ในออสเตรเลีย ความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีกับใบเสร็จเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของภาษีสินค้าและบริการ (GST), รายงานของสำนักงานสรรพากรออสเตรเลีย (ATO) และบันทึกทางการเงินของธุรกิจ การทำความเข้าใจความแตกต่างนี้จะช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด จัดทำเอกสารที่เหมาะสมสำหรับลูกค้า และเตรียมยื่นเอกสารชี้แจงกิจกรรมทางธุรกิจ (BAS) และรับการตรวจสอบบัญชีได้อย่างราบรื่นขึ้น ในปี 2024-2025 กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ ATO เรียกคืนภาษีคงค้างได้ถึง 4.11 พันล้านดอลลาร์ออสเตรเลีย รวมถึง GST อีก 359 ล้านดอลลาร์ออสเตรเลีย เป็นเครื่องเตือนใจได้อย่างดีว่าแม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ก็รวมกันเป็นเม็ดเงินมหาศาลได้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายและเปรียบเทียบกฎเบื้องหลังใบกำกับภาษีและใบเสร็จในออสเตรเลีย ว่าใบกำกับภาษีที่ถูกต้องมีคุณสมบัติอย่างไร ใบเสร็จต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง และแต่ละอย่างมีผลต่อเครดิตภาษีซื้อ GST และภาระผูกพันอย่างไร

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จแตกต่างกันอย่างไรในออสเตรเลีย
  
• เหตุใดความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีกับใบเสร็จจึงมีความสำคัญ
  
• การจดทะเบียน GST ส่งผลต่อการออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จอย่างไร
  
• ธุรกิจต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อใด
  
• ข้อผิดพลาดใดบ้างที่พบบ่อยเมื่อออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ
  
• ธุรกิจในออสเตรเลียควรจัดการกับใบกำกับภาษีและใบเสร็จเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานและการตรวจสอบบัญชีอย่างไร
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จแตกต่างกันอย่างไรในออสเตรเลีย

ใบเสร็จจะยืนยันว่ามีการชำระเงินแล้ว ในขณะที่ใบกำกับภาษีจะแสดงการเรียกเก็บ GST ในการชำระเงินนั้น เอกสารทั้งสองอย่างนี้มีรายละเอียดที่คล้ายคลึงกัน กล่าวคือสิ่งที่ขาย ราคา และผู้ขาย แต่ใบเสร็จและใบกำกับภาษีมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันในระบบภาษีของออสเตรเลีย การทำความเข้าใจความเหมือนและความแตกต่างเป็นหัวใจสำคัญของการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ข้อมูลที่มักแสดงในเอกสารทั้งสองประเภทมีดังนี้

• ชื่อธุรกิจ: ระบุว่าใครเป็นผู้ขาย ลูกค้าใช้ข้อมูลนี้สำหรับการคืนสินค้า การรับประกัน และเอกสารบันทึกของตนเอง

• หมายเลขธุรกิจของออสเตรเลีย (ABN) ของผู้ขาย: ซึ่งจะเชื่อมโยงธุรกรรมกับนิติบุคคลที่เฉพาะเจาะจงและป้องกันความสับสนเมื่อดำเนินธุรกิจภายใต้ชื่อทางการค้าหลายชื่อ

• วันที่ทำธุรกรรม: ใช้ยืนยันว่าการขายเกิดขึ้นเมื่อใด ซึ่งสำคัญต่อการรับประกัน กรอบเวลาการคืนเงิน และเส้นทางการตรวจสอบบัญชี

• คำอธิบายสินค้าหรือบริการ: คำอธิบายสั้นๆ ที่ถูกต้องซึ่งแสดงสิ่งที่ซื้อและช่วยแก้ไขข้อโต้แย้งเกี่ยวกับสิ่งที่จัดหามา

• จำนวนเงินที่ชำระทั้งหมด: นี่คือราคาเต็มที่ลูกค้าจ่าย สำหรับใบกำกับภาษีจะต้องแสดงจำนวน GST หรือระบุว่าราคารวม GST แล้วด้วย

ข้อมูลแตกต่างกันมีดังนี้

• ชื่อกำกับ: ใบกำกับภาษีต้องกำกับว่าเป็น "ใบกำกับภาษี" เพื่อระบุว่ามีการเก็บ GST ด้วย

• ข้อกำหนดของ ATO: ใบกำกับภาษีต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเอกสารของ ATO ที่เข้มงวดกว่า รวมถึงแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการเรียกเก็บ GST อย่างครบถ้วน

• ABN ของลูกค้า: สำหรับใบแจ้งหนี้ที่มียอดตั้งแต่ 1,000 ดอลลาร์ออสเตรเลียขึ้นไป ใบกำกับภาษีควรมีชื่อหรือ ABN ของลูกค้าด้วย

ใบเสร็จสามารถใช้เป็นใบกำกับภาษีได้หากตรงตามข้อกำหนดเหล่านี้ แต่ใบเสร็จที่พบเห็นกันทั่วไปมักไม่เป็นเช่นนั้น

เหตุใดความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีกับใบเสร็จจึงมีความสำคัญ

สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน GST ใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานเดียวที่ใช้ในการขอคืนเครดิต GST ได้สำหรับการซื้อที่มียอดมากกว่า 82.50 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (รวม GST) หากซัพพลายเออร์ให้ใบเสร็จโดยไม่มีข้อมูลภาษีตรงตามกำหนด ลูกค้าจะไม่มีข้อมูลที่จำเป็นในการขอคืนเครดิต ในฝั่งผู้ขาย การออกใบกำกับภาษีจะบ่งบอกว่ามีการเรียกเก็บ GST และต้องรายงานในการยื่น BAS ครั้งต่อไป เอกสารนี้มีผลต่อการที่ภาษีไหลเข้าและออกจากธุรกิจ

ธุรกิจต้องแสดงหลักฐานการซื้อสำหรับยอดขาย 75 ดอลลาร์ออสเตรเลียขึ้นไป (ไม่รวม GST) แก่ลูกค้า ซึ่งใบเสร็จก็ใช้ได้ตามข้อกำหนดนี้ ใบกำกับภาษีสามารถใช้ได้ แต่ก็ต่อเมื่อออกให้อย่างถูกต้องเท่านั้น เอกสารที่กำกับผิดหรือไม่สมบูรณ์อาจถือว่าละเมิดกฎหมายคุ้มครองผู้บริโภคของออสเตรเลีย, กฎการรายงานของ ATO หรือทั้งสองอย่างได้ ขึ้นอยู่กับว่าผิดพลาดตรงจุดใด

การจดทะเบียน GST ส่งผลต่อการออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จอย่างไร

การจดทะเบียน GST เปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจจัดทำเอกสารบันทึกข้อมูลการขายทุกครั้ง เนื่องจากเป็นตัวกำหนดว่า GST ควรปรากฏที่ใดหรือไม่ในใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ ดังนี้

ธุรกิจที่จดทะเบียน GST

ธุรกิจที่จดทะเบียน GST ต้องจัดทำเอกสารบันทึกการขายที่ต้องเสียภาษีทุกครั้งโดยแสดงการปฏิบัติต่อ GST อย่างชัดเจน ใบแจ้งหนี้ควรกำกับไว้อย่างเหมาะสมหากเรียกเก็บ GST โดยแสดง ABN ของผู้ขาย อธิบายการขาย และแสดง GST เป็นจำนวนเงินแยกต่างหากหรือเป็นหมายเหตุว่าราคารวมจะรวม GST ด้วย

แม้แต่ใบเสร็จจากธุรกิจที่จดทะเบียน GST ก็มักจะสะท้อนถึงการปฏิบัติทางภาษี ซึ่งมักจะมีบรรทัดรายการที่แสดงองค์ประกอบ GST หรือคำชี้แจงว่ารวม GST แล้ว ระบบบันทึกการขาย (POS) หลายระบบจะสร้างใบเสร็จที่ตรงตามข้อกำหนดในใบกำกับภาษีสำหรับธุรกรรมขนาดเล็ก (82.50 ดอลลาร์ออสเตรเลียหรือน้อยกว่า) ซึ่งช่วยให้ลูกค้าขอรับเครดิตได้ง่าย

ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน GST

ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน GST ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูล GST เนื่องจากไม่สามารถเรียกเก็บหรือขอคืน GST ได้ ใบแจ้งหนี้ของธุรกิจเหล่านี้ควรแสดงรายละเอียดการขายและตามหลักการแล้วควรมีหมายเหตุ เช่น "ไม่มีการเรียกเก็บ GST" เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน หากมี ABN ก็ควรปรากฏในใบแจ้งหนี้และใบเสร็จด้วย เนื่องจากลูกค้า โดยเฉพาะลูกค้าธุรกิจ มักต้องใช้หมายเลขนี้ในการบันทึกข้อมูล แต่เอกสารไม่ควรสื่อความว่ามีการเรียกเก็บภาษีหากไม่ได้เรียกเก็บภาษีจริงๆ

ธุรกิจต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อใด

ธุรกิจต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อยอดที่ขายมีมูลค่ามากกว่า 82.50 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (รวม GST) หากลูกค้าแจ้งขอใบกำกับภาษีสำหรับการขายที่ต้องเสียภาษี ธุรกิจที่จดทะเบียน GST จะต้องออกใบกำกับภาษีให้ โดย ATO ให้เวลา 28 วันในการส่งใบกำกับภาษี แต่ลูกค้ามักจะคาดหวังว่าจะได้ในทันที เนื่องจากหากยังไม่มีใบกำกับภาษีก็จะไม่สามารถขอคืนเครดิต GST ได้

แม้จะลูกค้าจะไม่ได้ขอ ใบกำกับภาษีก็เป็นเอกสารมาตรฐานสำหรับธุรกรรมแบบ B2B เนื่องจากช่วยลดความล่าช้าในการอนุมัติการชำระเงิน การคืนเงิน และการขอคืนเครดิต GST ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจที่จดทะเบียน GST หลายแห่งจึงออกใบกำกับภาษีให้โดยไม่ต้องขอ ในฐานะส่วนหนึ่งของขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน

ระบบออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลมักจะทำให้ขั้นตอนนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ เมื่อบันทึกการขายแล้ว ลูกค้าจะได้รับใบกำกับภาษีที่ตรงตามข้อกำหนดพร้อมรายละเอียด GST และ ABN ของผู้ขาย ความสอดคล้องนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดให้ต้องออกเอกสารฉบับแก้ไขใหม่

ข้อผิดพลาดใดบ้างที่พบบ่อยเมื่อออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ

ความผิดพลาดเล็กน้อยอาจสร้างปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือทำให้ลูกค้าต้องเสียเวลาขอเอกสารฉบับแก้ไข

ข้อควรหลีกเลี่ยงมีดังนี้

• ไม่ระบุรายละเอียดที่จำเป็น: หาก ABN, วันที่, คำอธิบายรายการ หรือข้อมูล GST ขาดหายไป เอกสารที่ควรจะถูกต้องอาจไม่สามารถใช้ตามวัตถุประสงค์ทางภาษีได้

• ระบุ GST ผิดหรือปิดบัง: การแสดงยอดรวมที่รวม GST โดยไม่แจ้งหรือแสดงรายการ GST ทั้งที่คุณไม่ได้จดทะเบียนเพื่อเรียกเก็บเงิน จะสร้างความสับสนและความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• ใช้ "ใบกำกับภาษี" อย่างไม่ถูกต้อง: เฉพาะธุรกิจที่จดทะเบียน GST เท่านั้นที่สามารถกำกับเอกสารว่า "ใบกำกับภาษี" ได้ และเฉพาะเมื่อเรียกเก็บ GST เท่านั้น การกำกับชื่อใบแจ้งหนี้ผิดอาจทำให้ลูกค้าเข้าใจว่ามีการเรียกเก็บ GST ทั้งที่ไม่ได้เรียกเก็บ

• ส่งเอกสารไม่ทันตามกำหนดเวลา: การไม่ออกใบกำกับภาษีภายในกรอบเวลา 28 วันของ ATO หรือให้ใบเสร็จเมื่อจำเป็นภายใต้กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภคจะเป็นอุปสรรคในการเก็บบันทึกข้อมูลของลูกค้าและอาจละเมิดกฎระเบียบได้

• ใส่รายละเอียดที่ไม่สอดคล้องกันหรือทำให้เข้าใจผิด: ข้อความแจ้งเกี่ยวกับการคืนเงินหรือการรับประกันที่ขัดแย้งกับข้อกฎหมายคุ้มครองผู้บริโภคของออสเตรเลียอาจทำให้เกิดปัญหาได้ แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจก็ตาม

• ปล่อยปละละเลยให้เก็บบันทึกข้อมูลภายในอย่างไม่เหมาะสม: หากสำเนาใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จสูญหายจะทำให้การเตรียมการและการตรวจสอบ BAS ยากเกินจำเป็น

ธุรกิจในออสเตรเลียควรจัดการกับใบกำกับภาษีและใบเสร็จเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานและการตรวจสอบบัญชีอย่างไร

ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเป็นพื้นฐานของการยื่น BAS ที่ถูกต้อง การขอคืนเครดิต GST และการเตรียมรับการตรวจสอบบัญชี แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามมีดังนี้

เก็บบันทึกไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี

ATO กำหนดให้ธุรกิจต้องเก็บใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้อย่างน้อย 5 ปี โดยเก็บสำเนาในรูปแบบกระดาษหรือดิจิทัลก็ได้ แต่ต้องมีความชัดเจน ครบถ้วน และเข้าถึงได้

จัดระเบียบเอกสารตามรอบการรายงาน

การเตรียม BAS ขึ้นอยู่กับการทราบอย่างแน่ชัดว่ามีการเรียกเก็บและเสีย GST เท่าใดในแต่ละรอบการรายงาน ใบกำกับภาษีที่ได้รับการจัดระเบียบอย่างดีทำให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นและลดความเสี่ยงที่รายงานจะไม่ถูกต้อง

จัดทำเอกสารบันทึกการซื้อให้ถูกต้อง

คุณจะขอคืนเครดิต GST ได้ก็ต่อเมื่อมีใบกำกับภาษีที่ถูกต้องเท่านั้น การจัดเอกสารจากซัพพลายเออร์ให้เป็นระเบียบและหยิบค้นได้ง่ายจะช่วยปกป้องเครดิตเหล่านั้นในระหว่างการตรวจทานหรือการตรวจสอบบัญชี

ใช้ระบบดิจิทัลเพื่อจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ

เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้หรือชำระเงินที่ใช้ระบบคลาวด์จะเก็บใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่ออกไว้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้ค้นหาได้สะดวก

กระทบยอดธุรกรรมเป็นประจำ

การตรวจสอบว่าธุรกรรมธนาคารตรงกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จหรือไม่จะช่วยให้พบข้อผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ และทำให้รายงานของคุณถูกต้อง

สร้างมาตรฐานขั้นตอนการทำงานของพนักงาน

เมื่อทุกคนทำตามขั้นตอนเดียวกันในการออก บันทึก และจัดหมวดหมู่เอกสาร ทั้งระบบจะมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้