Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das Produkte oder Dienstleistungen in Italien verkauft, sind Sie zweifellos bereits mit der Frage der Umsatzsteuerbefreiung konfrontiert worden. Zu wissen, wann eine Transaktion steuerbefreit ist, wie die Umsatzsteuerbefreiung funktioniert, welche Steuerbefreiungscodes auf der Rechnung anzugeben sind und welche Buchführungspflichten weiterhin in Ihrer Verantwortung liegen, ist entscheidend für einen korrekten Geschäftsbetrieb und eine fehlerfreie Rechnungsstellung.

Dieser Artikel bietet eine klare und praktische Analyse dessen, was Umsatzsteuerbefreiung ist, welche Transaktionen gemäß dem italienischen Präsidialdekret Nr. 633/1972 für eine Befreiung in Frage kommen, wie sie im Rahmen der Pauschalregelung funktioniert, welche Umsatzsteuerbefreiungscodes zu verwenden sind und wie sie auf Rechnungen anzuwenden sind und wie sich dies auf die tägliche Buchhaltung auswirkt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Umsatzsteuerbefreiung?
  
• Die sechs wichtigsten Transaktionen und/oder Aktivitäten, die von der Umsatzsteuer befreit sind
  
• Unterschied zwischen steuerbefreiten, nicht steuerpflichtigen und von der Umsatzsteuer ausgenommenen Transaktionen
  
• Umsatzsteuerbefreiung und Rechnungsstellung
  
• Umsatzsteuerbefreiung und Buchhaltung
  
• Wie Stripe Tax Ihnen helfen kann
  

Was ist Umsatzsteuerbefreiung?

Die Umsatzsteuerbefreiung ist eine Sonderregelung, die im italienischen Präsidialdekret Nr. 633/1972 festgelegt ist, welches die Umsatzsteuer in Italien regelt. Die Befreiung gilt, wenn eine Transaktion in den Anwendungsbereich der Artikel 10 und 72 oder weiterer gesetzlicher Bestimmungen fällt, die eine Nullbesteuerung vorsehen, wobei die Lieferung innerhalb des steuerrechtlichen Rahmens bleibt. In der Praxis unterliegen die Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen grundsätzlich weiterhin der Umsatzsteuer, jedoch wird diese aufgrund einer besonderen Bestimmung, die eine Befreiung gewährt, nicht erhoben. Es handelt sich also nicht um von der Besteuerung ausgenommene Umsätze, sondern um Transaktionen, die in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer fallen und für die eine Nullbesteuerung gilt.

Mit anderen Worten: Wenn Sie eine Transaktion im Rahmen der Umsatzsteuerbefreiung durchführen, müssen Sie dennoch bestimmte Dokumentationspflichten erfüllen, darunter die Angabe des entsprechenden Befreiungscodes, den Vermerk der Rechtsgrundlage für die Befreiung auf der Rechnung und die Sicherstellung, dass die Buchhaltungsunterlagen die Art des Geschäfts genau widerspiegeln. Häufige Beispiele sind medizinische oder gesundheitliche Dienstleistungen, Finanz- und Versicherungsgeschäfte, Bildungsdienstleistungen, bestimmte kulturelle oder sportliche Aktivitäten und viele andere in der Gesetzgebung aufgeführte Kategorien.

Die Frage der Befreiung ist besonders relevant, wenn die Arbeit nicht-italienische Kundinnen und Kunden betrifft, internationale Dienstleistungen erbracht werden oder mit Unternehmen zusammengearbeitet wird, die von besonderen Steuerregelungen wie der Pauschalregelung profitieren.

Wenn Sie im Rahmen der Pauschalregelung tätig sind, muss außerdem klar zwischen der mit der Pauschalregelung verbundenen Umsatzsteuerbefreiung (die die Verwaltung Ihres Unternehmens betrifft) und den gemäß dem italienischen Präsidialdekret Nr. 633/1972 umsatzsteuerbefreiten Umsätzen (die sich auf die Art des Geschäfts beziehen) unterschieden werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich der Logik hinter der Besteuerung, der Anwendbarkeit der Umsatzsteuer gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der richtigen Auswahl des Pauschalsteuersatzes für die Umsatzsteuerbefreiung bewusst zu sein, wenn dies erforderlich ist.

