Ab 2027 werden mit dem Create and Grow Law (Crea y Crece) neue Anforderungen eingeführt, darunter zahlreiche Änderungen im Bereich der Rechnungsstellung. Die Änderungen betreffen beispielsweise die Verwendung zugelassener Software, die direkte Kommunikation mit der spanischen Steuerbehörde und die Aufnahme eines QR-Codes in Rechnungen. Obwohl die Liste der Änderungen umfangreich ist, bleibt ein Aspekt unverändert: die obligatorischen Informationen, die Rechnungen enthalten müssen. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie eine den spanischen Vorschriften entsprechende Rechnung erstellt und ausgestellt wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung?
  
• In welchen Fällen muss eine Rechnung ausgestellt werden?
  
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Rechnungen in Spanien?
  
• Welche Informationen müssen in Spanien in Rechnungen enthalten sein?
  
• Ratschläge zum Erstellen von Rechnungen in Spanien
  
• So erstellen Sie eine Rechnung Schritt für Schritt
  
• FAQ zur Rechnungsstellung in Spanien
  

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Handelsdokument, das ein Unternehmen oder eine selbstständige Person erstellt, um eine Transaktion zu erfassen und den Betrag der verkauften Produkte oder Dienstleistungen anzugeben. In der Regel wird eine Rechnung vor der Zahlung ausgestellt. Die Ausstellung ist jedoch auch nachträglich möglich, wenn die Kundin oder der Kunde vor Ort bezahlt und das Dokument anfordert oder wenn es sich um eine vereinfachte Rechnung handelt (häufig als „Kassenbeleg“ oder einfach als „Zahlungsbeleg“ bezeichnet).

Da sie geschäftliche Transaktionen aufzeichnen und alle verkauften Waren detailliert aufführen, dienen Rechnungen als notwendiger rechtlicher und steuerlicher Nachweis für die Erfüllung von Buchhaltungs-, Aufzeichnungs- und Steuerpflichten. Beispielsweise dienen Rechnungen beim Einreichen vierteljährlicher Umsatzsteuererklärungen als Dokumentation.

In welchen Fällen muss eine Rechnung ausgestellt werden?

In Spanien gibt es mehrere Vorschriften, wie z. B. das Königliche Dekret 1619/2012 und das Create and Grow Law, die Verpflichtungen bezüglich der Rechnungsstellung festlegen. Nach diesen Vorschriften ist das Ausstellung einer Rechnung im Wesentlichen in folgenden Szenarien verpflichtend:

• Wenn es sich bei der Kundin oder dem Kunden um ein Unternehmen oder eine selbständig tätige Person handelt (und damit eine B2B-Transaktion vorliegt)
  
• Wenn die Kundin oder der Kunde eine Einzelperson ist, aber eine Rechnung anfordert oder dem Erhalt einer Rechnung zustimmt (also bei einer B2C-Transaktion)
  
• Wenn es sich beim Kunden um eine Behörde handelt (und somit eine Business-to-Government- oder B2G-Transaktion vorliegt) oder der Kunde eine nicht-gewerbliche juristische Person wie ein Verein ist
  
• Beim Verkauf von Produkten, die vor der Bereitstellung an Kundinnen und Kunden installiert oder montiert werden müssen. Dabei ist es unerheblich, ob der abschließende Prozess vom Unternehmen selbst durchgeführt wird oder eine ausgelagerte Dienstleistung ist
  
• Wenn von der Umsatzsteuer befreite Verkäufe an Kundinnen und Kunden in der Europäischen Union (EU) – sogenannte „innergemeinschaftliche Lieferungen“ – getätigt werden
  
• Wenn von der Umsatzsteuer befreite Verkäufe an Kundinnen und Kunden außerhalb der EU getätigt werden, sofern es sich beim jeweiligen Geschäft nicht um ein Duty-Free-Geschäft handelt, z. B. in Häfen und Flughäfen
  
• Wenn Fernverkäufe von verbrauchsteuerpflichtigen Produkte wie Alkohol und Benzin getätigt werden
  
• Bei Umkehrung der Steuerschuld, wenn die Kundin oder der Kunde in der EU ansässig ist
  

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Rechnungen in Spanien?

Alle Rechnungen, ob elektronisch oder physisch, müssen die Rechnungsstellungspflichten erfüllen. Das schließt die rechtlichen Anforderungen ein, die durch das Königliche Dekret 1619/2012 festgelegt wurden. Daher müssen Unternehmen bezüglich ihrer Rechnungen Folgendes sicherstellen:

• Die Umsatzsteuer wird in EUR angegeben: Der Rechnungsbetrag kann in einer beliebigen Währungen angegeben sein, der Umsatzsteuerbetrag aber muss in EUR erscheinen. Die Währungsumrechnung muss anhand des offiziellen, von der Bank von Spanien veröffentlichten und zum Zeitpunkt der Fälligkeit der USt. (in der Regel ist das das Ausstellungsdatum der Rechnung) gültigen Wechselkurses erfolgen.

