La facturación progresiva es una práctica indispensable para muchas empresas. También es un lugar común para encontrar errores en la facturación. Las empresas que prestan servicios durante largos períodos de tiempo deben facturar correctamente el progreso de su proyecto cumpliendo con las normas jurídicas y fiscales. Esto es así para los proyectos de construcción, las implementaciones de tecnologías de la información (TI), los acuerdos de servicios a largo plazo y otros muchos casos.

En este artículo, analizamos la facturación progresiva, cuándo se permite y qué deben tener en cuenta las empresas para garantizar su liquidez y evitar los riesgos en las auditorías.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la facturación progresiva?
  
• ¿Cuándo se permite facturación progresiva?
  
• Diferencias entre facturas de depósito, progresivas y finales
  
• Impuesto sobre el valor añadido (IVA) y reconocimiento de ingresos sobre las facturas progresivas
  
• ¿Cuáles son los requisitos formales para las facturas progresivas?
  
• Errores comunes y riesgos en las auditoría con la facturación progresiva
  

¿Qué es la facturación progresiva?

Una factura progresiva, también conocida habitualmente como «factura provisional», se emite por una parte del total acordado antes de que se complete el servicio o el pedido y se utiliza para garantizar la liquidez y para facturar los servicios ya prestados o los progresos realizados en un proyecto antes del envío de la factura final.

En el artículo 632a del Código Civil alemán (BGB) figura una descripción jurídica de las facturas progresivas, que se utilizan en la prestación de servicios a largo plazo, complejos o por proyecto en los que la facturación antes de la finalización total tiene sentido desde el punto de vista financiero u organizativo.

¿Cuándo se suele utilizar la facturación progresiva?

La facturación progresiva se suele utilizar en las siguientes situaciones:

• Proyectos a largo plazo: aquí es donde la prestación de servicios se extiende varios meses o años (por ejemplo, proyectos de construcción, implementaciones informáticas, asignaciones de consultoría).
  
• Servicios relacionados con el proyecto: con ellos, se pueden parcelar claramente paquetes o fases de trabajo particulares.
  
• Volúmenes de pedidos altos: esto puede limitar la inversión financiera del proveedor y asegurar la liquidez.
  
• Contratos por hitos: se pagan cuando se alcanzan los objetivos definidos del proyecto.
  
• Sector de la construcción y la contratación: la facturación progresiva es el estándar del sector y está expresamente exigida por la ley.
  
• Prestación independiente de servicios: estos no se pueden prestar con poca antelación ni en serie.
  
• Acuerdos contractuales: se permiten o estipulan facturas parciales durante la prestación de servicios.
  

Para este tipo de servicios, la facturación progresiva ayuda a ambas partes contractuales a mantener la seguridad en cuanto a la planificación del proyecto. Los contratistas reciben pagos puntuales por los servicios prestados hasta el momento, mientras que los clientes obtienen transparencia en cuanto al progreso del proyecto y el presupuesto.

¿Cuándo se permite la facturación progresiva?

En principio, se permite la facturación progresiva cuando se prestan los servicios, se celebra el contrato correspondiente y las partes han acordado los pagos parciales antes de la finalización del proyecto. Es importante que el importe del pago parcial esté justificado económica y legalmente y no constituya un prepago sin la prestación de los servicios.

Las facturas progresivas se pueden emitir sujetas a los siguientes requisitos previos:

• Existe un contrato efectivo entre las partes que describe la naturaleza, el alcance y la remuneración de la prestación de servicios.
  
• El pago progresivo está estipulado (o al menos, no excluido) en el contrato como mediante planes de pago, acuerdos por hitos o prácticas estándar del sector.
  
• Ya se han prestado los servicios por los que se emite la factura parcialmente, o se ha realizado un progreso medible objetivamente en el proyecto.
  
• El importe del pago es adecuado y razonable para la prestación de los servicios.
  
• La factura no supera el importe total de la remuneración. Las facturas progresivas deben ser únicamente por importes parciales del total acordado.
  

Legalmente, cualquier persona puede emitir facturas progresivas. Sin embargo, estas facturas siempre deben estar justificadas de forma objetiva y documentadas con claridad. Para los contratos particulares, es importante incluir una disposición explícita sobre los pagos progresivos para evitar disputas futuras sobre los importes y fechas de vencimiento.

Las facturas progresivas no se pueden emitir antes de que se haya producido la prestación de los servicios. Legalmente, en este caso sería necesario emitir una factura de depósito. Estas se gestionan de forma diferente a las facturas progresivas, especialmente en lo que respecta al IVA y a vincular un pago a una prestación específica.

