In der Regel stellen Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen an Kundinnen und Kunden nach der vollständigen Leistungserbringung. Es ist jedoch auch möglich, dies schon vorab zu tun – beispielsweise mit einer Anzahlungsrechnung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Anzahlungsrechnung ist, welche rechtlichen Anforderungen sie erfüllen muss und wie sie korrekt verbucht wird. Zudem erklären wir, wie Sie Vorauszahlungen mit Schlussrechnungen verrechnen, wie Sie Sonderfälle handhaben können und auf welche Prüfungsrisiken Sie achten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Anzahlungsrechnung?
  
• Welche Anforderungen muss eine Anzahlungsrechnung erfüllen?
  
• Wie muss man Anzahlungsrechnungen buchen?
  
• Wie werden Vorauszahlungen in einer Schlussrechnung verrechnet?
  
• Sonderfälle: Umsatzsteuer bei der Anzahlungsrechnung
  
• Prüfungsrisiken bei der Anzahlungsrechnung
  

Was ist eine Anzahlungsrechnung?

Eine Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung, die Unternehmen stellen, um eine Vorauszahlung für eine zukünftige Lieferung oder Leistung zu erhalten. Im Gegensatz zur Abschlagsrechnung, die für bereits erbrachte Teilleistungen ausgestellt wird, erfolgt die Anzahlungsrechnung, bevor mit der Leistungserbringung begonnen wurde.

In Deutschland kommt sie häufig bei größeren Aufträgen oder Projekten zum Einsatz, um eine Vorfinanzierung der Leistung zu gewährleisten, das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren und die Liquidität des leistenden Unternehmens zu sichern. Die Vorauszahlung wird mit der Schlussrechnung verrechnet, die nach der vollständigen Erbringung der Leistung oder Lieferung ausgestellt wird.

Umsatzsteuer bei der Anzahlungsrechnung

Auch Vorauszahlungen sind steuerpflichtig. Folglich müssen Anzahlungsrechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Gemäß § 13 UStG entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Vereinnahmung der Vorauszahlung, also in dem Moment, in dem die Kundinnen und Kunden die Anzahlungsrechnung bezahlen. Die leistenden Unternehmen müssen die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen – auch wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht vollständig erbracht ist. Die Umsatzsteuer entsteht bei Vorauszahlungen bereits mit der Vereinnahmung der Zahlung – unabhängig davon, ob das Unternehmen nach der Soll- oder Ist-Versteuerung abrechnet.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer/innen können die enthaltene Vorsteuer geltend machen, sobald sie die Zahlung geleistet haben. Die Anzahlungsrechnung gilt hierfür als Nachweis. Daher sind leistende Unternehmen verpflichtet, gewerblichen und steuerpflichtigen Kundinnen und Kunden eine Anzahlungsrechnung auszustellen, sofern diese zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Kundinnen und Kunden besteht diese Pflicht nicht.

Welche Anforderungen muss eine Anzahlungsrechnung erfüllen?

Eine Anzahlungsrechnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, die sie von klassischen Rechnungen unterscheiden. Zunächst muss sie eindeutig als „Anzahlungsrechnung“ gekennzeichnet sein, damit die Empfänger/innen wissen, dass eine Vorauszahlung erforderlich ist. Zudem muss der voraussichtliche Leistungszeitraum angegeben werden. Falls dieser noch nicht feststeht, sollte dies vermerkt werden. Schließlich ist es wichtig, die Lieferung beziehungsweise Leistung möglichst präzise zu beschreiben.

Darüber hinaus muss eine Anzahlungsrechnung sämtliche Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Stripe unterstützt Sie bei der rechtssicheren Rechnungsstellung. Mit Stripe Invoicing können Sie professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden. Ob klassische Rechnung, Teilabrechnung oder Anzahlungsrechnung – sämtliche Pflichtangaben werden automatisiert eingefügt. Zudem verfolgt Stripe den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen.

Wie muss man Anzahlungsrechnungen buchen?

Das Buchen von Anzahlungsrechnungen erfordert eine präzise Unterscheidung zwischen geleisteten und erhaltenen Anzahlungen. Es ist wichtig zu verstehen, dass Anzahlungsrechnungen in der Buchhaltung als Verbindlichkeiten oder Forderungen behandelt werden, je nachdem, ob es sich um eine erhaltene oder geleistete Anzahlung handelt.

