In Australië is het verschil tussen een belastingfactuur en een ontvangstbewijs belangrijk voor compliance met goods and services tax (GST), rapportage aan de Australian Taxation Office (ATO) en de financiële administratie van een bedrijf. Als je het verschil begrijpt, kun je als onderneming fouten inzake compliance voorkomen, de juiste documentatie voor klanten bijhouden en een duidelijker pad uitstippelen voor het indienen van bedrijfsactiviteitenoverzichten (BAS) en audits. In 2024-2025 heeft de ATO met compliance-activiteiten 4,11 miljard Australische dollar (AUD) aan inkomstenbelasting en 359 miljoen AUD aan GST teruggevorderd – een herinnering dat zelfs kleine fouten kunnen oplopen.

Hieronder leggen we de regels uit achter de belastingfactuur versus de ontvangstbewijs in Australië: wat is een geldige belastingfactuur, wat moet er op een ontvangstbewijs staan en hoe beïnvloeden beide de GST-voorbelastingkrediet en -verplichtingen?

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een belastingfactuur en een ontvangstbewijs in Australië?
  
• Waarom is het verschil tussen een belastingfactuur en een ontvangstbewijs belangrijk?
  
• Hoe beïnvloedt GST-registratie facturering en ontvangstbewijzen?
  
• Wanneer moeten ondernemingen een belastingfactuur uitgeven?
  
• Welke veelvoorkomende fouten worden gemaakt bij het uitgeven van belastingfacturen of ontvangstbewijzen?
  
• Hoe moeten Australische ondernemingen omgaan met belastingfacturen en ontvangstbewijzen voor rapportage- en auditdoeleinden?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is het verschil tussen een belastingfactuur en een ontvangstbewijs in Australië?

Een ontvangstbewijs bevestigt dat een betaling is gedaan, terwijl een belastingfactuur vaststelt hoe de GST (Goods and Services Tax) op die betaling van toepassing is. Beide bevatten vergelijkbare gegevens: wat er is verkocht, voor hoeveel en wie de verkoper is. Maar ontvangstbewijzen en belastingfacturen hebben verschillende doelen in het Australische belastingstelsel. Inzicht in hun overlappingen en verschillen is essentieel voor naleving.

Hieronder volgt de informatie die doorgaans op beide wordt vermeld:

• Bedrijfsnaam: hiermee kun je zien wie de verkoop heeft gedaan. Klanten hebben dit nodig voor retourzendingen, garanties en hun documentatie.

• Australisch bedrijfsnummer (ABN) van de verkoper: dit koppelt de transactie aan een specifieke entiteit en voorkomt verwarring wanneer bedrijven onder meerdere handelsnamen opereren.

• Datum van de transactie: dit laat zien wanneer de verkoop heeft plaatsgevonden, wat belangrijk is voor garanties, terugbetalingstermijnen en audittrails.

• Beschrijving van goederen of diensten: dit is een korte, nauwkeurige beschrijving die laat zien wat er is gekocht en helpt bij het oplossen van geschillen over wat er is geleverd.

• Totaal betaald bedrag: dit is de volledige prijs die de klant heeft betaald. Voor belastingfacturen moet hierop het GST-bedrag worden vermeld of moet worden aangegeven dat de prijs GST omvat.

Dit is hoe ze verschillen:

• Label: een belastingfactuur moet het label “Tax Invoice” (belastingfactuur) hebben om aan te geven dat GST is geïnd.

• ATO-vereisten: belastingfacturen moeten voldoen aan strengere ATO-documentatienormen, inclusief een gedetailleerd overzicht van hoe GST van toepassing is.

• ABN van de klant: voor facturen van $ 1.000 AUD of meer moeten belastingfacturen de naam of ABN van de klant bevatten.

Ontvangstbewijzen kunnen ook als belastingfacturen dienen als ze aan deze vereisten voldoen, maar veel alledaagse ontvangstbewijzen doen dat niet.

