À partir de 2027, de nouvelles exigences prévues par la Loi Création et Croissance (Crea y Crece) entreront en application, avec de nombreux changements en matière de facturation, notamment l’utilisation de logiciels agréés, la transmission directe des données à l’Agence fiscale espagnole et l’inclusion d’un code QR sur les factures. Bien que la liste des changements soit étendue, un point demeure inchangé : les informations obligatoires que les factures doivent contenir. Dans ce guide, nous expliquons comment créer et émettre une facture conforme à la réglementation espagnole.

Contenu de l’article

• Définition d’une facture
  
• Dans quels cas faut-il émettre une facture ?
  
• Quelles sont les exigences juridiques pour les factures en Espagne ?
  
• Quelles informations doivent figurer sur les factures en Espagne ?
  
• Conseils sur la création de factures en Espagne
  
• Comment créer une facture étape par étape
  
• FAQ sur l’émission d’une facture en Espagne
  

Définition d’une facture

Une facture est un document commercial établi par une entreprise ou un travailleur indépendant afin d’enregistrer une transaction et de détailler le montant des produits ou services vendus. En règle générale, la facture est émise avant le paiement. Elle peut toutefois être établie après le paiement lorsque le client règle immédiatement et en fait la demande, ou dans le cadre d’une facture simplifiée, souvent appelée « reçu de caisse » ou simplement « reçu ».

En enregistrant les opérations commerciales et en détaillant les biens ou services fournis, les factures constituent une preuve juridique et fiscale indispensable au respect des obligations comptables et fiscales. Elles servent notamment de justificatifs lors du dépôt des déclarations trimestrielles de TVA.

Dans quels cas est-il nécessaire d’émettre une facture ?

En Espagne, plusieurs textes, notamment le décret royal 1619/2012 et la loi sur la création et la croissance, encadrent les obligations en matière de facturation. En vertu de ces dispositions, l’émission d’une facture est obligatoire dans les scénarios suivants :

• lorsque le client est une entreprise ou un professionnel, dans le cadre d’une transaction B2B ;
  
• lorsque le client est un particulier et qu’il demande ou accepte la remise d’une facture, dans le cadre d’une transaction B2C ;
  
• lorsque le client est un organisme public, dans le cadre d’une transaction B2G, ou une personne morale non professionnelle, telle qu’une association ;
  
• lors de la vente de produits nécessitant une installation ou un assemblage avant leur mise à disposition du client, que cette opération soit réalisée par l’entreprise elle-même ou par un prestataire externe ;
  
• lorsque des ventes exonérées de TVA sont réalisées au profit de clients établis dans l’Union européenne (UE), également appelées « ventes intracommunautaires » ;
  
• lorsque des ventes exonérées de TVA sont réalisées au profit de clients situés en dehors de l’UE, à condition que le point de vente ne soit pas une boutique hors taxes, comme celles situées dans les ports et les aéroports ;
  
• lors de ventes à distance de produits soumis à des droits d’accise, tels que l’alcool ou l’essence ;
  
• en cas d’application du mécanisme d’autoliquidation de la TVA, lorsque le client est établi dans l’UE.
  

Quelles sont les exigences juridiques applicables aux factures en Espagne ?

Toutes les factures, qu’elles soient émises au format électronique ou papier, doivent respecter les obligations de facturation, notamment les exigences juridiques prévues par le décret royal 1619/2012. Les entreprises doivent donc veiller à ce que leurs factures :

• affichent la TVA en euros : le montant total de la facture peut être indiqué dans n’importe quelle devise, mais le montant de la TVA doit obligatoirement apparaître en euros. Pour convertir les devises, il convient d’appliquer le taux de change officiel publié par la Banque d’Espagne au moment où la TVA devient exigible, généralement à la date d’émission de la facture ;

• soient juridiquement valides : l’entreprise doit garantir la lisibilité des factures, l’inaltérabilité de leur contenu ainsi que l’authenticité de leur origine, c’est-à-dire l’identité de l’émetteur ;

• ne soient émises qu’une seule fois : une seule facture originale peut être émise. En cas de perte du document original, une copie peut être délivrée, à condition que la mention « duplicata » figure clairement sur la facture ;

• indiquent leur état : l’entreprise émettrice est tenue de communiquer l’état de la facture (émise, reçue, payée ou en retard) via son système de facturation, afin d’assurer la traçabilité et de limiter les retards de paiement ;

• soient correctement conservées : les factures doivent être conservées pendant quatre ans, au format papier ou électronique. En cas de demande de l’administration fiscale, l’accès doit être fourni sans délai, que les factures soient conservées par l’entreprise elle-même ou par un tiers.