• Sie sind rechtsgültig: Das Unternehmen muss die Lesbarkeit der Rechnungen, die Unveränderlichkeit ihres Inhalts und die Echtheit ihrer Herkunft (d. h. die Identität des Ausstellers) gewährleisten.

• Sie werden nur einmal ausgestellt: Es kann nur eine ursprüngliche Rechnung ausgestellt werden. Wenn eine Kopie ausgestellt werden muss – z. B. wenn das Originaldokument verloren geht –, muss der Begriff „Kopie“ auf der Rechnung erscheinen.

• Der Status wird angeben: Das die Rechnung ausstellende Unternehmen muss den Status (also ausgestellt, eingegangen, bezahlt oder überfällig) über sein Rechnungsstellungssystem mitteilen, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und verspätete Zahlungen zu verhindern.

• Sie werden ordnungsgemäß aufbewahrt: Rechnungen müssen vier Jahre lang in physischer oder elektronischer Form aufbewahrt werden. Auf Verlangen der Steuerbehörde muss unabhängig davon, ob eine Rechnung vom Unternehmen oder einem Dritten aufbewahrt wird, unverzüglich Zugriff darauf gewährt werden.

Welche Informationen müssen in Spanien in Rechnungen enthalten sein?

In der Regel müssen alle Rechnungen bestimmte Details enthalten, wie die Nummer oder Serie, die Steueradresse des Unternehmens und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die nach spanischem Recht erforderlichen Details variieren jedoch je nach Art der Rechnung. Das kann bedeuten, dass je nach Rechnungstyp zusätzliche Informationen hinzugefügt oder bestimmte Details weggelassen werden. Um alle Möglichkeiten abzudecken, betrachten wir zunächst die Informationen, die für alle „vollständigen Rechnungen“ obligatorisch sind (d. h. für Standard-B2B-Rechnungen im Gegensatz zu vereinfachten Rechnungen – oder Belegen –, die weniger Details enthalten können). Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Informationen ein, die aus den einzelnen Rechnungstypen hervorgehen müssen.

Angaben, die für alle vollständigen Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben sind

Mit wenigen Ausnahmen (z. B. ist für von der Umsatzsteuer befreite Rechnungen kein Umsatzsteuerbetrag erforderlich, aber es muss ausdrücklich angegeben werden, warum die Transaktion von der Steuer befreit ist) müssen in Spanien ausgestellte Rechnungen die folgenden Informationen enthalten:

1. Datum: Das ist das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird (d. h. an dem sie erstellt und versendet wird). Wenn das Ausstellungsdatum nicht mit dem Transaktionsdatum übereinstimmt, müssen beide angegeben werden.
   
2. Nummer oder Serie: Das ist die Kennnummer der Rechnung. Dabei kann es sich um eine Nummer oder eine Serie handeln, die jede Rechnung in sequentieller und chronologischer Reihenfolge kennzeichnet. Die Nummer ist ein Code, der ausschließlich aus Ziffern besteht, während die Serie verwendet wird, um Rechnungen in Gruppen zu organisieren. Rechnungen dürfen nur nach Serien sortiert werden, wenn das gerechtfertigt ist, z. B. um Verkäufe unterschiedlicher Art oder in unterschiedlichen Ladengeschäften getätigte Transaktionen zu erfassen. Sowohl Nummern als auch Serien müssen bestimmte Anforderungen erfüllen:
   
   • Text ist linksbündig ausgerichtet
     
   • Es werden nur die folgenden Sonderzeichen verwendet: Bindestriche, Unterstriche, Schrägstriche und Punkte
     
   • Es gibt nie zwei (oder mehr) aufeinanderfolgende Leerzeichen
     
3. Angaben zum Aussteller: Dieses Feld muss die Identifikationsdaten des Ausstellers enthalten. Dazu gehören:
   
   • Vollständiger Name (für Selbständige) oder vollständiger Name des Unternehmens (für Unternehmen, wie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder ein börsennotiertes Unternehmen)
     
   • Steueridentifikationsnummer (NIF)
     
   • Steueradresse für Zwecke der Steuerbehörde (AEAT)
     
4. Kundendaten: Es müssen der vollständige Name des Käufers oder der Käuferin bzw. des kaufenden Unternehmens, seine/ihre NIF sowie seine/ihre Steueradresse angegeben werden.
   
