从 2027 年开始，将执行《创业与发展 (Crea y Crece) 法》中规定的新要求，包括账单开具领域的多项变更，如使用经批准的软件、直接与西班牙税务局沟通，以及在账单上添加二维码。尽管变更清单繁多，但有一点保持不变：账单必须包含的强制信息。在本指南中，我们将解释如何按照西班牙法规创建并开具账单。

本文内容

• 什么是账单？
  
• 在哪些情况下必须开具账单？
  
• 西班牙账单的法律要求是什么？
  
• 在西班牙账单上需要包含哪些信息？
  
• 关于在西班牙创建账单的建议
  
• 如何一步步创建账单
  
• 如何在西班牙开具账单的常见问题
  

什么是账单？

账单是公司或自雇从业者为记录交易并详细说明所售产品或服务金额而准备的商业文件。一般来说，账单在支付前开具，但如果客户当场支付并要求出示文件，或者在简化账单（通常称为“收银机收据”或简称“收据”）的情况下，也可以在支付后开具账单。

通过记录商业交易并详细说明出售的所有商品，账单可作为遵守会计、记录和税务义务的必要法律和财务证明。例如，账单在提交季度增值税 (VAT) 申报表时被用作凭证。

在哪些情况下必须开具账单？

在西班牙，有几项规定，例如《第 1619/2012 号皇家法令》以及《创业与发展法》，这些法律规定了开具账单的义务。根据这些规定，在以下主要情境下必须开具账单：

• 当客户是公司或专业人士（即 B2B 交易）时
  
• 当客户是个人但要求或同意接收账单（即 B2C 交易）时
  
• 当客户是公共机构（即商家对政府或 B2G 交易）或非专业法人实体，如协会时
  
• 当销售需要安装或组装才能提供给客户的产品时，无论最终流程是由公司自行完成还是外包服务
  
• 当向欧盟 (EU) 客户进行免增值税销售——称为“欧盟内部销售”——时
  
• 当向欧盟以外客户进行免增值税销售时，前提是该店铺不是免税店，如港口和机场的店铺
  
• 当远距离销售涉及需缴纳消费税的产品，如酒精和汽油时
  
• 当对方缴税适用时，前提是客户在欧盟成立
  

西班牙账单的法律要求是什么？

所有账单，无论是电子格式还是纸质格式，均须遵守账单开具义务，包括《第 1619/2012 号皇家法令》所确立的法律要求。因此，企业必须确保其账单：

• 以欧元显示增值税：账单金额可以任何货币显示，但增值税金额必须以欧元显示。要兑换货币，必须适用西班牙银行在增值税应付时（通常是账单开具日期）发布的官方汇率。

• 具有法律效力：公司必须确保账单的可读性、内容的不可更改性及其来源的真实性（即开具方的身份）。

• 仅开具一次：只能开具一张原始账单。如果必须开具副本——例如原始文件遗失——则必须在账单上标明“副本”一词。

• 指定状态：开具账单的公司必须通过其账单开具系统传达状态（即已开具、已收到、已付款或逾期），以确保可追溯性并防止逾期付款。

• 妥善保存：账单必须以纸质格式或电子格式保存四年。如税务局要求，无论账单是公司或第三方保管，都必须立即提供访问权限。

在西班牙账单上需要包含哪些信息？

一般来说，所有账单都必须包含某些细节，如编号或系列、公司的税务地址以及增值税税号。然而，西班牙法律要求的细节因账单类型而异；这可能意味着根据账单类型，需要添加额外信息或省略某些细节。为了涵盖所有可能性，我们将首先看看所有“完整账单”（即标准的 B2B 账单，而非可能包含较少细节的简化账单或收据）上必须填写的信息。然后，在下一节，我们将介绍每种特定账单类型需要呈现的信息。

