En Australia, la diferencia entre una factura de impuestos y un recibo es importante para el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre bienes y servicios (GST), la elaboración de informes de la Oficina de Tributación Australiana (ATO) y los registros financieros de una empresa. Comprender la diferencia ayuda a las empresas a evitar errores de cumplimiento, mantener la documentación adecuada para los clientes y allanar el camino para la presentación de declaraciones de actividad empresarial (BAS) y las auditorías.. En 2024-2025, las actividades de cumplimiento de la normativa ATO recuperaron 4.110 millones de dólares australianos (AUD) en concepto de impuestos sobre la renta y 359 millones de AUD en concepto de GST, lo que nos recuerda que hasta los pequeños errores pueden acumularse.

A continuación, explicaremos las reglas detrás de la factura de impuestos frente al recibo en Australia: qué define una factura de impuestos válida, qué debe incluir un recibo y cómo afecta cada uno a los créditos y obligaciones fiscales soportados del impuesto sobre bienes y servicios (GST).

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuál es la diferencia entre una factura de impuestos y un recibo en Australia?
  
• ¿Por qué es importante la diferencia entre una factura de impuestos y un recibo?
  
• ¿Cómo afecta el registro del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) a la facturación y los recibos?
  
• ¿Cuándo están obligadas las empresas a emitir una factura de impuestos?
  
• ¿Qué errores comunes se producen al emitir facturas de impuestos o recibos?
  
• ¿Cómo deben gestionar las empresas australianas las facturas de impuestos y los recibos a efectos de la elaboración de informes y las posibles auditorías?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Cuál es la diferencia entre una factura de impuestos y un recibo en Australia?

Un recibo confirma que se ha efectuado un pago, mientras que una factura de impuestos establece cómo se aplica el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) a ese pago. Los dos contienen detalles similares: qué se vendió, por cuánto y quién es el vendedor. Sin embargo, los recibos y las facturas de impuestos tienen diferentes propósitos en el sistema fiscal australiano. El cumplimiento de la normativa es fundamental para comprender su superposición y sus diferencias.

Esta es la información que se muestra habitualmente en ambos:

• Nombre de la empresa: identifica quién realizó la venta. Los clientes la necesitan para las devoluciones, las garantías y su documentación.

• Número de empresa australiana (ABN) del vendedor: vincula la transacción a una entidad específica y evita confusiones cuando las empresas operan con varios nombres comerciales.

• Fecha de la transacción: esto confirma cuándo se produjo la venta, lo que es importante para las garantías, ventanas de reembolso y registros de auditoría.

• Descripción de los bienes o servicios: esta es una descripción breve y precisa que muestra lo que se compró y ayuda a resolver disputas sobre lo que se suministró.

• Importe total pagado: es el precio total pagado por el cliente. En las facturas de impuestos, debe figurar el importe del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) o indicar que el precio incluye este impuesto.

Estas son las diferencias que hay entre ellos:

• Etiqueta: una factura de impuestos debe estar etiquetada como «factura de impuestos» para indicar que se ha cobrado el Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Requisitos de ATO: las facturas de impuestos deben cumplir con normas de documentación más estrictas, incluido un desglose detallado de cómo se aplica el Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• ABN de los clientes: para las facturas de 1.000 AUD o más, las facturas de impuestos deben incluir el nombre del cliente o ABN.

Los recibos pueden duplicarse como facturas de impuestos si cumplen con estos requisitos, pero muchos recibos diarios no pueden.

¿Por qué es importante la diferencia entre una factura de impuestos y un recibo?

En el caso de las empresas registradas en el Registro de Impuestos sobre bienes y servicios (GST), una factura de impuestos es la única prueba válida para reclamar créditos del GST sobre las compras de más de 82,50 USD (incluido el GST). Si un proveedor proporciona un recibo sin la información fiscal debida, el cliente no tiene lo que necesita para justificar un crédito. Por el lado del vendedor, la emisión de una factura de impuestos indica que se cobró el GST y debe declararse en el próximo BAS. El documento afecta a cómo se aplican los impuestos a las entradas y salidas de la empresa.

Las empresas deben dar a los clientes un comprobante de compra por ventas de 75 USD o más (sin incluir el Impuesto sobre bienes y servicios (GST)), y un recibo cumple con ese requisito. Una factura de impuestos puede cumplir con el requisito, pero solo si se emite y es precisa. Un documento mal etiquetado o incompleto puede infringir la Ley del Consumidor australiana, las normas de declaración de impuestos sobre bienes y servicios (ATO), o ambas, dependiendo de cuál sea el error.

¿Cómo afecta el registro del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) a la facturación y los recibos?

El registro a efectos del GST cambia la forma en que una empresa documenta cada venta porque determina si el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) debe aparecer en una factura o recibo. Así es como funciona:

Empresas registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST)

Las empresas registradas en el Registro de Impuestos sobre bienes y servicios (GST) deben documentar cada venta sujeta a impuestos de manera que el tratamiento que se da al GST se detalle correctamente. Las facturas deben etiquetarse adecuadamente cuando se aplique el GST, mostrar el ABN del vendedor, describir la venta y presentar el GST como un importe separado o incluir una nota que indique se el GST está incluido.