Die sechs wichtigsten Transaktionen und/oder Tätigkeiten, die von der Umsatzsteuer befreit sind

Art. 10 des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 listet die meisten Transaktionen mit Umsatzsteuerbefreiung auf. Die Liste ist umfangreich und umfasst zahlreiche Tätigkeiten, die von Unternehmen, Freiberuflerinnen und Freiberuflern, Institutionen und Akteuren des dritten Sektors ausgeübt werden. Nachfolgend finden Sie eine strukturierte Übersicht über die wichtigsten Kategorien, die hilfreich ist, wenn eine Lieferung von der Umsatzsteuer befreit ist:

Gesundheitswesen und medizinische Dienstleistungen

Leistungen von Ärztinnen und Ärzten, Pflegefachkräften, Psychologinnen und Psychologen sowie weiteren zugelassenen Fachkräften sind in der Regel von der Steuer befreit. Auf der Rechnung muss der zutreffende Artikel zur Umsatzsteuerbefreiung gemäß dem jeweils anwendbaren Regelwerk angegeben werden.

Finanz- und Bankgeschäfte

Banken, Finanzinstitute und Vermittler führen zahlreiche Tätigkeiten aus, wie beispielsweise die Gewährung von Krediten, die Verwaltung von Einlagen und die Abwicklung von Finanz- oder Versicherungsgeschäften, die ebenfalls für eine Steuerbefreiung in Frage kommen. In diesen Fällen schließen spezifische Bestimmungen des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 die Anwendung der Umsatzsteuer aus.

Bildung, Ausbildung und akademische Dienstleistungen

Bildungsdienstleistungen für Kinder und Jugendliche unterliegen nicht der Umsatzsteuer, ebenso wie didaktische Aktivitäten jeglicher Art, einschließlich Schulungen, Auffrischungskursen, Umschulungen und beruflicher Neuorientierung. Die Befreiung gilt, wenn diese Angebote von Schulen und Einrichtungen, die von der öffentlichen Verwaltung anerkannt sind, sowie von nichtkommerziellen Einrichtungen des dritten Sektors erbracht werden. Dazu gehören auch damit verbundene Dienstleistungen wie Unterkunft, Verpflegung, Bücher und didaktische Materialien, die von Hochschulen oder verbundenen Einrichtungen bereitgestellt werden. Ebenfalls begünstigt sind Unterrichtsleistungen, die persönlich von Lehrkräften erteilt werden; ausgenommen sind Fahrstunden zum Erwerb der Führerscheinklassen B und C1.

Kulturelle und sportliche Transaktionen

Kulturvereine, Amateursportvereine und andere Organisationen können für bestimmte Angebote von der Umsatzsteuer befreit werden, sofern sie die organisatorischen und gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Bestimmte Immobilientransaktionen

Einige Immobilienleasingverträge und -übertragungen, einschließlich Wohnraummietverträge, könnten für eine Befreiung von der Umsatzsteuer in Frage kommen.

Tätigkeiten der öffentlichen Verwaltung

Tätigkeiten, die von öffentlichen Verwaltungen zu institutionellen Zwecken ausgeübt werden, fallen nicht unter gewerbliche Tätigkeiten und sind in den meisten Fällen von der Umsatzsteuer befreit, da die subjektive Voraussetzung fehlt: Staatliche Stellen handeln nicht als Umsatzsteuerpflichtige. Wenn staatliche Stellen jedoch Dienstleistungen anbieten, die unter die in Art. 10 des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 aufgeführten Dienstleistungen fallen, wie z. B. Gesundheitsdienstleistungen öffentlicher Krankenhäuser, Bildungsdienstleistungen staatlicher Schulen oder Sozialdienstleistungen, gelten diese Transaktionen als von der Umsatzsteuer befreit, ebenso wie die gleichen Dienstleistungskategorien, die von Privatpersonen oder Einrichtungen des dritten Sektors erbracht werden. In diesen Fällen muss die Einrichtung, wenn eine Rechnung ausgestellt werden soll, den korrekten Befreiungscode zusammen mit dem rechtlichen Verweis angeben, der die Steuerbefreiung rechtfertigt.

Müssen umsatzsteuerbefreite Umsätze dennoch gemeldet oder angegeben werden?

