La fatturazione ad avanzamento lavori è una prassi indispensabile per molte attività. È anche un punto in cui si riscontrano errori comuni nella fatturazione. Le attività che forniscono servizi per lunghi periodi devono fatturare correttamente gli stati di avanzamento del progetto, rispettando al contempo le norme legali e fiscali. Questo vale per i progetti edili, le implementazioni informatiche (IT), i contratti di servizio a lungo termine e altro ancora.

In questo articolo parliamo della fatturazione ad avanzamento lavori, quando è consentita e ciò che le attività dovrebbero considerare per garantirsi la liquidità ed evitare rischi di revisioni.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la fatturazione ad avanzamento lavori
  
• Quando è consentita la fatturazione ad avanzamento lavori
  
• Differenze tra fatture di acconto, ad avanzamento lavori e finali
  
• Imposta sul valore aggiunto (IVA) e riconoscimento dei ricavi delle fatture ad avanzamento lavori
  
• Requisiti formali per le fatture ad avanzamento lavori
  
• Errori comuni e rischi di audit con le fatture ad avanzamento lavori
  

Che cos'è la fatturazione ad avanzamento lavori

Una fattura ad avanzamento lavori, spesso nota anche come "fattura intermedia", viene emessa prima del completamento dell'ordine per una parte del totale concordato, e viene utilizzata per garantire liquidità e fatturare i servizi resi o i progressi compiuti su un progetto prima della fattura finale.

Una descrizione legale delle fatture ad avanzamento lavori figura nell'Articolo 632a del Codice civile tedesco (BGB). Tali fatture sono utilizzate per prestazioni di lunga durata, complesse o basate su progetti di servizi in cui una fatturazione prima del completamento ha senso da un punto di vista finanziario o organizzativo.

Quando viene generalmente utilizzata la fatturazione ad avanzamento lavori

La fatturazione ad avanzamento lavori viene in genere utilizzata nelle seguenti situazioni:

• Progetti a lungo termine: in questo caso la prestazione dei servizi si estende per diversi mesi o anni (ad esempio, progetti edili, implementazioni IT, incarichi di consulenza).
  
• Servizi relativi a progetti: in questi casi è possibile suddividere chiaramente i singoli pacchetti o le fasi del lavoro.
  
• Ordini di volumi elevati: in questo caso può limitare l'investimento finanziario del fornitore e garantire liquidità.
  
• Contratti suddivisi in fasi: vengono pagati quando vengono raggiunti gli obiettivi definiti del progetto.
  
• Settore edile e degli appalti: la fatturazione ad avanzamento dei lavori è lo standard del settore ed è esplicitamente richiesta dalla legge.
  
• Prestazioni autonome di servizi: non possono essere create con breve preavviso o in serie.
  
• Accordi contrattuali: le fatture parziali durante la prestazione di servizi sono consentite o definite contrattualmente.
  

Per questo tipo di servizi, la fatturazione ad avanzamento lavori aiuta entrambe le parti contraenti a mantenere la certezza nella pianificazione del progetto. Gli appaltatori sono pagati tempestivamente per i servizi resi fino a quel punto, mentre ai clienti viene offerta trasparenza in termini di avanzamento e budget.

Quando è consentita la fatturazione ad avanzamento lavori

In linea di principio, la fatturazione ad avanzamento dei lavori è consentita quando vengono resi i servizi, viene stipulato un relativo contratto e le parti hanno concordato dei pagamenti parziali prima che sia completato il progetto. È importante che l'importo del pagamento parziale sia economicamente e legalmente giustificato e non costituisca un pagamento anticipato senza prestazione dei servizi.

Le fatture ad avanzamento lavori possono essere emesse rispettando i seguenti prerequisiti:

• È in vigore un contratto tra le parti che descrive la natura, l'ambito e la remunerazione dei servizi.
  
• Il pagamento anticipato è previsto dal contratto, o quanto meno non è escluso, ad esempio mediante piani di pagamento, accordi intermedi o pratiche standard del settore.
  
• I servizi per cui viene emessa la fattura sono già stati parzialmente effettuati o sono stati compiuti progressi oggettivamente misurabili riguardo al progetto.
  
• L'importo del pagamento è adeguato e ragionevole rispetto all'erogazione dei servizi.
  
• La fattura non supera l'importo totale della prestazione. Le fatture di avanzamento lavori devono riguardare solo importi parziali rispetto al totale concordato.
  

Dal punto di vista legale, chiunque può emettere fatture relative allo stato di avanzamento dei lavori, ma queste devono essere sempre oggettivamente giustificate e chiaramente documentate. Per i contratti con persone fisiche, è importante includere una disposizione esplicita sui pagamenti progressivi, per evitare contestazioni relative agli importi e alle scadenze future.

Le fatture ad avanzamento lavori non sono consentite prima che i servizi siano stati prestati. Dal punto di vista legale, in quel caso dovrebbe essere emessa una fattura di acconto. Queste fatture vengono gestite diversamente rispetto alle fatture ad avanzamento lavori, soprattutto per quanto riguarda l'IVA e il collegamento di un pagamento a una prestazione specifica.

Distinzioni tra fatturazione ad avanzamento lavori e pagamento anticipato illecito

Un errore comune consiste nell'utilizzare la fatturazione ad avanzamento lavori per garantire liquidità senza vincolare correttamente l'importo della fattura a una specifica prestazione di servizi. Questo è un problema nei seguenti casi:

• Non è possibile identificare alcuna specifica prestazione parziale di servizi.
  
• Lo stato d'avanzamento non può essere verificato.
  
• L'importo della fattura di stato è stato definito arbitrariamente.
  

In questi casi, le autorità fiscali potrebbero non accettare la fattura, oppure la fattura potrebbe essere classificata come pagamento anticipato illecito durante una revisione aziendale.

Differenze tra fatture di acconto, ad avanzamento lavori e finali

Nella pratica, i termini "fattura di acconto", "fattura allo stato di avanzamento" e "fattura finale" sono spesso confusi. Esistono tuttavia differenze significative tra di esse per quanto riguarda i tempi, le prestazioni di servizi, la tassazione e la logica di fatturazione. Una chiara separazione tra questi tre tipi di fatture è importante per la contabilità, la gestione dell'IVA e la certezza legale nelle revisioni aziendali.

Fatture di acconto

Una fattura di acconto prevede il pagamento anticipato da parte del cliente prima che inizi la prestazione dei servizi. Viene utilizzata principalmente come garanzia per l'appaltatore e non è una prova della prestazione dei servizi. Dal punto di vista fiscale, ciò che conta è che l'IVA, a seconda del tipo di tassazione, possa diventare esigibile non appena viene ricevuto il pagamento, anche se la prestazione dei servizi non è ancora avvenuta.

Fatture ad avanzamento lavori

Una fattura ad avanzamento lavori include prestazioni parziali di servizi già resi o avanzamenti realizzati su un progetto. È una prassi standard durante l'esecuzione di un progetto e richiede che lo stato di avanzamento possa essere oggettivamente verificato. Le fatture ad avanzamento lavori sono indicate per intero nella fattura finale e compensate con il totale del pagamento.

Fatture finali

La fattura finale viene utilizzata per saldare completamente il conto. Viene preparata una volta completata la prestazione dei servizi e contiene il compenso totale dovuto per l'ordine. Le fatture basate sull'avanzamento e gli anticipi ricevuti in precedenza vengono elencati e detratti dal totale della fattura. Lo scopo è determinare il saldo residuo o a credito.

L'indicazione e l'utilizzo del tipo di fattura corretto sono importanti per le attività. Una fattura ad avanzamento lavori e dichiarata erroneamente può essere considerata un pagamento anticipato dalle autorità fiscali. Questo può influire sull'IVA, sulle detrazioni fiscali a monte e sui risultati delle revisioni contabili. Per questo motivo, è importante che vi siano disposizioni contrattuali chiare e una logica di fatturazione trasparente.

Imposta sul valore aggiunto (IVA) e riconoscimento dei ricavi delle fatture ad avanzamento lavori

Nelle fatture ad avanzamento lavori sono comuni gli errori nell'IVA. Anche se la fattura è basata spesso sullo stato di avanzamento di un progetto, l'IVA è soggetta a regole proprie, in particolare per quanto riguarda il riconoscimento dei ricavi e le scadenze fiscali.

L'IVA può essere dovuta non appena viene emessa una fattura ad avanzamento lavori per un progetto. Può essere dovuta anche nel momento in cui viene effettivamente ricevuto il pagamento o alla preparazione della fattura finale. Alcune caratteristiche determinano quando deve essere versata l'IVA, ad esempio il tipo di trattamento fiscale (ad esempio, nel trattamento per competenza o per cassa) e la data di prestazione dei servizi. Se si commette un errore nell'IVA, questo può generare imposte arretrate, addebito di interessi o segnalazione di problemi durante le revisioni aziendali.

Indicazione dell'IVA

Analogamente alle altre fatture fiscali, le fatture ad avanzamento lavori devono indicare solo l'IVA dovuta sui servizi fatturati. Conta solo la parte relativa ai servizi fatturati, non il valore totale dell'ordine.

È importante notare che l'IVA è dovuta non appena viene ricevuto il pagamento della fattura relativa allo stato di avanzamento, o viene eseguita la prestazione parziale dei servizi in fattura. Non viene differita fino alla fatturazione finale. Questo significa che, solitamente, l'IVA deve essere dichiarata nel corrispondente periodo di rendicontazione anticipata, indipendentemente dal fatto che l'intero progetto sia stato completato o meno.

Si applicano anche le seguenti disposizioni:

• L'IVA deve essere addebitata in modo proporzionale e non deve essere indicata per l'intero totale dell'ordine.
  
• La fattura finale deve indicare chiaramente gli importi dell'IVA contenuti nelle diverse fatture ad avanzamento lavori, e compensare correttamente tali importi per evitare una doppia tassazione.
  
• Se vengono emesse più fatture ad avanzamento lavori, è necessaria una documentazione completa, in modo che l'IVA totale indicata sia in linea con l'IVA applicata al totale dei ricavi.
  

Una fattura potrebbe indicare importi errati dell'IVA a causa di una base imponibile errata o di un periodo di prestazione del servizio poco chiaro. In quel caso, l'ufficio tributario potrebbe segnalare la fattura. Potrebbe anche comportare l'addebito di imposte arretrate durante una revisione aziendale.

Quando riconoscere i ricavi

Con la tassazione per competenza, l'IVA è generalmente dovuta alla data di prestazione dei servizi, a condizione che sia stata resa almeno una parte della prestazione indicata. Ciò che conta è il momento in cui viene effettuata la prestazione o qual è periodo della prestazione che viene fatturato, non il momento in cui viene ricevuto il pagamento. Pertanto, le attività sono tenute a versare l'IVA all'ufficio tributario prima che i clienti saldino effettivamente le fatture.

Con la tassazione per cassa, invece, a patto che sia stata consentita e concordata con l'ufficio tributario, l'IVA non è dovuta fino al pagamento della fattura di avanzamento lavori. Questo tipo di tassazione può offrire un surplus di liquidità alle aziende e ai fornitori di servizi più piccoli, che non sono soggetti all'imposta fino al pagamento della fattura di avanzamento lavori.

Requisiti formali per le fatture ad avanzamento lavori

Gli errori formali sono uno dei motivi più comuni per cui gli uffici fiscali e i revisori segnalano le fatture ad avanzamento lavori. Poiché le fatture ad avanzamento lavori vengono spesso generate per i progetti in corso, aumenta il rischio che le informazioni obbligatorie siano poco chiare o ignorate.

Oltre alle informazioni legali generali sulle fattura, le fatture ad avanzamento lavori devono anche identificare quale prestazione parziale di servizi viene fatturata, il periodo di tempo e il modo in cui il pagamento basato sullo stato di avanzamento è incluso nella fattura finale. Una chiara fatturazione è importante dal punto di vista fiscale e della trasparenza nei confronti dei clienti.