Quelles informations doivent figurer sur les factures en Espagne ?

En règle générale, toutes les factures doivent comporter certaines informations, telles que le numéro ou la série, l’adresse fiscale de l’entreprise et le numéro de TVA. Toutefois, les informations exigées par la législation espagnole varient selon le type de facture concerné. Cela peut impliquer l’ajout de certaines mentions ou, au contraire, l’omission de certaines informations. Afin de couvrir l’ensemble des cas possibles, nous examinerons d’abord les informations obligatoires sur toutes les « factures complètes » (c’est-à-dire les factures B2B standard, par opposition aux factures simplifiées, ou reçus, qui comportent moins de mentions). Dans la section suivante, nous passerons en revue les informations spécifiques requises pour chaque type de facture.

Informations légalement requises sur toutes les factures complètes

À quelques exceptions près (par exemple, les factures exonérées de TVA ne nécessitent pas l’indication du montant de TVA dû, mais doivent comporter une mention expliquant pourquoi la transaction est exonérée), les informations suivantes doivent figurer sur les factures émises en Espagne :

1. Date : il s’agit de la date d’émission de la facture, c’est-à-dire le moment où elle est établie et envoyée. Lorsque la date d’émission diffère de la date de la transaction, les deux doivent être mentionnées.
   
2. Numéro ou série : il s’agit de l’identifiant de la facture, qui peut prendre la forme d’un numéro ou d’une série permettant d’identifier chaque facture de manière séquentielle et chronologique. Le numéro correspond à un code composé uniquement de chiffres, tandis que la série permet de regrouper les factures selon une logique donnée. Le recours à des séries distinctes n’est autorisé que lorsqu’il est justifié, par exemple pour distinguer des ventes de nature différente ou des transactions réalisées dans des établissements physiques distincts. Les numéros et les séries doivent respecter les règles suivantes :
   
   • le texte est aligné à gauche ;
     
   • seuls les caractères spéciaux suivants sont autorisés : tirets, traits de soulignement, barres obliques et points ;
     
   • il ne doit jamais y avoir deux espaces consécutifs ou plus.
     
3. Informations sur l’émetteur : ce champ doit contenir les éléments d’identification de l’émetteur, notamment :
   
   • le nom complet, s’il s’agit d’un travailleur indépendant, ou la dénomination sociale complète, s’il s’agit d’une entreprise ou une société par actions ;
     
   • le numéro fiscal (NIF) ;
     
   • l’adresse fiscale déclarée auprès de l’administration fiscale (AEAT).
     
4. Informations sur le client : la facture doit mentionner le nom complet ou la dénomination sociale du client, son NIF ainsi que son adresse fiscale.
   
5. Description et montants : chaque produit ou service doit être détaillé sur une ligne distincte, avec l’indication des unités vendues, du prix unitaire hors TVA, de la remise éventuelle et du prix final.
   
6. Base imposable : il s’agit du montant total brut de la vente, c’est-à-dire la base sur laquelle la TVA est calculée.
   
7. Taux de TVA et montant de la taxe due : ce champ indique le taux de TVA appliqué, exprimé en pourcentage. Quel que soit le taux retenu, le montant total de TVA facturé doit obligatoirement apparaître sur la facture.
   
8. Total : il correspond au montant total que le client est tenu de payer.
   

Informations légalement requises : par type de facture

En Espagne, les factures peuvent être classées selon plusieurs critères : en fonction de l’émetteur, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un travailleur indépendant, selon le champ d’application, par exemple intracommunautaire ou hors UE, ou encore selon leur finalité, comme les factures pro forma ou correctives. Les sections ci-dessous présentent les principaux types de factures ainsi que les informations qu’elles doivent obligatoirement comporter au regard de la législation espagnole.