Ja. Umsatzsteuerbefreite Umsätze müssen in den entsprechenden Registern erfasst und in den Jahreserklärungen angegeben werden, da sie unter den Anwendungsbereich der Steuerpflicht fallen, jedoch mit einem Nullsatz besteuert werden. Die einzigen Ausnahmen bilden Steuerpflichtige, die unter die Pauschalregelung fallen. Diese sind von der Umsatzsteuerregistrierung ausgenommen, müssen jedoch die Befreiung auf ihren Rechnungen ausweisen.

Unterschied zwischen steuerbefreiten, nicht steuerpflichtigen und von der Umsatzsteuer ausgenommenen Transaktionen

Um den Unterschied zwischen steuerbefreiten, nicht steuerpflichtigen und von der Umsatzsteuer ausgenommenen Transaktionen zu verstehen, ist es hilfreich, von den drei wichtigsten Voraussetzungen für die Anwendung auszugehen:

• Objektive Voraussetzung: Der Umsatz muss als Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen gelten.

• Subjektive Voraussetzung: Die Person, die die Transaktion durchführt, muss Umsatzsteuer zahlen, d. h. sie muss einer unternehmerischen, künstlerischen oder beruflichen Tätigkeit nachgehen.

• Territoriale Voraussetzung: Die Transaktion muss innerhalb Italiens stattfinden.

Wenn ein Austausch nicht alle drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt, fällt er nicht unter die Umsatzsteuer. Sind hingegen alle drei Bedingungen erfüllt, aber eine Regelung gewährt eine Befreiung oder sieht keine Abgabe vor, gilt die Transaktion als steuerbefreit oder nicht steuerpflichtig.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Befreiung von der Umsatzsteuer, jedoch ist es wichtig zu verstehen, wie sich diese von anderen Situationen unterscheidet, in denen keine Besteuerung erfolgt. Das italienische Recht klassifiziert diese Situationen als steuerbefreite, nicht steuerpflichtige und von der Umsatzsteuer ausgenommene Transaktionen:

• Steuerbefreite Transaktionen
  Dies sind bestimmte, gesetzlich aufgeführte Tätigkeiten: Gesundheitswesen, Bildung, Kultur und Finanzen, die zwar der Umsatzsteuer unterliegen, jedoch nicht steuerpflichtig sind.

• Nicht steuerpflichtige Transaktionen
  Diese betreffen hauptsächlich Auslandsgeschäfte wie Exporte, innergemeinschaftliche Lieferungen oder internationale Dienstleistungen. Sie fallen zwar unter die Umsatzsteuer, jedoch wird gemäß den gesetzlichen Bestimmungen keine Steuer erhoben, während die Rechnungsstellungs- und Registrierungspflichten weiterhin bestehen.

• Von der Umsatzsteuer ausgenommene Transaktionen
  Diese Geschäfte fallen vollständig außerhalb des Bereichs der Umsatzsteuer, da keine objektiven, subjektiven oder territorialen Anforderungen bestehen: Es ist weder eine Rechnungsstellung noch eine Registrierung erforderlich.

Umsatzsteuerbefreiung und Rechnungsstellung

Die korrekte Verwaltung der Umsatzsteuerbefreiung auf Rechnungen ist einer der sensibelsten Aspekte für diejenigen, die Produkte oder Dienstleistungen in Italien verkaufen. Trotz der Nullbesteuerung gelten bestimmte Pflichten, darunter das Ausfüllen von Steuerdokumenten, die Auswahl des entsprechenden Befreiungscodes und die Angabe der gesetzlichen Grundlage. Ein unvollständig oder mit einer falschen Bestimmung ausgestellter Rechnungsbeleg kann zu Buchhaltungsfehlern und Zahlungsanfechtungen führen. Aus diesem Grund ist es von größter Bedeutung, zu wissen, wie Sie Ihre Rechnung bei steuerbefreiten Transaktionen strukturieren müssen, unabhängig davon, ob Sie nach dem Standard- oder dem Pauschalverfahren arbeiten.

Bei der Durchführung einer entlasteten Transaktion muss die Rechnung Folgendes enthalten:

• Korrekter Umsatzsteuerbefreiungscode
  Beispielsweise: N4 für steuerbefreite Transaktionen, N2.2 für Transaktionen, die aufgrund fehlender subjektiver Voraussetzungen nicht der Umsatzsteuer unterliegen (wird für den Befreiungscode für die Pauschalregelung verwendet), N1, N2.1, N3.1 in Sonderfällen usw.

