โดยทั่วไปแล้วธุรกิจในเยอรมนีจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหลังจากที่ได้ให้บริการเสร็จแล้ว แต่ก็อาจมีกรณีที่เรียกเก็บเงินก่อนแล้วค่อยดำเนินการในภายหลัง เช่น การใช้ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

บทความนี้จะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร ข้อกำหนดทางกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตาม และวิธีการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ เราจะมาดูวิธีการหักยอดเงินที่ชำระล่วงหน้ากับใบแจ้งหนี้สุดท้าย วิธีการจัดการกรณีพิเศษ และความเสี่ยงด้านการตรวจสอบบัญชีที่คุณต้องระวัง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร
  
• ข้อกําหนดทางกฎหมายสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า
  
• ข้อกําหนดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า
  
• การชำระเงินล่วงหน้าจะถูกหักยอดในใบแจ้งหนี้สุดท้ายอย่างไร
  
• กรณีพิเศษ: การชําระเงินล่วงหน้าและภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ความเสี่ยงด้านการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า
  

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร

ความหมายเหมือนกับชื่อเลย ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคือใบเรียกเก็บเงินที่ธุรกิจออกให้เพื่อรับชำระเงินล่วงหน้าสำหรับบริการหรือสินค้าที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจะออกก่อนที่งานจะเริ่มต้นขึ้น ซึ่งจะต่างจากใบแจ้งหนี้บางส่วนซึ่งครอบคลุมงานที่ทำไปแล้ว

ในประเทศเยอรมนีมักใช้สัญญาเงินกู้ล่วงหน้าสำหรับคำสั่งซื้อหรือโครงการขนาดใหญ่เพื่อขอสินเชื่อล่วงหน้า ลดความเสี่ยงจากการไม่ได้รับชำระเงิน และรักษาสภาพคล่องของผู้จำหน่าย โดยผู้จำหน่ายจะนำเงินที่จ่ายล่วงหน้านี้ไปหักลบกับใบแจ้งหนี้สุดท้ายเมื่อการให้บริการหรือการส่งมอบสินค้าเสร็จสมบูรณ์

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าและภาษีมูลค่าเพิ่ม

การชำระเงินล่วงหน้าเหล่านี้ต้องเสียภาษีเช่นเดียวกับธุรกรรมอื่นๆ นั่นหมายความว่าใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจะต้องออกโดยรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไว้ด้วย ตามมาตรา 13 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) ภาษีมูลค่าเพิ่มจะเกิดขึ้นทันทีที่ผู้ขายได้รับเงินโอนล่วงหน้า นั่นคือเมื่อลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า ผู้ขายต้องส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้กับสำนักงานสรรพากรไม่ว่าบริการหรือสินค้าจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์ก็ตาม สำหรับการชำระเงินล่วงหน้า ภาษีมูลค่าเพิ่มจะครบกำหนดชำระทันทีที่เงินเข้าบัญชี ไม่ว่าบริษัทจะใช้เกณฑ์การบัญชีแบบคงค้างหรือแบบเงินสดในการคำนวณภาษีก็ตาม

ธุรกิจที่มีสิทธิ์หักภาษีซื้อสามารถขอคืนภาษีได้ทันทีหลังจากชำระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าถือเป็นหลักฐานที่จำเป็น ดังนั้นผู้จำหน่ายจึงมีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าให้แก่ลูกค้าธุรกิจที่เสียภาษีและมีสิทธิ์หักภาษีซื้อ ยกเว้นลูกค้าที่ไม่มีสิทธิ์ดังกล่าว

ข้อกําหนดทางกฎหมายสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าต้องเป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะที่ไม่เหมือนกับใบแจ้งหนี้ทั่วไป ประการแรกคือ จะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าเป็น "ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า" เพื่อให้ผู้รับเข้าใจว่าต้องชำระเงินล่วงหน้า ประการที่สอง ต้องระบุระยะเวลาดำเนินงานที่คาดการณ์ไว้ หากไม่รู้ระยะเวลาดังกล่าว ใบแจ้งหนี้ต้องมีหมายเหตุประกอบ ประการสุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายรายละเอียดของบริการหรือสินค้าให้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