所有完整账单上法律要求的信息

除少数例外情况外（例如，免增值税账单无需标明应缴增值税金额，但须单独列明交易的免税原因），在西班牙开具的账单均须包含以下信息：

1. 日期：这是开具账单的日期（即准备和发送的日期）。如果开具日期与交易日期不同，则必须同时包含两者。
   
2. 编号或系列：这是账单标识符，可以是编号或系列，按顺序连续和按时间先后顺序标识每张账单。编号是仅由数字组成的代码，而系列则用于将账单分组。账单只有在有理由记录不同性质的销售或不同实体店的交易时，才能按系列排序。编号和系列都必须满足具体要求：
   
   • 文本左对齐
     
   • 仅使用以下特殊字符：连字符、下划线、斜杠和句号
     
   • 不得出现两个（及以上）连续空格
     
3. 开具方详情：此字段必须包含开具方的身份信息。这些信息包括：
   
   • 全名（如是自雇从业者）或公司全名（如是公司，例如有限责任公司或上市公司）
     
   • 纳税人识别号 (NIF)
     
   • 供税务局 (AEAT) 使用的税务地址
     
4. 客户信息：必须包括买家的全名或公司名称、NIF 和税务地址。
   
5. 描述和金额：必须逐行单独列明每种产品或服务的描述、销售数量、不含增值税的单价、折扣（如适用）和最终价格。
   
6. 税基：这是销售的总金额（即计算增值税的计税金额）。
   
7. 税率及应缴税款：表示适用的增值税率（即税率百分比）。请注意，无论适用何种税率，均须在账单上单独列明已收取的增值税总额。
   
8. 总额：这是客户必须支付的总金额。
   

法律要求的信息：按账单类型分类

在西班牙，账单有多种分类方式：根据开具方（即公司或自雇从业者）、适用地区（即欧盟内部或非欧盟），或根据目的（如形式账单或更正账单）进行分类。下面，我们将了解各种账单类型，包括根据西班牙法律必须包含的详细信息。

商业账单

商业账单也称为“普通账单”或“完整账单”，是一份详细列出公司商业交易明细的文件。商业账单可以是纸质格式或电子格式，但重要的是要记住，当《创业与发展法》最终法规生效时——预计于 2027 年 1 月生效——将强制以数字格式开具账单。在西班牙，商业账单是最常见的类型，通常通过输入上述一般信息来准备。

所有与专业客户 (B2B)、公共机构 (B2G) 的交易，以及金额超过 400 欧元的个人客户 (B2C) 交易（零售业交易金额超过 3000 欧元），均须开具商业账单。

自雇职业账单

顾名思义，自雇职业账单是由自雇从业者 (autónomos) 开具的账单。它与商业账单非常相似，必须包含所有完整账单所需的一般信息。然而，有一个重要区别：当客户是公司或其他在西班牙的自雇专业人士时，账单必须包含个人所得税 (IRPF) 的预扣款项，这是对该国专业人士的收入征收的直接税。

自雇职业账单适用的 IRPF 税率为 15%，新自雇从业者除外，他们可以暂时按 7% 的税率开具账单。与增值税计算类似，该所得税预扣款适用于账单的税基，但此处为负百分比：预扣的所得税金额将从自雇从业者最终收取的金额中扣除。客户随后通过 111 表格，代表开具账单的自雇从业者向税务局支付款项。

请考虑以下示例：一位西班牙的自由职业者向一家同样位于该国的公司开具了过去一个月内提供的服务的账单。账单的税基——即销售总额——为 1000 欧元。这是增值税和所得税预扣款的共同计税基础。

在这种情况下，公司必须向自雇从业者支付 1060 欧元，再就该账单向税务局缴纳 150 欧元所得税预扣款。自雇从业者则需将在其账单中收取的 210 欧元增值税，向税务局申报缴纳。自雇从业者需通过 303 表格，在季度增值税申报中向税务局申报缴纳。

欧盟内部账单

根据 2006/112/EC 号指令和《增值税法》，欧盟内部账单——即由位于欧盟不同国家/地区的双方开具的账单——不包括增值税，但必须包括适用税率为 0% 或免税的专项说明。此外，还需说明未适用增值税的原因。例如，说明可以写道：“根据《第 37/1992 号增值税法》第 25 条的规定，欧盟内部供货免征增值税。”

为了在 B2B 交易中适用增值税免税政策，买家和卖家必须各自拥有有效的欧盟内部增值税税号——也称为“欧盟增值税税号”或其西班牙语缩写“NIF-IVA”——并且双方的税号必须出现在账单上。

出口产品的账单

来自西班牙的出口产品免征增值税，但任何出口产品的账单必须附上声明，说明根据《第 37/1992 号增值税法》第 21 条的规定，适用 0% 的税率。此外，您还需要包含以下信息：

• 协调制度 (HS) 编码：账单必须包含基于《国际贸易术语解释通则》(Incoterms) 的国际贸易代码，该代码需明确协议条款——包括风险承担方、风险转移时间以及费用分摊方式。
  
• 货物来源：账单必须明确说明货物是从西班牙运往某个非欧盟国家/地区。
  
• 开展交易所用的货币：出口情况下，可以使用欧元 (EUR) 以外的货币，如美元 (USD)，因此必须在账单上注明货币。
  
• 运费成本：必须注明货物运输成本及运输方式。
  
• 保险金额：如果货物交付购买了责任保险，则必须在账单中列明保险金额。
  

出口服务账单

与产品出口一样，根据《第 37/1992 号增值税法》第 69 条的规定，西班牙向欧盟以外客户提供的服务免征增值税。

非欧盟服务账单上无需包含出口货物相关字段，这使得账单更简单，也类似于欧盟内部账单。此外，也不必包含欧盟增值税税号；但必须通过明确说明该交易免征增值税，对增值税免税事项进行合理说明。例如，您可以在账单末尾添加一条说明：“根据《第 37/1992 号增值税法》第 69 条的规定，非欧盟服务提供免征增值税。”

形式账单

形式账单是一份向客户说明尚未发生交易相关事项的文件。虽然它类似于报价，但是它遵循典型的账单格式，且其中显示的金额几乎从未被修改。

在创建形式账单时，无需输入任何编号。但建议包含一个有效期，明确告知客户他们从公司收到的商业报价的有效期限。

形式账单仅供参考，不能用作销售证明或强制支付任何金额。简而言之，它们在税务或会计方面无效。因此，它们的制定可以有更大的自由度，且无需担心犯错而导致处罚。

更正账单

更正账单是指纠正之前账单的账单，必须在税基调整时开具。更正账单应包含以下信息：

• 独立于普通账单、采用连续编号的序列，需注明其为更正账单
  
• 标示原始账单的信息
  
• 正额或负额金额，取决于原始价格是上涨还是下降
  
• 根据调整后税基按比例计算的增值税正额或负额
  
• 需要开具更正账单的正当理由的说明
  

说明更正原因并非强制，但建议在提交文件时让税务局知晓。

需要注意的是，虽然大多数更正账单必须包含识别原始账单的详细信息，但有一个关键的例外情况。根据《第 1619/2012 号皇家法令》第 15.4 条，如果您的公司开具更正账单，以通过应用高采购量折扣修改税基，只需注明原交易日期或采购量折扣的适用期限即可。

贷项账单

用于记录购买退货的更正账单被特别称为贷项账单，仅用于记录原始账单金额的减少。

这种账单的制作方式与更正账单相同，且必须包含相同的信息；不过，当记录减少原始账单金额的退货时，增值税金额始终为负数。此笔负额税款可以全部或部分应用于原始账单，例如因折扣适用错误而开具部分退款账单的情形。

简化账单

收据或收银机收据——法律上称为“简化账单”——比完整账单包含的信息更少，所需要求也更少。简化账单的主要目的是简化低额交易的税务记录流程。

简化账单可在特定情况下开具，例如不超过 400 欧元的销售业务。以下交易的限额提升至 3000 欧元：

• 零售业务
  
• 配送到客户住所的销售或服务
  
• 个人服务（包括美发、美容护理、照片冲洗、干洗和洗衣）
  
• 休闲服务（包括舞厅、夜总会和电影租赁）
  
• 酒店服务
  
• 车辆相关服务（包括收费高速公路、露天停车场及室内停车场）
  
• 救护车服务
  
• 电话亭和预付费 SIM 卡
  

与完整账单不同，简化账单不需要客户身份标识或每个系列内的连续编号。然而，必须对每件商品进行足够详细的描述，以证明向客户收取的金额是合理的。

此外，如果客户要求提供完整账单而非简化账单，公司有义务提供完整账单。

汇总账单

汇总账单包括在最长一个日历月内与同一客户的多次交易。这些账单受账单开具义务条例第 13 条的监管，该条规定了以下开具截止日期：

• B2C 交易：销售发生当月的最后一天
  
• B2B交易：不迟于销售发生当月的下一个月的 15 号
  

某些使用周期性账单开具模式的西班牙公司，在提供在线课程或技术维修等服务时使用汇总账单。在这些情况下，承包服务或进行经常性购买的客户会收到一份汇总账单；这免去了他们管理多张账单的工作，并减轻了行政负担。

汇总账单必须包含您想归类到一起的交易的账单或送货单的详细信息，但请注意这些交易必须在一个日历月内完成，且客户必须是同一客户。每笔汇总的交易必须显示在一个单独的行中，并附上识别该交易和计算应缴税款所需的信息（这是通过将每张账单或送货单的税基相加得出的）。

预付款账单

预付款账单，也称为“预付账单”，作为客户在收到产品或服务前已付款的证明。它们在旅行社或房屋装修公司等企业中非常常见。

由于预付款的具体税务影响，预付款时必须开具预付款账单：根据增值税法规定，如果客户在收到产品或服务前支付了增值税，间接税即在收到预付款的同时计提（即申报增值税的税务义务产生）。当剩余金额被收取时，必须开具另一张反映剩余增值税金额的账单。

在内容方面，与完整账单的唯一区别是，如果收到预付款的日期与账单开具日期不同，则需要填写收到预付款的日期。请记住，您必须为每笔付款开具账单，并明确说明与客户在每种情况下支付的金额相关的税基和增值税金额。

根据税务局的规定，预付款无需提供专项说明。因此，无需在账单中明确注明该款项为预付款项；但为确保企业税务核算清晰，税务局建议作相应标注。需要注意的是，地区层面可能还有其他要求。例如，在巴斯克自治区纳税并收取预付款的公司，通过 TicketBAI 电子账单开具系统开具账单前，必须在账单说明栏注明“预付款项”字样。

Stripe 在线账单

开具账单流程不仅限于开具账单，还包括其他步骤，例如向客户交付账单并通过支付网关收取款项。公司通常使用专用软件开具账单，但如果使用断开的系统完成剩余流程，问题不可避免——如数据录入错误，或是账单交付和欠款回收出现延误。

通过使用完整的支付平台，例如 Stripe Payments，可将这些步骤集成到一个完整的解决方案中，实现开具账单、欠款回收和支付对账等所有流程的自动化。因此，欠款回收速度加快：87% 的 Stripe 账单在 24 小时内支付。

借助 Stripe，您可以简化客户数据的收集流程（例如，通过允许他们注明计费地址与收货地址相同）。此外，您还可以使用您客户偏好的电商支付方式（例如信用卡和借记卡、数字钱包，甚至分期付款）在超过 195 个国家/地区接受付款。

为了进一步促进贵公司的运营，Stripe 拥有自己的 App Marketplace，这是一个能够无缝集成您的支付平台并适应贵企业最具体需求的应用程序库。

Stripe App Marketplace 上可用的应用程序之一是 Billit，这是欧洲领先的电子账单开具平台，专注于确保符合欧盟各类电子账单开具要求。Billit 具有自动化功能，可让您链接贵公司的银行账户并简化您账单的对账流程。

另一方面，Invopop 是西班牙开发的解决方案，具有非常具体的功能，以符合西班牙法规。其中最重要的功能之一是与 VERI*FACTU 系统完全集成。最终法规执行完成后——预计于 2027 年 1 月生效——该系统必须实时向税务局发送账单。此外，Invopop 遵守某些地区法规，例如巴斯克自治区的 TicketBAI；事实上，它被阿拉瓦、比斯开和吉普斯夸省税务机关列为 TicketBAI 的认证软件。

关于在西班牙创建账单的建议

除了这些要求外，在西班牙开具账单时还应遵循一些最佳实践。请考虑以下几点：

• 清晰度
  构成账单一部分的所有要素均须易于理解。歧义常常导致客户和其他公司的支付延迟。确实，B2B 账单不清晰，是西班牙企业平均逾期 14.67 天支付款项的原因之一。

• 友好
  友好常常对客户产生积极影响，有时还能加快支付速度。在西班牙，致谢语可填写在随账单一同发送的电子邮件中，也可写在账单上，因为在账单上包括此类内容是合法的。

• 专业格式
  无论您的账单是寄给客户还是企业，都必须采用专业格式，为您的公司增添信誉。为此，要确保所有信息井然有序，且设计也要体现您品牌的视觉识别。

• 支付条款
  详细说明支付条款，比如到期日（在西班牙，这并非法律要求）和账单的支付方式，例如电汇、电子钱包和银行卡。

如何一步步创建账单

虽然每种账单都有其独特特点，但创建账单的步骤在各方面都非常相似。这份检查表可以帮助您验证已完成所有关键步骤：

• 输入开具方的身份信息。
  
• 输入客户的身份信息。
  
• 指定顺序账单号（如适用，还要指定系列）。
  
• 添加账单开具日期。
  
• 说明账单中包含的所有产品或服务，其不含增值税的单价，单位数量及最终价格。
  
• 将每项产品或服务的价格相加以计算税基。
  
• 请注明增值税率并计算金额。
  
• 将增值税金额加入税基，并标明账单总金额。
  
• 开具账单，交给客户，并保留一份副本存档。
  

如何在西班牙开具账单的常见问题

有可能在没有注册为自雇从业者的情况下开具账单吗？

一般来说，没有可能。您不能在没有成为自雇从业者的情况下开具账单。这是因为当您开具账单时，您充当增值税的征收者，而要这样做，您必须拥有由税务局签发的增值税纳税人身份证明，无论是作为自雇从业者还是公司。不过，有一些非常具体的例外情况是，您可以在未注册为自雇从业者的情况下销售，比如一次性自由职业服务。

如果有例外情况，您可以在未注册为自雇从业者的情况下开具账单，但必须遵守若干义务，包括通过 036 表格注册预扣税普查、在账单上输入您的税务识别号 (NIF)，并把增值税计入在内。

账单可以开具给两个人吗？

是的，根据《第 1619/2012 号皇家法令》第 14 条规定，账单可以包含多个收件人。关键在于账单必须显示每个参与交易人员的税基和增值税比例。

可以开具无增值税的账单吗？

是的，可以开具无增值税的账单，前提是账单所载明的销售业务属于免税范畴（如医疗服务和文化活动），或免缴税（例如欧盟内部交易）。无论如何，如果您开具无增值税的账单，必须附上一份说明，以表明您不收取此间接税的原因。

如果您在开具账单时犯错了会怎样？

如果您在开具账单时犯错——例如收取了不正确的增值税金额——则必须在发现错误后立即开具更正账单。如果您未能履行此义务，法律规定将处以罚款，例如按未正确申报的增值税金额的 50% 至 100% 进行处罚。

手写账单合法吗？

是的，如果手写账单包含所有必要信息且清晰易读，并且符合所有账单适用的要求，比如遵循顺序编号系统，那么手写账单在西班牙是合法的。事实上，西班牙的许多小企业仍然手工开具账单，尤其是在非常传统的商店和酒店业中。

需要注意的是，手写账单只有在公司不使用计算机化开具账单系统时才合法：一旦公司开始开具电子账单，就无法再手动创建账单。尽管预计 2027 年将引入电子账单开具义务，但账单仍可继续手工开具，如具有约束力的 V0058-25 号裁决中所述。