• Gesetzliche Referenz
  Beispiel: „Transaktion gemäß Art. 10 des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 befreit.“

• Steuerpflichtiger Betrag ohne Umsatzsteuer (ausschließlich für gemäß Art. 10 befreite Transaktionen)
  Bei Transaktionen, die gemäß Art. 10 des italienischen Präsidialdekrets 633/1972 von der Umsatzsteuer befreit sind, wird der Betrag der Dienstleistung oder Lieferung als steuerpflichtig angegeben, jedoch wird keine Umsatzsteuer erhoben, was zu einer Nullbelastung führt. Der Gesamtbetrag der Rechnung entspricht daher dem steuerpflichtigen Wert, begleitet vom korrekten Befreiungscode und dem Verweis auf die Rechtsvorschrift, die die Nichtbesteuerung rechtfertigt.

• Unterstützende Dokumentation, falls erforderlich
  Diese ist insbesondere bei ausländischen oder komplexen Vorgängen erforderlich.

• Umsatzsteuerbefreiung für die Pauschalregelung
  Wenn Sie im Rahmen einer Pauschalregelung tätig sind, sind alle Rechnungen aufgrund Ihres subjektiven Status von der Umsatzsteuer befreit. Sie müssen folgenden Vermerk auf dem Rechnungsdokument anbringen: „Transaktion nicht der Umsatzsteuer unterliegend gemäß Artikel 1, Absätze 54–89 des italienischen Gesetzes Nr. 190/2014 in der jeweils geltenden Fassung.“ Halten Sie dies von den gemäß dem italienischen Präsidialdekret Nr. 633/1972 steuerbefreiten Transaktionen getrennt.

Wie wird eine Rechnung für eine umsatzsteuerbefreite Transaktion ausgestellt?

Um eine Rechnung für eine umsatzsteuerbefreite Transaktion auszustellen, müssen Sie den Betrag der Dienstleistung angeben, einen Nullsatz anwenden und den gemäß den Vorschriften für elektronische Rechnungsstellung erforderlichen Befreiungscode eingeben. Darüber hinaus ist es erforderlich, die Rechtsvorschrift anzugeben, die die Ausnahme rechtfertigt (z. B. Art. 10 des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972). Die Rechnung folgt derselben Struktur wie eine reguläre Rechnung, jedoch wird gemäß den gesetzlichen Bestimmungen keine Steuer berechnet.

Umsatzsteuerbefreiungscodes

Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Umsatzsteuerbefreiungscodes, die auf Rechnungen anzugeben sind:

Umsatzsteuerbefreiung und Buchhaltung

Die Umsatzsteuerbefreiung geht über die Rechnungsstellung hinaus und hat praktische Auswirkungen auf die Buchhaltung. Obwohl das Unternehmen den Kundinnen und Kunden keine Umsatzsteuer berechnet, erfordern steuerbefreite Transaktionen dennoch eine sorgfältige Handhabung, da sie sich auf die Umsatzerfassung, das Recht auf Vorsteuerabzug bei Einkäufen und, im weiteren Sinne, auf die Organisation der internen Buchhaltung auswirken. Das Verständnis für die angemessene Abwicklung dieser Vorgänge ist von großer Bedeutung für eine ordnungsgemäße Buchhaltung, die Vermeidung von Fehlern und die vollständige Compliance.

Erfassung steuerbefreiter Transaktionen

Wenn Sie unter der normalen Umsatzsteuerregelung tätig sind, müssen gemäß Art. 10 steuerbefreite Umsätze dennoch in den Registern der Umsatzsteuer aufgeführt werden, genau wie steuerpflichtige Umsätze. Diese Erfassung ist relevant, da ausgeschlossene Umsätze die Berechnung des Vorsteuerabzugs beeinflussen, d. h. den Mechanismus, mit dem Sie die an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer zurückfordern können. Wenn Sie sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Tätigkeiten ausüben, sieht das Gesetz vor, dass Sie die Umsatzsteuer nur im Verhältnis zu den steuerpflichtigen Umsätzen abziehen können. Dieser Anteil wird als Pro-rata-Satz bezeichnet. Aus diesem Grund muss jeder ausgeschlossene Umsatz genau protokolliert werden, wobei der Befreiungscode und der entsprechende Referenzartikel anzugeben sind, um eine Pro-rata-Berechnung zu erhalten, die genau ist und mit Ihrer tatsächlichen Tätigkeit übereinstimmt.