Geleistete Anzahlung

Wenn Sie beispielsweise eine Anzahlung an einen Lieferanten leisten, verbuchen Sie diese zunächst als Vorauszahlung, weil die Ware oder Leistung noch aussteht. In Ihrer Bilanz erscheint dies als Aktivposten, da Sie das Geld vorab gezahlt, aber noch keine Gegenleistung erhalten haben. Sobald die Lieferung erfolgt, verbuchen Sie die geleistete Anzahlung dann entweder als Aufwendung oder als Vermögenswert, je nach Art der Lieferung oder Leistung.

Die Buchung für eine geleistete Anzahlung erfolgt in mehreren Schritten:

• Buchung der Anzahlung: Bei der ersten Zahlung an den Lieferanten verbuchen Sie die Anzahlung auf einem Vorauszahlungskonto.
  
• Buchung der Abschlussrechnung: Sobald die Lieferung erfolgt ist, verbuchen Sie die Schlussrechnung des Lieferanten.
  
• Verrechnung der Anzahlung: Verrechnen Sie den Betrag der geleisteten Anzahlung mit der Gesamtrechnung des Lieferanten.
  
• Buchung der Restzahlung: Buchen Sie den verbleibenden Betrag als Restzahlung.
  

Erhaltene Anzahlung

Bei einer erhaltenen Anzahlung nehmen Sie die Buchung zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs vor. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Anzahlungsrechnung bereits erstellt haben oder nicht. Entscheidend ist, dass die Zahlung der Kundinnen und Kunden auf Ihrem Geschäftskonto eingeht.

Sie müssen die Umsatzsteuer für die erhaltene Anzahlung in dem Voranmeldungszeitraum abführen, in dem die Zahlung erfolgt. Sie ist nicht erst bei der Lieferung der Leistung fällig.

Die Buchung für eine erhaltene Anzahlung erfolgt in mehreren Schritten:

• Buchung der erhaltenen Anzahlung: Sobald die Anzahlung eingeht, erfassen Sie sie als Verbindlichkeit, da die Leistung noch aussteht.
  
• Buchung der Abschlussrechnung: Nach vollständiger Lieferung oder Leistungserbringung erstellen Sie die Schlussrechnung und verrechnen die erhaltene Anzahlung mit der Gesamtrechnung.
  
• Auflösung der Anzahlung: Lösen Sie die Verbindlichkeit der erhaltenen Anzahlung auf, indem Sie den Betrag in die endgültige Rechnung umbuchen.
  
• Buchung der Restzahlung: Verbuchen Sie nach Verrechnung der Anzahlung die Restzahlung der Kundinnen und Kunden als Forderung.
  

Wie werden Vorauszahlungen in einer Schlussrechnung verrechnet?

Sie müssen Anzahlungsrechnungen in der abschließenden Schlussrechnung korrekt verrechnen. Dies ist zum einen wichtig, damit Sie Ihren Kundinnen und Kunden nicht versehentlich zu hohe Gesamtkosten in Rechnung stellen. Zum anderen stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuer nur auf den verbleibenden Restbetrag erhoben wird.

Verrechnung der Vorauszahlung

In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits mit der Anzahlungsrechnung beglichene Vorauszahlung vom Gesamtbetrag ab. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Kundinnen und Kunden nur den verbleibenden Restbetrag in Rechnung stellen. Andernfalls zahlen diese doppelt.

Berechnung der Umsatzsteuer

Nachdem Sie die Vorauszahlung in der Schlussrechnung abgezogen haben, fällt die Umsatzsteuer nur noch auf den verbleibenden Betrag an. Sie wenden die Steuer also nicht auf den gesamten ursprünglichen Rechnungsbetrag an, sondern nur auf den Restbetrag nach Abzug der Anzahlung.

Beispielrechnung

Angenommen, Sie führen ein Bauprojekt durch und der Nettobetrag der Gesamtleistung beträgt 50.000 €. Ihr Kunde bzw. Ihre Kundin hat bereits eine Anzahlung von 10.000 € geleistet, damit Sie einige Baumaterialien vorfinanzieren konnten. In der Schlussrechnung müssen Sie den Nettobetrag nach Abzug der Anzahlung berechnen und auf den verbleibenden Betrag die Umsatzsteuer anwenden.