Distinciones entre facturación progresiva y prepago ilegal

Un error habitual es utilizar facturación progresiva para garantizar la liquidez sin vincular adecuadamente el importe de la factura a una prestación de servicios específica. Esto supone un problema en los siguientes casos:

• No se ha podido identificar el rendimiento parcial específico de los servicios.
  
• No se ha podido verificar el progreso.
  
• El importe de la factura progresiva se fijó de forma arbitraria.
  

En estos casos, es posible que las autoridades fiscales no acepten la factura o que la factura se clasifique como un pago anticipado ilegal durante una auditoría de empresa.

Diferencias entre facturas de depósito, progresivas y finales

Los términos «factura de depósito», «factura progresiva» y «factura final» suelen confundirse en la práctica, pero existen diferencias significativas entre ellas en cuanto al tiempo, prestación de servicios, tributación y lógica de facturación. Es importante separar claramente estos tres tipos de facturas de cara a la contabilidad, la gestión del IVA y la seguridad jurídica durante las auditorías de la empresa.

Facturas de depósito

Una factura de depósito implica que un cliente pague por adelantado antes de que comience la prestación de los servicios. Se utiliza principalmente como forma de obtener seguridad para el contratista y no es prueba de la prestación de los servicios. Desde una perspectiva fiscal, lo que importa es que el IVA, dependiendo del tipo de tributación, puede vencer en cuanto se recibe el pago, aunque la prestación de los servicios aún no se haya producido.

Facturas progresivas

Una factura progresiva incluye las prestaciones parciales de servicios ya prestados o el progreso que se ha alcanzado en un proyecto. Es una práctica estándar en la ejecución de un proyecto y requiere que el progreso en el proyecto pueda verificarse objetivamente. Las facturas progresivas se indican en su totalidad en la factura final y se compensan con la remuneración total.

Facturas finales

La factura final se utiliza para cobrar íntegramente el importe de la cuenta. Se prepara una vez que se ha prestado la totalidad de los servicios y contiene la remuneración total adeudada por el pedido o servicio. Las facturas progresivas emitidas previamente y los anticipos recibidos se enumeran y deducen del total de la factura. El objetivo es determinar el saldo pendiente o debido.

Para las empresas es importante designar y utilizar el tipo correcto de factura. Una factura progresiva declarada incorrectamente puede ser considerada como un pago anticipado por las autoridades fiscales. Esto puede afectar al IVA, a las deducciones fiscales y a los resultados de las auditorías. Por ese motivo, es importante que las disposiciones contractuales sean claras y que la lógica de facturación sea transparente.

Impuesto sobre el valor añadido (IVA) y reconocimiento de ingresos sobre las facturas progresivas

Los errores en el IVA son habituales en las facturas progresivas. Aunque la facturación suele basarse en los proyectos en curso, el IVA está sujeto a sus propias normas, especialmente en cuanto al reconocimiento de ingresos y los impuestos.

El IVA puede ser exigible en cuanto se emita la factura progresiva. También puede ser exigible cuando se recibe realmente el pago o se prepara la factura final. Algunas características determinan cuándo es exigible el IVA, como el tipo de tributación (por ejemplo, tributación basada en el devengo o en el efectivo) y la fecha de prestación de los servicios. Cometer errores con el IVA puede dar lugar a atrasos en los impuestos, cargos de intereses o señalar problemas en las auditorías de la empresa.

IVA indicado

Al igual que otras facturas de impuestos, en las facturas progresivas solo se debe indicar el IVA adeudado por los servicios que se facturan. Solo importa la parte de la prestación de servicios que se factura, no el valor total del pedido.

Es importante señalar que el IVA se devenga tan pronto como se recibe el pago de la factura parcial o se presta la parte de los servicios que se factura. No se aplaza hasta la factura final. Esto significa que, por lo general, el IVA debe declararse en el período preliminar correspondiente, esté o no finalizado todo el proyecto.

También es de aplicación lo siguiente:

• El IVA debe cobrarse de forma proporcional y no debe indicarse para el total del pedido.
  
• La factura final debe indicar claramente los importes de IVA contenidos en las facturas progresivas y compensar correctamente estos importes para evitar la doble tributación.
  
• Si se emiten varias facturas progresivas, es necesario que la documentación esté completa para que el IVA total indicado se alinee con el IVA aplicado al total de ingresos.
  

Una factura podría indicar importes de IVA incorrectos debido a que se aplica una base fiscal incorrecta o a un período de prestación de servicios poco claro. Si esto sucede, la oficina fiscal podría señalar la factura. También puede dar lugar a atrasos en los impuestos o a cargos de intereses de demora durante una auditoría de la empresa.

