德国企业通常在提供完整服务后向客户开具发票。但也可以先开票、后完成工作，例如使用预付款发票。

本文解释了预付款发票的定义、法律要求及如何正确入账。还将介绍如何将预付款从最终发票中扣除、处理特殊情况的方法，以及需要注意的审计风险。

本文内容

• 什么是预付款发票？
  
• 预付款发票开具要求
  
• 预付款发票的入账要求
  
• 如何从最终发票中扣除预付款？
  
• 特殊情况：预付款发票与增值税
  
• 预付款发票涉及的审计风险
  

什么是预付款发票？

顾名思义，预付款发票是企业为获得未来服务或供应的预付款而开具的发票。与覆盖已完成工作的部分发票不同，预付款发票在工作开始前开具。

在德国，预付款发票常用于大额订单或项目，以提前确保资金，降低未付款风险，并保障供应商的资金流动性。供应商在完成服务或交付后，将这些预付款计入最终发票。

预付款发票与增值税

与其他交易一样，这些预付款也需缴税。这意味着预付款发票必须含增值税 (VAT)。根据《德国增值税法》(UStG) 第 13 条的规定，一旦供应商收到预付款（即客户支付预付款时），即视为增值税产生。无论服务或供应是否已完成，供应商都必须向税务局上缴增值税。对于预付款，无论公司采用权责发生制或收付实现制，增值税都需在资金到账时上缴。

有资格抵扣进项税的企业，可在支付款项时立即申报抵扣。预付款发票作为必要凭证。因此，供应商必须向任何符合条件、可抵扣进项税的商业客户开具预付款发票，但不适用于不符合条件的客户。

预付款发票开具要求

预付款发票必须满足一些标准发票不要求的特定条件。首先，必须明确标注为“预付款发票”，以便收款方理解需要支付预付款。其次，需要注明预计的履行期限；如果时间不确定，发票必须包含相应说明。最后，应尽可能详细地描述所提供的服务或供应内容。

根据 《德国增值税法》(UStG) 第 14.4 条 的规定，正确发票还必须包含其他所有必填信息：

• 卖家全名和地址
  
• 买家全名及地址
  
• 一个连续且唯一的发票编号
  
• 发票开具日期
  
• 税务机关向卖方签发的税号或联邦中央税务局提供的增值税识别号
  
• 净额与总额
  
• 适用的税率及对应税额，或在免税情况下注明免税依据
  

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预付款发票的入账要求

将预付款发票入账时，需要明确区分已支付和已收到的预付款。从会计角度看，预付款发票可作为应收账款或应付账款，取决于款项是流入还是流出。

支付预付款

当向供应商支付预付款时，初始应将其记录为预付款，因为产品或工作尚未开始。该款项在资产负债表中列为资产，因为资金已从您的账户中划出，而服务尚未完成。一旦交付发生，根据服务或供应的性质，可以将预付款重新分类为费用，或继续作为资产确认。

记录支出预付款需要多个步骤：

• 记录预付款：在向供应商支付首笔款项后，将其计入预付款账户。
  
• 记录最终发票：交付完成后，记入供应商的最终发票。
  
• 抵扣预付款：将支付的预付款从供应商总发票中扣除。
  
• 记录最终付款：将剩余金额记为最终付款。
  

收取预付款

如果收到预付款，应在资金到达时立即入账。是否开具了预付款账单并不重要，重点是客户的付款已进入您的企业账户。

预付款的增值税必须在资金到账的预报期内上缴，即在服务或供应完成前就需缴纳。

记录收到的预付款涉及多个步骤：

• 记录预付款：资金到账后，作为负债入账，因为服务或供应尚未完成。
  
• 记录最终发票：一旦服务或供应完成，生成最终账单，并将预付款从总额中扣除。
  
• 清算预付款：通过将预付款重新计入最终发票，清算该预付款负债。
  
• 记录最终付款：在扣除预付款后，将剩余客户付款记为应收账款。
  

如何从最终发票中扣除预付款？

在开具最终发票时，需要正确抵扣之前的预付款。这样做的重要原因之一是避免误收客户超出实际应付的金额，同时确保增值税仅对剩余金额征收。

抵扣预付款

在您的最终发票上，从总金额中扣除已预付的预付款。确保发票只向客户收取剩余费用。否则，他们最终会支付双倍的金额。

计算增值税

在最终发票中扣除预付款后，增值税仅针对剩余金额计算。也就是说，税款只对扣除预付款后的余额征收，而非原始总额。

计算示例

假设您正在进行一个建筑项目，所有供应商和服务的总成本是 5 万欧元。您的客户已经支付了 1 万欧元的预付款，用于提前支付部分建材。在最终发票中，应先从净总额中扣除预付款，然后对剩余金额计算增值税。

供应和服务净总额：50,000 欧元
预付款：10,000 欧元
未结算净额：50,000欧元 – 10,000 欧元 = 40,000 欧元

未结算金额增值税 (19%)：
40,000 欧元 * 19% = 7600 欧元

最终发票总额：
40,000 欧元 + 7600 欧元 = 47,600 欧元

特殊情况：预付款发票与增值税

在开具与冲抵预付款发票时，需要注意一些特殊情况。

预付款发票与现金折扣

如果您与客户约定提前付款，您可以提供现金折扣。此时，请确保最终发票反映折扣后的实际支付金额。如果使用总账单金额而非折后总额，客户最终将支付超过约定的款项。

以物易物交易的预付款税务

服务或供应的报酬可能采取以物易物形式，而非货币支付。这类交易仍需缴纳增值税，税款需按提前收到的交换价值征收。征税适用于非货币对价的商业价值。

例如，您提供建筑服务以换取净值 1 万欧元的机器。如果交换在工作开始前发生，则需按机器的商业价值征收增值税。但交换方在收到服务前不能申报进项税抵扣。

预付款发票涉及的审计风险

对于德国企业来说，妥善处理预付款发票是避免法律和税务风险的关键。错误可能导致欠款和罚款，以及主管部门的公司或税务审计。务必密切关注这些审计责任。

将增值税归入错误的税期

由于预付款发票的增值税在收到预付款时即产生，因此容易过早或过晚入账。将增值税归入错误的税期可能导致申报到错误的预报期，从而导致迟报或申报不准确。应在交易发生时立即收取并记录增值税。

重复记录收入

另一种审计风险是重复记录收入。如果收到的预付款未在最终发票中正确冲抵，可能会导致在预付款金额和最终发票上同时确认收入，从而出现重复记账。这会导致预报增值税申报出现错误，并可能多缴税款，因此务必确保在最终发票中正确扣除预付款金额。

文件记录缺失

预付款发票需要妥善记录。如果开具或收到的发票、资金收付记录未能正确存档，在审计中会产生问题。此外，税务机关可能不会认可您的增值税缴纳和进项税抵扣。务必确保所有相关文件（如银行对账单、支付确认、收据）妥善存档，并能随时追溯。