Factures d’entreprise

Également appelées « factures ordinaires » ou « factures complètes », les factures d’entreprise sont des documents qui présentent de manière détaillée les transactions commerciales réalisées par une entreprise. Elles peuvent être émises au format papier ou électronique. Toutefois, lorsque la réglementation définitive relative à la loi sur la création et la croissance entrera en vigueur, ce qui est prévu pour janvier 2027, leur émission au format numérique deviendra obligatoire. En Espagne, les factures d’entreprise constituent le type de facture le plus courant. Elles sont établies en intégrant l’ensemble des informations générales mentionnées ci-dessus.

Une facture d’entreprise doit être établie pour toutes les transactions réalisées avec des clients professionnels (B2B) et des organismes publics (B2G), ainsi que pour les ventes à des particuliers (B2C) dont le montant dépasse 400 €, ou 3 000 € dans le retail.

Factures des travailleurs indépendants

Une facture de travailleur indépendant est une facture émise par un travailleur indépendant (autonome ; (autónomos en espagnol). Elle est proche, dans sa structure, d’une facture d’entreprise, dans la mesure où elle doit comporter l’ensemble des informations générales exigées pour les factures complètes. Elle présente toutefois une différence majeure : lorsque le client est une entreprise ou un autre professionnel indépendant établi en Espagne, la facture doit inclure une retenue à la source au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF), un impôt direct applicable aux revenus professionnels.

Le taux de l’IRPF appliqué aux factures des travailleurs indépendants est de 15 %. Ce taux est toutefois ramené à 7 % à titre temporaire pour les nouveaux travailleurs indépendants. À l’instar du calcul de la TVA, cette retenue à la source est appliquée à la base imposable de la facture. Elle prend toutefois la forme d’un pourcentage négatif : le montant de l’IRPF retenu est déduit du montant total facturé par le travailleur indépendant. Le client verse ensuite cette retenue à l’administration fiscale pour le compte du travailleur indépendant, au moyen du formulaire 111.

Prenons l’exemple suivant : un travailleur indépendant établi en Espagne facture une entreprise également établie dans le pays pour des prestations réalisées au cours du mois précédent. la base imposable figurant sur la facture, c’est-à-dire le montant brut total de la vente, s’élève à 1 000 €. C’est sur cette base que sont calculées à la fois la TVA et la retenue à la source au titre de l’IRPF.

Dans ce cas, l’entreprise verse 1 060 € au travailleur indépendant, puis 150 € à l’administration fiscale au titre de la retenue à la source appliquée à cette facture. De son côté, le travailleur indépendant doit reverser à l’administration fiscale les 210 € de TVA facturés. Cette démarche s’effectue dans le cadre de la déclaration trimestrielle de TVA, à l’aide du formulaire 303.

Factures intracommunautaires

Conformément à la directive 2006/112/CE et à la loi sur la TVA, une facture intracommunautaire, c’est-à-dire une facture émise entre deux parties établies dans des États membres distincts de l’Union européenne, ne comporte pas de TVA. Elle doit toutefois inclure une mention spécifique précisant que le taux appliqué est de 0 % ou qu’il s’agit d’une exonération. Cette mention doit également indiquer le motif justifiant l’absence de TVA. Par exemple : « Livraison intracommunautaire exonérée de TVA conformément à l’Article 25 de la Loi 37/1992 relative à la TVA ».

Pour bénéficier de l’exonération de TVA dans le cadre d’une transaction B2B, le client et le commerçant doivent chacun disposer d’un numéro de TVA intracommunautaire valide, également appelé « numéro de TVA européen » ou « NIF-IVA » en Espagne. Les numéros des deux parties doivent obligatoirement figurer sur la facture.

Factures pour les produits exportés

Les exportations depuis l’Espagne ne sont pas soumises à la TVA. En revanche, toute facture relative à des produits exportés doit comporter une mention indiquant l’application du taux de 0 %, conformément à l’Article 21 de la Loi 37/1992. La facture doit également inclure les informations suivantes :

• Code du Système harmonisé (SH) : la facture doit mentionner le code SH utilisé en commerce international, ainsi que les conditions de la transaction, notamment la répartition des risques, leur transfert et la ventilation des coûts, conformément aux Incoterms.
  