นอกจากนี้ยังต้องมีข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามมาตรา 14.4 ของ UStG ดังต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ โดยเรียงตามลำดับและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่หน่วยงานด้านภาษีออกให้แก่ผู้ขาย หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่สำนักงานสรรพากรกลางของรัฐบาลกลางออกให้
  
• จำนวนเงินที่เป็นยอดสุทธิและยอดรวม
  
• อัตราภาษีที่ใช้บังคับและจำนวนเงินที่ต้องชำระ หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุถึงการยกเว้นนั้น
  

Stripe ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดทุกประการ โดย Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และส่งใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้มาตรฐาน ใบแจ้งหนี้บางส่วน หรือใบแจ้งหนี้ขั้นสูง ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ Stripe ยังติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ

ข้อกําหนดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

การบันทึกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าลงในบัญชีจะต้องแยกระหว่างจำนวนเงินที่จ่ายล่วงหน้าและจำนวนเงินที่ได้รับล่วงหน้าอย่างชัดเจน จากมุมมองทางบัญชี ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจะทำหน้าที่เป็นลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าเงินนั้นเข้าหรือออกจากคุณ

การจ่ายเงินล่วงหน้า

เมื่อจ่ายเงินล่วงหน้าให้กับผู้ขาย ในขั้นต้นคุณจะบันทึกเป็นเงินจ่ายล่วงหน้า เนื่องจากสินค้าหรืองานยังไม่เริ่มต้น รายการนี้จะแสดงในงบดุลเป็นสินทรัพย์ เนื่องจากเงินได้ถูกหักออกจากบัญชีของคุณแล้วในขณะที่บริการยังไม่เสร็จสมบูรณ์ เมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว คุณจะจัดประเภทเงินจ่ายล่วงหน้าใหม่เป็นค่าใช้จ่ายหรือยังคงรับรู้เป็นสินทรัพย์ต่อไป ขึ้นอยู่กับลักษณะของบริการหรือสินค้าหรือบริการนั้นๆ

การบันทึกการเบิกจ่ายล่วงหน้ามีขั้นตอนดังนี้

• บันทึกเงินล่วงหน้า: บันทึกเงินล่วงหน้าเข้าบัญชีเงินล่วงหน้าเมื่อมีการส่งเงินงวดแรกให้กับผู้จำหน่ายแล้ว
  
• บันทึกใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย: เมื่อมีการส่งมอบสินค้าแล้ว ให้บันทึกใบแจ้งยอดปิดบัญชีของซัพพลายเออร์
  
• หักยอดเงินล่วงหน้า: หักจำนวนเงินที่จ่ายล่วงหน้าออกจากยอดรวมในใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์
  
• บันทึกการชำระเงินงวดสุดท้าย: บันทึกยอดเงินที่เหลือเป็นการชำระเงินงวดสุดท้าย
  

การรับเงินล่วงหน้า

หากคุณได้รับเงินล่วงหน้า ให้รีบบันทึกทันทีที่เงินเข้าบัญชี ไม่ว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าไปแล้วหรือไม่ ประเด็นสำคัญคือเงินที่ลูกค้าชำระจะเข้าบัญชีธุรกิจของคุณ

ภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากเงินที่ชำระล่วงหน้าจะต้องชำระในรอบระยะเวลาการรายงานเบื้องต้นที่ได้รับเงิน ซึ่งหมายความว่าต้องชำระก่อนการดำเนินการเสร็จสิ้น

การบันทึกการจ่ายเงินล่วงหน้าให้กับคุณมีขั้นตอนดังนี้

• บันทึกยอดเงินล่วงหน้า: ทันทีที่ได้รับเงิน ให้บันทึกเป็นหนี้สินเนื่องจากงานยังไม่แล้วเสร็จ
  
• บันทึกใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย: เมื่อส่งมอบสินค้าเสร็จแล้ว ให้สร้างใบแจ้งยอดปิดบัญชีและหักยอดเงินล่วงหน้าออกจากยอดรวมทั้งหมด
  