Le fatture ad avanzamento lavori devono contenere le informazioni obbligatorie richieste dalla legge, tra cui:

• Nome completo e indirizzo del destinatario dei servizi
  
• Codice fiscale o numero di partita IVA
  
• Data e numero della fattura
  
• Periodo di prestazione dei servizi
  
• Descrizione dei servizi prestati o del periodo della prestazione
  
• Totale netto, aliquota IVA e importo dell'IVA
  
• Termini di pagamento e scadenza
  
• Indicazione chiara che il documento è una fattura ad avanzamento lavori
  

Fatturazione automatica per le tappe intermedie

Per i progetti in corso con più pagamenti per tappe intermedie, è particolarmente importante coordinare la fatturazione, la prova della prestazione dei servizi e le informazioni fiscali. Con Stripe Invoicing, puoi collegare direttamente le fatture intermedie e allo stato di avanzamento del progetto. Invoicing può trasferire automaticamente nelle fatture le tappe definite, non appena vengono raggiunte.

Invoicing tiene costantemente conto delle relative informazioni obbligatorie, come il periodo della prestazione e l'IVA. Integrando questo strumento nei sistemi di pagamento e di contabilità, puoi monitorare le prestazioni che sono già state fatturate, l'importo dovuto e l'importo da compensare nella fattura finale. Allo stesso tempo, l'automazione semplifica il coordinamento con i clienti e riduce gli errori manuali.

Ad esempio, i processi automatizzati consentono di strutturare i flussi di fatturazione ad avanzamento lavori, rispettando al contempo i requisiti fiscali e di legge.

Errori comuni e rischi di revisione contabile nella fatturazione basata sull'avanzamento dei lavori

Le fatture basate sullo stato d avanzamento vengono esaminate spesso durante le revisioni aziendali. Questo avviene perché influiscono contemporaneamente sul diritto contrattuale, sulla prova della prestazione di servizi, sull'IVA e sulla tempistica di riconoscimento dei ricavi. Tutte queste funzioni contengono spesso errori formali e di contenuto.

Anche le piccole imprecisioni, come descrizioni poco chiare dei servizi, importi IVA errati o errori di compensazione nella fattura finale, possono comportare la segnalazione da parte di un commercialista delle fatture ad avanzamento lavori. Le conseguenze comuni di questo includono arretrati di imposte, interessi passivi o correzioni in più periodi fiscali.

In questo articolo esamineremo gli errori più comuni, le imprecisioni rilevate dai revisori e il modo in cui le attività possono progettare le procedure di fatturazione per ridurre al minimo in anticipo i rischi di revisioni.

Gli errori più comuni belle fatture ad avanzamento lavori includono i seguenti:

• Mancanza di indicazioni chiare: la fattura non è chiaramente contrassegnata come fattura ad avanzamento lavori.
  
• Importo IVA errato: l'IVA viene indicata in rapporto al totale finale anziché al pagamento dello stato di avanzamento.
  
• Nessuna descrizione delle prestazioni dei servizi o del periodo di tempo: la prestazione parziale dei servizi fatturati non è sufficientemente trasparente.
  
• Tempistica errata per il riconoscimento dei ricavi: l'IVA viene dichiarata nel momento sbagliato, soprattutto se si applica la tassazione per cassa.
  

Le revisioni aziendali si concentrano spesso sui seguenti aspetti:

• Periodi poco chiari delle prestazioni
  
• Informazioni IVA errate o incomplete
  
• Collegamenti non sufficientemente chiari tra pagamenti ad avanzamento lavori e prestazioni di servizi
  
• Doppia dichiarazione 'IVA causata da importi errati nelle fatture finali e dello stato di avanzamento
  

Le attività dovrebbero documentare i propri processi in modo congruente, per poter fornire, durante una revisione, prove chiare delle prestazioni dei servizi resi e delle tappe fatturate.