Waarom is het verschil tussen een belastingfactuur en een ontvangstbewijs belangrijk?

Voor ondernemingen die voor GST geregistreerd zijn, is een belastingfactuur het enige bewijs dat wordt geaccepteerd voor het claimen van GST-kredieten op aankopen van meer dan $ 82,50 AUD (inclusief GST). Als een leverancier een ontvangstbewijs geeft zonder de vereiste belastinginformatie, heeft de klant niet wat hij nodig heeft om een krediet te onderbouwen. Voor de verkoper betekent het uitgeven van een belastingfactuur dat er GST in rekening is gebracht en dat dit in de volgende BAS moet worden vermeld. Het document heeft invloed op hoe belasting de onderneming binnenkomt en verlaat.

Ontvangstbewijzen moeten klanten een aankoopbewijs geven voor verkopen van $ 75 AUD of meer (exclusief GST), en een ontvangstbewijs voldoet aan die eis. Een belastingfactuur kan aan de eis voldoen, maar alleen als deze is afgegeven en correct is. Een verkeerd gelabeld of onvolledig document kan in strijd zijn met de Australische consumentenwetgeving, de rapportageregels van de ATO, of beide, afhankelijk van de fout.

Wat is de invloed van GST-registratie op facturering en ontvangstbewijzen?

GST-registratie verandert de manier waarop een onderneming elke verkoop documenteert, omdat het bepaalt of GST ergens op een factuur of ontvangstbewijs moet worden vermeld. Zo werkt het:

GST-geregistreerde ondernemingen

GST-geregistreerde ondernemingen moeten elke belastbare verkoop documenteren op een manier die de GST-behandeling duidelijk maakt. Hun facturen moeten op de juiste manier worden gelabeld wanneer GST van toepassing is, het ABN van de verkoper vermelden, de verkoop beschrijven en de GST als een apart bedrag weergeven of als een opmerking dat de totale prijs GST omvat.

Zelfs ontvangstbewijzen van GST-geregistreerde ondernemingen geven meestal de fiscale behandeling weer, vaak met een regel waarop het GST-gedeelte wordt vermeld of een vermelding dat GST is inbegrepen. Veel POS-systemen genereren ontvangstbewijzen die voldoen aan de vereisten voor belastingfacturen voor kleinere transacties (AUD 82,50 of minder), waardoor klanten gemakkelijk krediet kunnen claimen.

Niet-GST-geregistreerde ondernemingen

Ondernemingen die niet voor GST geregistreerd zijn, hoeven geen GST-informatie op te nemen omdat ze geen GST kunnen aanrekenen of terugvragen. Hun facturen moeten gewoon de verkoop vermelden en, idealiter, een opmerking bevatten zoals ‘Er is geen GST aangerekend’ om verwarring te voorkomen. Als ze een ABN hebben, moet het nummer nog steeds op facturen en ontvangstbewijzen staan, omdat klanten – vooral zakelijke klanten – dit vaak nodig hebben voor hun administratie. Maar het document mag niet suggereren dat er belasting is aangerekend als dat niet het geval is.

Wanneer moeten ondernemingen een belastingfactuur maken?

Belastingfacturen zijn nodig voor verkopen van meer dan 82,50 AUD (inclusief GST). Als een klant een belastingfactuur vraagt voor een belastbare verkoop, moet een GST-geregistreerde onderneming er een maken. De ATO geeft 28 dagen de tijd om de belastingfactuur te versturen, maar klanten verwachten deze vaak meteen, omdat ze pas GST-credits kunnen claimen als ze deze hebben.

Zelfs zonder verzoek zijn belastingfacturen standaard voor B2B-transacties, omdat ze vertragingen bij de goedkeuring van betalingen, terugstortingen en GST-creditclaims voorkomen. Daarom geven veel ondernemingen die voor GST geregistreerd zijn standaard belastingfacturen af als onderdeel van hun factureringsproces.

