การออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดเป็นแนวทางที่หลายๆ ธุรกิจจำเป็นต้องใช้ แต่ก็เป็นจุดที่พบข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ได้บ่อยเช่นกัน ธุรกิจที่ให้บริการซึ่งใช้ระยะเวลานานจะต้องออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ให้ถูกต้อง และต้องปฏิบัติตามกฎทางกฎหมายและภาษีไปด้วย เช่น โครงการก่อสร้าง การเปิดตัวระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (ไอที) ข้อตกลงการให้บริการระยะยาว และอื่นๆ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด เวลาที่ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ได้ และเรื่องที่ธุรกิจควรคำนึงถึงเพื่อรักษาสภาพคล่องและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการตรวจสอบ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดคืออะไร
  
• คุณจะสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดเวลาได้เมื่อใด
  
• ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด และใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย
  
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และการรับรู้รายรับในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด
  
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับแบบฟอร์มสำหรับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมีอะไรบ้าง
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและความเสี่ยงในการตรวจสอบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด
  

การออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด (มักเรียกอีกอย่างว่า "ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว" เช่นกัน) จะออกให้เป็นส่วนหนึ่งจากยอดรวมคำสั่งซื้อที่ตกลงกันไว้ก่อนที่จะดำเนินการตามคำสั่งซื้อจนแล้วเสร็จครบทั้งหมด โดยจะใช้เพื่อรักษาสภาพคล่องและออกใบแจ้งหนี้หนี้สำหรับบริการที่ให้ไปแล้วหรือความคืบหน้าที่เกิดขึ้นในโปรเจ็กต์ก่อนถึงใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย

คำอธิบายตามกฎหมายของใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมีระบุไว้ในมาตรา 632a ในประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ใช้สำหรับการให้บริการที่กินระยะเวลานาน ซับซ้อน หรืออิงตามโปรเจ็กต์ ซึ่งการออกใบแจ้งหนี้ก่อนจะดำเนินการแล้วเสร็จถือเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลในทางการเงินหรือการบริหารจัดการ

มักจะใช้ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดเมื่อใด

การออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมักจะใช้ในกรณีต่อไปนี้

• โปรเจ็กต์ระยะยาว: การให้บริการประเภทนี้จะใช้ระยะเวลาหลายเดือนหรือหลายปี (เช่น โครงการก่อสร้าง การเปิดตัวระบบไอที การให้คำปรึกษา)
  
• บริการที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์: เมื่อใช้บริการเหล่านี้ พัสดุแต่ละรายการและการทำงานแต่ละระยะจะสามารถระบุแยกจากกันได้อย่างชัดเจน
  
• ปริมาณคำสั่งซื้อสูง: การทำเช่นนี้อาจจำกัดการลงทุนทางการเงินของซัพพลายเออร์และรักษาสภาพคล่อง
  
• สัญญาที่ระบุความคืบหน้า: การชำระเงินจะเกิดขึ้นเมื่อโปรเจ็กต์ดำเนินไปจนมีความคืบหน้าตามที่กำหนดไว้
  
• ภาคการก่อสร้างและการทำสัญญา: ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดเป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมและกฎหมายกำหนดไว้อย่างชัดแจ้ง
  
• การให้บริการแบบรายครั้ง: บริการเหล่านี้ไม่สามารถแจ้งขออย่างกระชั้นชิดหรือรับเป็นบริการต่อเนื่องได้
  
• ข้อตกลงตามสัญญา: อนุญาตหรือกำหนดให้ต้องมีใบแจ้งหนี้บางส่วนในระหว่างการให้บริการ
  

สำหรับบริการประเภทเหล่านี้ การออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดจะช่วยให้คู่สัญญาทั้ง 2 ฝ่ายยังคงวางใจกับการวางแผนโปรเจ็กต์ได้อยู่ โดยผู้ทำสัญญาจะได้รับเงินทันทีสำหรับบริการที่ดำเนินการไปแล้ว ส่วนลูกค้าก็จะได้รับความโปร่งใสในเรื่องความคืบหน้าและงบประมาณ

คุณจะสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดเวลาได้เมื่อใด

โดยหลักการแล้ว คุณจะสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดได้เมื่อมีการให้บริการ มีการสรุปสัญญาที่เกี่ยวข้อง และคู่สัญญาตกลงที่จะชำระเงินบางส่วนก่อนที่โปรเจ็กต์จะแล้วเสร็จ โดยจำนวนเงินที่ชำระบางส่วนนี้จะต้องมีความสมเหตุสมผลทางเศรษฐกิจและทางกฎหมาย และไม่ถือเป็นการชำระเงินล่วงหน้าโดยยังไม่มีการให้บริการ

คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดได้ตามข้อกำหนดเบื้องต้นดังต่อไปนี้

• มีสัญญาที่มีผลบังคับใช้ระหว่างคู่สัญญา ซึ่งอธิบายถึงลักษณะ ขอบเขต และค่าตอบแทนของการให้บริการ
  
• สัญญากำหนดให้มี (หรืออย่างน้อยก็ไม่ได้ยกเว้น) การชำระเงินแบบแบ่งเก็บตามกำหนด เช่น แผนการชำระเงิน ข้อตกลงเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน หรือแนวทางปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
  
• มีการให้บริการไปแล้วบางส่วนตามที่ออกใบแจ้งหนี้ไป หรือโปรเจ็กต์มีความคืบหน้าที่วัดผลได้เป็นรูปธรรม
  
• ยอดเงินที่ชำระเงินนั้นเหมาะสมและสมควรกับการให้บริการ
  
• ใบแจ้งหนี้ไม่เกินยอดรวมของค่าตอบแทน ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดจะต้องคิดเป็นส่วนหนึ่งจากยอดรวมที่ตกลงกันไว้เท่านั้น
  

ตามกฎหมายแล้ว ทุกคนสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดได้ แต่ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะต้องมีเหตุผลรองรับอย่างเหมาะสมและมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจน ในส่วนของสัญญาแต่ละรายการ คุณจะต้องระบุข้อกำหนดให้ชัดเจนเกี่ยวกับการชำระเงินแบบแบ่งเก็บตามกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทเกี่ยวกับจำนวนเงินและวันครบกำหนดในอนาคต

คุณจะไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดได้จนกว่าจะมีการให้บริการแล้ว ตามกฎหมายแล้ว ในกรณีนี้จะต้องออกเป็นใบแจ้งหนี้เงินมัดจำแทน ซึ่งใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้รับการจัดการต่างจากใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด โดยเฉพาะในเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มและการเชื่อมโยงการชำระเงินกับการให้บริการที่เฉพาะเจาะจง

ความแตกต่างระหว่างการออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดและการชำระเงินล่วงหน้าที่ไม่เป็นไปตามกฎหมาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย คือ การใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดเพื่อรักษาสภาพคล่องโดยไม่ใส่จำนวนเงินของใบแจ้งหนี้เอาไว้กับการให้บริการแต่ละรายการอย่างถูกต้อง โดยจะเป็นปัญหาในกรณีต่อไปนี้

• ไม่สามารถระบุการให้บริการบางส่วนที่เฉพาะเจาะจงได้
  
• ไม่สามารถตรวจสอบยืนยันความคืบหน้าได้
  
• มีการกำหนดจำนวนใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดตามอำเภอใจ
  

ในกรณีเหล่านี้ หน่วยงานภาษีอาจไม่ยอมรับใบแจ้งหนี้ หรืออาจจัดว่าใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นการชำระเงินล่วงหน้าที่ไม่เป็นไปตามกฎหมายระหว่างการตรวจสอบของบริษัท

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด และใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย

คำว่า "ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ" "ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด" และ "ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย" มักจะชวนสับสนในทางปฏิบัติ แต่ก็มีความแตกต่างกันอย่างมากในแง่ของเวลา การให้บริการ การเก็บภาษี และหลักการออกใบแจ้งหนี้ การแยกใบแจ้งหนี้ทั้ง 3 ประเภทเหล่านี้ออกจากกันให้ชัดเจนเป็นเรื่องสำคัญในการทำบัญชี การจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม และการสร้างความแน่นอนทางกฎหมายระหว่างการตรวจสอบของบริษัท