• Origine des marchandises : la facture doit indiquer clairement que les marchandises sont expédiées depuis l’Espagne vers un pays situé en dehors de l’Union européenne ;
  
• Devise de la transaction : dans le cadre des exportations, une devise autre que l’euro (EUR) peut être utilisée, par exemple le dollar américain (USD). La devise employée doit donc être explicitement précisée sur la facture ;
  
• Frais de transport : la facture doit mentionner le coût du transport des marchandises ainsi que le mode de transport utilisé ;
  
• Montant de l’assurance : lorsqu’une assurance responsabilité est souscrite pour la livraison des marchandises, le montant correspondant doit figurer sur la facture.
  

Factures de services exportés

À l’instar des exportations de biens, les services fournis depuis l’Espagne à des clients établis en dehors de l’Union européenne sont exonérés de TVA, conformément à l’Article 69 de la Loi 37/1992 relative à la TVA.

Il n’est pas nécessaire d’inclure les champs liés à l’exportation de biens sur les factures de services hors UE, ce qui les rend beaucoup plus simples et similaires aux factures intracommunautaires. Il n’est pas non plus nécessaire d’inclure le numéro de TVA européen ; cependant, il est obligatoire de justifier l’exemption de TVA en indiquant explicitement que la transaction n’est pas soumise à TVA. Par exemple, vous pouvez inclure à la fin de la facture une mention indiquant « Prestations de services hors UE non soumises à TVA conformément à l’Article 69 de la Loi 37/1992 sur la TVA ».

Facture pro forma

Une facture pro forma est un document à caractère informatif destiné à présenter au client les éléments d’une transaction qui n’a pas encore été réalisée. Bien qu’elle soit comparable à un devis, elle reprend la structure d’une facture classique et le montant indiqué est, dans la pratique, rarement modifié.

Lors de l’établissement d’une facture pro forma, aucune numérotation n’est requise. Il est toutefois recommandé d’indiquer une date d’expiration afin de préciser clairement au client la période de validité de l’offre commerciale proposée par l’entreprise.

Les factures pro forma ont une valeur strictement informative et ne peuvent ni servir de preuve de vente ni fonder une demande de paiement. Elles sont donc dépourvues de toute valeur fiscale ou comptable. À ce titre, elles peuvent être établies avec une plus grande souplesse, sans risque d’erreurs susceptibles d’entraîner des sanctions.

Factures correctives

Une facture corrective est une facture destinée à rectifier une facture antérieure. Elle doit être émise dès lors que la base imposable est modifiée. Une facture corrective doit comporter les éléments suivants :

• une série de numérotation séquentielle distincte de celle des factures ordinaires, permettant d’identifier clairement qu’il s’agit d’une facture corrective ;
  
• les informations permettant d’identifier la facture d’origine ;
  
• le montant corrigé, positif ou négatif, selon que le prix initial a été augmenté ou diminué ;
  
• le montant de la TVA, positif ou négatif, proportionnel à la base imposable rectifiée ;
  
• une description justifiant l’émission de la facture corrective.
  

La mention du motif de la correction n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée afin que l’administration fiscale puisse en prendre connaissance lors de la transmission du document.

Il convient de noter que, si la majorité des factures correctives doivent permettre d’identifier précisément la facture initiale, une exception importante existe. Conformément à l’Article 15.4 du décret royal 1619/2012, lorsqu’une entreprise émet une facture corrective afin de modifier la base imposable en appliquant une remise liée à un volume d’achats élevé, il suffit d’indiquer la date de la transaction initiale ou la période concernée par la remise sur volume.

Factures de crédit

Les factures correctives utilisées pour enregistrer des retours d’achats sont appelées factures de crédit. Elles servent exclusivement à constater une diminution du montant figurant sur la facture initiale.

Ce type de facture est établi selon les mêmes modalités qu’une facture corrective et doit contenir les mêmes informations. Toutefois, lorsqu’elle vise à enregistrer un retour entraînant une réduction du montant initial, le montant de la TVA est toujours négatif. Cette TVA négative peut être imputée en totalité ou en partie sur la facture d’origine, par exemple lors de l’émission d’un remboursement partiel consécutif à l’application incorrecte d’une remise.