5. Beschreibung und Betrag: Die Beschreibungen aller Produkte oder Dienstleistungen müssen in separaten Zeilen mit den verkauften Einheiten, dem Stückpreis ohne USt., dem Rabatt (falls zutreffend) und dem Endpreis aufgeführt werden.
   
6. Steuerbemessungsgrundlage: Dabei handelt es sich um den Gesamtbruttobetrag des Verkaufs (d. h. den Betrag, auf den die Umsatzsteuer berechnet wird).
   
7. Steuersatz und fällige Steuer: Gibt den angewendeten Umsatzsteuersatz (d. h. den Prozentsatz der Steuer) an. Beachten Sie, dass unabhängig vom angewendeten Steuersatz der Gesamtbetrag der erhobenen Umsatzsteuer auf der Rechnung angegeben werden muss.
   
8. Summe: Das ist der Gesamtbetrag, den die Kundin oder der Kunde zahlen muss.
   

Gesetzlich vorgeschriebene Angaben: Nach Rechnungstyp

In Spanien werden Rechnungen auf verschiedene Arten klassifiziert: nach Aussteller (d. h. Unternehmen oder Selbstständige), nach Anwendungsbereich (d. h. innergemeinschaftlich oder außerhalb der EU) oder nach Verwendungszweck (d. h. Pro-forma- oder Korrekturrechnung). Im Folgenden gehen wir auf die verschiedenen Rechnungstypen ein und sehen uns an, welche Details sie nach spanischem Recht enthalten müssen.

Rechnungen von Unternehmen

Rechnungen von Unternehmen werden auch als „gewöhnliche Rechnungen“ oder „vollständige Rechnungen“ bezeichnet und sind Dokumente, die eine detaillierte Aufschlüsselung der Handelstransaktionen eines Unternehmens enthalten. Rechnungen von Unternehmen können in physischer oder elektronischer Form vorliegen. Wichtig ist aber, dass sie nach Inkrafttreten der endgültigen Vorschriften des Create and Grow Law – voraussichtlich im Januar 2027 – in digitaler Form ausgestellt werden müssen. In Spanien sind Rechnungen von Unternehmen die häufigste Art und werden durch Eingabe der oben aufgeführten allgemeinen Informationen erstellt.

Für alle Transaktionen mit Geschäftskunden (B2B) und Behörden (B2G) sowie für Transaktionen mit Einzelpersonen (B2C) über 400 EUR (bzw. 3.000 EUR im Einzelhandel) müssen Rechnungen von Unternehmen erstellt und ausgestellt werden.

Rechnungen von Selbstständigen

Eine Rechnung von Selbständigen ist, wie der Name schon sagt, eine von einer selbständig erwerbstätigen Person (autónomos) ausgestellte Rechnung. Sie ähnelt einer Rechnung eines Unternehmens insofern sehr, als sie die allgemeinen Informationen enthalten muss, die für alle vollständigen Rechnungen erforderlich sind. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied: Wenn die Kundin oder der Kunde ein Unternehmen oder eine andere selbstständige Person mit Sitz in Spanien ist, muss die Rechnung den Einbehalt der persönlichen Einkommensteuer (IRPF) umfassen. Dabei handelt es sich um eine direkte Steuer auf das Einkommen, das Selbständige im Land erzielen.

Der auf Rechnungen für Selbstständige angewandte IRPF-Satz liegt bei 15 %. Eine Ausnahme bilden Selbstständige am Beginn ihrer Geschäftstätigkeit, die vorübergehend Rechnungen mit einem Satz von 7 % ausstellen können. Wie beim Berechnen der Umsatzsteuer wird der Einkommensteuereinbehalt auf die Steuerbemessungsgrundlage der Rechnung angewandt, nur dass es sich in diesem Fall um einen negativen Prozentsatz handelt: Der einbehaltene Einkommensteuerbetrag wird von dem Endbetrag abgezogen, den der oder die Selbstständigen in Rechnung stelle. Die Kundin oder der Kunde leistet dann mit Formular 111die Zahlung an die Steuerbehörde im Namen der selbständigen Person, die die Rechnung ausgestellt hat.

Nehmen wir das folgende Beispiel: Eine in Spanien freiberuflich tätige Person stellt einem ebenfalls im Land ansässigen Unternehmen die im letzten Monat erbrachten Dienstleistungen in Rechnung. Die Steuer-Bemessungsgrundlage – d. h. der Gesamtbruttobetrag des Verkaufs – der Rechnung beläuft sich auf 1.000 €. Anhand dieser Zahl werden sowohl die Umsatzsteuer als auch der Einkommensteuereinbehalt berechnet.