Gesamt-Nettobetrag der Leistung: 50.000 €
Anzahlung: 10.000 €
Verbleibender Nettobetrag: 50.000 € - 10.000 € = 40.000 €

Umsatzsteuer (19 %) auf den verbleibenden Betrag:
40.000 € * 19 % = 7,600 €

Gesamtbetrag der Schlussrechnung:
40.000 € + 7.600 € = 47,600 €

Sonderfälle: Umsatzsteuer bei der Anzahlungsrechnung

Es gibt Sonderfälle, die Sie bei der Ausstellung und Verrechnung von Anzahlungsrechnungen berücksichtigen sollten.

Anzahlungsrechnung mit Skonto

Wenn Sie sich mit Ihren Kundinnen und Kunden auf eine Vorauszahlung einigen, können Sie Skonto gewähren. In diesem Fall müssen Sie bei der Schlussrechnung sicherstellen, dass der bezahlte Betrag – also der Betrag nach Abzug des Skontos – korrekt berücksichtigt wird. Wenn Sie den gesamten Rechnungsbetrag statt des reduzierten Betrags ansetzen, zahlen Ihre Kundinnen und Kunden mehr als vereinbart.

Anzahlungsbesteuerung bei Tauschgeschäften

Es kann vorkommen, dass Sie für eine Lieferung oder Leistung nicht mit Geld, sondern in Form eines Tauschgeschäfts entlohnt werden. Auch für solche Tauschgeschäfte gilt die Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen auf den im Voraus erhaltenen Tauschwert Umsatzsteuer abführen. Die Bemessungsgrundlage dafür ist der Verkehrswert des Tauschobjekts.

Angenommen, Sie tauschen Bauleistungen gegen Maschinen im Wert von 10.000 € netto. Wenn der Tausch bereits vor der Leistungserbringung stattfindet, müssen Sie auf den Verkehrswert der Maschinen die Umsatzsteuer erheben. Ihre Geschäftspartner/innen können den Vorsteuerabzug jedoch erst bei Erhalt der Leistung geltend machen.

Prüfungsrisiken bei der Anzahlungsrechnung

Die ordnungsgemäße Handhabung von Anzahlungsrechnungen ist für Unternehmen in Deutschland essenziell, um rechtliche und steuerliche Risiken zu vermeiden. Fehler können zu Nachzahlungen und Bußgeldern sowie Betriebs- und Steuerprüfungen durch das Finanzamt führen. Achten Sie besonders auf die folgenden Prüfungsrisiken.

Falsche zeitliche Zuordnung der Umsatzsteuer

Da die Umsatzsteuer bei Anzahlungsrechnungen mit der Vereinnahmung der Vorauszahlung entsteht, kann es leicht passieren, dass diese zu früh oder zu spät verbucht wird. Eine fehlerhafte zeitliche Zuordnung kann dazu führen, dass die Umsatzsteuer im falschen Voranmeldungszeitraum abgeführt wird, was zu einer verspäteten oder ungenauen Steuererklärung führen kann. Achten Sie darauf, dass die Umsatzsteuer exakt zum Zeitpunkt der Zahlung vereinnahmt und verbucht wird.

Doppelte Erfassung von Umsätzen

Ein weiteres Prüfungsrisiko ist die doppelte Erfassung von Umsätzen. Diese kann auftreten, wenn eine erhaltene Anzahlung nicht korrekt mit der Schlussrechnung verrechnet wird. In diesem Fall könnte der Umsatz sowohl bei der Anzahlungsrechnung als auch in der Schlussrechnung erfasst werden. Die Folge ist eine fehlerhafte Umsatzsteuervoranmeldung und möglicherweise eine Überzahlung der Steuer. Ziehen Sie daher bei der Schlussrechnung den Anzahlungsbetrag korrekt ab.

Fehlende Nachweise

Sie müssen Anzahlungsrechnungen korrekt dokumentieren. Fehlende oder unzureichende Nachweise über ausgestellte beziehungsweise empfangene Rechnungen sowie Zahlungsausgänge und -eingänge können bei Steuerprüfungen zu Problemen führen. Zudem erkennen Finanzbehörden Umsatzsteuerzahlungen und Vorsteuererstattungen möglicherweise nicht an. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente – wie Bankauszüge, Zahlungsbestätigungen und Rechnungsbelege – korrekt archiviert und jederzeit nachvollziehbar sind.