Factures simplifiées

Un reçu ou ticket de caisse, juridiquement désigné comme une « facture simplifiée », comporte moins d’informations et est soumis à des exigences allégées par rapport à une facture complète. L’objectif principal des factures simplifiées est de faciliter la documentation fiscale des transactions de faible montant.

Les factures simplifiées peuvent être émises dans certains cas précis, notamment pour des ventes d’un montant maximal de 400 €. Ce plafond est porté à 3 000 € pour les transactions suivantes :

• Ventes au détail
  
• Ventes ou prestations de services réalisées au domicile du client
  
• Services à la personne, notamment la coiffure, les soins esthétiques, le développement photo, le nettoyage à sec et la blanchisserie
  
• Services de loisirs, tels que les salles de danse, les discothèques et la location de films
  
• Services d’hôtellerie et de restauration
  
• Services liés aux véhicules, y compris les autoroutes à péage, les parkings et parcs de stationnement
  
• Services d’ambulance
  
• Cabines téléphoniques et cartes SIM prépayées
  

Contrairement aux factures complètes, les factures simplifiées ne requièrent ni l’identification du client ni une numérotation séquentielle par série. En revanche, chaque élément facturé doit être décrit avec un niveau de détail suffisant pour justifier le montant facturé au client.

Par ailleurs, si le client demande l’émission d’une facture complète à la place d’une facture simplifiée, l’entreprise est tenue de la lui fournir.

Factures récapitulatives

Une facture récapitulative regroupe plusieurs transactions effectuées avec un même client sur une période maximale d’un mois calendaire. Ce type de facture est encadré par l’Article 13 de la réglementation relative aux obligations de facturation, qui fixe les délais d’émission suivants :

• Transactions B2C : au plus tard le dernier jour du mois civil au cours duquel les ventes ont été réalisées
  
• Transactions B2B : au plus tard le quinzième jour du mois suivant celui au cours duquel les ventes ont été réalisées
  

Certaines entreprises espagnoles ayant recours à des modèles de facturation périodique utilisent des factures récapitulatives pour des prestations telles que des cours en ligne ou des réparations techniques. Dans ce cas, les clients qui souscrivent à ces services ou effectuent des achats périodiques reçoivent une facture récapitulative unique, ce qui leur évite de gérer plusieurs factures et allège leur charge administrative.

La facture récapitulative doit mentionner le détail des factures ou des bons de livraison regroupés, à condition qu’ils concernent le même client et qu’ils aient été établis au cours d’un même mois calendaire. Chaque opération récapitulée doit figurer sur une ligne distincte, accompagnée des informations nécessaires à son identification et au calcul du montant de la taxe due, obtenu par l’addition de la base imposable correspondante.

Factures d’acompte

Les factures d’acompte, également appelées factures de prépaiement, servent de justificatif pour un paiement effectué par le client avant la livraison d’un produit ou la réalisation d’un service. Elles sont couramment utilisées dans des secteurs tels que les agences de voyages ou les entreprises de rénovation.

L’émission d’une facture d’acompte est obligatoire dès lors qu’un paiement anticipé est perçu, en raison des conséquences fiscales propres aux acomptes. En effet, conformément à la législation relative à la TVA, lorsqu’un client règle à l’avance un produit ou un service soumis à la TVA, cette taxe devient exigible au moment de la réception du paiement. Lors de la facturation du solde restant, une nouvelle facture doit être émise afin de faire apparaître le montant de TVA correspondant.

En ce qui concerne le contenu, la seule différence par rapport à une facture complète réside dans l’obligation d’indiquer la date de réception de l’acompte, lorsqu’elle diffère de la date d’émission de la facture. Il convient de rappeler qu’une facture doit être établie pour chaque paiement reçu et que la base imposable ainsi que le montant de TVA correspondant à la somme versée doivent être précisés dans chaque cas.

Selon la réglementation de l’administration fiscale, aucune mention spécifique n’est imposée pour les paiements anticipés. Il n’est donc pas obligatoire d’indiquer explicitement sur la facture qu’il s’agit d’un acompte, bien que cela soit recommandé afin d’assurer une meilleure clarté fiscale pour l’entreprise. Il convient toutefois de noter que des exigences supplémentaires peuvent s’appliquer au niveau régional. Par exemple, les entreprises soumises à l’imposition au Pays basque et percevant des acomptes doivent obligatoirement faire figurer le terme « acompte » dans la description de la facture avant son émission via le système de facturation électronique TicketBAI.