In diesem Fall muss das Unternehmen 1.060 € an den/die Selbstständige/n und dann 150 € als Einkommensteuereinbehalt auf dieser Rechnung an die Steuerbehörde zahlen. Der/die Selbstständige muss seinerseits/ihrerseits die auf der Rechnung berechnete USt. in Höhe von 210 € an die Steuerbehörde abführen. Dies geschieht über seine/ihre vierteljährliche Umsatzsteuererklärung mit Formular 303.

Innergemeinschaftliche Rechnungen

Gemäß Richtlinie 2006/112/EG und dem Umsatzsteuergesetz wird auf innergemeinschaftlichen Rechnungen – also auf Rechnungen, die zwischen zwei Parteien in unterschiedlichen EU-Ländern ausgetauscht werden – keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Solche Rechnungen müssen jedoch eine spezielle Erklärung enthalten, aus der hervorgeht, dass der angewandte Satz 0 % beträgt oder dass es sich um eine Ausnahme handelt. Darüber hinaus muss die Erklärung den Grund für die Nichtanwendung der Umsatzsteuer enthalten. Beispielsweise könnte die Erklärung lauten: „Innergemeinschaftliche Lieferung, die gemäß Artikel 25 Gesetz 37/1992 über die Umsatzsteuer von der Umsatzsteuer befreit ist.“

Damit die Umsatzsteuerbefreiung bei einer B2B-Transaktion angewandt werden kann, müssen Käufer und Verkäufer über eine gültige innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) – auch als „EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ oder auf Spanisch abgekürzt als „NIF-IVA“ bezeichnet – verfügen und die Nummern beider Parteien müssen auf der Rechnung erscheinen.

Rechnungen über exportierte Produkte

Ausfuhren aus Spanien sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Jede Rechnung für ausgeführte Erzeugnisse muss aber eine Erklärung enthalten, aus der hervorgeht, dass Sie gemäß Artikel 21 Gesetz 37/1992 den Satz von 0 % anwenden. Darüber hinaus müssen Sie folgende Angaben machen:

• HS-Code (Harmonisiertes System): Die Rechnung muss den internationalen Handelscode enthalten, der die Bedingungen der Vereinbarung gemäß den internationalen Handelsbedingungen Incoterms angibt. Dazu gehört, wer die Risiken zu welchem Zeitpunkt übernimmt und wie die Kosten aufgeteilt werden.
  
• Warenursprung: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass die Waren von Spanien in ein Land versendet werden, das nicht zur EU gehört.
  
• Währung, in der die Transaktion durchgeführt wird: Bei Exporten kann eine andere Währung als Euro (EUR) verwendet werden, z. B. US-Dollar (USD). Daher muss die Währung auf der Rechnung angegeben sein.
  
• Frachtkosten: Die Kosten für den Transport der Waren müssen ebenso wie die Transportmethode angegeben werden.
  
• Versicherungsbetrag: Wenn für die Lieferung der Waren eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen wird, muss der Betrag auf der Rechnung angegeben werden.
  

Rechnungen über exportierte Dienstleistungen

Wie Produktexporte sind auch Dienstleistungen, die Kunden außerhalb der EU von Spanien aus erbracht werden, gemäß Artikel 69 Gesetz 37/1992 über die Umsatzsteuer von der Umsatzsteuer befreit.

Es ist nicht erforderlich, die den Warenexport betreffenden Felder in Rechnungen über Nicht-EU-Dienstleistung aufzunehmen. Dadurch sind sie wesentlich einfacher und ähneln innergemeinschaftlichen Rechnungen. Es ist auch nicht erforderlich, die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Aber die Umsatzsteuerbefreiung muss ausdrücklich durch die Erklärung gerechtfertigt werden, dass die Transaktion nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Sie können beispielsweise am Ende der Rechnung die Erklärung anfügen: „Außerhalb der EU erbrachte Dienstleistungen, die gemäß Artikel 69 Gesetz 37/1992 über die Umsatzsteuer nicht der Umsatzsteuer unterliegen“.

Pro-forma-Rechnung

Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Dokument, das Kundinnen und Kunden über Aspekte bezüglich einer noch nicht stattgefundenen Transaktion informiert. Sie ähnelt zwar einem Angebot, folgt aber dem typischen Rechnungsformat und der angezeigte Betrag wird fast nie geändert.

Pro-forma-Rechnungen müssen nicht nummeriert werden. Es ist jedoch ratsam, ein Gültigkeitsdatum anzugeben. So sehen Kundinnen und Kunden deutlich, wie lange das Handelsangebot Ihres Unternehmens gültig ist.

