Företag i Tyskland utfärdar vanligtvis fakturor till sina kunder efter att de har utfört hela tjänsten. Men det är också möjligt att fakturera först och göra arbetet senare, till exempel med hjälp av en förskottsfaktura.

I den här artikeln förklarar vi vad en förskottsfaktura är, de juridiska kraven den måste uppfylla och hur du bokför den korrekt på dina konton. Vi tittar också på hur du kvittar förskottsbetalningar mot slutfakturor, hur du hanterar specialfall och vilka revisionsrisker du behöver vara medveten om.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en förskottsfaktura?
  
• Krav för utfärdande av en förskottsfaktura
  
• Krav för att bokföra förskottsfakturor
  
• Hur kvittas förskottsbetalningar på en slutfaktura?
  
• Specialfall: Förskottsfakturor och moms
  
• Revisionsrisker förknippade med förskottsfakturering
  

Vad är en förskottsfaktura?

Som namnet antyder är en förskottsfaktura en faktura som företag utfärdar för att få förskottsbetalning för en framtida tjänst eller leverans. Till skillnad från en partiell faktura, som omfattar redan utfört arbete, genereras en förskottsfaktura innan arbetet påbörjas.

I Tyskland används de ofta för stora beställningar eller projekt för att säkra finansiering i förväg, minimera risken för utebliven betalning och skydda leverantörens likviditet. Säljaren drar dessa medel från den slutliga fakturan när tjänsten eller leveransen har slutförts.

Förskottsfakturor och mervärdesskatt

Precis som alla andra transaktioner är även dessa tidiga betalningar skattepliktiga. Det innebär att förskottsfakturor måste utfärdas inklusive mervärdesskatt (moms). Enligt § 13 i den tyska momslagen (UStG) uppstår moms så snart säljaren får den förbetalda överföringen, det vill säga när kunden betalar förskottsfakturan. Leverantören måste betala in momsen till skattekontoret oavsett om tjänsten eller leveransen ännu inte har genomförts i sin helhet. Vid förskottsbetalning ska moms betalas så snart medlen klarerats, oavsett om företaget använder periodiserad redovisning eller kontantbaserad redovisning för skatteberäkning.

Företag som är berättigade till avdrag för ingående skatt kan göra anspråk på det så snart de har gjort betalningen. Fakturan fungerar som det nödvändiga beviset. Därför är leverantörer skyldiga att utfärda en förskottsfaktura till alla kommersiella, skattepliktiga kunder som är berättigade till avdrag för ingående skatt. Detta gäller inte kunder som inte är berättigade.

Krav för att utfärda en förskottsfaktura

En förskottsfaktura måste uppfylla specifika krav som inte gäller för standardfakturor. För det första måste det tydligt anges att det är en ”förskottsfaktura” så att mottagaren förstår att förskott ska betalas. Det måste också ange den förväntade prestationsperioden; om denna tidsram är okänd måste fakturan innehålla en motsvarande anteckning. Slutligen är det viktigt att beskriva tjänsten eller leveransen så detaljerat som möjligt.

Den måste också innehålla alla andra obligatoriska uppgifter som krävs för en korrekt faktura enligt § 14.4 i UStG:

• Säljarens fullständiga namn och adress
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Skatteidentifieraren som utfärdas till säljaren av skattemyndigheten eller momsidentifieraren utfärdat av det federala centrala skattekontoret
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande belopp eller, om det är fråga om en skattebefrielse, en hänvisning till befrielsen
  

Stripe hjälper dig att säkerställa att din fakturering uppfyller alla krav. Med Stripe Invoicing kan du snabbt generera, ändra och skicka professionella fakturor. Oavsett om det är en standard-, partiell- eller förskottsfaktura läggs all nödvändig information automatiskt till. Dessutom spårar Stripe automatiskt fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar.

Krav för att bokföra förskottsfakturor

Bokföring av förskottsfakturor kräver en tydlig åtskillnad mellan inbetalda och mottagna förskott. Ur ett redovisningsperspektiv fungerar förskottsfakturor som antingen fordringar eller skulder, beroende på om de kommer till eller från dig.

Betala ett förskott

När du betalar ut ett förskott till en säljare bokför du det inledningsvis som en förskottsbetalning eftersom produkten eller arbetet ännu inte har påbörjats. Det redovisas i balansräkningen som en tillgång, eftersom medlen redan har dragits från ditt konto medan tjänsten förblir utestående. När leveransen har skett omklassificerar du förskottet som en kostnad eller fortsätter att redovisa det som en tillgång, beroende på tjänstens eller leveransens art.

Det finns flera steg för att registrera ett utbetalt förskott:

• Bokför förskottet: Bokför det på ett konto för förskottsbetalning när den första betalningen har skickats till leverantören.
  
• Bokför slutfakturan: När leveransen har skett bokför du leverantörens slutfaktura.
  
• Kvitta förskottet: Dra av det belopp som betalats ut som förskott mot leverantörens totalfaktura.
  
• Bokför den sista betalningen: Bokför återstoden som en slutlig betalning.
  

Ta emot ett förskott

Om du får ett förskott ska du bokföra det så snart som medlen kommer in. Det spelar ingen roll om en faktura har utfärdats – huvudpoängen är att kundens betalning når ditt företagskonto.

