In Australien ist der Unterschied zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einem Zahlungsbeleg wichtig für die regelkonforme Handhabung der Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST), die Berichterstattung gegenüber dem australischen Finanzamt (Australian Taxation Office, ATO) und die Finanzunterlagen von Unternehmen. Wenn Unternehmen den Unterschied kennen, können sie Compliance-Fehler vermeiden, Kundinnen und Kunden ordnungsgemäße Dokumentation bereitstellen und reibungsloser durch die Einreichung der Geschäftstätigkeitserklärung (Business Activity Statement, BAS) und Prüfungen navigieren. In den Jahren 2024-2025 konnten durch ATO-Compliance-Aktivitäten Verbindlichkeiten in Höhe von 4,11 Milliarden australischen Dollar (AUD) an Einkommensteuer und 359 Millionen AUD an GST zurückerlangt werden – eine Erinnerung daran, dass sich selbst kleine Fehler summieren.

Im Folgenden erläutern wir die Regeln, die der Unterscheidung zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einem Zahlungsbeleg in Australien zugrunde liegen. Wir gehen darauf ein, was eine gültige Rechnung mit Steuerausweis definiert, was ein Zahlungsbeleg enthalten muss und wie sie sich jeweils auf GST-Vorsteuergutschriften und -Verpflichtungen auswirken.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einem Zahlungsbeleg in Australien?
  
• Warum ist der Unterschied zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einem Zahlungsbeleg wichtig?
  
• Wie wirkt sich die GST-Registrierung auf Rechnungsstellung und Zahlungsbelege aus?
  
• Wann müssen Unternehmen eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen?
  
• Welche Fehler treten beim Ausstellen von Rechnungen mit Steuerausweis oder Zahlungsbelegen häufig auf?
  
• Wie sollten australische Unternehmen mit Rechnungen mit Steuerausweis und Zahlungsbelegen zu Berichts- und Prüfungszwecken umgehen?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einem Zahlungsbeleg in Australien?

Ein Zahlungsbeleg bestätigt, dass eine Zahlung getätigt wurde, während eine Rechnung mit Steuerausweis festlegt, wie die GST auf diese Zahlung angewandt wird. Beide enthalten ähnliche Details: was verkauft wurde, für wie viel und von wem. Zahlungsbelege und Rechnungen mit Steuerausweis dienen jedoch im australischen Steuersystem unterschiedlichen Zwecken. Ihre Überschneidungen und Unterschiede zu kennen, ist für die Compliance von zentraler Bedeutung.

Diese Informationen werden auf beiden angezeigt:

• Unternehmensname: Damit wird angegeben, wer den Verkauf getätigt hat. Kundinnen und Kunden benötigen ihn für Retouren, Garantien und ihre Unterlagen.

• Australische Unternehmensnummer (ABN) des Verkäufers: Sie verknüpft die Transaktion mit einer bestimmten Einheit. Das verhindert Verwirrung, wenn Unternehmen unter mehreren Handelsnamen tätig sind.

• Transaktionsdatum: Es gibt an, wann der Verkauf stattgefunden hat, was für Garantien, Rückerstattungsfristen und Prüfpfade wichtig ist.

• Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen: Dabei handelt es sich um eine kurze, genaue Beschreibung, die angibt, was gekauft wurde. Sie hilft beim Beilegen von Streitigkeiten über das, was geliefert wurde.

• Gezahlter Gesamtbetrag: Das ist der vollständige Preis, den die Kundin oder der Kunde gezahlt hat. Rechnungen mit Steuerausweis müssen den Betrag der GST ausweisen oder angeben, dass der Preis GST enthält.

Im Folgenden werden die Unterschiede erläutert:

• Kennzeichnung: Eine Rechnung mit Steuerausweis muss mit dem Vermerk „Rechnung mit Steuerausweis“ versehen sein. So ist erkennbar, dass GST erhoben wurde.

• ATO-Anforderungen: Rechnungen mit Steuerausweis müssen strengere ATO-Dokumentationsstandards erfüllen, darunter die detaillierte Aufschlüsselung der erhobenen GST.

• ABN des Kunden: Bei Rechnungen ab 1.000 AUD sollten Rechnungen mit Steuerausweis den Namen oder die ABN der Kundin oder des Kunden enthalten.

Zahlungsbelege können auch als Rechnungen mit Steuerausweis fungieren, wenn sie diese Anforderungen erfüllen. Bei vielen alltäglichen Zahlungsbelegen ist das jedoch nicht der Fall.

Warum ist der Unterschied zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einem Zahlungsbeleg wichtig?