Pro-forma-Rechnungen dienen nur zu Informationszwecken und können nicht als Verkaufsnachweis oder zur Durchsetzung von Zahlungen jeglicher Höhe verwendet werden. Kurz gesagt sind sie für Steuer- oder Buchhaltungszwecke null und nichtig. Dadurch können sie viel freier erstellt werden und Sie müssen nicht befürchten, dass eventuelle Fehler zu Strafen führen könnten.

Korrekturrechnungen

Eine Korrekturrechnung ist eine Rechnung, die eine frühere Rechnung korrigiert und immer dann ausgestellt werden muss, wenn sich die Steuerbemessungsgrundlage ändert. Eine Korrekturrechnung sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Die Serie mit fortlaufender Nummerierung, unabhängig von der regulären Rechnung, die angibt, dass es sich um eine Korrekturrechnung handelt
  
• Informationen, die die ursprüngliche Rechnung identifizieren
  
• Der positive oder negative Betrag, je nachdem, ob der ursprüngliche Preis gestiegen oder gesunken ist
  
• Der positive oder negative Betrag der Umsatzsteuer proportional zur korrigierten Steuerbemessungsgrundlage
  
• Eine Beschreibung, die die Notwendigkeit der Korrekturrechnung begründet
  

Die Angabe des Grundes für die Berichtigung ist nicht verpflichtend, wird aber empfohlen, damit die Steuerbehörde bei der Einreichung des Dokuments davon Kenntnis erhält.

Es ist wichtig zu beachten, dass zwar die meisten Korrekturrechnungen Details zur Identifizierung der ursprünglichen Rechnung enthalten müssen, es aber eine wichtige Ausnahme gibt. Wenn Ihr Unternehmen gemäß Artikel 15.4 des Königlichen Dekrets 1619/2012 eine Korrekturrechnung ausstellt, um die Steuerbemessungsgrundlage durch Anwendung eines Rabatts für hohe Kaufvolumina zu ändern, müssen Sie nur das Datum der ursprünglichen Transaktion oder den Zeitraum des Kaufvolumenrabatts angeben.

Gutschriften

Korrekturrechnungen zur Erfassung von Retouren werden speziell als Gutschriften bezeichnet und dienen nur dazu, eine Verringerung des ursprünglichen Rechnungsbetrags zu dokumentieren.

Diese Art von Rechnung wird wie eine Korrekturrechnung erstellt und muss dieselben Informationen enthalten. Beim Dokumentieren einer Retoure, die den ursprünglichen Rechnungsbetrag reduziert, ist der Umsatzsteuerbetrag jedoch immer negativ. Die fällige negative Steuer kann ganz oder teilweise auf die ursprüngliche Rechnung angewendet werden, beispielsweise wenn eine teilweise Rückerstattung aufgrund eines falsch angewendeten Rabatts ausgestellt wird.

Vereinfachte Rechnungen

Ein Zahlungsbeleg oder Kassenbeleg – der rechtlich als „vereinfachte Rechnung“ bezeichnet wird – enthält weniger Informationen und ist mit weniger Anforderungen verbunden als eine vollständige Rechnung. Der Hauptzweck vereinfachter Rechnungen besteht darin, den Prozess der Dokumentation geringwertiger Transaktionen für Steuerzwecke zu optimieren.

Vereinfachte Rechnungen können in bestimmten Fällen ausgestellt werden, z. B. bei einem Umsatz von bis zu 400 €. Für folgende Transaktionen gilt ein höheres Limit von 3.000 €:

• Verkäufe im Einzelhandel
  
• Verkäufe oder Dienstleistungen mit Lieferung an die Adresse der Kundin oder des Kunden
  
• Persönliche Dienstleistungen (einschließlich Friseur, Schönheitsbehandlungen, Fotoentwicklung, chemische Reinigung und Wäscherei)
  
• Freizeitdienstleistungen (einschließlich Tanzsäle, Nachtclubs und Filmverleih)
  
• Dienstleistungen im Gastgewerbe
  
• Fahrzeugbezogene Dienstleistungen (einschließlich mautpflichtige Autobahnen, Parkplätze und Parkhäuser)
  
• Krankentransporte
  
• Telefonzellen und Prepaid-SIM-Karten
  

Im Gegensatz zu vollständigen Rechnungen ist bei vereinfachten Rechnungen keine Kundenidentifizierung oder fortlaufende Nummerierung innerhalb der jeweiligen Serie erforderlich. Jedoch muss jeder Posten ausreichend detailliert beschrieben werden, um den der Kundschaft in Rechnung gestellten Betrag zu rechtfertigen.