• เคลียร์เงินล่วงหน้า: เคลียร์ภาระหนี้สินสำหรับเงินล่วงหน้าที่ได้รับ โดยบันทึกจำนวนเงินดังกล่าวลงในใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย
  
• บันทึกการชำระเงินงวดสุดท้าย: เมื่อหักเงินมัดจำแล้ว ให้บันทึกยอดเงินที่เหลือจากลูกค้าเป็นรายการลูกหนี้
  

การชำระเงินล่วงหน้าจะถูกหักยอดในใบแจ้งหนี้สุดท้ายอย่างไร

คุณต้องหักลบเงินมัดจำล่วงหน้าอย่างถูกต้องในใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายที่คุณออกให้ในภายหลัง เหตุผลสำคัญประการหนึ่งคือเพื่อหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินจากลูกค้ามากกว่าจำนวนที่แท้จริงโดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าภาษีมูลค่าเพิ่มจะถูกเรียกเก็บเฉพาะจากยอดคงเหลือเท่านั้น

การหักยอดการชำระเงินล่วงหน้า

ในใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย ให้หักเงินที่ชำระล่วงหน้าไปแล้วออกจากยอดรวมทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าเฉพาะส่วนที่เหลือเท่านั้น ไม่อย่างนั้นแล้วลูกค้าก็จะต้องจ่ายเงินซ้ำซ้อน

การคํานวณภาษีมูลค่าเพิ่ม

เมื่อคุณหักเงินที่ชำระล่วงหน้าออกจากใบแจ้งยอดปิดบัญชีแล้ว ภาษีมูลค่าเพิ่มจะคิดจากยอดเงินคงเหลือเท่านั้น นั่นหมายความว่าคุณจะคิดภาษีเฉพาะส่วนที่เหลือหลังจากหักเงินที่ชำระล่วงหน้าแล้ว ไม่ใช่จากยอดรวมทั้งหมด

ตัวอย่างการคำนวณ

สมมติว่าคุณกำลังดำเนินโครงการก่อสร้าง และค่าใช้จ่ายโดยรวมของผู้รับเหมาและผู้ให้บริการทั้งหมดอยู่ที่ 50,000 ยูโร ลูกค้าของคุณได้จ่ายเงินล่วงหน้าไปแล้ว 10,000 ยูโร เพื่อให้คุณสามารถจัดหาเงินทุนล่วงหน้าสำหรับวัสดุก่อสร้างบางส่วนได้ ในใบแจ้งหนี้สุดท้าย ให้คำนวณยอดรวมสุทธิหักด้วยเงินล่วงหน้า จากนั้นบวกภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปในส่วนที่เหลือ

ยอดรวมสุทธิสำหรับค่าวัสดุและบริการคือ 50,000 ยูโร
ยอดการชําระเงินล่วงหน้าคือ 10,000 ยูโร
ยอดรวมคงค้างสุทธิคือ 50,000 – 10,000 = 40,000 ยูโร

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (19%) จากยอดรวมคงค้างคือ
40,000 * 19% = 7,600 ยูโร

ยอดรวมใบแจ้งหนี้สุดท้ายคือ
40,000 + 7,600 = 47,600 ยูโร

กรณีพิเศษ: การชําระเงินล่วงหน้าและภาษีมูลค่าเพิ่ม

มีกรณีพิเศษบางประการที่ต้องคำนึงถึงเมื่อออกและหักยอดใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าที่มีส่วนลดเงินสด

หากคุณและลูกค้าตกลงกันเรื่องการชำระเงินล่วงหน้า คุณสามารถเสนอส่วนลดเงินสดได้ ในกรณีนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายแสดงจำนวนเงินที่ชำระหลังจากหักส่วนลดแล้ว หากคุณใช้ยอดรวมทั้งหมดของการเรียกเก็บเงินแทนยอดรวมที่ลดแล้ว ลูกค้าอาจต้องจ่ายมากกว่าที่ตกลงกันไว้