Digitale factureringssystemen automatiseren dit proces vaak. Zodra de verkoop is geregistreerd, ontvangt de klant een conforme belastingfactuur met de GST-gegevens en het ABN-nummer van de verkoper. Deze consistentie vermindert ook het risico op fouten waardoor gecorrigeerde documenten opnieuw moeten worden uitgegeven.

Welke veelvoorkomende fouten worden gemaakt bij het uitgeven van belastingfacturen of ontvangstbewijzen?

Kleine foutjes kunnen leiden tot complianceproblemen of ervoor zorgen dat klanten achter gecorrigeerde documenten aan moeten jagen.

Dit moet je vermijden:

• Het weglaten van vereiste gegevens: als je een ABN, een datum, een artikelomschrijving of GST-informatie weglaat, kan een document dat verder correct is, ongeldig worden voor belastingdoeleinden.

• Het verkeerd vermelden of verdoezelen van GST: een totaalbedrag weergeven dat GST bevat zonder dit te vermelden, of GST vermelden terwijl je niet geregistreerd bent om dit in rekening te brengen, zorgt voor verwarring en compliancerisico's.

• Onjuist gebruik van ‘belastingfactuur’: alleen bedrijven die voor GST zijn geregistreerd, mogen dat label gebruiken, en alleen wanneer GST van toepassing is. Een factuur verkeerd labelen kan klanten doen geloven dat GST in rekening wordt gebracht, terwijl dat niet het geval is.

• Deadlines voor het verstrekken van documenten missen: als je geen belastingfactuur uitgeeft binnen de termijn van 28 dagen van de ATO of geen ontvangstbewijzen verstrekt wanneer dat volgens de consumentenwetgeving vereist is, verstoort dat de administratie van klanten en kan dat een overtreding van de regelgeving zijn.

• Inconsistente of misleidende kleine lettertjes: terugbetalings- of garantievoorwaarden die in strijd zijn met de Australische consumentenwetgeving kunnen problemen veroorzaken, zelfs als dat niet de bedoeling is.

• Slechte interne administratie toestaan: als je kopieën van facturen of ontvangstbewijzen kwijtraakt, wordt het opstellen van BAS en audits moeilijker dan nodig is.

Hoe moeten Australische ondernemingen omgaan met belastingfacturen en ontvangstbewijzen voor rapportage- en auditdoeleinden?

Facturen en ontvangstbewijzen vormen de basis voor nauwkeurige BAS-aangiften, GST-kredietclaims en auditgereedheid. Hier volgen enkele best practices die je kunt volgen:

Bewaar documenten minimaal vijf jaar

De ATO eist dat bedrijven facturen, ontvangstbewijzen en gerelateerde documenten minstens vijf jaar bewaren. Dit geldt voor papieren en digitale kopieën, zolang ze maar duidelijk, compleet en toegankelijk zijn.

Organiseer documenten rond rapportagecycli

Voor het opstellen van BAS is het belangrijk om precies te weten hoeveel GST er tijdens elke rapportageperiode in rekening is gebracht en betaald. Goed georganiseerde belastingfacturen versnellen dit proces en verminderen het risico op onjuiste rapportage.

Zorg voor nauwkeurige aankoopdocumentatie

Je kunt alleen GST-kredieten claimen als je een geldige belastingfactuur hebt. Door documenten van leveranciers gesorteerd en gemakkelijk terug te vinden te houden, bescherm je die kredieten tijdens een controle of audit.

Gebruik digitale systemen om opslag te automatiseren

Cloudgebaseerde facturering of betalingstools archiveren automatisch uitgegeven facturen en ontvangstbewijzen, waardoor ze gemakkelijk te vinden zijn.

Vergelijk transacties regelmatig

Door banktransacties te vergelijken met facturen en ontvangstbewijzen kun je fouten vroegtijdig opsporen en blijft je rapportage nauwkeurig.

Standaardiseer de werkprocessen van je personeel

Als iedereen hetzelfde proces volgt voor het uitgeven, opslaan en categoriseren van documenten, wordt het hele systeem betrouwbaarder.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.