Für GST-registrierte Unternehmen ist eine Rechnung mit Steuerausweis der einzige akzeptierte Beweis bei Inanspruchnahme von GST-Gutschriften auf Einkäufe über 82,50 AUD (einschließlich GST). Wenn die erforderlichen Steuerinformationen auf dem Zahlungsbeleg eines Lieferanten fehlen, kann die Kundin oder der Kunde keine Gutschrift begründen. Auf Verkäuferseite signalisiert das Ausstellen einer Rechnung mit Steuerausweis, dass GST erhoben wurde und in der nächsten BAS gemeldet werden muss. Das Dokument wirkt sich auf die eingehenden und ausgehenden Steuern des Unternehmens aus.

Unternehmen müssen Kundinnen und Kunden für Verkäufe von 75 AUD oder mehr (ohne GST) einen Kaufnachweis ausstellen und ein Zahlungsbeleg erfüllt diese Anforderung. Eine Rechnung mit Steuerausweis kann diese Anforderung erfüllen – aber nur, wenn sie tatsächlich ausgestellt wird und korrekt ist. Ein falsch gekennzeichnetes oder unvollständiges Dokument kann je nach Fehler gegen das australische Verbraucherrecht oder die ATO-Berichterstattungsregeln oder beide verstoßen.

Wie wirkt sich die GST-Registrierung auf Rechnungsstellung und Zahlungsbelege aus?

Die GST Registrierung ändert die Art und Weise, wie ein Unternehmen einzelne Verkäufe dokumentiert. Sie ist nämlich entscheidend dafür, ob GST irgendwo auf einer Rechnung oder einem Zahlungsbeleg angezeigt werden muss. Das sind die Unterschiede:

GST-registrierte Unternehmen

GST-registrierte Unternehmen müssen jeden steuerpflichtigen Verkauf so dokumentieren, dass die GST-Behandlung deutlich ersichtlich ist. Ihre Rechnungen müssen angemessen gekennzeichnet sein, wenn GST anfällt. Sie müssen die ABN des Verkäufers anzeigen, den Verkauf beschreiben und die GST als separaten Betrag ausweisen bzw. einen Hinweis enthalten, dass die GST im Gesamtpreis enthalten ist.

Sogar Zahlungsbelege von GST-registrierten Unternehmen spiegeln in der Regel die Steuerbehandlung wider. Oft enthält eine Zeile die GST-Komponente oder eine Erklärung, dass GST enthalten ist. Viele POS-Systeme (Point of Sale) generieren für kleinere Transaktionen (82,50 AUD oder weniger) Zahlungsbelege, die die Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis erfüllen. So können Kundinnen und Kunden mühelos Gutschriften in Anspruch nehmen.

Unternehmen ohne GST-Registrierung

Unternehmen ohne GST-Registrierung müssen keine Angaben zur GST machen, da sie keine GST erheben oder beanspruchen können. Ihre Rechnungen müssen lediglich den Verkauf detailliert beschreiben und im Idealfall einen Vermerk wie „Es wurde keine GST erhoben“ enthalten, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn sie eine ABN haben, sollte die Nummer dennoch auf Rechnungen und Belegen erscheinen, da Kundinnen und Kunden – insbesondere Unternehmen – sie oft für ihre Aufzeichnungen benötigen. Das Dokument sollte jedoch nicht den Eindruck erwecken, dass Steuern erhoben wurden, wenn das nicht der Fall ist.

Wann müssen Unternehmen eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen?

Für Verkäufe über 82,50 AUD (inklusive GST) sind Rechnungen mit Steuerausweis erforderlich. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung mit Steuerausweis für einen steuerpflichtigen Verkauf anfordert, muss ein GST-registriertes Unternehmen eine Rechnung ausstellen. Das ATO gewährt 28 Tage für das Versenden der Rechnung mit Steuerausweis. Kundinnen und Kunden erwarten sie aber oft sofort, da sie erst GST-Gutschriften in Anspruch nehmen können, wenn ihnen die Rechnung vorliegt.

Auch ohne Anfrage sind Rechnungen mit Steuerausweis für B2B-Transaktionen Standard, da sie Verzögerungen bei der Zahlungsgenehmigung, Rückerstattungen und der Inanspruchnahme von GST-Gutschriften verhindern. Deshalb stellen viele GST-registrierte Unternehmen im Rahmen Ihrer Rechnungsstellungsabläufe standardmäßig Rechnungen mit Steuerausweis aus.