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำเป็นการให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้าก่อนที่การให้บริการจะเริ่มต้นขึ้น โดยใช้เป็นหลักประกันรูปแบบหนึ่งสำหรับผู้ทำสัญญาเป็นหลัก และไม่ใช่หลักฐานยืนยันการให้บริการ ในมุมมองทางภาษี สิ่งที่สำคัญคือภาษีมูลค่าเพิ่ม (ขึ้นอยู่กับประเภทของการเก็บภาษี) อาจครบกำหนดชำระในทันทีที่ได้รับการชำระเงิน แม้ว่าการให้บริการจะยังไม่ได้เกิดขึ้นก็ตาม

ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด

ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดจะครอบคลุมการให้บริการบางส่วนที่ดำเนินการไปแล้ว หรือความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ที่เกิดขึ้นแล้ว โดยเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานระหว่างการดำเนินงานในโปรเจ็กต์และกำหนดให้ต้องตรวจสอบยืนยันความคืบหน้าได้อย่างเป็นรูปธรรม ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดจะได้รับการระบุไว้อย่างครบถ้วนในใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายและหักออกจากค่าตอบแทนทั้งหมด

ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย

ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายใช้เพื่อให้มีการชำระเงินครบถ้วน โดยจะมีการจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เมื่อให้บริการไปครบถ้วนแล้วและครบกำหนดที่ต้องชำระค่าตอบแทนทั้งหมดของคำสั่งซื้อแล้ว ส่วนใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดที่ออกให้ก่อนหน้านี้และการชำระเงินล่วงหน้าที่ได้รับมาแล้วจะได้รับการระบุและนำไปหักออกจากยอดรวมของใบแจ้งหนี้ โดยมีจุดประสงค์เพื่อหายอดค้างชำระหรือยอดเครดิตคงเหลือ

การกำหนดและใช้ประเภทใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องเป็นเรื่องสำคัญต่อธุรกิจ ในกรณีที่มีการแจ้งข้อมูลไม่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด หน่วยงานภาษีอาจถือว่าใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นการชำระเงินล่วงหน้าได้ ซึ่งก็อาจส่งผลต่อภาษีมูลค่าเพิ่ม การหักภาษีซื้อ และผลการตรวจสอบได้ ด้วยเหตุนี้ ข้อกำหนดในสัญญาที่ชัดเจนและหลักการออกใบแจ้งหนี้ที่โปร่งใสจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และการรับรู้รายรับในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด

ข้อผิดพลาดเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มมักเกิดขึ้นบ่อยกับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้มักจะอิงตามความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ก็ตาม แต่ภาษีมูลค่าเพิ่มก็มีกฎของตัวเอง โดยเฉพาะในแง่ของการรับรู้รายรับและกำหนดเวลาชำระภาษี

คุณอาจต้องชำระภาษีมูลค่าเพิ่มทันทีที่ออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด หรืออาจจะครบกำหนดชำระเมื่อได้รับการชำระเงินจริงๆ หรือมีการจัดทำใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายก็ได้เช่นกัน โดยมีปัจจัยบางอย่างเป็นตัวกำหนดว่าจะต้องชำระภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อไหร่ เช่น ประเภทการเก็บภาษี (เช่น การเก็บภาษีแบบเกณฑ์คงค้างหรือแบบเกณฑ์เงินสด) และวันที่ให้บริการ ความผิดพลาดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มอาจทำให้มีภาษีค้างชำระ การเรียกเก็บดอกเบี้ย หรือพบปัญหาระหว่างการตรวจสอบของบริษัทได้

การระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดก็เหมือนกับใบกำกับภาษีอื่นๆ ตรงที่ต้องระบุเฉพาะภาษีมูลค่าเพิ่มที่ครบกำหนดชำระสำหรับบริการที่ออกใบแจ้งหนี้เท่านั้น โดยคำนึงถึงเพียงส่วนที่ให้บริการไปเท่านั้น ไม่ใช่มูลค่าคำสั่งซื้อทั้งหมด

คุณควรทราบว่า ภาษีมูลค่าเพิ่มจะครบกำหนดชำระทันทีที่ได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด หรือมีการให้บริการบางส่วนตามที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว โดยไม่ได้เลื่อนชำระออกไปจนกว่าจะถึงใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ด้วยเหตุนี้ คุณจึงมักต้องแจ้งภาษีมูลค่าเพิ่มในรอบการรายงานเบื้องต้นที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าโปรเจ็กต์นั้นๆ จะเสร็จสมบูรณ์ไปทั้งหมดแล้วหรือไม่ก็ตาม

ข้อกำหนดต่อไปนี้มีผลด้วย

• คุณจะต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มตามสัดส่วน และต้องไม่ระบุภาษีมูลค่าเพิ่มตามยอดคำสั่งซื้อรวม
  
• ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายจะต้องมีจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดอย่างชัดเจน และหักลบจำนวนดังกล่าวให้ถูกต้องเพื่อป้องกันการเก็บภาษีซ้ำซ้อน
  
• หากมีการออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดหลายใบ จะต้องยื่นเอกสารฉบับเต็มเพื่อให้ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ระบุตรงกับภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจากรายรับรวม
  

ใบแจ้งหนี้อาจมีจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ไม่ถูกต้อง เนื่องจากใช้ฐานภาษีที่ไม่ถูกต้องหรือช่วงเวลาให้บริการที่ไม่ชัดเจน ซึ่งในกรณีนี้ สำนักงานภาษีอาจแจ้งเตือนปัญหาในใบแจ้งหนี้ดังกล่าว ทั้งยังอาจทำให้เกิดภาษีค้างชำระหรือการเรียกเก็บดอกเบี้ยระหว่างการตรวจสอบของบริษัทได้ด้วย

เวลาที่ควรรับรู้รายรับ

เมื่อใช้การเก็บภาษีแบบเกณฑ์คงค้าง ภาษีมูลค่าเพิ่มมักจะครบกำหนดชำระในวันที่มีการให้บริการ โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องมีการให้บริการที่เกี่ยวข้องไปแล้วอย่างน้อยส่วนหนึ่ง ประเด็นสำคัญก็คือเวลาที่ให้บริการหรือช่วงเวลาให้บริการที่มีการออกใบแจ้งหนี้ (ไม่ใช่เวลาที่ได้รับการชำระเงิน) ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจต่างๆ จึงต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้แก่สำนักงานภาษีก่อนที่ลูกค้าจะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้จริงๆ

แต่หากใช้การเก็บภาษีแบบเกณฑ์เงินสด (ในกรณีที่ได้รับอนุญาตและตกลงกันไว้แล้วกับสำนักงานภาษี) ภาษีมูลค่าเพิ่มก็จะยังไม่ครบกำหนดชำระจนกว่าจะได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด การเก็บภาษีประเภทนี้จะช่วยให้บริษัทและผู้ให้บริการรายเล็กมีสภาพคล่องดีขึ้น เนื่องจากจะยังไม่ต้องชำระภาษีจนกว่าจะมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด

ข้อกำหนดเกี่ยวกับแบบฟอร์มสำหรับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมีอะไรบ้าง

ข้อผิดพลาดในแบบฟอร์มเป็นเหตุผลหนึ่งที่สำนักงานภาษีและผู้ตรวจสอบจะระบุในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดกันบ่อยที่สุด เนื่องจากใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมักจะจัดทำขึ้นในระหว่างที่โปรเจ็กต์กำลังดำเนินอยู่ จึงมีความเสี่ยงมากขึ้นที่ข้อมูลที่จำเป็นจะไม่ชัดเจนหรือถูกมองข้ามไป

นอกเหนือจากข้อมูลทั่วไปของใบแจ้งหนี้ตามกฎหมายแล้ว ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดยังต้องระบุด้วยว่า มีการออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการส่วนใดไป ช่วงเวลาให้บริการ การชำระเงินแบบแบ่งเก็บตามกำหนดเป็นส่วนใดในใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย การออกใบแจ้งหนี้ให้ชัดเจนเป็นเรื่องสำคัญในด้านภาษีและช่วยให้ลูกค้าได้รับความโปร่งใส

ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดต้องมีข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่จำเป็นตามที่กฎหมายกำหนด รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับบริการ
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  
• วันที่และหมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• ช่วงเวลาให้บริการ
  
• คำอธิบายการให้บริการหรือช่วงเวลาให้บริการ
  
• ยอดรวมสุทธิ อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ข้อกำหนดและวันครบกำหนดชำระเงิน
  
• การระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารนี้เป็นใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด
  