Factures en ligne avec Stripe

Le processus de facturation ne se limite pas à l’émission des factures. Il comprend également d’autres étapes, telles que l’envoi des factures aux clients et l’encaissement des paiements via une passerelle de paiement. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel spécialisé pour émettre leurs factures, mais lorsque des systèmes distincts sont employés pour le reste du processus, des difficultés surviennent fréquemment, notamment des erreurs de saisie ou des retards dans l’envoi et le recouvrement des factures.

En s’appuyant sur une plateforme de paiement complète comme Stripe Payments, l’ensemble de ces étapes est réuni au sein d’une solution unique qui automatise l’émission des factures, l’encaissement des paiements et le rapprochement comptable. Cette intégration permet d’accélérer les encaissements : 87 % des factures Stripe sont réglées dans les vingt-quatre premières heures.

Avec Stripe, vous pouvez également simplifier la collecte des données clients, par exemple en permettant aux clients d’indiquer que leur adresse de facturation est identique à leur adresse de livraison. En outre, Stripe vous permet d’accepter des paiements dans plus de 195 pays en proposant les moyens de paiement e-commerce préférés de vos clients, tels que les cartes de crédit et cartes bancaires, les wallet et les versements échelonnés.

Pour aller encore plus loin dans l’optimisation des opérations de votre entreprise, Stripe met à disposition son App Marketplace, une bibliothèque d’applications qui s’intègrent nativement à la plateforme de paiement et répondent à des besoins métiers spécifiques.

Parmi les applications disponibles sur Stripe App Marketplace figure Billit, une plateforme de facturation électronique pionnière en Europe, conçue pour garantir la conformité aux différentes exigences de facturation électronique au sein de l’Union européenne. Billit propose des fonctionnalités automatisées permettant notamment de connecter le compte bancaire de votre entreprise et de simplifier le rapprochement de vos factures.

De son côté, Invopop est une solution développée en Espagne, spécifiquement conçue pour répondre aux exigences réglementaires espagnoles. L’une de ses fonctionnalités clés réside dans son intégration complète avec le système VERI*FACTU. Une fois la réglementation définitive entrée en vigueur, ce qui est prévu pour janvier 2027, ce système devra être utilisé pour transmettre les factures en temps réel à l’administration fiscale. Par ailleurs, Invopop est conforme à certaines réglementations régionales, notamment TicketBAI au Pays basque, et figure à ce titre parmi les logiciels certifiés par les autorités fiscales provinciales d’Álava, de Biscaye et de Guipúzcoa.

Conseils pour créer des factures en Espagne

Au-delà des exigences légales, certaines bonnes pratiques sont recommandées lors de l’émission de factures en Espagne. Tenez compte des éléments suivants :

• Clarté
  Tous les éléments figurant sur une facture doivent être clairs et faciles à comprendre. Les ambiguïtés entraînent fréquemment des retards de paiement de la part des clients et d’autres entreprises. En effet, le manque de clarté dans les factures B2B constitue l’une des raisons pour lesquelles les entreprises espagnoles enregistrent, en moyenne, un retard de paiement de 14,67 jours.

• Convivialité
  Une approche conviviale a souvent une influence positive sur les clients et peut contribuer à accélérer les paiements. En Espagne, il est autorisé d’inclure des messages de remerciement, aussi bien dans l’e-mail accompagnant la facture que directement sur la facture elle-même.

• Format professionnel
  Qu’une facture soit adressée à un client ou à une entreprise, il est essentiel qu’elle adopte un format professionnel, gage de crédibilité pour votre activité. Pour cela, veillez à ce que les informations soient clairement structurées et que la présentation reflète l’identité visuelle de votre marque.

• Conditions de paiement
  Il est recommandé de préciser les conditions de paiement, telles que la date d’échéance (qui n’est pas une obligation légale en Espagne) ainsi que les moyens de paiement acceptés, par exemple les virements bancaires, les portefeuilles électroniques ou les cartes bancaires.