Moms på det förskottsbetalda beloppet ska betalas under den preliminära deklarationsperiod då medlen kommer in, dvs. före utförandet.

Bokföringen av ett förskott till dig omfattar flera steg:

• Bokför förskottet: Så snart medlen kommer in ska du bokföra det som en skuld eftersom utförandet fortfarande pågår.
  
• Bokför slutfakturan: När leveransen har genomförts i sin helhet genererar du en slutfaktura och kvittar förskottet mot totalbeloppet.
  
• Kvitta ut förskottet: Kvitta ut skulden för det mottagna förskottet genom att bokföra beloppet på nytt på slutfakturan.
  
• Bokför den slutliga betalningen: När förskottet har dragits bokför du kundens återstående betalning som en fordran.
  

Hur kvittas förskottsbetalningar på en slutfaktura?

Du måste korrekt kvitta förskottsbetalningar på slutfakturan du utfärdar senare. En anledning till att detta är viktigt är för att undvika att av misstag debitera kunden en högre summa än de faktiskt är skyldiga. Det hjälper också till att säkerställa att moms enbart debiteras på det återstående saldot.

Kvittning av förskottsbetalning

På slutfakturan drar du av den förskottsbetalning som redan gjorts från totalbeloppet. Se till att fakturan endast debiterar kunden för återstoden, annars betalar de dubbelt.

Beräkna moms

När du har dragit av den tidiga betalningen på slutfakturan ska moms betalas enbart på det återstående beloppet. Det innebär att du endast skattar det som återstår efter att du har dragit av förskottet, inte det ursprungliga totalbeloppet.

Räkneexempel

Låt oss säga att du genomför ett byggprojekt och den totala kostnaden för alla leverantörer och tjänster är 50 000 EUR. Din kund har redan betalat ett förskott på 10 000 EUR för att låta dig förfinansiera en del av ditt byggmaterial. På slutfakturan beräknar du nettosumman minus förskottet och lägger sedan till moms på resten.

Nettosumma för varor och tjänster: 50 000 EUR
Förskott: 10 000 EUR
Utestående netto: 50 000–10 000 EUR = 40 000 EUR

Moms (19 %) på utestående totalbelopp:
40 000 EUR * 19 EUR = 7 600 EUR

Totalbelopp för slutfaktura:
40 000 EUR + 7 600 EUR = 47 600 EUR

Specialfall: Förskottsfakturor och moms

Det finns särskilda fall att tänka på vid utfärdande och kvittning av förskottsfakturor.

Förskottsfakturor med kontantrabatt

Om du och din kund kommer överens om förskottsbetalning kan du erbjuda en kontantrabatt. Se i så fall till att den slutliga fakturan återspeglar det belopp som betalats efter rabatten. Om du använder det totala fakturabeloppet istället för den lägre summan kommer kunden att betala mer än vad som överenskommits.

Skatteförskott på bytestransaktioner

Ersättningen för en tjänst eller leverans kan utgöras av en bytestransaktion, snarare än av en monetär ersättning. Sådana transaktioner är fortfarande föremål för moms; den måste tas ut på det bytesvärde som erhållits i förväg. Skatten tillämpas på det kommersiella värdet av den icke-monetära ersättningen.

Låt oss säga att du tillhandahåller byggarbeten i utbyte mot maskiner till ett värde av 10 000 EUR netto. Om bytet sker innan arbetet påbörjas måste moms tas ut på maskinernas kommersiella värde. Din partner i detta byte kan dock inte göra anspråk på ingående skatteavdrag förrän hen har fått tjänsten.

Risker förknippade med förskottsfakturering

För tyska företag är det viktigt att hantera förskottsfakturor på rätt sätt för att undvika juridiska risker och skatterisker. Fel kan leda till restskatt och böter samt företags- eller skatterevisioner av myndigheterna. Se till att vara uppmärksam på dessa revisionsskyldigheter.

Tilldela moms till fel skatteperiod

Eftersom moms på förskottsfakturor uppstår i samband med förskottsbetalning är det lätt att bokföra momsen för tidigt eller för sent. Om du tilldelar moms till fel skatteperiod kan det leda till att betalningen överförs till fel preliminär rapporteringsperiod och till sena eller felaktiga deklarationer. Ta ut och bokför moms så snart transaktionen kommer in.

Bokföra intäkter två gånger

En annan revisionsrisk är att bokföra intäkter två gånger. Dubbelräkning kan inträffa om ett förskott du får inte kvittas mot den slutliga faktura, vilket resulterar i intäktsredovisning på både det ursprungliga beloppet och slutfakturan. Resultatet är ett fel i din preliminära momsdeklaration och det kan sluta med att du betalar för mycket skatt, så se till att rätt förskott dras från slutfakturan.

Dokumentation saknas

Förskottsfakturor måste dokumenteras korrekt. Felaktig eller saknad dokumentation för utfärdade eller mottagna fakturor eller för inkommande och utgående medel kan orsaka problem under revisioner. Dessutom kanske finansmyndigheterna inte godkänner din momsöverföring och återbetalning av ingående skatt. Se till att alla relevanta dokument – som kontoutdrag, betalningsbekräftelser och kvitton – är korrekt arkiverade och kan spåras när som helst.