Wenn Kundinnen und Kunden anstatt einer vereinfachten Rechnung eine vollständige Rechnung verlangen, ist das Unternehmen zur Ausstellung einer solchen Rechnung verpflichtet.

Sammelrechnungen

Eine Sammelrechnung umfasst mehrere Transaktionen mit derselben Kundin oder demselben Kunden während eines Zeitraums von höchstens einem Kalendermonat. Diese Rechnungen sind in Artikel 13 der Verordnung über die Rechnungsstellungspflichten geregelt. Dort sind die folgenden Ausstellungsfristen festgelegt:

• B2C-Transaktionen: Letzter Tag des Kalendermonats, in dem die Verkäufe stattfinden
  
• B2B-Transaktionen: Spätestens am 15. Tag des Folgemonats des Monats, in dem die Verkäufe stattgefunden haben
  

Einige spanische Unternehmen, die Modelle für periodische Rechnungsstellung verwenden, nutzen Sammelrechnungen für Dienstleistungen wie Online-Kurse oder technische Reparaturen. In diesen Fällen erhalten Kundinnen und Kunden, die die Dienstleistungen in Auftrag geben oder wiederkehrende Käufe tätigen, eine einzige Sammelrechnung. So müssen sie nicht mehrere Rechnungen verwalten, was ihren administrativen Aufwand reduziert.

Die Sammelrechnung muss die Details aller Rechnungen oder Lieferscheine für die Transaktionen enthalten, die zusammengefasst werden sollen. Zu berücksichtigen ist, dass alle Transaktionen innerhalb eines Kalendermonats und mit derselben Kundin bzw. demselben Kunden durchgeführt worden sein müssen. Jede einzelne Transaktion muss auf der Sammelrechnung in einer separaten Zeile erscheinen. Dabei müssen alle Informationen aufgenommen werden, die zur Identifizierung der Transaktion und zur Berechnung der fälligen Steuer erforderlich sind (diese ergibt sich aus der Addition der Steuerbemessungsgrundlage der einzelnen Rechnungen oder Lieferscheine).

Vorausrechnungen

Vorausrechnungen, auch als „Vorauszahlungsrechnungen“ bezeichnet, dienen als Nachweis für eine Zahlung der Kundin oder des Kunden vor Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung. Sie sind in Unternehmen wie Reisebüros oder Renovierungsfirmen üblich.

Aufgrund der spezifischen steuerlichen Auswirkungen von Vorauszahlungen muss für jede Vorauszahlung verpflichtend eine Vorausrechnung ausgestellt werden: Wenn eine Kundin oder ein Kunde für ein umsatzsteuerpflichtiges Produkt oder eine umsatzsteuerpflichtige Dienstleistung vor Erhalt bezahlt, fällt zum Zeitpunkt der Vorauszahlung auch die indirekte Steuer an (d. h. es entsteht die steuerliche Verpflichtung der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung). Wenn der verbleibende Betrag eingezogen wird, muss eine weitere Rechnung mit dem verbleibenden Umsatzsteuerbetrag ausgestellt werden.

Der einzige inhaltliche Unterschied zu vollständigen Rechnungen besteht darin, dass Sie das Eingangsdatum der Vorauszahlung eingeben müssen, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Denken Sie daran, dass Sie für jede Zahlung eine Rechnung ausstellen und die Steuerbemessungsgrundlage sowie den Umsatzsteuerbetrag angeben müssen, die mit dem von der Kundin oder dem Kunden jeweils gezahlten Betrag verknüpft sind.

Gemäß den Vorschriften der Steuerbehörde ist für Vorauszahlungen keine spezifische Erklärung erforderlich. Sie müssen auf der Rechnung also nicht angeben, dass es sich um eine Vorauszahlung handelt. Im Interesse der steuerlicher Klarheit für Ihr Unternehmen ist es aber dennoch empfehlenswert. Beachten Sie auch, dass auf regionaler Ebene möglicherweise andere Anforderungen gelten. Unternehmen, die im Baskenland Steuern zahlen und Vorauszahlungen erhalten, müssen beispielsweise das Wort „Vorauszahlung“ in die Rechnungsbeschreibung aufnehmen, bevor sie die Rechnung über das E-Invoicing-System TicketBAI ausstellen.

Online-Rechnungen mit Stripe

Der Rechnungsstellungsprozess beschränkt sich nicht nur auf das Ausstellen von Rechnungen, sondern umfasst noch weitere Schritte wie das Zustellen von Rechnungen an Kundinnen und Kunden und den Zahlungseinzug über ein Zahlungsgateway. Unternehmen verwenden zum Ausstellen ihrer Rechnungen in der Regel spezielle Software. Wenn aber für den Rest des Prozesses getrennte Systeme verwendet werden, sind Schwierigkeiten – wie Dateneingabefehler oder Verzögerungen beim Zustellen und Einziehen von Rechnungen – unvermeidlich.