Digitale Rechnungsstellungssysteme automatisieren diesen Prozess oft. Sobald ein Verkauf erfasst ist, erhalten Kundinnen und Kunden eine konforme Rechnung mit Steuerausweis mit den GST-Details und der ABN des Verkäufers. Diese Konsistenz verringert auch das Risiko von Fehlern, die eine Neuausstellung korrigierter Dokumente erforderlich machen könnten.

Welche Fehler treten beim Ausstellen von Rechnungen mit Steuerausweis oder Zahlungsbelegen häufig auf?

Kleine Fehler können Compliance-Probleme oder zusätzlichen Aufwand für Kundinnen und Kunden verursachen, die korrigierten Dokumente nachjagen müssen.

Das sollten Sie vermeiden:

• Erforderliche Angaben weglassen: Wenn eine ABN, ein Datum, die Beschreibung eines Postens oder GST-Informationen fehlen, kann ein ansonsten korrektes Dokument für Steuerzwecke ungültig werden.

• GST falsch angeben oder verschleiern: Wenn Sie eine Gesamtsumme inklusive GST angeben, ohne darauf hinzuweisen, oder GST aufführen, obwohl Sie nicht über die entsprechende Registrierung verfügen, sind Verwirrung und Compliance-Risiken die Folge.

• Den Begriff „Rechnung mit Steuerausweis“ falsch verwenden: Nur GST-registrierte Unternehmen dürfen diese Kennzeichnung verwenden – und nur, wenn GST anfällt. Die falsche Kennzeichnung einer Rechnung kann Kundinnen und Kunden fälschlicherweise den Eindruck vermitteln, dass GST erhoben wird, obwohl das nicht der Fall ist.

• Fristen für die Einreichung von Dokumenten verpassen: Wenn Sie eine Rechnung mit Steuerausweis nicht innerhalb der 28-Tage-Frist der ATO ausstellen oder keine Zahlungsbelege bereitstellen, wenn dies nach Verbraucherrecht erforderlich ist, beeinträchtigen Sie damit die Buchführung der Kundinnen und Kunden und verstoßen eventuell gegen Vorschriften.

• Uneinheitlichen oder irreführenden Inhalt im Kleingedruckten: Eine dem australischen Verbraucherrecht widersprechende Formulierung im Zusammenhang mit Rückerstattungen oder der Gewährleistung kann zu Problemen führen, selbst wenn sie unbeabsichtigt ist.

• Unzureichende interne Aufzeichnungen: Kopien von Rechnungen oder Zahlungsbelegen zu verlieren, erschwert das Erstellen der BAS-Erklärung und Prüfungen unnötig.

Wie sollten australische Unternehmen mit Rechnungen mit Steuerausweis und Zahlungsbelegen zu Berichts- und Prüfungszwecken umgehen?

Rechnungen und Zahlungsbelege sind die Grundlage für korrekte BAS-Einreichungen, Ansprüche auf GST-Gutschriften und Prüfungsbereitschaft. Die folgenden Best Practices sollten Sie umsetzen:

Bewahren Sie Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre lang auf

Das ATO schreibt vor, dass Unternehmen Rechnungen, Zahlungsbelege und zugehörige Dokumente mindestens fünf Jahre lang aufbewahren müssen. Das gilt für Papier- und Digitalkopien, sofern sie klar, vollständig und zugänglich sind.

Organisieren Sie Dokumente nach Berichtszyklen

Die BAS-Vorbereitung hängt davon ab, wie viel GST im jeweiligen Berichtszeitraum erhoben und bezahlt wurde. Gut organisierte Rechnungen mit Steuerausweis beschleunigen diesen Prozess und verringern das Fehlerrisiko bei der Berichterstattung.

Führen Sie eine korrekte Kaufdokumentation

Sie können GST-Gutschriften nur in Anspruch nehmen, wenn Sie eine gültige Rechnung mit Steuerausweis haben. Das Aufbewahren geordneter und leicht abrufbarer Lieferantendokumente schützt diese Gutschriften bei Prüfungen oder Audits.

Automatisieren Sie die Speicherung mit digitalen Systemen

Cloudbasierte Tools für Rechnungsstellung oder Zahlungen archivieren ausgestellte Rechnungen und Zahlungsbelege automatisch, wodurch sie leicht zu finden sind.

Gleichen Sie Transaktionen regelmäßig ab

Der Abgleich von Banktransaktionen mit Rechnungen und Zahlungsbelegen hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen, und sorgt für korrekte Berichterstattung.

Standardisieren Sie Workflows für Mitarbeiter/innen

Wenn sich beim Ausstellen, Speichern und Kategorisieren von Dokumenten alle an denselben Prozess halten, wird das System insgesamt zuverlässiger.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnwesen-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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