Hasta los recibos de las empresas registradas en el sistema de Impuestos sobre bienes y servicios (GST) suelen reflejar el tratamiento fiscal, a menudo con una línea en la que se indica el GST o una frase que dice que el GST está incluido. Muchos sistemas de puntos de venta (sistemas POS) generan recibos que cumplen los requisitos de las facturas de impuestos para la transacciones más pequeñas (82,50 dólares australianos o menos), lo que facilita que los clientes puedan reclamar sus créditos.

Empresas no registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST)

Para evitar confusiones, las empresas que no están registradas en el Registro de Impuestos sobre bienes y servicios (GST) no están obligadas a incluir información sobre este impuesto porque no pueden cobrarlo ni devengarlo. Para evitar confusiones, las facturas deben detallar la venta e, idealmente, incluir una nota tipo «No se ha cobrado el Impuesto sobre bienes y servicios (GST)». Si tienen un ABN, el número debe seguir apareciendo en las facturas y en los recibos porque los clientes, especialmente los clientes de la empresa, a menudo lo necesitan para sus registros. Pero el documento no debe implicar que se hayan aplicado impuestos cuando no es así.

¿Cuándo están obligadas las empresas a emitir una factura de impuestos?

Las facturas de impuestos son necesarias para las ventas de más de 82,50 dólares australianos (Impuesto sobre bienes y servicios (GST) incluido). Si un cliente solicita una factura de impuestos por cualquier venta sujeta a impuestos, la empresa registrada en el GST debe emitirla. La ATO da 28 días para enviar la factura de impuestos, pero los clientes suelen esperar recibirla de inmediato porque no pueden solicitar los créditos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) hasta que la tienen.

Incluso si no se solicitan, las facturas de impuestos son algo estándar para las transacciones B2B, ya que eliminan los retrasos en la aprobación de pagos, los reembolsos y las solicitudes de créditos GST. Por este motivo, muchas empresas registradas a efectos del GST emiten facturas de impuestos de forma predeterminada como parte de su flujo de facturación.

Los sistemas de facturación digital a menudo automatizan el proceso. Una vez registrada la venta, el cliente recibe una factura de impuestos conforme con la normativa con el detalle del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y el ABN del vendedor. Esta coherencia también reduce el riesgo de errores que podrían requerir que se vuelvan a emitir documentos corregidos.

¿Qué errores comunes se producen al emitir facturas de impuestos o recibos?

Los pequeños errores pueden crear problemas de cumplimiento de la normativa u obligar a los clientes a tener que estar detrás de la corrección de documentos.

Esto es lo que debes evitar:

• Omitir los datos obligatorios: la falta de un ABN, una fecha, una descripción de un partida o información del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) puede hacer que un documento, por lo demás preciso, no sea válido a efectos de los impuestos.

• Malinterpretar u ocultar el Impuesto sobre bienes y servicios (GST): mostrar un total que incluye el GST sin decirlo o incluir el GST cuando no estás registrado para cobrarlo crea confusión y riesgo de cumplimiento de la normativa.

• Uso incorrecto de la «factura de impuestos»: solo las empresas registradas en el Registro de Impuestos sobre bienes y servicios (GST) pueden usar esa etiqueta, y solo cuando se aplica el GST. Etiquetar incorrectamente una factura puede hacer creer a los clientes que se cobra el GST cuando no es así.

• Incumplimiento de los plazos para proporcionar documentos: no emitir una factura de impuestos dentro del plazo de 28 días que establece la ATO o un recibo cuando lo exija la ley del consumidor es algo disruptivo para el mantenimiento de registros de los clientes y puede infringir la normativa.

• Tener una letra pequeña incoherente o engañosa: tener políticas de reembolso o de garantía que contradigan la Ley del Consumidor australiana puede causar problemas, incluso si no es de manera intencionada.

• Permitir un mantenimiento deficiente de los registros internos: Perder copias de facturas o recibos complica más de lo necesario la preparación del BAS y las auditorías.

¿Cómo deben gestionar las empresas australianas las facturas de impuestos y los recibos a efectos de la elaboración de informes y las posibles auditorías?

Las facturas y recibos son la base para presentar correctamente el BAS, solicitar créditos del GST y tener todo preparado para una auditoría. Estas son las prácticas recomendadas a seguir:

Conserva los registros durante al menos cinco años

La ATO exige a las empresas que conserven las facturas, recibos y documentos relacionados durante al menos cinco años, lo que se aplica a las copias en papel y digitales siempre que sean claras, completas y accesibles.

Organiza los documentos en torno a ciclos de elaboración de informes

La preparación del BAS depende de saber exactamente qué importe del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) se cobró y pagó durante cada período de declaración. Unas facturas de impuestos bien organizadas hacen que el proceso sea más rápido y reducen el riesgo de errores en las declaraciones.

Mantén una documentación sobre las compras precisa

Solo puedes solicitar los créditos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) si tienes una factura de impuestos válida. Mantener los documentos del proveedor ordenados y accesibles protege esos créditos durante una revisión o auditoría.

Utiliza sistemas digitales para automatizar el almacenamiento

Las herramientas de facturación o pagos en la nube archivan automáticamente las facturas y recibos emitidos, lo que facilita su localización.

Concilia las transacciones con regularidad

Hacer coincidir las transacciones bancarias con facturas y recibos ayuda a detectar errores a tiempo y mantiene la precisión de tus informes.

Estandariza los flujos de trabajo del personal

Cuando todos siguen el mismo proceso para la emisión, guardar y categorizar documentos, todo el sistema se vuelve más fiable.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

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