Wenn Sie eine umfassende Zahlungsplattform wie Stripe Payments verwenden, ist jeder dieser Schritte in eine Komplettlösung integriert, die alle Vorgänge im Zusammenhang mit Rechnungsstellung, Einzug und Zahlungsabgleich automatisiert. Das beschleunigt den Zahlungseinzug: 87 % der Stripe-Rechnungen werden innerhalb der ersten 24 Stunden bezahlt.

Mit Stripe können Sie das Erfassen von Kundendaten vereinfachen (z. B. indem sie angeben können, dass ihre Rechnungsadresse mit ihrer Versandadresse übereinstimmt). Außerdem können Sie Zahlungen in mehr als 195 Ländern mit den bevorzugten E-Commerce-Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden akzeptieren, z. B. Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und sogar Ratenzahlungen.

Um die Abläufe Ihres Unternehmens weiter zu vereinfachen, bietet Stripe einen eigenen App Marketplace an. Das ist eine Bibliothek mit Anwendungen, die sich nahtlos in Ihre Zahlungsplattform integrieren und selbst an die speziellsten Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen.

Eine der im Stripe App Marketplace verfügbaren Anwendungen ist Billit, eine wegweisende Plattform für elektronische Rechnungsstellung in Europa, die sich auf die Compliance mit den verschiedenen Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung in der EU konzentriert. Billit verfügt über automatische Funktionen, mit denen Sie das Bankkonto Ihres Unternehmens anbinden und den Abgleich Ihrer Rechnungen vereinfachen können.

Bei Invopop handelt es sich dagegen um eine in Spanien entwickelte Lösung, die sehr spezielle Funktionen zur Einhaltung der spanischen Vorschriften umfasst. Eine der wichtigsten Funktionen ist die vollständige Integration in das VERI*FACTU-System. Nach Inkrafttreten der endgültigen Vorschriften – was für Januar 2027 erwartet wird – müssen Rechnungen über dieses System in Echtzeit an die Steuerbehörde gesendet werden. Darüber hinaus erfüllt Invopop bestimmte regionale Vorschriften, wie TicketBAI im Baskenland und wird von den Provinz-Steuerbehörden von Álava, Vizcaya und Guipúzcoa als zertifizierte Software für TicketBAI gelistet.

Ratschläge zum Erstellen von Rechnungen in Spanien

Neben den Anforderungen gibt es einige Best Practices, die Sie beim Ausstellen von Rechnungen in Spanien anwenden sollten. Achten Sie auf Folgendes:

• Klarheit
  Alle Elemente, die Teil einer Rechnung sind, müssen leicht verständlich sein. Unklarheiten führen häufig zu Verzögerungen bei Zahlungen von Kundinnen und Kunden sowie anderen Unternehmen. Tatsächlich ist mangelnde Klarheit bei B2B-Rechnungen einer der Gründe dafür, dass spanische Unternehmen mit ihren Zahlungen durchschnittlich 14,67 Tage in Verzug sind.

• Freundlichkeit
  Freundlichkeit wirkt sich oft positiv auf die Kundschaft aus und trägt manchmal zur Beschleunigung von Zahlungen bei. In Spanien können Sie Dankesbotschaften entweder in die begleitende E-Mail oder auf die Rechnung selbst schreiben. Es ist rechtlich zulässig, Inhalte dieser Art in Rechnungen aufzunehmen.

• Professionelles Format
  Unabhängig davon, ob Ihre Rechnung an eine Kundin oder einen Kunden oder an ein Unternehmen gerichtet ist, verleiht ein professionelles Format Ihrem Unternehmen Glaubwürdigkeit und ist daher wichtig. Achten Sie deshalb darauf, dass alle Informationen übersichtlich angeordnet sind und dass das Design die visuelle Identität Ihrer Marke widerspiegelt.

• Zahlungsbedingungen
  Führen Sie die Zahlungsbedingungen detailliert auf, z. B. das Fälligkeitsdatum (das in Spanien nicht gesetzlich vorgeschrieben ist) und die für die Rechnung geltenden Zahlungsmethoden wie Banküberweisungen, E-Wallets und Karten.

So erstellen Sie eine Rechnung Schritt für Schritt

Obwohl jeder Rechnungstyp bestimmte Besonderheiten hat, sind die Schritte zum Erstellen einer Rechnung generell sehr ähnlich. Mit dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle wichtigen Schritte durchgeführt haben:

• Geben Sie die Details zur Identität des Ausstellers ein.
  