การเก็บภาษีล่วงหน้าจากธุรกรรมการแลกเปลี่ยนโดยไม่ใช้เงินเป็นตัวกลาง (Barter)

ค่าตอบแทนสำหรับบริการหรือสินค้าอาจอยู่ในรูปแบบของการแลกเปลี่ยนด้วยสินค้าแทนการจ่ายเป็นเงินสด โดยธุรกรรมดังกล่าวก็ยังคงต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยจะต้องเก็บภาษีจากมูลค่าแลกเปลี่ยนที่ได้รับล่วงหน้า ภาษีจะคิดจากมูลค่าทางการค้าของสิ่งตอบแทนที่ไม่ใช่เงินสด

สมมติว่าคุณให้บริการก่อสร้างแลกกับเครื่องจักรที่มีมูลค่าสุทธิ 10,000 ยูโร หากการแลกเปลี่ยนเกิดขึ้นก่อนเริ่มงาน คุณจะต้องเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากมูลค่าเชิงพาณิชย์ของเครื่องจักรนั้น แต่คู่ค้าของคุณในการแลกเปลี่ยนนี้จะไม่สามารถขอหักภาษีซื้อได้จนกว่าจะได้รับบริการ

ความเสี่ยงด้านการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

สำหรับธุรกิจในเยอรมนี การจัดการใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อไม่ให้เจอกับความเสี่ยงทางกฎหมายและภาษี ความผิดพลาดอาจส่งผลให้เกิดหนี้ค้างชำระและค่าปรับ รวมถึงการตรวจสอบบริษัทหรือตรวจสอบภาษีโดยหน่วยงานราชการ ดังนั้นจึงควรให้ความสำคัญกับความรับผิดชอบในการตรวจสอบเหล่านี้อย่างใกล้ชิด

การกำหนดภาษีมูลค่าเพิ่มให้กับรอบภาษีที่ไม่ถูกต้อง

เนื่องจากภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเกิดขึ้นในขณะที่มีการชำระเงินล่วงหน้า การบันทึกภาษีจึงอาจเกิดขึ้นเร็วเกินไปหรือช้าเกินไป การกำหนดภาษีมูลค่าเพิ่มให้กับงวดภาษีที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้การชำระภาษีเลื่อนไปอยู่ในช่วงเวลาการรายงานเบื้องต้นที่ไม่ถูกต้อง และนำไปสู่การยื่นแบบแสดงรายการภาษีที่ล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง ดังนั้นควรเก็บและบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มทันทีที่ธุรกรรมเกิดขึ้น

บันทึกรายได้สองครั้ง

ความเสี่ยงในการตรวจสอบอีกประการหนึ่งคือการบันทึกรายได้ซ้ำสองครั้ง การนับซ้ำอาจเกิดขึ้นได้หากเงินล่วงหน้าที่คุณได้รับไม่ได้ถูกหักออกจากใบแจ้งหนี้สุดท้ายอย่างถูกต้อง ส่งผลให้มีการรับรู้รายได้ทั้งจากจำนวนเงินล่วงหน้าและใบแจ้งยอดปิดบัญชี ผลที่ตามมาคือข้อผิดพลาดในแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มเบื้องต้นของคุณ และคุณอาจต้องจ่ายภาษีเกินไป คุณจึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้หักเงินล่วงหน้าในจำนวนที่ถูกต้องออกจากใบแจ้งหนี้สุดท้ายแล้ว

ไม่มีเอกสารประกอบ

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจำเป็นต้องมีเอกสารประกอบอย่างถูกต้อง เอกสารที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไปสำหรับใบเรียกเก็บเงินที่ออกหรือรับ หรือสำหรับเงินเข้าและเงินออก อาจทำให้เกิดปัญหาในระหว่างการตรวจสอบ นอกจากนี้ หน่วยงานทางการเงินอาจไม่ยอมรับการชำระภาษีมูลค่าเพิ่มและการคืนภาษีซื้อ คุณจะต้องจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร การยืนยันการชำระเงิน และใบเสร็จรับเงินอย่างเหมาะสมและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา