur

Hoewel elk type factuur zijn eigen specifieke kenmerken heeft, zijn de stappen voor het maken van een factuur over het algemeen vrijwel hetzelfde. Deze checklist kan je helpen om te controleren of je alle belangrijke stappen hebt doorlopen:

• Vul de identificatiegegevens van de uitgever in.
  
• Vul de gegevens van de klant in.
  
• Geef het factuurnummer (en serie, als dat nodig is) op.
  
• Voeg de factuurdatum toe.
  
• Zet alle producten of diensten die op de factuur staan erop, met hun prijs per stuk zonder btw, het aantal stuks en de eindprijs.
  
• Tel de prijs van elk product of elke dienst bij elkaar op om de belastinggrondslag te berekenen.
  
• Geef het btw-tarief aan en bereken het bedrag.
  
• Tel het btw-bedrag op bij de belastinggrondslag en laat zien wat het totale bedrag van de factuur is.
  
• Maak de factuur, geef deze aan de klant en bewaar een kopie voor jezelf.
  

Veelgestelde vragen over het maken van een factuur in Spanje

Kun je een factuur maken zonder dat je als zelfstandige geregistreerd staat?

Over het algemeen nee, je kunt geen factuur sturen zonder als zelfstandige geregistreerd te zijn. Als je facturen stuurt, ben je namelijk een soort belastingontvanger en daarvoor moet je een btw-nummer hebben van de belastingdienst, als zelfstandige of als bedrijf. Er zijn echter enkele zeer specifieke uitzonderingen waarbij je kan verkopen zonder als zelfstandige te zijn geregistreerd, zoals bij eenmalige freelance-opdrachten.

Als een van de uitzonderingen op jou van toepassing is, kun je een factuur uitschrijven zonder dat je als zelfstandige geregistreerd staat, maar je moet wel aan een aantal verplichtingen voldoen, zoals je registreren bij de bronbelastingdienst met formulier 036, je belastingnummer (NIF) op facturen vermelden en btw in rekening brengen.

Kan een factuur op twee personen worden uitgeschreven?

Ja, volgens artikel 14 van Koninklijk Besluit 1619/2012 kan een factuur meerdere ontvangers hebben. Het belangrijkste is dat op de factuur het deel van de belastinggrondslag en het btw-bedrag staat dat bij elke persoon in de transactie hoort.

Kan een factuur zonder btw worden uitgegeven?

Ja, je kunt een factuur zonder btw maken als de verkopen op de factuur vrijgesteld zijn, zoals gezondheidszorg en culturele evenementen, of als ze niet belastbaar zijn, bijvoorbeeld intracommunautaire transacties. Als je een factuur zonder btw maakt, moet je altijd een verklaring toevoegen waarin je aangeeft waarom je deze indirecte belasting niet in rekening brengt.

Wat gebeurt er als je een fout maakt bij het maken van een factuur?

Als je een fout maakt bij het maken van een factuur, zoals het verkeerde btw-bedrag in rekening brengen, moet je meteen een correctiefactuur sturen zodra je de fout ontdekt. Als je dit niet doet, kun je boetes krijgen, zoals een boete van 50% tot 100% van het btw-bedrag dat niet goed is aangegeven.

Is het legaal om facturen met de hand te schrijven?

Ja, handgeschreven facturen zijn legaal in Spanje als ze alle nodige info op een duidelijke en leesbare manier bevatten en voldoen aan de eisen die voor alle facturen gelden, zoals het volgen van een opeenvolgend nummeringssysteem. Veel kleine bedrijven in Spanje maken nog steeds met de hand facturen, vooral in heel traditionele winkels en horecabedrijven.

Het is belangrijk om te weten dat handgeschreven facturen alleen legaal zijn zolang het bedrijf geen geautomatiseerd facturatiesysteem gebruikt: zodra een bedrijf is begonnen met het versturen van e-facturen, mag het geen facturen meer met de hand maken. Ondanks de verplichtingen voor elektronische facturatie die naar verwachting in 2027 worden ingevoerd, kunnen facturen nog steeds met de hand worden uitgegeven, zoals vermeld in bindende uitspraak nr. V0058-25.