• Geben Sie die Details zur Identität der Kundin oder des Kunden ein.
  
• Weisen Sie die fortlaufende Rechnungsnummer (und ggf. die Serie) zu.
  
• Fügen Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung hinzu.
  
• Geben Sie alle in der Rechnung enthaltenen Produkte oder Dienstleistungen mit dem Stückpreis ohne USt., der Anzahl der Einheiten und dem Endpreis an.
  
• Addieren Sie die Preise aller Produkte oder Dienstleistungen, um die Steuerbemessungsgrundlage zu berechnen.
  
• Geben Sie den Umsatzsteuersatz an und berechnen Sie den Betrag.
  
• Addieren Sie den Umsatzsteuerbetrag zur Steuerbemessungsgrundlage und geben Sie den Gesamtbetrag der Rechnung an.
  
• Stellen Sie die Rechnung aus, geben Sie sie der Kundin oder dem Kunden und bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.
  

FAQ zur Rechnungsstellung in Spanien

Darf man eine Rechnung ausstellen, ohne als selbständig registriert zu sein?

Im Allgemeinen nein, Sie können keine Rechnung ausstellen, ohne selbstständig zu sein. Wenn Sie Rechnungen ausstellen, ziehen Sie Umsatzsteuer ein. Und dazu benötigen Sie eine Bescheinigung Ihres Umsatzsteuerzahlerstatus, sei es als Selbstständige/r oder als Unternehmen. Es gibt jedoch einige sehr spezielle Ausnahmen, in denen Sie Verkäufe tätigen können, ohne als selbstständig registriert zu sein, wie z. B. eine einmalige freiberufliche Tätigkeit.

Wenn eine der Ausnahmen auf Sie zutrifft, können Sie eine Rechnung ausstellen, ohne als Selbstständige/r registriert zu sein. Sie müssen aber verschiedene Verpflichtungen erfüllen, darunter die Registrierung für die Quellensteuererhebung mit Formular 036, das Angeben Ihrer Steuer-Identifikationsnummer (NIF) auf Rechnungen und das Ausweisen von Umsatzsteuer.

Kann eine Rechnung an zwei Personen ausgestellt werden?

Ja, laut Artikel 14 des Königlichen Dekrets 1619/2012 kann eine Rechnung mehrere Empfänger/innen enthalten. Entscheidend ist, dass die Rechnung für jede beteiligte Person den jeweiligen Anteil an der Steuerbemessungsgrundlage und am Umsatzsteuerbetrag angeben muss.

Kann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden?

Ja, Sie können eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen, sofern die auf der Rechnung dokumentierten Verkäufe von der Steuer befreit sind. Das ist z. B. bei Gesundheitsdienstleistungen und kulturellen Veranstaltungen der Fall. Auch wenn Transaktionen nicht der Steuer unterliegen, z. B. innergemeinschaftliche Transaktionen, ist es möglich. Wenn Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen, muss aus einer darin enthaltenen Erklärung hervorgehen, warum Sie diese indirekte Steuer nicht erheben.

Was passiert, wenn man eine Rechnung fehlerhaft ausstellt?

Wenn Sie beim Ausstellen einer Rechnung einen Fehler machen und z. B. den falschen USt.-Betrag in Rechnung stellen, müssen Sie eine Korrekturrechnung ausstellen, sobald Sie den Fehler bemerken. Wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, sieht das Gesetz Strafen vor, beispielsweise Bußgelder zwischen 50 % und 100 % des nicht korrekt angegebenen Umsatzsteuerbetrags.

Ist es legal, Rechnungen von Hand zu erstellen?

Ja, handschriftliche Rechnungen sind in Spanien legal, sofern sie alle notwendigen Informationen klar und lesbar enthalten und die für alle Rechnungen geltenden Anforderungen erfüllen und beispielsweise fortlaufend nummeriert sind. Tatsächlich stellen viele kleine Unternehmen in Spanien Rechnungen immer noch von Hand aus, insbesondere in sehr traditionellen Geschäften und im Gastgewerbe.

Es ist wichtig zu beachten, dass handschriftliche Rechnungen nur legal sind, solange das Unternehmen kein computergestütztes Rechnungsstellungssystem verwendet: Sobald ein Unternehmen mit dem Ausstellen elektronischer Rechnungen begonnen hat, darf es keine handschriftlichen Rechnungen mehr erstellen. Trotz der voraussichtlich 2027 eingeführten Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung können Rechnungen weiterhin von Hand ausgestellt werden, wie in der verbindlichen Entscheidung Nr. V0058-25 dargelegt.