Auswirkungen auf den anteiligen Abzug der Umsatzsteuer

Der anteilige Abzug von Umsatzsteuer stellt eine der sensibelsten Fragen für Unternehmen dar, die verschiedene Arten von Geschäften tätigen. Wenn Ihr Unternehmen sowohl steuerpflichtige (d. h. umsatzsteuerpflichtige) als auch steuerbefreite (nicht umsatzsteuerpflichtige, aber dennoch steuerpflichtige) Umsätze erzielt, können Sie in der Praxis nicht 100 % davon auf Einkäufe abziehen. Der Abzug verringert sich proportional: Je mehr steuerbefreite Umsätze Sie tätigen, desto weniger Umsatzsteuer können Sie auf Einkäufe zurückfordern. Dieser Mechanismus verhindert, dass ein Unternehmen die Umsatzsteuer auf Kosten, die nicht zu einer Ausgangssteuer führen, vollständig abziehen kann. Aus diesem Grund ist die genaue Klassifizierung und Erfassung steuerbefreiter Umsätze nicht nur eine bürokratische Belastung, sondern eine praktische Maßnahme, die sich direkt auf die tatsächlichen Kosten Ihrer Einkäufe und Ihre periodische Umsatzsteuerabrechnung auswirkt.

Umsatzmanagement und Aufschlüsselung nach Kategorien

Eine gut strukturierte Buchhaltung erfordert auch die angemessene Aufteilung der Einnahmen in steuerpflichtige, steuerbefreite, nicht steuerpflichtige und nicht unter die Umsatzsteuer fallende Posten. Diese Unterscheidung ist nicht nur für steuerliche Zwecke nützlich: Sie verbessert die interne Transparenz, ermöglicht eine genaue Leistungsanalyse verschiedener Geschäftsbereiche und erleichtert dem Buchhalter die Arbeit bei der Erstellung Ihrer jährlichen Steuererklärung. Für Unternehmen, die in mehreren Bereichen tätig sind, wie z. B. Unternehmen, die Beratungsdienstleistungen (steuerpflichtige Tätigkeit) und steuerbefreite Bildungsangebote anbieten, ist dieser Schritt unverzichtbar.

Buchhaltung und Pauschalregelung

Bei Anwendung der Pauschalregelung für die Umsatzsteuer ist die Buchhaltung einfacher, da Sie keine Umsatzsteuer erfassen oder auf Einkäufe abziehen müssen. Dennoch bestehen bestimmte Verpflichtungen: Nummerierung und Aufbewahrung von Rechnungen, ordnungsgemäße Angabe des Befreiungscodes für die Pauschalregelung und Einhaltung der Grenzen der Regelung. Auch in diesem Fall ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen über die Einnahmen zu führen, um den Schwellenwert von 85.000 € zu überwachen und den Verlust der Vorteile der Steuervergünstigung zu vermeiden.

Steuerbefreite Transaktionen und Auslandsbeziehungen

Unternehmen in Italien, die mit ausländischen Kundinnen und Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten und diesen Rechnungen ausstellen, müssen besondere Vorsicht walten lassen. Steuerbefreite Transaktionen müssen von nicht steuerpflichtigen Vorgängen (wie Exporten und innergemeinschaftlichen Übertragungen) und von Geschäften außerhalb des Bereichs der Umsatzsteuer getrennt werden. Die korrekte Einstufung wirkt sich sowohl auf die Registrierung als auch auf die steuerlichen Pflichten, einschließlich der jährlichen Steuererklärungen, aus.

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Zu wissen, wann eine Befreiung gilt, wie man Umsatzsteuer-Typencodes korrekt verwaltet und wie man Transaktionen als befreit, nicht steuerpflichtig oder ausgenommen klassifiziert, ist entscheidend, um Compliance zu gewährleisten und das Risiko von Steuerfehlern zu verringern. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens, insbesondere wenn Sie im Ausland verkaufen oder digitale Produkte anbieten, kann die manuelle Überwachung der korrekten Anwendung von Steuern jedoch komplex werden. Genau in diesen Fällen können automatisierte Tools wie Stripe Tax einen großen Unterschied machen.

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