Cuándo reconocer los ingresos

Con la tributación basada en el devengo, el IVA suele vencer en la fecha de la prestación de los servicios. Esto se aplica siempre que se haya prestado al menos una parte del servicio subyacente. Lo que importa es cuándo se presta el servicio o qué período de prestación se factura, no cuándo se recibe el pago. Por lo tanto, las empresas deben remitir el IVA a la oficina fiscal antes de que sus clientes liquiden realmente sus facturas.

Por otro lado, con la tributación basada en el efectivo, siempre que esté permitida y se haya acordado con la oficina fiscal, el IVA no caduca hasta que se haya recibido el pago de la factura progresiva. Este tipo de tributación puede ofrecer a las empresas y proveedores de servicios más pequeños un aumento de liquidez porque no se hacen responsables de los impuestos hasta que se haya pagado la factura progresiva.

¿Cuáles son los requisitos formales para las facturas progresivas?

Los errores formales se encuentran entre los motivos más comunes por los que las oficinas fiscales y los auditores señalan las facturas progresivas. Debido a que las facturas progresivas se generan habitualmente durante los proyectos en curso, existe un mayor riesgo de que la información obligatoria no sea clara o se pase por alto.

Además de la información general de la factura estatutaria, las facturas progresivas también deben identificar qué prestación parcial de los servicios se factura, su período de tiempo y cómo se incluye el pago progresivo en la factura final. Una facturación clara es importante desde una perspectiva fiscal y para la transparencia con los clientes.

Las facturas progresivas deben contener la información obligatoria que exige la ley, que incluye lo siguiente:

• Nombre completo y dirección del destinatario de la prestación de servicios
  
• Número de ID fiscal o número de identificación a efectos del IVA)
  
• Fecha y número de factura
  
• Período de prestación de los servicios
  
• Descripción de la prestación de los servicios o del período de prestación
  
• Total neto, tipo de IVA e importe del IVA
  
• Condiciones y plazo de pago
  
• Indicación clara de que el documento es una factura progresiva
  

Facturación automatizada por hitos en la práctica

Para los proyectos en curso con varios pagos por hitos, es especialmente importante alinear la facturación, las pruebas de la prestación de servicios y la información fiscal. Con Stripe Invoicing, puedes vincular las facturas progresivas y por hitos directamente con el progreso del proyecto. Invoicing puede transferir hitos definidos a facturas automáticamente, en cuanto se logran.

Invoicing tiene en cuenta constantemente la información obligatoria relevante, como el período de ejecución e IVA. Al integrar la herramienta en tus sistemas de pago y libros de contabilidad, puedes supervisar qué ejecuciones se han facturado ya, el importe pendiente y el importe que se compensa en la factura final. Al mismo tiempo, la automatización facilita la coordinación con tus clientes y reduce los errores manuales.

Por ejemplo, los procesos automatizados te permiten estructurar tus flujos de trabajo de facturación progresiva, al tiempo que cumples con los requisitos fiscales y jurídicos.

Errores comunes y riesgos en las auditoría con la facturación progresiva

Las facturas progresivas se revisan con frecuencia durante las auditorías de las empresas, ya que afectan simultáneamente al derecho contractual, a las pruebas de la prestación de servicios, al IVA y al calendario del reconocimiento de ingresos. Todas estas partes suelen contener errores formales y de contenido.

Hasta las pequeñas imprecisiones, como descripciones poco claras de los servicios, importes incorrectos del IVA o errores de compensación en la factura final, pueden dar lugar a que un experto tributario señale las facturas en curso. Las consecuencias comunes de esto incluyen atrasos en los impuestos, cargos de intereses o correcciones en múltiples períodos fiscales.

A continuación, analizamos los errores comunes, las imprecisiones que buscan los auditores y cómo pueden diseñar las empresas procesos de facturación para minimizar los riesgos de auditoría desde el principio.

Entre los errores más comunes en las facturas progresivas se incluyen los siguientes:

• Sin una indicación clara: la factura no está claramente marcada como factura progresiva.
  
• Importe incorrecto del IVA: se indica el IVA en relación con el total final en lugar de con el pago progresivo.
  
• Sin descripción de la prestación de los servicios o del período de tiempo: la prestación parcial de los servicios que se facturan no es lo suficientemente transparente.
  
• Plazo incorrecto para el reconocimiento de ingresos: el IVA se declara en el momento equivocado, especialmente si se aplica la tributación basada en efectivo.
  

Las auditorías en las empresas suelen centrarse en lo siguiente:

• Períodos de actuación poco claros
  
• Información incorrecta o incompleta sobre el IVA
  
• Vínculos insuficientemente claros entre los pagos progresivos y la prestación de servicios
  
• Doble declaración del IVA debido a importes incorrectos indicados en las facturas en curso y finales
  

Las empresas deben documentar sus procesos en consecuencia para que, durante una auditoría, puedan proporcionar pruebas claras del rendimiento de los servicios prestados y los hitos facturados.