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าโดยอัตโนมัติในทางปฏิบัติ

ในส่วนของโปรเจ็กต์ต่อเนื่องที่มีการชำระเงินหลายรอบตามความคืบหน้า คุณจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับการออกใบแจ้งหนี้ หลักฐานการให้บริการ และข้อมูลภาษีให้สอดคล้องกัน เมื่อใช้ Stripe Invoicing คุณจะสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดและความคืบหน้าเข้ากับความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ได้เลย โดย Invoicing สามารถโอนความคืบหน้าที่กำหนดมายังใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติในทันทีที่มีความคืบหน้าถึงจุดนั้นๆ

Invoicing จะคำนึงถึงข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องอยู่ตลอด เช่น ช่วงเวลาให้บริการและภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อผสานเครื่องมือเข้ากับระบบการชำระเงินและการทำบัญชีของคุณ คุณก็จะสามารถติดตามตรวจสอบได้ว่ามีการออกใบแจ้งหนี้สำหรับการให้บริการอะไรไปแล้วบ้าง จำนวนเงินที่ค้างชำระ และจำนวนเงินที่หักลบออกจากใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ในขณะเดียวกัน ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้ประสานงานกับลูกค้าได้ง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตัวเองได้

ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนอัตโนมัติช่วยให้คุณจัดโครงสร้างขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด โดยช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภาษีและกฎหมายอยู่เสมอไปด้วย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและความเสี่ยงในการตรวจสอบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด

ใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมักจะได้รับการตรวจสอบในระหว่างการตรวจสอบของบริษัท เนื่องจากผลต่อกฎหมายสัญญา หลักฐานการให้บริการ ภาษีมูลค่าเพิ่ม และเวลาในการรับรู้รายรับไปพร้อมๆ กัน โดยมักจะมีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับแบบฟอร์มหรือเนื้อหา

ข้อผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อย (เช่น คำอธิบายบริการที่ไม่ชัดเจน จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ไม่ถูกต้อง หรือการหักลบผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย) ก็อาจทำให้เจ้าหน้าที่ด้านภาษีระบุว่าใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดนั้นๆ มีปัญหา ผลที่มักตามมา ได้แก่ ภาษีค้างชำระ การเรียกเก็บดอกเบี้ย หรือการแก้ไขในรอบภาษีหลายๆ รอบ

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ข้อผิดพลาดที่ผู้ตรวจสอบมองหา และวิธีที่ธุรกิจสามารถออกแบบขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้เพื่อลดความเสี่ยงในการตรวจสอบตั้งแต่เนิ่นๆ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดมีดังนี้

• ไม่มีการระบุไว้อย่างชัดเจน: ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้นั้นเป็นใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด
  
• ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้อง: ภาษีมูลค่าเพิ่มจะได้รับการระบุตามยอดรวมขั้นสุดท้ายแทนการชำระเงินแบบแบ่งเก็บตามกำหนด
  
• ไม่มีคำอธิบายการให้บริการหรือช่วงเวลา: การให้บริการบางส่วนที่มีการออกใบแจ้งหนี้ไม่โปร่งใสเพียงพอ
  
• เวลาในการรับรู้รายรับไม่ถูกต้อง: การสำแดงภาษีมูลค่าเพิ่มในเวลาที่ไม่เหมาะสม โดยเฉพาะในกรณีที่ใช้การเก็บภาษีแบบเกณฑ์เงินสด
  

การตรวจสอบของบริษัทมักจะมุ่งเน้นเรื่องต่อไปนี้

• ช่วงเวลาให้บริการที่ไม่ชัดเจน
  
• ข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน
  
• ความเชื่อมโยงระหว่างการชำระเงินแบบแบ่งเก็บตามกำหนดกับการให้บริการที่ไม่ชัดเจนพอ
  
• การรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มซ้ำซ้อน เนื่องจากระบุจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนดและใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายไม่ถูกต้อง
  

ธุรกิจควรบันทึกการดำเนินการต่างๆ ของตนไปตามนั้น เพื่อให้สามารถแสดงหลักฐานที่ชัดเจนเกี่ยวกับการให้บริการที่เกิดขึ้นและความคืบหน้าที่มีการออกใบแจ้งหนี้ได้ในระหว่างการตรวจสอบ