Comment créer une facture étape par étape

Bien que chaque type de facture présente des fonctionnalités spécifiques, les étapes de création d’une facture sont globalement très similaires. Cette liste de contrôle peut vous aider à vérifier que vous avez suivi toutes les étapes clés :

• Saisissez les informations d’identification de l’émetteur.
  
• Saisissez les informations d’identification du client.
  
• Attribuez le numéro de facture séquentiel (et la série, le cas échéant).
  
• Ajoutez la date d’émission de la facture.
  
• Indiquez tous les produits ou services inclus dans la facture, avec leur prix unitaire hors TVA, le nombre d’unités et le prix final.
  
• Additionnez le prix de chaque produit ou service afin de calculer la base imposable.
  
• Indiquez le taux de TVA et calculez le montant correspondant.
  
• Ajoutez le montant de la TVA à la base imposable et indiquez le montant total de la facture.
  
• Émettez la facture, remettez-la au client et conservez-en une copie dans vos dossiers.
  

FAQ sur l’émission d’une facture en Espagne

Est-il possible d’émettre une facture sans être inscrit comme travailleur indépendant ?

En principe, non. Il n’est pas possible d’émettre une facture sans être enregistré en tant que travailleur indépendant. En effet, l’émission de factures implique la collecte de la TVA. À ce titre, il est nécessaire de disposer d’un certificat d’assujettissement à la TVA délivré par l’administration fiscale, que ce soit en tant que travailleur indépendant ou en tant qu’entreprise. Il existe toutefois certaines exceptions très spécifiques permettant de vendre sans être immatriculé en tant que travailleur indépendant, par exemple dans le cadre d’une activité ponctuelle.

Dans ces situations, il est possible d’émettre une facture sans être inscrit comme travailleur indépendant, à condition de respecter plusieurs obligations, notamment l’inscription au recensement fiscal au moyen du formulaire 036, l’indication du numéro fiscal (NIF) sur les factures et l’application de la TVA.

Peut-on établir une facture à l’ordre de deux personnes ?

Oui. Conformément à l’Article 14 du décret royal 1619/2012, une facture peut mentionner plusieurs destinataires. Dans ce cas, elle doit préciser, pour chaque personne concernée par la transaction, la part correspondante de la base imposable ainsi que le montant de TVA applicable.

Peut-on émettre une facture sans TVA ?

Oui, il est possible d’émettre une facture sans TVA lorsque les opérations mentionnées sont exonérées, par exemple dans le cas de prestations de santé ou d’événements culturels, ou lorsqu’elles ne sont pas soumises à la taxe, comme c’est le cas des transactions intracommunautaires. Dans tous les cas, l’émission d’une facture sans TVA impose d’indiquer une mention précisant le motif pour lequel cette taxe indirecte n’est pas facturée.

Que se passe-t-il en cas d’erreur lors de l’émission d’une facture ?

Lorsqu’une erreur est constatée lors de l’émission d’une facture, par exemple l’application d’un taux de TVA incorrect, une facture corrective doit être émise sans délai dès la détection de l’erreur. À défaut, la réglementation prévoit des sanctions, notamment des amendes pouvant représenter entre 50 % et 100 % du montant de TVA insuffisamment ou incorrectement déclaré.

Est-il légal de rédiger des factures à la main ?

Oui, les factures manuscrites sont autorisées en Espagne, à condition qu’elles comportent l’ensemble des informations requises de manière claire et lisible et qu’elles respectent les exigences applicables à toutes les factures, notamment en matière de numérotation séquentielle. De nombreuses petites entreprises espagnoles continuent d’ailleurs à émettre des factures manuscrites, en particulier dans des commerces traditionnels et des établissements d’hôtellerie.

Il convient toutefois de préciser que les factures manuscrites ne sont admises que tant que l’entreprise n’utilise pas de système de facturation informatisé. Dès lors qu’une entreprise commence à émettre des factures électroniques, elle ne peut plus recourir à l’émission manuelle de factures. Malgré l’introduction prévue d’obligations de facturation électronique à compter de 2027, l’émission de factures manuscrites demeure autorisée, comme le confirme la décision contraignante n° V0058-25.